راهكار ERP، سخت اما ممكن

در سه دهه اخير، تغييرات كمي و كيفي مؤثر بر حيات اقتصادي سازمان‌ها و مؤسسات شتاب قابل‌توجهی يافت، به گونه‌ای كه سازمان‌ها به تدريج به منظور درك و هضم ابعاد تغييرات و كسب مؤلفه‌های لازم در جهت انعطاف‌پذيری و پذيرش تغييرات، به فكر بازنگری بنيادی در نظامات و روش‌های اجرايی خود افتادند. پيشرفت‌های تكنولوژيكی نيز هم از بعد ابزاری و هم از بعد روش‌های اجرايی به كمك حل اين معضل سازمانی آمد و نهايتاً در اوايل دهه 90 ميلادی سيستم برنامه‌ريزی منابع سازمانی (ERP ) به تدريج مطرح و به عنوان راهكار توانمندسازی سازمان ارائه گرديد.

اين محصول متشكل از كليه سيستم‌های عملياتی و اطلاعاتی و فرآيندهای اجرايی مورد نياز يك سازمان متوسط يا بزرگ است، به گونه‌ای كه در عين برخورداری از پيچيدگي ناشي از يكپارچگي اجزا در سطوح مختلف، سازمان را از سهولت لازم جهت انعطاف‌پذیری در قبال تغييرات محيطي برخوردار مي‌سازد. اين محصول قادر است پاسخ گوی نيازهای برنامه‌ريزی دائماً در حال تغيير سازمان‌ها چه از بعد منابع مورد نياز و چه در رابطه با نوع كسب وكار آن‌ها باشد؛ ضمناً امكان تجزيه و تحليل مستمر درآمد هزينه حول محور محصول و مشتری را برای مديران فراهم نموده و زمينه ارتقاء سطح بهره‌وری كاركنان و سرعت تصميم‌گيری مديران و كارشناسان را فراهم می‌نمايد.

امروزه با تشدید روزافزون شرایط رقابتی و پذیرش این واقعیت که تنها عنصر ثابت، خود پدیده تغییر است. سازمان‌ها بایستی از مزیت رقابتی جهت بقا و رشد خود در بازار برخوردار باشند. این مزیت قطعاً یا ناشی از بها مطلوب کالا و خدمات، یا ناشی از تمایز کیفی و چشم‌گیر آن در قیاس با موارد مشابه و یا ترکیبی از این دو خواهد بود.

برای اینکه سازمان و موسسه و شرکتی بتواند به مزیت رقابتی نسبی و نهایتاً محوری مجهز شود بایستی ظرفیت ترکیب بهینه نیروی انسانی مجرب با تجهیزات مناسب سیستم‌ها و روش‌های اجرایی قابل اتکا را داشته باشد.

مجموعه سیستم‌های موسوم به محصول ERP با فراهم‌سازی امکان حذف فواصل اطلاعاتی در تصمیم‌گیری‌های اجرایی و مدیریتی، با ایجاد انعطاف‌پذیری ناشی از استقلال فرایندهای انجام کار از منطق کسب‌وکار و نیز بهبود بخشی ساختار و روش‌های اجرای کار،‌ در مجموع بهره‌وری سازمان را ارتقا می‌بخشند و بر این اساس، متناسب با افزایش درآمد، زمینه اصلاح ساختار هزینه‌ها در سازمان‌ها و مؤسسات را تأمین می‌کنند. مدیران واحدهای صنعتی و خدماتی بایستی این نکته را مد نظر قرار دهند که اساساً آنچه در رابطه با بحث سیستم‌ها و روش‌ها در سازمان‌هایشان هزینه می‌شود، نوعاً هزینه جاری نیست، بلکه دقیقاً نوعی سرمایه‌گذاری است که حداقل 2 تا 3 سال برای بازگشت آن بایستی صبر و حوصله مدیریتی داشت. در اینکه طی این مسیر برای مدیران صنعت کشور اجتناب‌ناپذیر است به اعتبار تجارب بین‌المللی موجود شکی وجود ندارد. لیکن سؤال اصلی این است که با چه سختی یا سهولتی طی مسیر امکان‌پذیر است؟

درک صورت مسئله و عزم جزم مدیریت هر واحد صنعتی و پشتیبانی تام و تمام آن از عوامل اجرا،‌ بیش و پیش از هر چیز پیش‌نیاز ورود به این وادی است. سطح اطلاعات پایه موجود در سازمان در رابطه با مواد،‌ تجهیزات، نیروی انسانی و… و همچنین درجه قابل اتکا بودن روش‌های جاری در سازمان و قابل اتکا بودن آن‌ها از جمله مؤلفه‌های دیگری است که سختی و سهولت طی مسیر به آنان به شدت وابسته است.

طبعاً کیفیت خود محصول نرم‌افزاری و چگونگی آموزش و آماده‌سازی نیروهای کارشناسی و مدیران سازمان نیز از بعد اجرا، نقش ویژه‌ای را ایفا می‌کند. با توجه به واقعیت‌های فوق و مخاطرات احتمالی ناشی از فقدان یا ضعف برخی از پیش‌نیازها، بایستی در تصمیم‌گیری اولیه در خصوص زمان نیاز به این محصول، انتخاب مشاور، انتخاب محصول مناسب و همچنین عرضه‌کننده و پیاده‌ساز مناسب، تأمل و بررسی کافی داشت.

توجه مدیران را به این مهم جلب می‌نماید که بر خلاف بسیاری تجهیزات و محصولات فیزیکی قابل تأمین از خارج، این محصول از چسبندگی قابل‌توجهی به الزامات محیط سازمانی مورد پیاده‌سازی برخوردار است. این الزامات از قوانین،‌ مقررات و ضوابط اجرایی داخلی گرفته تا عادات و سلایق جاری بعضاً اجتناب‌ناپذیر موجود و نهایتاً تفاوت روش‌های اجرایی در برخی حوزه‌های عملیاتی سازمانی را شامل می‌شود.

لذا تحقق اهداف عالیه سازمانی در این راستا به مفهوم خرید محصول نیست بلکه پذیرش یک راهکار و توافق در خصوص چگونگی انجام کار مشترک متقاضی و مجری با توجه ویژه به اقتضائات بومی در جهت استقرار و بهره‌برداری موفقیت‌آمیز از محصول است.