فرآیندهای عملیاتی

فرآیندها قلب تپنده هر سازمان هستند، به عبارتی دیگر با استفاده از اجرای صحیح فرآیندها، دستیابی به اهداف استراتژیک میسر می شود. با بهبود فرآیندهای کسب و کار، ارزش ارائه شده به مشتری افزایش می یابد. مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)، رویکردی سیستماتیک است که به کارگیری آن منجر به افزایش کارایی و اثر بخشی فرآیندهای سازمان شده و انعطاف پذیری سازمان را در برابر تغییرات اجتناب ناپذیر (که غالبا به دلیل شرایط بازار اتفاق می افتد)، افزایش می دهد.

همه این موارد، لزوم حرکت در مسیر «تبدیل سازمان وظیفه گرا به سازمان فرآیند مدار» را آشکار می سازد و این حرکت، دارای مراحلی است که سازمان تنها با کسب توانایی ها و قابلیت های مورد نیاز، می تواند از یک مرحله به مرحله بالاتر ارتقاء یابد. به همین منظور و برای کمک به سازمان ها در راستای تهیه نقشه راه، مدل های بلوغ مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM maturity model) معرفی گردیده اند.

 

 

مدلهای بلوغ مدیریت فرآیندهای کسب و کار

 

مدل های بلوغ، امکان ارزیابی و سنجش جایگاه سازمان از منظر مدیریت فرآیندهای کسب و کار را فراهم نموده و قابلیت های مورد نیاز سازمان را برای صعود به مراحل بالاتر و دستیابی به موفقیت ها مشخص می نمایند. از جمله توانمند سازها در مسیر مذکور، فناوری اطلاعات است که نقش آن در کلیه مراحل چرخه حیات فرآیند شامل مدلسازی ،اجرا و بهبود فرآیندهای کسب و کار، شناخته شده و تثبیت شده است. اما آن چه که اثربخشی این نقش (فناوری اطلاعات) را در بهبود جایگاه سازمان -از منظر مدیریت فرآیندهای کسب و کار- مشخص می نماید، استفاده از تکنولوژی های مناسب در هر یک از مراحل است.

شرکت مهندسی نرم افزار رایورز، با ارائه نرم افزارها، ابزار و خدمات مناسب، به سازمان ها کمک می کند تا در هر سطحی از بلوغ مدیریت فرآیندهای کسب و کار ، قابلیت های سازمان خود را ارتقاء داده و حرکت سازمان را در مسیر دستیابی به استراتژی های آن، تسهیل نمایند.

در صورتی که سطح بلوغ سازمان ، سطح «مبتنی بر قهرمان» باشد، «ماژول مدیریت وظایف رایورز» در اختیار سازمان قرار می گیرد تا با استفاده از آن، امکان تعریف کار، ارجاع، پیگیری، خاتمه و ... وجود داشته باشد. بدین ترتیب، علاوه بر کاهش هرج و مرج و بی نظمی در سطح سازمان، با تحلیل اطلاعات ثبت شده (با ابزارهای BI رایورز)، شناسایی فرآیندهای داخلی و در نتیجه صعود به مرحله بالاتر تسهیل می گردد.

در صورتی که سطح بلوغ سازمان، سطح «فرآیندهای پراکنده» باشد، از «سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار رایورز» (RayBPMS) جهت پشتیبانی از تمامی مراحل چرخه حیات فرآیندها -شامل مدلسازی، اجرا، پایش و بهبود فرآیندهای پراکنده- استفاده می گردد که به واسطه این امر، فرآیندهای پراکنده، مکانیزه شده و به تبع آن، سرعت و کیفیت انجام فرآیندها بهبود می یابد.

شرکت مهندسی نرم افزار رایورز علاوه برمکانیزاسیون فرآیندهای اصلی هر سازمان به صورت سفارشی، برخی از فرآیندهای عمومی نظیر درخواست مرخصی، مأموریت، اضافه کاری، استخدام، درخواست کالا و ... را جهت افزایش بهره وری فرآیندهای عمومی و تیپ، طراحی و مکانیزه نموده است.

راهکار دیگری که در این سطح به سازمان ها ارائه می گردد، تجهیز واحد فناوری اطلاعات و یا واحد سیستم ها و روش ها به سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار رایورز (RayBPMS) می باشد. بدین ترتیب کلیه مراحل مدلسازی، اجرا و بهبود فرآیندهای سازمان توسط طراحان فرآیند همان سازمان انجام شده و تغییرات و بهبودها به سرعت در فرآیندها اعمال می گردد.

علاوه بر این، در این سطح ماژول مدیریت وظایف رایورز، برای حوزه هایی که فرآیندهای آنها مشخص نشده است، می تواند مورد استفاده قرار گیرد تا علاوه بر بهبود عملکرد این حوزه ها و تحلیل اطلاعات به دست آمده، شناسایی فرآیندها تسهیل گردد.

در سطوح بالاتر مدل بلوغ (سطوح سوم، چهارم و پنجم)، اهمیت استفاده از سیستم های «مدیریت فرآیندهای کسب و کار» و «ابزارداشبورد مدیریتی رایورز» بیشتر نمود می یابد.

با بکارگیری ابزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار، سازمان قادر خواهد بود تا فرآیندهای خود را مدلسازی و اجرا نماید. هم چنین با استفاده از ابزار داشبورد مدیریتی رایورز موارد زیر انجام می پذیرد:

  • اندازه گیری شاخص های کلیدی عملکرد -مربوط به فرآیندها-
  • تحلیل اطلاعات فرآیندی
  • مشخص نمودن راهکارهای ایجاد بهبود و تغییر در فرآیندها

همچنین با توجه به این که فرآیندها، با ابزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار رایورز مدلسازی و اجرا شده اند، در برابر این تغییرات از انعطاف پذیری بالایی برخوردار خواهند بود. تغییرات با سرعت در فرآیند اعمال شده و چرخه جدیدی در فرآیند ایجاد می گردد.