آغاز به پایان می‌رسد و پایان دوباره از نو شروع می‌شود

همراه با کمرنگ شدن خدمات پرینت و تبدیل شدن آن به امری روزمره و عادی، جریان کار به عنوان گزینه بعدی پا پیش می‌گذارد. فکر می‌کنم سوال اصلی این است که جریان کار از کجا آمده است؟ و مهم‌تر از آن اینکه قرار است چگونه راهکارهایی برای جریان کار فراهم کنیم تا از آن حمایت نماییم؟ برای تازه‌کارها باید بگوییم که جریان کار چیز جدیدی نیست و از زمانی که اولین انسان به این سیاره پا گذاشت و شروع به ساختن ابزار کرد، وجود داشته است.

در ابتدا انسان‌های اولیه با خود، چوب‌هایی حمل می‌کردند، سپس این چوب‌ها بزرگ‌تر و سپس، نوک تیز شدند و در نهایت، تبدیل به چوب‌هایی شدند که سنگ‌هایی به آن‌ها متصل بود. این فرآیند در طول تاریخ ادامه پیدا کرده و این روند رو به جلو تداوم یافت. جریان کار پدیده‌ای است جهانی که به طور طبیعی رخ داده و در همه جا وجود دارد.

با این وجود، این مسئله که جریان کار در همه جا حضور دارد، کافی نیست. کلید بهینه‌سازی، مطالعه منسجم شیوه انجام کارهاست. رد پای مطالعه مدرن جریان‌های کار را می‌توان تا فردریم تیلر، هنری گانت، رودولف لابان و وارن لمب دنبال کرد.

همه آن‌ها تحقیق در مورد یک سازمان مشخص در زمینه تولید را شروع نموده و جریان‌های انرژی و ماده را -که با استفاده از مطالعات زمان و حرکت توسعه یافتند- مورد مطالعه قرار دادند. آن‌ها افراد را هنگام انجام کار تحت نظر داشته و زمان انجام کارها را اندازه گرفته و ثبت کردند.

جالب است بدانیم که صنعت ما، مطالعه جریان کار را تا حد زیادی تحت تأثیر قرار داد. ماشین‌های تحریر و دستگاه‌های فتوکپی به پیش بردن تحقیقات جریان کار و بیرون بردن آن از خفا و رساندن آن به مراحل اجرایی کمک نمودند. برنامه‌های فایل‌بندی مانند سیستم ده‌دهی Dewey رشد کرده و مدیریت اطلاعات پرینت شده را جلوتر برد.

اتفاقات تاریخی، نیروی حرکت توسعه جریان‌های کار نظام‌مند اطلاعات را پشتیبانی نمود. ابتدا، مشاهدات میدانی در مورد اینکه سازمان‌ها چگونه کار می‌کردند و چگونه دوام آوردند، به اطلاعات ریاضی مبتنی بر تکنیک تبدیل شد؛ الگوها و جریان‌های سازمانی به معادلات علت و معلول تقلیل پیدا کردند. پس از آن، جنگ جهانی دوم و برنامه آپولو نیازمند کاری سازمانی و نظام‌مند و فرآیند محور در سطوحی بی‌سابقه بود.

برخی بر این باورند که عبارت “جریان کار” برای اولین بار در دهه 80 توسط فایلنت مورد استفاده قرار گرفت. این شرکت، نرم‌افزار اتوماسیون فرآیند کسب و کار خود را Workflow نامید. با وجودی که مدت مدیدی است که این عبارت مورد استفاده قرار می‌گرفته است، اما مطالعه و توسعه فعال فرآیندها به عنوان یک اصل تقریباً جدید است.

جریان کار امروزه در چه جایگاهی قرار دارد؟

می‌دانم حرفی که می‌خواهم بزنم به نظر احمقانه می‌آید، اما باید بگویم درست همان‌گونه که در هر ثانیه از زندگی‌مان از میان بیلیون‌ها اتم رد می‌شویم، هر دقیقه از زندگی‌مان از میان جریان‌های کار نیز عبور می‌کنیم. نمی‌خواهم خیلی هم در فلسفه زن (Zen) غرق شوم، اما هر کاری که ما انجام می‌دهیم بخشی از یک جریان کار است. از مسواک زدن گرفته تا پرداخت قبض‌هایمان، هر یک از این کارها شامل گام‌های متعددی است.

ساده‌تر بگوییم، جریان کار، فرآیند نظام‌مند رخدادهایی است که اتفاق افتاده و منجر به تکامل کار می‌شوند. علاوه بر این، جریان کار نیازمند نرم‌افزار یا ماشین‌آلات نیست و در ابتدا از طبیعت سرچشمه گرفت نه از کسب و کار، محیط‌های آکادمیک،آی بی ام، زیراکس و یا انسان.

جریان کار در همه جا وجود دارد

فرآیند گردآوری یک مقاله، از ایده گرفته تا نظر و عنوان کردن آن و سپس ویرایش، تأیید، بازخوانی نهایی و انتشار آن جریان کاری است که هر ثانیه به طور فعال درگیر آن هستم. اپل، Evernote، اینترنت، 1105 رسانه جمعی و آی بی ام همگی بخشی از جریان کار جاری من هستند، ابزارهایی که فرآیندهای درگیر در انتشار یک مقاله 1900 کلمه‌ای را پشتیبانی می‌کنند.

دفعه بعد که سفارش غذای فوری می‌دهید، چشم‌هایتان را باز کنید؛ زیرا از لحظه‌ای که پایتان را داخل رستوران می‌گذارید، جریان کار آغاز می‌شود. این جریان کار در همه جا وجود دارد، از خدمات غذا گرفته تا مراقبت‌های بهداشتی مربوط به سلامت و شما در تمام عمرتان وسط این جریان کار بوده‌اید، همین الان نیز در یکی از این جریان‌های کار درگیر هستید.

بدون اینکه مسئله را بیش از حد آموزشی کنید، جریان کار را به عنوان راهی برای مشاهده گام‌ها و فرآیندهای درگیر در به اتمام رساندن کارها در نظر بگیرید. از نحوه شکل‌گیری ستاره‌های جدید گرفته تا مونتاژ کردن قبض‌های برق، دستورات انجام کار مانند یک سری گام به نظر می‌آیند، هر گام بر روی گام بعدی ساخته می‌شود و به همین ترتیب ادامه پیدا می‌کند.

این مسئله برای چه کسی اهمیت دارد؟

دنیای امروز سخت شده است. دیگر غول‌های صنعت بر کل اکوسیستم فناوری، فرمانروایی نمی‌کنند. دیگر سس سری، گلوله‌های نقره، پیشنهادات ارزشمند یا کلاس‌های آموزش فروش‌های جادویی وجود ندارد که بتوانند این حقیقت ساده را تغییر دهد که دیگر نیازی به آن همه پرینتی که طی پنج سال گذشته گرفتیم، نیست. یک ترقی اقتصادی موجب باز شدن مجدد کارخانه‌های کاغذسازی یا MIF (ماشین‌آلاتی که سر زمین کار می‌کنند) هایی که در سال 2007 با هم رقابت می‌کردند، نخواهد شد. تبلت ها هر روزه بیشتر و بیشتر جای کاغذ را می‌گیرند.

با این وجود چیزی که کمرنگ و ناپدید نخواهد شد، میزان فرآیندهای درگیر در کسب و کار و زندگی است. ما باید به جریان کار اهمیت دهیم و این مسئله برای مشتریان ما مهم است، فقط شاید با این عبارات و کلمات آن را بیان نمی‌کنند. مشتریان ما می‌خواهند بدانند که چگونه می‌توانند کارشان را تا جایی که می‌شود به سادگی انجام دهند. آن‌ها می‌خواهند سر یک ساعت معقول به خانه بروند و آخر هفته‌ها را خانه بمانند. آن‌ها می‌خواهند فرآیندی را به کار بگیرند که تا حد ممکن، موانع کمی داشته باشد، مثلاً تمام شدن تونر پرینتر رئیس!

چه کس دیگری باید به این موضوع اهمیت بدهد؟ مایی که راهکارهایی به صورت دستگاه‌های خروجی برای جریان کار فراهم می‌کنیم باید به این مسئله اهمیت دهیم. بار دیگر دنیا به سمت ارتباطات سریع‌تر و پرینت کمتر می‌رود. این مسئله برای کسانی که فرصت‌ها و امکاناتی را -که با حمایت از سیستم‌های جریان کار ارائه می‌شود- می‌بینند، چیز بد و مأیوس کننده‌ای نیست. ما باید بفهمیم چگونه با فراهم کردن راهکار برای جریان کار سود برده و ادامه دهیم.

جریان کار واقعی ربطی به تولید ارتباطات به صورت نسخه چاپی ندارد؛ بلکه بیشتر به کیفیت ارتباطات تا جایی که فرهنگ و فناوری اجازه می‌دهد، مربوط می‌شود.

ابزار تولید سود جریان کار کدم‌اند؟ پول کجاست؟

“کلیک‌ها در ابر”، پرداخت بابت هر اسکن” و ” برنامه‌های جریان کار در دستگاه شما” همگی عباراتی هستند که امروزه بیشتر می‌شنویم؛ زیرا جریان کار در حال باز کردن راه خود به میزهای اجرایی است. چالش اینجاست که جریان کار خود را به کدام میز اجرایی می‌رساند؟

برای مشتریان فعلی و مشتریان بالقوه، معادله بازده سرمایه‌گذاری باید مورد توجه قرار گیرد، البته همیشه همین طور بوده است، بنابراین یک‌بار دیگر مایی که در این زمینه کار می‌کنیم باید فرصت‌ها (زحمت)، نظرات پیشنهادی و پاسخ‌ها (پیشنهادات) را شناسایی کنیم و تأثیر مثبتی بر جای بگذاریم (پایان).

من فکر می‌کنم سه نوع جریان سود وجود دارد:

• سود مبتنی بر پروژه- مدیریت اسناد الکترونیکی
• سود مستمر- پرداخت بابت هر استفاده
• یک‌بار سوددهی- عرضه در فروشگاه یا ارسال محصول بسته‌بندی برای مشتری

سهم مورد نظر خود را انتخاب کنید.

سود پروژه

پروژه‌های معمول جریان کار نیاز به تخصص دارند و شامل نصب نرم‌افزار، شخصی‌سازی فرم‌ها، طراحی جریان کار بهینه در حیطه دیجیتال و تأمین یک قرارداد پشتیبانی می‌باشد. در این حالت سود، قبل، در حین و یا پس از تکمیل پروژه به دست می‌آید و گاهی این پروژه‌ها نیاز به ماه‌ها یا حتی سال‌ها زمان دارند تا اجرایی شوند (اغلب پروژه‌ها به عهده یک بخش فناوری اطلاعات گذاشته شده و هرگز به مرحله نهایی بهینه‌سازی/نصب نمی‌رسند).

این مرسوم‌ترین مدل جریان کار در صنعت تصویربرداری بوده و از پیش از شروع این قرن ارائه شده است. با وجودی که برخی پروژه‌ها، سودهای شش رقمی داشته‌اند، اما هدف از پیاده‌سازی‌های هر یک از آن‌ها، کسب در آمد سخت‌افزاری و خدماتی بیشتر بوده است. ممکن است هدف عنوان شده بهینه‌سازی فرآیندها باشد، اما تا زمانی که ابزار رقابتی را به نفع خودمان جابجا کنیم، مأموریت انجام شده است. علاوه بر تهییج مشتریان برای خرید ابزار یک تولید کننده خاص، پروژه‌ها یک تاریخ پایان دارند، که بدین وسیله آن‌ها را «معاملاتی» می‌کند، اگرچه این پروژه‌ها نسبت به اکثر چرخه‌های فروش، زمان بیشتری می‌برند.

پرداخت برای هر مصرف: جریان کار به عنوان یک سرویس مدیریت شده؟

هدف نهایی دستگاه فتوکپی و جریان کار برنامه کسب و کار، پرداخت برای هر اسکن است که دشوار است. زمانی که بحث بر سر مشخص کردن راه‌های مختلف برای کسب در آمد می‌شود، صنعت تصویربرداری خلاق است. این خلاقیت حتی می‌تواند به معنی پول گرفتن برای ویژگی باشد که همیشه آن را ارائه می‌داده‌ایم، مانند اسکن کردن. از نظر من این مسئله بی معنی است. با این وجود، اخذ هزینه برای دادن دسترسی به مدارک دیجیتال، جریان کار در ابر یا برون‌سپاری فعالیت‌های مربوط به کسب و کار مانند پردازش فاکتور معقول است.

شرکت‌هایی مانند Intellinetics این توانایی را به کاربر می‌دهند تا اسناد را در ابر به صورت الکترونیکی مرور نموده، آنچه را که تائید شده، اداره کند و مسیر محتوا را مشخص سازد (در واقع تمام کارکردهای جریان کار).

و البته این شرکت، تنها شرکتی نیست که این خدمات را ارائه می‌دهد. شرکت‌های سنتی EDM/ECM از جمله Pharos، EMC، Documentum and Nuance، به مشتری کمک می‌کنند تا داده‌های دیجیتال را هم در ابرها و هم در کامپیوترهای شخصی جابجا کنند. علاوه بر آن، این شرکت‌ها به دنبال انعطافی بیشتر -به منظور نزدیکی به مشتری- بوده و در تلاشند تا یک برند و کانال ایجاد کنند.

راز کوچک کثیف جریان کار -اگر رازی در میان باشد- این است که بیشتر مشتریان بالقوه و مشتریان کنونی بهتر از ما می‌دانند که مسئله چیست، چالش‌ها کدم‌اند و اینکه چگونه می‌خواهند بر آن چالش‌ها غلبه کنند.

پس از جریان کار چیست؟

پیشگویی آینده، کار جالبی است. اغلب نگاهی به گذشته، آینده محتمل را برایمان روشن می‌کند. نگاهی به این روند در طول زمان داشته باشید:

• قبل از 1999- هزینه بابت هر کپی
• 2001- ابزاری که به شبکه متصل می‌شوند
• 2002- هزینه بابت هر تصویر
• 2003- مدیریت اسناد الکترونیک
• 2007- خدمات مدیریت شده پرینت
• 2013-جریان کار
• 2014، 2015، 2016…-هوش کسب و کار، هوش کسب و کار موبایل، منحصر به فرد بودن

این نظر من است. چشم اندازهای دیگری هم وجود دارد، اما فکر می‌کنم که می‌توان الگو و هدف هر تکرار را دید. هزینه بابت هر کپی موجب فروش تجهیزات بیشتری می‌شد، هزینه‌های سرمایه‌ای زیادی صرف هزینه‌های افزایشی و زمان می‌شود. دستگاه‌های فتوکپی که به شبکه وصل می‌شوند، تبدیل شدند به ابزاری در داخل فضای پرینت شخصی که این فکر را به وجود آوردند که تجهیزاتی که بیشتر به صورت مرکزی جایگذاری می‌شوند، سودمندند و همین امر مجبورمان کرد تا مدل‌های قیمت‌گذاری را از کپی به تصویر تغییر دهیم. همین طور که اطلاعات چاپی بیشتری در سازمان‌ها به گردش در می‌آمد، مشخص شد که مدیریت جنبش اطلاعات به صورت الکترونیک، نوید دهنده زمان کوتاه‌تر پردازش و بالاتر رفتن بهره‌وری کارگران دانش آموخته است.

نتیجه نهایی قابل بحث است. رکود بزرگ، برخی هزینه‌های زیادی را که شرکت‌ها برای امتیاز چاپ می‌پرداختند را رو کرد و خدمات پرینت را مدیریت نموده و نجات داد! مدیریت خدمات پرینت، نوید کاهش هزینه‌ها از طریق بهینه‌سازی ناوگان، کالیبره کردن، منطقی کردن خرید سخت‌افزارها و مدیریت کاهش هزینه‌های مرتبط با پرینت را می‌دهد.

ممکن است که مدیریت فعال دستگاه‌های خروجی و فرآیندهای کسب و کار مرتبط، تغییر از پرینت را تسریع کرده باشد، در حالی که موج روزافزون تبلت و جنبش BYOD (دستگاه خودت را بیاور)، اطلاعات بیشتری را به سوی ابرها سرازیر کرده است و زمانی که اطلاعات در ابر قرار می‌گیرند، به طور جهانی قابل دسترسی هستند.

پیش از این، هنگامی که اطلاعات بر روی کاغذ بود، فرآیندها توسط این اطلاعات دیکته می‌شدند؛ زیرا هر فرآیند نیازمند ارائه اطلاعات به صورت چاپ شده بود و سپس ویرایش می‌شد و یا بر طبق آن عمل می‌شد و پس از آن به فرآیند بعدی منتقل می‌گردید. اما با تغییر رسانه‌ها و ابزار ذخیره‌سازی از کاغذ که وسیله‌ای کند، توزیع شده و قابل رؤیت توسط یک فرد است، به ابر که ابزاری همیشه در دسترس، با قابلیت دسترسی ساده و در دنیای دیجیتال همیشه و در همه جا موجود است، فرآیند تبدیل به چیزی نامحدود شد.

دانش دیگری گروگانی اسیر کاغذ نیست

در حالی که کاغذ لیاقت توجه کمتری را دارد، سازمان‌ها شروع به تمرکز بر فرآیند خالص خواهند کرد- فرآیندها دیگر دست و پا گیر نخواهند بود، دانش دیگر اسیر صفحات کاغذ نخواهد بود. فکر می‌کنم زمانی که تمرکز خود را از کاغذ به فرآیند معطوف کنیم، طبیعتاً و به صورت مستمر، فرآیندهایمان را بهبود خواهیم بخشید. این بهبود مستمر با سرعتی سرسام آور به وقوع خواهد پیوست. به زودی صفحات گسترده (spreadsheets) منسوخ شده و پردازش کلمات (تایپ کلمات) کاری کند و رمانتیک به نظر می‌رسد- برنامه‌نویسی، پایگاه داده‌ها و سرورهای شبکه نیز دچار چنین وضعیتی خواهند شد.

آینده جریان کار به چه صورتی خواهد بود؟ مانند آینده خدمات مدیریت شده، خدمات مدیریت شده پرینت،EDM، CPI، دستگاه‌هایی که به شبکه متصل می‌شوند و CPC. در واقع آینده جوهر، کاغذ و رسانه‌های چاپی به صورت انتقال هوش به طور مستقل از رسانه‌ها خواهد بود.

در حال حاضر بیایید نام آن را هوش کسب و کار(BI) و هوش کسب و کار موبایل (MBI) بگذاریم. مرحله نهایی MPS، هوش کسب و کار موبایل (MBI) است. دیگر اثری از صفحات گسترده، ایمیل، میل صوتی، نامه، طرح‌های پیشنهادی یا امضاها نخواهد بود. اطلاعاتی که ما می‌خواهیم، هر زمان که بخواهیم و به شیوه‌ای که باب طبع ما بوده و به طور دقیق با وضعیت ما جور باشد، به ما ارائه خواهد شد.

البته این نتیجه نهایی نیست. از زمان شروع، آن هنگام که انسان‌ها با آن چوب‌های نوک‌تیزشان این‌سو و آن‌سو می‌رفتند و برخی از آن‌ها سخت مشغول یاد دادن به دیگران بودند که چگونه چوب را بر روی سنگ تیز کنند (انتقال دانش)، دیگران (دیوانه‌ها) مشغول امتحان سنگ بر روی سمت دیگر بودند، ما در سفر بوده‌ایم.

ادیسه هرگز به پایان نمی‌رسد، اما مرحله عالی بعدی با عنوان «منحصر به فرد بودن» یاد می‌شود . واقعاً عجیب است که چگونه قلمرو کوچک علامت‌های روی کاغذ در بزرگ‌ترین پیشرفت هوشمند تاریخ مؤثر است.