آغاز به پایان می رسد و پایان دوباره از نو شروع می شود

همراه با کمرنگ شدن خدمات پرینت و تبدیل شدن آن به امری روزمره و عادی، جریان کار به عنوان گزینه بعدی پا پیش می گذارد. فکر می کنم سوال اصلی این است که جریان کار از کجا آمده است؟ و مهم تر از آن اینکه قرار است چگونه راهکارهایی برای جریان کار فراهم کنیم تا از آن حمایت نماییم؟ برای تازه کارها باید بگوییم که جریان کار چیز جدیدی نیست و از زمانی که اولین انسان به این سیاره پا گذاشت و شروع به ساختن ابزار کرد، وجود داشته است.

در ابتدا انسان های اولیه با خود، چوب هایی حمل می کردند، سپس این چوب ها بزرگتر و سپس، نوک تیز شدند و در نهایت، تبدیل به چوبهایی شدند که سنگ هایی بدانها متصل بود. این فرآیند در طول تاریخ ادامه پیدا کرده و این روند رو به جلو تداوم یافت. جریان کار پدیده ای است جهانی که به طور طبیعی رخ داده و در همه جا وجود دارد.

با این وجود، این مسئله که جریان کار در همه جا حضور دارد، کافی نیست. کلید بهینه سازی، مطالعه منسجم شیوه انجام کارهاست. رد پای مطالعه مدرن جریان های کار را می توان تا فردریم تیلر، هنری گانت، رودولف لابان و وارن لمب دنبال کرد.

همه آنها تحقیق در مورد یک سازمان مشخص در زمینه تولید را شروع نموده و جریان های انرژی و ماده را -که با استفاده از مطالعات زمان و حرکت توسعه یافتند- مورد مطالعه قرار دادند. آنها افراد را هنگام انجام کار تحت نظر داشته و زمان انجام کارها را اندازه گرفته و ثبت کردند.

جالب است بدانیم که صنعت ما، مطالعه جریان کار را تا حد زیادی تحت تأثیر قرار داد. ماشن های تحریر و دستگاه های فتوکپی به پیش بردن تحقیقات جریان کار و بیرون بردن آن از خفا و رساندن آن به مراحل اجرایی کمک نمودند. برنامه های فایل بندی مانند سیستم دهدهی Dewey رشد کرده و مدیریت اطلاعات پرینت شده را جلوتر برد.

اتفاقات تاریخی، نیروی حرکت توسعه جریان های کار نظام مند اطلاعات را پشتیبانی نمود. ابتدا، مشاهدات میدانی در مورد اینکه سازمان ها چگونه کار می کردند و چگونه دوام آوردند، به اطلاعات ریاضی مبتنی بر تکنیک تبدیل شد؛ الگوها و جریان های سازمانی به معادلات علت و معلول تقلیل پیدا کردند. پس از آن، جنگ جهانی دوم و برنامه آپولو نیازمند کاری سازمانی و نظام مند و فرآیند محور در سطوحی بی سابقه بود.

برخی بر این باورند که عبارت "جریان کار" برای اولین بار در دهه 80 توسط فایلنت مورد استفاده قرار گرفت. این شرکت، نرم افزار اتوماسیون فرآیند کسب و کار خود را Workflow نامید. با وجودی که مدت مدیدی است که این عبارت مورد استفاده قرار می گرفته است، اما مطالعه و توسعه فعال فرآیندها به عنوان یک اصل تقریباً جدید است.

 

جریان کار امروزه در چه جایگاهی قرار دارد؟

می دانم حرفی که می خواهم بزنم به نظر احمقانه می آید، اما باید بگویم درست همانگونه که در هر ثانیه از زندگی مان از میان بیلیون ها اتم رد می شویم، هر دقیقه از زندگی مان از میان جریان های کار نیز عبور می کنیم. نمی خواهم خیلی هم در فلسفه زن (Zen) غرق شوم، اما هرکاری که ما انجام می دهیم بخشی از یک جریان کار است. از مسواک زدن گرفته تا پرداخت قبض هایمان، هر یک از این کارها شامل گام های متعددی است.

ساده تر بگوییم، جریان کار، فرآیند نظام مند رخدادهایی است که اتفاق افتاده و منجر به تکامل کار می شوند. علاوه بر این، جریان کار نیازمند نرم افزار یا ماشین آلات نیست و در ابتدا از طبیعت سرچشمه گرفت نه از کسب و کار، محیط های آکادمیک،آی بی ام، زیراکس و یا انسان.

 

جریان کار در همه جا وجود دارد

فرآیند گردآوری یک مقاله، از ایده گرفته تا نظر و عنوان کردن آن و سپس ویرایش، تأیید، بازخوانی نهایی و انتشار آن جریان کاری است که هر ثانیه به طور فعال درگیر آن هستم. اپل، Evernote، اینترنت، 1105 رسانه جمعی و آی بی ام همگی بخشی از جریان کار جاری من هستند، ابزارهایی که فرآیندهای درگیر در انتشار یک مقاله 1900 کلمه ای را پشتیبانی می کنند.

دفعه بعد که سفارش فست فود می دهید، چشمهایتان را باز کنید؛ زیرا از لحظه ای که پایتان را داخل رستوران می گذارید، جریان کار آغاز می شود. این جریان کار در همه جا وجود دارد، از خدمات غذا گرفته تا مراقبت های بهداشتی مربوط به سلامت و شما در تمام عمرتان وسط این جریان کار بوده اید، همین الان نیز در یکی از این جریان های کار درگیر هستید.

بدون اینکه مسئله را بیش از حد آموزشی کنید، جریان کار را به عنوان راهی برای مشاهده گام ها و فرآیندهای درگیر در به اتمام رساندن کارها در نظر بگیرید. از نحوه شکل گیری ستاره های جدید گرفته تا مونتاژ کردن قبض های برق، دستورات انجام کار مانند یک سری گام به نظر می آیند، هرگام بر روی گام بعدی ساخته می شود و به همین ترتیب ادامه پیدا می کند.

 

این مسئله برای چه کسی اهمیت دارد؟

دنیای امروز سخت شده است. دیگر غول های صنعت بر کل اکوسیستم فناوری، فرومانروایی نمی کنند. دیگر سس سری، گلوله های نقره، پیشنهادات ارزشمند یا کلاس های آموزش فروش های جادویی وجود ندارد که بتوانند این حقیقت ساده را تغییر دهد که دیگر نیازی به آن همه پرینتی که طی پنج سال گذشته گرفتیم، نیست. یک ترقی اقتصادی موجب باز شدن مجدد کارخانه های کاغذ سازی یا MIF (ماشین آلاتی که سر زمین کار می کنند) هایی که در سال 2007 با هم رقابت می کردند، نخواهد شد. تبلت ها هر روزه بیشتر و بیشتر جای کاغذ را می گیرند.

با این وجود چیزی که کمرنگ و ناپدید نخواهد شد، میزان فرآیندهای درگیر در کسب و کار و زندگی است. ما باید به جریان کار اهمیت دهیم و این مسئله برای مشتریان ما مهم است، فقط شاید با این عبارات و کلمات آن را بیان نمی کنند. مشتریان ما می خواهند بدانند که چگونه می توانند کارشان را تا جایی که می شود به سادگی انجام دهند. آنها می خواهند سر یک ساعت معقول به خانه بروند و آخر هفته ها را خانه بمانند. آنها می خواهند فرآیندی را به کار بگیرند که تا حد ممکن، موانع کمی داشته باشد، مثلاً تمام شدن تونر پرینتر رئیس!

چه کس دیگری باید به این موضوع اهمیت بدهد؟ مایی که راهکارهایی به صورت دستگاه های خروجی برای جریان کار فراهم می کنیم باید به این مسئله اهمیت دهیم. بار دیگر دنیا به سمت ارتباطات سریع تر و پرینت کمتر می رود. این مسئله برای کسانی که فرصت ها و امکاناتی را -که با حمایت از سیستم های جریان کار ارائه می شود- می بینند، چیز بد و مأیوس کننده ای نیست. ما باید بفهمیم چگونه با فراهم کردن راهکار برای جریان کار سود برده و ادامه دهیم.

جریان کار واقعی ربطی به تولید ارتباطات به صورت نسخه چاپی ندارد؛ بلکه بیشتر به کیفیت ارتباطات تا جایی که فرهنگ و فناوری اجازه می دهد، مربوط می شود.

 

ابزار تولید سود جریان کار کدامند؟ پول کجاست؟

"کلیک ها در ابر"، پرداخت بابت هر اسکن" و " برنامه های جریان کار در دستگاه شما" همگی عباراتی هستند که امروزه بیشتر می شنویم؛ زیرا جریان کار در حال باز کردن راه خود به میزهای اجرایی است. چالش اینجاست که جریان کار خود را به کدام میز اجرایی می رساند؟

برای مشتریان فعلی و مشتریان بالقوه، معادله بازده سرمایه گذاری باید مورد توجه قرار گیرد، البته همیشه همین طور بوده است، بنابراین یکبار دیگر مایی که در این زمینه کار می کنیم باید فرصت ها (زحمت)، نظرات پیشنهادی و پاسخ ها (پیشنهادات) را شناسایی کنیم و تأثیر مثبتی بر جای بگذاریم (پایان).

من فکر می کنم سه نوع جریان سود وجود دارد:

  1. سود مبتنی بر پروژه- مدیریت اسناد الکترونیکی
  2. سود مستمر- پرداخت بابت هر استفاده
  3. یکبار سوددهی- عرضه در فروشگاه یا ارسال محصول بسته بندی برای مشتری

سهم مورد نظر خود را انتخاب کنید.

سود پروژه

پروژه های معمول جریان کار نیاز به تخصص دارند و شامل نصب نرم افزار، شخصی سازی فرم ها، طراحی جریان کار بهینه در حیطه دیجیتال و تأمین یک قرارداد پشتیبانی می باشد. در این حالت سود، قبل، در حین و یا پس از تکمیل پروژه به دست می آید و گاهی این پروژه ها نیاز به ماه ها یا حتی سال ها زمان دارند تا اجرایی شوند (اغلب پروژه ها به عهده یک بخش فناوری اطلاعات گذاشته شده و هرگز به مرحله نهایی بهینه سازی/نصب نمی رسند).

این مرسوم ترین مدل جریان کار در صنعت تصویر برداری بوده و از پیش از شروع این قرن ارائه شده است. با وجودی که برخی پروژه ها، سودهای شش رقمی داشته اند، اما هدف از پیاده سازی های هر یک از آنها، کسب در آمد سخت افزاری و خدماتی بیشتر بوده است. ممکن است هدف عنوان شده بهینه سازی فرآیندها باشد، اما تا زمانی که ابزار رقابتی را به نفع خودمان جابجا کنیم، مأموریت انجام شده است. علاوه بر تهییج مشتریان برای خرید ابزار یک تولید کننده خاص، پروژه ها یک تاریخ پایان دارند، که بدین وسیله آنها را «معاملاتی» می کند، اگرچه این پروژه ها نسبت به اکثر چرخه های فروش، زمان بیشتری می برند.

 

پرداخت برای هر مصرف: جریان کار به عنوان یک سرویس مدیریت شده؟

هدف نهایی دستگاه فتوکپی و جریان کار برنامه کسب و کار، پرداخت برای هر اسکن است که دشوار می باشد. زمانی که بحث بر سر مشخص کردن راه های مختلف برای کسب در آمد می شود، صنعت تصویربرداری خلاق است. این خلاقیت حتی می تواند به معنی پول گرفتن برای ویژگی باشد که همیشه آن را ارائه می داده ایم، مانند اسکن کردن. از نظر من این مسئله بی معنی است. با این وجود، اخذ هزینه برای دادن دسترسی به مدارک دیجیتال، جریان کار در ابر یا برون سپاری فعالیت های مربوط به کسب و کار مانند پردازش فاکتور معقول است.

شرکت هایی مانند Intellinetics این توانایی را به کاربر می دهند تا اسناد را در ابر به صورت الکترونیکی مرور نموده، آنچه را که تائید شده، اداره کند و مسیر محتوا را مشخص سازد (در واقع تمام کارکردهای جریان کار).

و البته این شرکت، تنها شرکتی نیست که این خدمات را ارائه می دهد. شرکت های سنتی EDM/ECM از جمله Pharos، EMC، Documentum and Nuance، به مشتری کمک می کنند تا داده های دیجیتال را هم در ابرها و هم در کامپیوترهای شخصی جابجا کنند. علاوه بر آن، این شرکت ها به دنبال انعطافی بیشتر -به منظور نزدیکی به مشتری- بوده و در تلاشند تا یک برند و کانال ایجاد کنند.

راز کوچک کثیف جریان کار -اگر رازی در میان باشد- این است که بیشتر مشتریان بالقوه و مشتریان کنونی بهتر از ما می دانند که مسئله چیست، چالش ها کدامند و اینکه چگونه می خواهند بر آن چالش ها غلبه کنند.

 

پس از جریان کار چیست؟

پیشگویی آینده، کار جالبی است. اغلب نگاهی به گذشته، آینده محتمل را برایمان روشن می کند. نگاهی به این روند در طول زمان داشته باشید:

  • قبل از 1999- هزینه بابت هر کپی
  • 2001- ابزاری که به شبکه متصل می شوند
  • 2002- هزینه بابت هر تصویر
  • 2003- مدیریت اسناد الکترونیک
  • 2007- خدمات میریت شده پرینت
  • 2013-جریان کار
  • 2014، 2015، 2016...-هوش کسب و کار، هوش کسب و کار موبایل، منحصر به فرد بودن

این نظر من است. چشم اندازهای دیگری هم وجود دارد، اما فکر می کنم که می توان الگو و هدف هر تکرار را دید. هزینه بابت هر کپی موجب فروش تجهیزات بیشتری می شد، هزینه های سرمایه ای زیادی صرف هزینه های افزایشی و زمان می شود. دستگاه های فتوکپی که به شبکه وصل می شوند، تبدیل شدند به ابزاری در داخل فضای پرینت شخصی که این فکر را به وجود آوردند که تجهیزاتی که بیشتر به صورت مرکزی جایگذاری می شوند، سودمندند و همین امر مجبورمان کرد تا مدل های قیمت گذاری را از کپی به تصویر تغییر دهیم. همین طور که اطلاعات چاپی بیشتری در سازمان ها به گردش در می آمد، مشخص شد که مدیریت جنبش اطلاعات به صورت الکترونیک، نوید دهنده زمان کوتاهتر پردازش و بالاتر رفتن بهره وری کارگران دانش آموخته است.

نتیجه نهایی قابل بحث است. رکود بزرگ، برخی هزینه های زیادی را که شرکت ها برای امتیاز چاپ می پرداختند را رو کرد و خدمات پرینت را مدیریت نموده و نجات داد! مدیریت خدمات پرینت، نوید کاهش هزینه ها از طریق بهینه سازی ناوگان، کالیبره کردن، منطقی کردن خرید سخت افزارها و مدیریت کاهش هزینه های مرتبط با پرینت را می دهد.

ممکن است که مدیریت فعال دستگاه های خروجی و فرآیندهای کسب و کار مرتبط، تغییر از پرینت را تسریع کرده باشد، در حالی که موج روزافزون تبلت و جنبش BYOD (دستگاه خودت را بیاور)، اطلاعات بیشتری را به سوی ابرها سرازیر کرده است و زمانی که اطلاعات در ابر قرار می گیرند، به طور جهانی قابل دسترسی هستند.

پیش از این، هنگامی که اطلاعات بر روی کاغذ بود، فرآیندها توسط این اطلاعات دیکته می شدند؛ زیرا هر فرآیند نیازمند ارائه اطلاعات به صورت چاپ شده بود و سپس ویرایش می شد و یا بر طبق آن عمل می شد و پس از آن به فرآیند بعدی منتقل می گردید. اما با تغییر رسانه ها و ابزار ذخیره سازی از کاغذ که وسیله ای کند، توزیع شده و قابل رؤیت توسط یک فرد است، به ابر که ابزاری همیشه در دسترس، با قابلیت دسترسی ساده و در دنیای دیجیتال همیشه و در همه جا موجود است، فرآیند تبدیل به چیزی نامحدود شد.

 

دانش دیگری گروگانی اسیر کاغذ نیست

در حالی که کاغذ لیاقت توجه کمتری را دارد، سازمان ها شروع به تمرکز بر فرآیند خالص خواهند کرد- فرآیندها دیگر دست و پا گیر نخواهند بود، دانش دیگر اسیر صفحات کاغذ نخواهد بود. فکر می کنم زمانی که تمرکز خود را از کاغذ به فرآیند معطوف کنیم، طبیعتاً و به صورت مستمر، فرآیندهایمان را بهبود خواهیم بخشید. این بهبود مستمر با سرعتی سرسام آور به وقوع خواهد پیوست. به زودی صفحات گسترده (spreadsheets) منسوخ شده و پردازش کلمات (تایپ کلمات) کاری کند و رمانتیک به نظر می رسد- برنامه نویسی، پایگاه داده ها و سرورهای شبکه نیز دچار چنین وضعیتی خواهند شد.

آینده جریان کار به چه صورتی خواهد بود؟ مانند آینده خدمات مدیریت شده، خدمات مدیریت شده پرینت،EDM، CPI، دستگاه هایی که به شبکه متصل می شوند و CPC. در واقع آینده جوهر، کاغذ و رسانه های چاپی به صورت انتقال هوش به طور مستقل از رسانه ها خواهد بود.

در حال حاضر بیایید نام آن را هوش کسب و کار(BI) و هوش کسب و کار موبایل (MBI) بگذاریم. مرحله نهایی MPS، هوش کسب و کار موبایل (MBI) است. دیگر اثری از صفحات گسترده، ایمیل، میل صوتی، نامه، طرح های پیشنهادی یا امضاها نخواهد بود. اطلاعاتی که ما می خواهیم، هر زمان که بخواهیم و به شیوه ای که باب طبع ما بوده و به طور دقیق با وضعیت ما جور باشد، به ما ارائه خواهد شد.

البته این نتیجه نهایی نیست. از زمان شروع، آن هنگام که انسان ها با آن چوب های نوک تیزشان این سو و آن سو می رفتند و برخی از آنها سخت مشغول یاد دادن به دیگران بودند که چگونه چوب را بر روی سنگ تیز کنند (انتقال دانش)، دیگران (دیوانه ها) مشغول امتحان سنگ بر روی سمت دیگر بودند، ما در سفر بوده ایم.

ادیسه هرگز به پایان نمی رسد، اما مرحله عالی بعدی با عنوان «منحصر به فرد بودن» یاد می شود . واقعاً عجیب است که چگونه قلمرو کوچک علامت های روی کاغذ در بزرگترین پیشرفت هوشمند تاریخ مؤثر است.