استفاده از ماتریس واگذاری مسئولیت (RACI) برای پیشبرد همکاری کسب و کار

هفته گذشته با شرکتی صحبت کردم که برایم توضیح دادند واگذاری مسئولیت برای سازمانشان از اهمیت بالایی برخوردار است و پرسیدند که نرم‌افزار Promapp چگونه این نیاز آن‌ها را برآورده می‌نماید. پس از چند ثانیه مکث، متوجه شدم که پاسخ این سؤال تقریباً روشن و ساده است. بسیاری از شما پیش از این، از واگذاری مسئولیت بهره برده‌اید.

برای آن دسته که تاکنون از آن استفاده نکرده‌اند باید گفت که این ماتریسی است که گروه‌های ذینفع در فرآیند کسب و کار را تعریف می‌کند:

• (R: Responsibility) چه کسی مسئول است؟
• (A: Accountability) چه کسی پاسخگوست؟
• (C: Consulted) با چه کسی مشاوره می‌شود؟
• (I: Informed) چه کسی باید مطلع شود؟

در زمینه مدیریت فرآیند کسب و کار، این مسئله به شدت مرتبط است. مدیریت فرآیند کسب و کار در مورد کارگروهی، همکاری و به اشتراک گذاشتن ایده‌ها -به منظور پیشبرد مداوم-، شیوه کاری ماست. متأسفانه در دنیای واقعی، فهم RACI (واگذاری مسئولیت) به درجه جدول کوچک آزار دهنده‌ای تنزل پیدا می‌کند که در نزدیکی‌های پایان مستند‌سازی فرآیند، به ازای تغییرات اعمال شده در فرآیند، به روز رسانی نمی‌شود؛ چرا که این امر، ویرایش مجدد محسوب می‌شود (رویه واقعی ویرایش می‌شود و دیگر همان چیز در جدول RACI مورد ویرایش قرار نمی‌گیرد).

اتفاقاً Promapp به طور خودکار، ارتباطات و تغییرات RACI را تحریک می‌کند. جای تعجب نیست، زیرا بهبود مؤثر فرآیند به این مسئله بستگی دارد و هنگامی که فرآیندها تغییر می‌کنند، افرادی که باید به درستی مورد مشاوره قرار بگیرند، مطلع شوند.

در Promapp:

• افراد مسئول اجرای یک فرآیند و همان نقش‌هایی هستند که در نمودار میان کارکردی (swim-lane) نقشه فرآیند قرار دارند.
• افراد پاسخگو همان صاحبان فرآیند و متخصصان فرآیند هستند و در صورت استفاده از ماجول تأییدی جریان کار (Approval Workflow module) تأیید کنندگان این مرحله نیز به جمع افراد پاسخگو اضافه می‌شوند.
• دیگر ذی‌نفعان برجسته از جمله افرادی هستند که از مشاوره آن‌ها استفاده می‌شود، این افراد شامل کسانی می‌شود که به طور خودکار شناسایی می‌شوند؛ زیرا فرایندهای بالادستی و پایین دستی به آن‌ها تعلق دارد.
• افرادی که مطلع می‌شوند، شامل همه افراد بالا به علاوه گروه ذی نفعان فرآیند می‌باشند که از طریق داشبورد ابلاغات مطلع می‌شوند.