سه راه ویژه برای بهبود فرهنگ سازمانی

office culture فرهنگ سازمانی

در سال های اخیر، فرهنگ سازمانی، همواره موضوع داغی بسیاری از بحث ها بوده است. می دانیم که موفق ترین سازمان های امروز، به کارمندان خود احترام گذاشته و تلاش دارند تا محیط کاری مثبتی را فراهم سازند. علاوه بر درستی این امر، کارمندان راضی -که به آنها بها داده شده است- در دستیابی به اهداف سازمان نقش بیشتری ایفا می نمایند. در این مقاله، گام های عملی جهت هدایت سازمان در مسیر فرهنگ هدفمند و پیشرفته شرح داده خواهد شد.

 

1. کار خوب بیش از کار سخت ارزشمند است

احتمالا شنیده اید که «هوشمندانه تر کار کنید، نه سخت تر». در گذشته، زمانی که خطوط مونتاژ خودکار نشده بودند و توان عملیاتی دقیق نبود، سختکوشی، ارزش محسوب می شد. تلاش بیشتر، تولیدات افزون تری را در زمان کمتر، به بار می آورد. امروزه اکثر ما، رهبران شرکت های خلاق و دانش محور هستیم. در اینگونه سازمان ها، چنانچه فردی سخت کار کرده و تا دیروقت سرکار بماند، احتمالا نیاز به کمک در زمینه مدیریت زمان یا نیروی کاری بیشتر است و نه شایسته دریافت مدالی برای تعهد کاری خویش.

شاید دیگر مهم نیست که همه افراد، رأس ساعت ۹ صبح سرکار حضور یافته و تا ۶ عصر در شرکت بمانند. شاید اگر نیروی فوق خلاق بازاریابی یا مهندس با استعداد و درونگرای شما، ساعت ۱۰ یا ۱۱ برسد، کارایی بیشتری داشته باشد. کمتر به رعایت قوانین فکر کرده و بیشتر در گیر این باشید که چطور می توانید زندگی را راحت کرده و ایده های خلاقانه و الهام بخش تری بسازید.

 

 

۲. خط¬مشی دورکاری واقعی ارائه کنید.

چنانچه به کار سخت کارمندانتان از منزل اعتماد ندارید، مشکل شما بسیار بزرگتر از ایجاد فرهنگی الهام بخش خواهد بود. خوشبختانه شما به کارمندان تان اعتماد داشته و می توانید خط مشی دور کاری رسمی و انعطاف پذیری ارائه نمایید. برخی سازمان ها دورکاری را به طور غیررسمی ممکن می سازند، با این حال هنوز کارمندان ممکن است احساس کنند که بهره بردن از آن ممنوع بوده و یا برای مواقع اورژانسی یا بیماری به کار می رود (نکته: چنانچه کارمندان شما واقعا بیمار هستند، می بایست ایشان را تشویق کنید تا آن روز را استراحت کنند. صرفاً فعالیت در محیطی دیگر -که در آن بتوانید بدون ناراحت کردن دیگران بینی خود را تمیز کنید- استراحت واقعی نیست).

سعی کنید یک روز را در هفته انتخاب کنید که در آن دورکاری نه تنها مجاز بوده، بلکه تشویق نیز می شود. این روز می تواند مختص سازمان یا تیم شما باشد. شاید دوشنبه یا سه شنبه گزینه خوبی باشد. با این

تدبیر، دورکاری نهادینه شده و در عین حال، همگان فرصتی پیدا می کنند تا در طول هفته سرکار حاضر شوند. در نتیجه، کارمندان از شر رفت و آمد به محل کار خلاص شده و این زمان را به انجام کارهایی اختصاص دهند که در خلوت بهتر انجام می شوند. هدف اصلی شما از پیاده سازی چنین تدابیری، نمایانگر احترام شما به تصمیمات و نیز سلامت کارمندان است.

 

۳. تعداد جلسات را به نصف کاهش دهید.

با خودتان صادق باشید، آیا تمام جلساتی که در آن شرکت می کنید، برای شما و تیمتان مفید هستند؟ شاید اگر در موقعیتی باشید که برای شرکت در برخی جلسات حق انتخاب داشته باشید، اثربخشی بیشتری به همراه داشته باشند. بنابراین به من اعتماد کنید هنگامی که ادعا می کنم در سازمانهای بزرگ، کارمندان زمان بسیار زیادی را در جلسات می گذارند.

البته باید اذعان نمود که بسیاری از جلسات مهم هستند. علی الخصوص در زمینه هایی مانند فروش که در آن کارمندان اغلب افرادی مردمی بوده و ایجاد رقابت دوستانه در محیطی رودررو برای آنها بسیار انگیزه بخش خواهد بود. اعلام نمی کنم که جلسات مهم نیستند، صرفاً پیشنهاد می کنم تا در رویکرد خود تجدیدنظر نموده و ببینید آیا می توانید شرایط را طوری بهبود ببخشید که سازمان و کارمندان، منتفع شوند یا خیر.

بدتر از تعداد جلسات، میزان اغتشاشی است که در نتیجه لپ تاپ های باز، افرادی که با تلفن صحبت می کنند، صحبت های حاشیه ای و غیره اتفاق می افتد. همه فکر می کنیم می توانیم چند کار را در آن واحد با هم انجام دهیم، لیکن اشتباه می کنیم. شاید قادر باشیم سریع تمرکز خود را از چیزی برداشته و به چیزی دیگر معطوف کنیم، اما این کار برای جلسات و هر چه روی لپ تاپ انجام می دهیم مفید نیست. همزمان با اهتمام در کاهش جلسات، این موضوع را هم مدنظر قرار دهید که چرا که این دو مسئله به یکدیگر مربوط هستند.

به نظرم، دو دلیل اصلی برای جلسات زیاد وجود دارد: (۱) ترس یا عدم تمایل به تغییر (۲) نیازی پنهان برای دستیابی به توافق.

ابزارهای ارتباطی و روش های کاری خود را بهبود بخشیده ایم. ایمیل، پیام های آنی، موبایل، ویدئو کنفرانس، وب کست و دیگر ابزارهای مدرن جهت تشریک مساعی، در خدمت ما هستند. نیازی نیست که هر هفته برای هشت مسئله مختلف، دور هم جمع شده و در مورد وضعیت آنها صحبت کنیم. واقعاً نیازی به این کار نیست. نیازی نیست که ۲۰ نفر در مورد یک کار توافق داشته باشند. هنگامی که در جلسه

کسانی حاضر هستند که لازم نیست آن جا باشند؛ این افراد با احتمال بیشتری به کارهای متفرقه می پردازند. علاوه براین، انجام کارهای متفرقه در بهترین حالت، تمرکز را بر هم می زند و در بدترین حالت واگیردار است.

 

 

از کارمندان خود بخواهید که چند کار را با هدف کاهش تعداد جلسات به نصف انجام دهند:

۱.در جلسات منظم، بررسی کنید که آیا می توانید آنها را با تناوب کمتری برگزار کنید (مثلاً هر دو هفته یکبار به جای هر هفته) یا به طور کلی کنار بگذارید.

۲.در مورد لیست افرادی که به طور منظم به جلسات منظم دعوت می شوند، بازنگری انجام دهید و فقط کسانی را به جلسات دعوت کنید که باید آنجا باشند.

۳. هنگام تهیه لیست دعوت شوندگان، دوراندیش بوده و از عملگر «اختیاری» استفاده کنید تا افراد در صورت لزوم بتوانند در جلسات شرکت کنند.

۴. در متن دعوت، یک هدف یا مسئله کوتاه را درج کنید. حداقل یک جمله در متن وجود داشته باشد که هدف جلسه در آن مشخص شده است.

۵. در ابتدای جلسه از افراد بخواهید که لپ تاپ های خود را خاموش نموده و گوشی هایشان را کنار بگذارند . بهتر است این درخواست را با توضیح اهمیت توجه همگان به موضوع و درگیر شدن راجع به موضوع جلسه همراه کنید.

بسیار خوب حرف های زیادی برای گفتن هست و شاید ادامه این صحبت ها در مقاله ای دیگر منتشر شود. در هر حال سه توصیه برای گام نهادن به سمت بهبود و فرهنگ سازمانی ارائه شد. آیا ایده های دیگری دارید؟ آیا این توصیه ها برای شما جواب داده است؟