استفاده از ماتریس واگذاری مسئولیت (RACI) برای پیشبرد همکاری کسب و کار

هفته گذشته با شرکتی صحبت کردم که برایم توضیح دادند واگذاری مسئولیت برای سازمانشان از اهمیت بالایی برخوردار است و پرسیدند که نرم افزار Promapp چگونه این نیاز آنها را برآورده می نماید. پس از چند ثانیه مکث، متوجه شدم که پاسخ این سئوال تقریباً روشن و ساده است. بسیاری از شما پیش از این، از واگذاری مسئولیت بهره برده اید.

برای آن دسته که تاکنون از آن استفاده نکرده اند باید گفت که این ماتریسی است که گروه های ذینفع در فرآیند کسب و کار را تعریف می کند:

 

  • R (Responsibility) چه کسی مسئول است؟
  • A (Accountability) چه کسی پاسخگوست؟
  • C (Consulted) با چه کسی مشاوره می شود؟
  • I (Informed) چه کسی باید مطلع شود؟

در زمینه مدیریت فرآیند کسب و کار، این مسئله به شدت مرتبط است. مدیریت فرآیند کسب و کار در مورد کارگروهی، همکاری و به اشتراک گذاشتن ایده ها -به منظور پیشبرد مداوم-، شیوه کاری ماست. متأسفانه در دنیای واقعی، فهم RACI (واگذاری مسئولیت) به درجه جدول کوچک آزار دهنده ای تنزل پیدا می کند که در نزدیکی های پایان مستند سازی فرآیند، به ازای تغییرات اعمال شده در فرآیند، به روز رسانی نمی شود؛ چرا که این امر، ویرایش مجدد محسوب می شود (رویه واقعی ویرایش می شود و دیگر همان چیز در جدول RACIمورد ویرایش قرار نمی گیرد).

اتفاقاً Promapp به طور خودکار، ارتباطات و تغییرات RACI را تحریک می کند. جای تعجب نیست، زیرا بهبود مؤثر فرآیند به این مسئله بستگی دارد و هنگامی که فرآیندها تغییر می کنند، افرادی که باید به درستی مورد مشاوره قرار بگیرند، مطلع شوند.

در Promapp:

  • افراد مسئول اجرای یک فرآیند و همان نقش هایی هستند که در نمودار میان کارکردی (swim-lane) نقشه فرآیند قرار دارند.
  • افراد پاسخگو همان صاحبان فرآیند و متخصصان فرآیند هستند و در صورت استفاده از ماجول تأییدی جریان کار (Approval Workflow module) تأیید کنندگان این مرحله نیز به جمع افراد پاسخگو اضافه می شوند.
  • دیگر ذی نفعان برجسته از جمله افرادی هستند که از مشاوره آنها استفاده می شود، این افراد شامل کسانی می شود که به طور خودکار شناسایی می شوند؛ زیرا فرایندهای بالادستی و پایین دستی به آنها تعلق دارد.
  • افرادی که مطلع می شوند، شامل همه افراد بالا به علاوه گروه ذی نفعان فرآیند می باشند که از طریق داشبورد ابلاغات مطلع می شوند.