خرید خارجی

ویژگی های سیستم
  • کنترل و مونیتورینگ کلیه فعالیت های حوزه سفارشات خارجی تأمین (مانند حوزه های اعتبارات، ترخیص کاران، انبارداری عملیات گمرکی، حسابداری سفارشات، مدیریت و ...)
  • ایجاد یک بانک جامع اطلاتی از کلیه تأمین کنندگان خارجی (شامل تولیدکنندگان، نمایندگی ها، فروشندگان، واسطه ها و ...)
  • ایجاد یک بانک اطلاعاتی جامع از کلیه خریدهای خارجی انجام شده از منابع خارجی
  • کنترل و مونیتورینگ عملکرد کلیه منابع خارجی
  • امکان ارزیابی تأمین کنندگان خارجی (شامل تولیدکنندگان، نمایندگی ها، فروشندگان، واسطه ها و ... ) درحد کالا
  • امکان ایجاد لیست سیاه تأمین کنندگان، جهت کنترل و جلوگیری از سفارش به آنها
  • امکان بومی سازی اطلاعات سیستم براساس اطلاعات پایه سازمان استفاده کننده از سیستم
  • تعریف و تدوین CPM فرآیند سفارشات خارجی (درسطح کل سازمان یا درسطح نوع خرید و یا درحد یک سفارش) و کنترل با عملکرد استاندارد چرخه خرید خارجی
  • امکان تهیه لیست مقایسه قیمت ها بین پروفرم های دریافتی براساس ارزهای مختلف و معادل سازی آنها به یکدیگر
  • امکان طراحی کلیه فرم های ورودی اطلاعات (input) یک چرخه و یا یک مرحله بر اساس نیاز کاربران
  • امکان طراحی کلیه فرمهای خروجی اطلاعات (output) یک چرخه خرید بر اساس نیاز کاربران
  • امکان تعریف روش تسهیم هزینه های یک سفارش خارجی به اقلام سفارش شده
  • امکان محاسبه قیمت تمام شده در سطح کل سفارش خارجی، پارتی حمل و اقلام سفارش
  • ثبت اطلاعات تأمین کنندگان و طبقه بندي آنها براساس نوع كالا
  • ثبت نتايج ارزيابي تأمین کنندگان از طريق شاخص هاي مورد نظركاربران
  • كنترل سطح (Grade) فروشندگان هنگام استعلام و يا صدور سفارش
  • ثبت و اصلاح درخواست هاي خريد به شکل دستی و یا دريافت مكانيزه از سيستم انبار
  • تخصيص درخواست هاي خريد به گروه هاي مرتبط
  • تعريف شابلوني به منظور ارجاع خودكار درخواست هاي خريد به گروه هاي مربوطه
  • طراحي فرم سفارشي ورود اطلاعات براي هر مرحله سفارش
  • برنامه ريزي خريد براي هر سفارش و محاسبه تاريخ تقريبي رسيد كالا
  • صدور سفارش موقت
  • تهیه فرم اسعلام بها و ارسال آن برای فروشندگان خارجی
  • دریافت و ثبت اطلاعات پروفرما (Performa)
  • تهيه استعلام خريد از تأمین کنندگان و ثبت اطلاعات پيشنهاد قيمت فروشندگان
  • تهيه صورت مقايسه بين استعلام هاي دريافتي (COMPARISON LIST)
  • ثبت نتايج كميسيون خريد و اطلاع آن
  • کنترل و پيگيري سفارشاتي كه حمل آن به دفعات صورت مي گيرد
  • ارائه آخرين وضعيت سفارشات و موجودي در راه
  • ثبت مغايرت هاي اقلام سفارش شده و دريافت شده
  • ايجاد بانك اطلاعاتي از خريدهاي گذشته و ذخيره اطلاعات ضروري در مورد كالا، منابع خارجی و ...
  • ثبت هزينه هاي سفارشات و تعين روش تسهيم هزينه ها به اقلام سفارش
  • دريافت اطلاعات رسيد كالاي موقت، رسيد كالاي دائم، تعديل رسيدكالا، برگشت از خريد از سيستم انبار
  • آناليز هزينه هاي سفارشات و محاسبه قيمت تمام شده خريد به تفكيك هر قلم خرید خارجی
  • ارسال بخشی و یا کل یک درخواست خريد به سيستم خرید داخلی
  • ثبت مستندات چند رسانه اي براي درخواست، سفارش، استعلام خريد و پرفرما، استعلام حمل و ...
  • تعريف ليست سياه مشتريان و دلايل مرتبط با آن در رابطه با هر مشتري
  • ثبت اطلاعات حمل به تفكيك كانتينر
  • امكان بستن پارتي و محاسبه هزينه ها به تفكيك هر پارتي
  • ارسال سند تعهدي به مالي همزمان با ارسال درخواست پرداخت و يا پرداخت تنخواه به سيستم وجوه نقد
  • امكان ثبت كالاي جايگزين در مرحله ثبت پاسخ استعلام و يا فاكتور
  • مونیتورینگ عملکرد تأمین کنندگان خارجی در مقاطع مختلف
  • ارزیابی تأمین کنندگان خارجی بر اساس شاخص های داخلی تعریف شده توسط مهندسی خرید هر سازمان و یا استانداردهای بین المللی تا سطح کالا
  • ارزیابی شرکت های حمل کننده کالا بر اساس شاخص های داخلی و یا استانداردهای بین المللی در سطوح کالا و سفارش
  • تدوین CPM فرآیند تأمین کلیه سفارشات خارجی در سطح کل سازمان و یا درحد یک سفارش خاص
  • تدوین CPM فرآیند حمل کالا در سطح کل سفارشات سازمان و یا درحد یک سفارش خاص
  • طراحی کلیه فرم های ورودی اطلاعات برای مراحل مسیرهای بحرانی (CPM) تعریف شده در سیستم
  • تعریف روش تسهیم هزینه های یک سفارش خارجی به اقلام خریداری شده براساس مبانی و ضرایب مورد نظر حسابداری قیمت تمام شده
  • محاسبه قیمت تمام شدهبر اساس روش و مبانی تعریف شده در سطح
    • سفارش خارجی
    • پارتی حمل
    • اقلام خریداری شده
  • ارائه گزارشات متنوع از آناليز هزينه هاي تخصیص داده شده در مراحل مختلف یک سفارش خارجی تا حد حمل (پارتی)/ کالا
  • ارائه گزارش آنالیز محاسبه قيمت تمام شده سفارشات خارجی
  • امکان انتخاب ردیف های هزینه -در زمان ارسال به وجوه نقد- برای درخواست پرداخت
  • امکان صدور ثبت اسناد تعهدي به مالی بر اساس سال وقوع هزینه، به تفکيک سال جاری و سال قبل و به شکل تنظيماتي
  • امکان دريافت فايل متني در هنگام ارتباط انبار و خريد
  • امکان صدور سند بستن حساب سفارشات خارجی به مالی، هنگام بستن پارتی در خریدهای خارجی
  • 5 مرکز شدن سیستم خرید
  • اضافه شدن مراکز کمکی در سفارش و هزینه
  • تکمیل شابلون سند مالی
  • تکمیل شابلون سند وجوه
  • تجمیع ردیف های سند ارسالی به مالی
  • امکان ثبت هزینه های سفارشات خارجی پیش از ثبت رسید موقت انبار
  • امکان کنترل مقدار رسید انبار در زمان ارسال دستورپرداخت به وجوه نقد
گزارشات کاربردی
  • برنامه هفته جاري ترخیص کاران
  • آخرين وضعيت اعتبارات گشایش شده
  • آخرین وضعیت سفارشات درراه (قبل از گمرک ، هنگام دپو درگمرک وپس از ترخیص از گمرک)
  • تأخير اقدامات سفارشات و ریشه یابی آنها
  • درخواست هاي سفارش نشده
  • هزينه هاي سفارشات خارجی
  • اقلام رسیده شده
  • مانده اقلام خریداری شده
  • مانده اسناد درخواست، سفارش خارجی، بارنامه و ...
  • رهگیری چرخه یک سفارش خارجی از درخواست خرید تا رسید قطعی درانبار
  • مقایسه حول محورهای تأمین کنندگان خارجی، تغییرات قیمت بر اساس زمان، میزان خرید بر اساس مصرف و ...
  • و ...
ارتباط با سایر سیستم ها
چرخه کاری و گردش عملیات
چرخه کاری و گردش عملیاتبرای نمونه در خصوص یک خرید استعلامی کالا طی یک مرحله آورده شده است:
  • دریافت درخواست خرید از مراجع مرتبط
  • بررسی وکنترل سابقه خریدکالا درخواست شده توسط مسئولین ذیربط
  • طی مراحل تأییدات و مجوزهای لازم از مدیریت
  • ارجاع درخواست خرید به مسئولین سفارشات خارجی
  • منابع یابی با توجه ضوابط و دستورالعمل های داخلی و بین المللی
  • تهیه و ارسال استعلام قیمت به تأمین کنندگان خارجی و دریافت (جمع آوری) پرفرماها
  • تهیه صورت مقایسه قیمت ها و ارائه به کمیسون معاملات خارجی
  • تشکیل جلسه کمیسیون معاملات خارجی و تعیین فروشنده برنده
  • طی فرآیند گشایش اعتبار
  • طی فرآیند تبادل مدارک و مستندات
  • ارسال مکانیزه دستور(مجوز) به سیستم مدیریت منابع و وجوه نقد جهت اقدامات لازم برای صدورچک ارزی بر اساس ضوابط
  • طی مراحل سفارش خارجی و کنترل و پیگیری CPM آن
  • طی مراحل فرآیند ترخیص کالا از گمرک
  • حمل داخلی و رسید کالا به انبار
  • ارسال مکانیزه قیمت های رسید به حسابداری انبار
  • صدور و ارسال مکانیزه سند مالی به سیستم حسابداری مالی