شهرداری ها و سازمانهای تابعه

مراحل انجام فعالیت‌ها برای استقرار سیستم‌های یکپارچه در حوزه‌های مالی، اداری و درآمد با هدف محاسبه بهای تمام شده فعالیت‌ها و پروژه‌ها و پایه‌ریزی نظام بودجه‌ریزی عملیاتی از یک‌سو و تعامل با سیستم‌های شهرسازی و نوسازی از سوی دیگر به شرح زیر است:
 

در این راهکار تخصصی، مراحل زیر در جهت نیل به اهداف فوق پیشنهاد گردیده و آماده ارائه می باشد:

 


خدمات مشاوره
  • شناخت و عارضه‌یابی و پیشنهاد بهبود
  • طراحی مفهومی، بهبود و تدوين فرآيندها
  • طراحی مدل اطلاعاتی
  • بهبود الگوی گزارش‌گری مالی و مدیریتی
اطلاعات بيشتر...

استقرار پايگاه داده
  • ستاد و مناطق
  • سازمان‌ها و شرکت‌ها
  • ستاد
  • و...
اطلاعات بيشتر...
 

ابزارهاي حوزه مديريت
  • ابزار گزارش‌دهی مدیریت(MRS)
  • ابزار تجميع و سازمان دهي اطلاعات زيرمجموعه ها (DWH)
  • ابزار اداره هوشمند كسب وكار(BI)
اطلاعات بيشتر...

فرآيند مدار سازي سازمان RayBPMS
  • لایه سیستم‌های عملیاتی مبتنی بر میز کار
  • لايه اتوماسيون
  • لايه تصميم گيري برمبناي اطلاعات
  • لايه اطلاع رساني مديريتي
اطلاعات بيشتر...
 

سيستم هاي منجر به قيمت تمام شده


نرم افزارهاي پيشنهادي به سازمان ها

دغدغه‌ مهم مديران شهرداری‌ها و سازمان‌های تابعه

  • محاسبات صورت وضعيت (براساس فهرست بها)
  • محاسبه کسور صورت وضعيت ها
  • محاسبه استهلاک پيش پرداخت و علي الحساب
  • کنترل سررسيد تضامين نزديک
اين موارد و بسياري ديگر، در سيستم "مديريت قراردادها" که خاص اين نوع فعاليت طراحي شده است، وجود دارد و مديريت مي تواند با تکيه بر آن، بسياري از نيازهاي اطلاعاتي و کنترلي خود را در اين حوزه تأمين نمايد.

ویژگی‌های خاص شهرداری‌ها و سازمان‌های تابعه

  • گستردگي جمعيت و توسعة روزافزون شهر
  • تنوع فعاليتهاي شهري و عمراني
  • پراكندگي مكاني و توزيع جغرافيائي (مناطق ، سازمان‌ها و شركتهاي تابعه)
  • ضرورت پایه ریزی نظام بودجه ریزی عملیاتی
  • آیین نامه مالی معاملاتی ویژه و جاری بودن روشهاي گوناگون ثبت حسابداری
  • تنوع نظامهای پرداختی کارکنان
  • تعدد پیمانکاران و ضرورت کنترل عملکرد آنان
  • گوناگونی روشهای محاسبه و وصول درآمد
  • و ...

لیست برخی از مشتریان

  • شهرداریهای استان خراسان شمالی
  • شهرداریهای استان گلستان
  • شهرداری اردبیل
  • شهرداری بوشهر
  • تعدادی از سازمانهای شهرداري تهران
  • شهرداري شاهين شهر
  • شهرداري شيراز
  • شهرداري قزوين
  • شهرداري كرمانشاه
  • ...

خدمات مشاوره

  • شناخت و عارضه‌یابی و پیشنهاد بهبود
    اين فعاليت به منظور شناخت و آسيب‌شناسي سيستم‌ها و روش‌ها، زيرساخت‌ها و پلاتفرم سخت‌افزاري و ارتباطي، الگوي گزارش‌گري موجود و با هدف ارائه پيشنهاد بهبود براي استفاده حداکثري از ظرفيت‌هاي راهکار ارائه شده، انجام مي‌شود و اولين رکن استقرار سيستم‌هاي يکپارچه به شمار مي‌رود.
  • طراحی مفهومی، بهبود و تدوين فرآيندهاي اجرایي
    • تغيير روش حسابداري نقدي به تعهدي (رويكرد بودجه‌ريزي عملياتي)
    • طراحي مدل اطلاعاتي يكپارچه (رويكرد بهاي تمام شده)
    • استقرار حسابداري حوزه‌هاي خاص (مؤديان/پيمانكاران/كاركنان و ...)
    • بهبود الگوي گزارشگري مالي
    • استقرار نهاد حسابرسي داخلي
    • اصلاح ساختار سازماني (تطبيق فعاليت با تشكيلات)
    • ارتقاء سطح علمي و تخصصي كاربران
  • طراحی مدل اطلاعاتی
    پس از انجام فعاليت‌هاي شناخت و طراحي مفهومي، شهرداری آماده مي‌شود تا سيستم‌هاي يکپارچه طبق برنامه زمان‌بندي مناسب و به صورت مرحله‌اي در آن استقرار يابد. در اين مرحله، طراحي و تنظيم جداول پايه کليه سيستم‌ها بر اساس نتايج به‌دست‌آمده از فعاليت‌هاي شناخت و طراحي مفهومي در دستورکار قرار مي‌گيرد.
  • بهبود الگوی گزارش‌گری مالی و مدیریتی
    يکي از اساسي‌ترين انتظارات مديران در شهرداری‌ها و مناطق و سازمان‌های تابعه، پس از استقرار سيستم‌هاي جامع اطلاعاتي، بهبود الگوي گزارش‌گري موجود و استفاده از ابزارهاي مناسب سيستمي براي استخراج گزارشات متنوع و به‌موقع، با اتکاء به اطلاعات صحيح مي‌باشد. به همين منظور فعاليت «بهبود الگوي گزارشگري مالي و مديريتي» انجام مي‌شود تا از کليه ظرفيت‌هاي سيستم‌هاي يکپارچه در جهت ارائه گزارشات مناسب در مقاطع مختلف و زمان‌هاي دلخواه حتي بدون حضور در محل کار استفاده گردد.

استقرار پایگاه داده

در راهکار پيشنهادي، نحوه چيدمان و الگوي مناسب براي استقرار پايگاه داده که با استفاده از ابزارهاي متنوع انتشار و تبادل اطلاعات راه دور، مورد استفاده قرار خواهند گرفت به ترتيب زير مي‌باشد:
  • ستاد و مناطق : استفاده از بانک اطلاعاتی یکپارچه
  • سازمان‌ها و شرکت‌ها : استفاده از بانک اطلاعاتی مستقل برای عمليات هر یک
  • ستاد : ايجاد پایگاه اطلاعاتی متمرکز برای تهیه آمار و گزارشات تجمیعی و ترکیبی زیرمجموعه ها (ستاد، مناطق، سازمان‌ها و شرکت‌ها)

ابزارهای حوزه مدیریت

  • ابزار گزارش دهي مديريت(MRS)
    سيستم گزارش‌دهي مديريت به عنوان لايه نرم‌افزاري فوقاني سيستم‌هاي عملياتي رايورز، موظف به بازيابي و تلفيق اطلاعات متنوع مربوط به حوزه‌هاي کاري مختلف از جمله حوزه مالي، اداري و منابع‌انساني، تامین، پشتیبانی و درآمد در يك شهرداری و کليه مناطق و سازمان‌های تابعه آن مي‌باشد. هر يك از سيستم‌هاي عملياتي و اطلاعاتي حوزه‌هاي فوق از طريق فايل‌ها و جداول اصلي مربوطه، به همراه برخي گزارشات كليدي كه به نوبه خود به صورت فايل‌هاي اطلاعاتي قابل استفاده مي‌باشند، ورودي لازم جهت سيستم گزارش‌دهي به مديريت را تهيه مي‌نمايند. سيستم مذكور در يك محيط همگن با بازيابي كليه اطلاعات موردنياز مديريت، امكان اعمال مديريت بر مبناي اطلاعات را فراهم مي‌سازد. بدين معني كه علاوه بر فراهم كردن زمينه اعمال نظارت بر حوزه‌هاي کاري مختلف، از طريق كنترل اطلاعات عملياتي تأمين شده توسط سيستم‌هاي هرحوزه و هم‌چنين بازيابي اطلاعات ساده و تركيبي در ارتباط با نيازهاي پيش‌بيني نشده، امكان تأمين چك‌ليست گزارشات مديريت را به صورت لحظه‌اي و نيز در دوره‌هاي زماني روزانه، هفتگي، ماهانه و سالانه فراهم مي‌سازد.

  • ابزار تجميع و سازمان دهي اطلاعات زيرمجموعه ها (DWH)
    اين ابزار قادر است در محيط‌هاي اطلاعاتي همگن در هر يک از زيرمجموعه‌ها (ستاد، مناطق و سازمان‌ها)که داراي پايگاه داده مستقل هستند، از طريق بازيابي كليه اطلاعات موردنياز مديريت، امكان اعمال مديريت بر مبناي اطلاعات را براي مديران شهرداری مرکز و سایر نهادهای بالادستی ( شورای اسلامی شهر ، فرمانداری، استانداری و نظائر آنها) فراهم سازد.

  • ابزار اداره هوشمند كسب وكار(BI)
    هوشمندي تجاري به تكنيك‌هاي كامپيوتر محوري گفته مي‌شود كه براي تشخيص، استخراج و تحليل داده‌هاي مرتبط با يك كسب‌وكار مورد استفاده قرار مي‌گيرند. تكنولوژي هوشمندي تجاري، داده‌هاي تاريخچه‌اي، وضع فعلي و فضاي پيش‌بيني عمليات سازمان را به طور همزمان مورد استفاده قرار مي‌دهد. هدف استفاده از هوشمندي تجاري، پشتيباني از مديران سطوح مختلف سازمان در امر تصميم‌گيري مي‌باشد. سيستم گزارش ساز، ابزار تجميع داده‌ها و سيستم گزارش‌دهي به مديريت از سطوح اين سيستم هستند. سطح آخر يك سيستم هوشمندي تجاري ابزار داشبورد مديريتي است كه به تازگي توسط شركت رايورز توليد شده است.
    داشبورد مديريتي ابزاري‌ست كه امكان مانيتور كردن شاخص‌هاي كليدي عملكرد شهرداری (KPI) را براي مديران آن فراهم مي‌سازد. شاخص‌هايي از قبيل "درصد تحقق بودجه"، "پیش افتادگی یا عقب افتادگي طرح ها"، "پيشرفت ريالي پروژه ها"، "پيشرفت فيزيکي پروژه ها"، و نظائر آنها مي‌توانند در رديف شاخص‌هاي کليدي مدنظر مديريت، جهت پايش شهرداری و مناطق و سازمانخای تابعه به شمار روند که بسته به نياز مديران قابل تعريف، تغيير و توسعه هستند.
    دستاوردهای حاصل از استقرار سیستم داشبورد مدیریتی، به قرار زیر است:
    • محاسبه شاخص‌هاي کليدي عملکرد (KPI) با استفاده از داده‌هاي موجود در سيستم‌ها
    • کمک به تصميم‌گيري سريع و بهينه بر اساس اطلاعات جمع‌آوري شده
    • نمايش وضعيت کل شهرداری در يک نگاه
    • نظارت بر عملکرد شهرداری ، مناطقه و سازمان‌های تابعه
    • سهولت در شناسايي و تصحيح روندهاي ناصحيح و تنگناها


فرآیند مدار سازی شهرداری RayBPMS

سيستم مديريت فرآيند کسب‌و‌کار رايورز شامل زيرساخت جامعي جهت طراحي، اجرا، يکپارچه‌سازي و کنترل فرآيندهاي سازمان است. اين سيستم با خودكارسازي، مديريت و بهينه سازي فرآيندهاي کاري و هم‌چنين برقراري ارتباط با ساير سيستم‌هاي فعال در هر مجموعه، امكان دستيابي به حداکثر کارايي و اثربخشي را جهت بهره‌برداري بهينه از منابع شهرداری فراهم مي‌سازد. لايه‌هاي متشکله اين محصول عبارتند از:
  • لايه سيستم هاي عملياتي مبتني بر ميز کار
    مکانیزه نمودن روابط و ضوابط انتقال اطلاعات میان واحدهای سازمانی و سیستم های عملیاتی مختلف به همراه فراهم آمدن امکان ارجاع کار به افراد که به تسهیل فرآیند انجام کار خواهد انجامید.
  • لايه اتوماسيون
    این لایه، امکان تعریف چرخه گردش کار میان افراد و هم چنین استفاده از گزارشات و مستندات پشتیبان تصمیم گیری و نظایر آنها را جهت تحقق مکانیزاسیون فرآیند فراهم می کند.
  • لايه تصميم گيري برمبناي اطلاعات
    در این لایه، با اتکاء به انبوه اطلاعات تولید شده توسط سیستم های مستقر در واحدهای عملیاتی، امکان ساخت و تهیه گزارشات جدید عملکردی و مقایسه ای برای تصمیم گیری بهینه در هر مرحله، فراهم می شود.
  • لايه اطلاع رساني مديريتي
    این لایه، امکان دسترسی به اطلاعات آماری گردش کار (در میان واحدهای سازمانی) و نیز شناسایی گلوگاه های کاری را برای مدیریت سازمان فراهم می آورد تا بتوانند جهت تسهیل فرآیند انجام کار، تصمیمات مناسبی را اتخاذ نمایند.
دامنه کاربرد BPMS در شهرداری‌ها، مناطق و سازمان‌های تابعه آنها
يکي از نيازهاي اصلي شهرداری‌ها و سازمان‌های تابعه در راستاي تعميق اتوماسيون عمليات در این نهاد عمومی و خدماتی ،مکانيزه نمودن فرآيندهاي مرتبط با "مديريت درخواست‌هاي درون و برون سازماني" است. نمونه‌اي از اين درخواست‌ها، فرآيند تأمين کالا و خدمات ، مرخصی، ماموریت، جابجائی نیروی انسانی و... است. با مكانيزه شدن اين فرآيند، كاربران مي‌توانند بدون نياز به ورود به سيستم‌هاي عملياتي (مانند انبار) تنها از ميز كار خود با ثبت يك درخواست كالا، فرآيند تأمين را آغاز نمايند. پس از گردش درخواست در كارتابل افراد مختلف و تأييد توسط سمت‌هاي مربوطه، درخواست کالا در انبار ثبت مي‌گردد و فرد متقاضي هميشه مي‌تواند از آخرين وضعيت درخواست خودمطلع مي‌گردد.