سیستم های فرآیندی

اولین مرحله در تولید و توسعه سیستم های اطلاعاتی، شناسایی مفهوم دقیق فعالیت هایی است که می بایست توسط این سیستم ها پشتیبانی گردند. به عبارت دیگر، پیش از توسعه سیستم های اطلاعاتی، جهان واقعی باید مدلسازی شود. از منظر پویایی، جهان واقعی را به دو طریق ذیل می توان مورد بررسی و شناسایی قرار داد:

  • طریقه ایستا: در این روش جهان به عنوان سیستمی از اشیا در نظر گرفته شده و روابط بین آنها شناسایی و مدل می گردد.
  • طریقه پویا: در این روش جهان به عنوان سیستمی از فرآیندها در نظر گرفته شده و این فرآیندها به همراه روابط بین آنها شناسایی و مدل می گردد.

 

 

آنچه که امروزه در تولید سیستم های اطلاعاتی باید به صورت اساسی مورد نظر قرار بگیرد، پشتیبانی از پویایی ها و تغییرات اجتناب ناپذیر است. پویایی هایی موجود در دنیای واقعی که در توسعه سیستم های اطلاعاتی باید مورد نظر قرار گیرد، عبارتند از:

  • پویایی موجود در شرایط و محدودیت های جهان واقعی (عوامل بیرونی)
  • پویایی موجود در فعالیت های کسب و کار، به عبارت دیگر طبیعت کسب و کار (عوامل درونی)

در سال های اخیر به موازات معرفی مفاهیم BPM و BPMS -که ریشه در علوم مدیریت و کامپیوتر دارند- این امر به اثبات رسیده است که سیستم های اطلاعاتی در صورتی کارآمد خواهند بود که در تولید و توسعه آنها، فرآیندهای کسب و کار مورد نظر قرار گرفته باشند. کارآمدی به معنای قدرت سازگاری سیستم های اطلاعاتی با دنیای واقعی و نیازهای ذی نفعان است. نیازهایی که مرتباً به دلیل شرایط درونی و بیرونی در حال تغییر هستند.

در هنگام شناسایی فرآیندها موارد ذیل مشخص می گردد:

  • ورودی
  • خروجی
  • نقش های درگیر در فرآیند
  • قوانین
  • عملیات
  • توالی عملیات و گردش کار
  • رابطه با سایر فرآیندهای موجود در سیستم اطلاعاتی
  • رابطه با سیستم های اطلاعاتی بیرونی

به همین دلیل، فرآیندها از اساسی ترین ملزومات مدل مفهومی سیستم های اطلاعاتی به منظور توسعه یک سیستم کارآمد هستند.

به طور کلی، سیستم های اطلاعاتی که در توسعه آنها BPM به عنوان اساسی ترین رکن در نظر گرفته شده (یعنی طریقه پویا در مدلسازی مفهومی آن مورد استفاده قرار گرفته است) و از ابزار BPMS برای تولید آن استفاده شده است، از قدرت بالایی در سازگاری برخوردار خواهد بود.

به همان اندازه که طراحی مفهومی بر مبنای فرآیندها (در ابتدای فرآیند تولید نرم افزار) از انطباق سیستم با اهداف استراتژیک سازمان و تغییرات مورد نیاز جهت بهبود کسب و کار پشتیبانی می کند، ابزار توسعه چنین سیستم های اطلاعاتی نیز باید به نحوی انتخاب گردند که تغییرات مذکور را در کوتاه ترین زمان با حداقل هزینه، اجرا و پیاده سازی نمایند.

امروزه نقش ابزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) در تولید سیستم های اطلاعاتی منعطف بر همگان مشخص و آشکار است. به عبارت دیگر، BPMSها از کارآمدترین ابزارهایی هستند که با استفاده از آنها، تولید و توسعه سیستم های اطلاعاتی فرآیند مدار با کمترین هزینه و در کمترین زمان میسر می گردد.

به طور خلاصه، در یک سازمان موفق، فرآیندهای کسب و کار با اهداف استراتژیک همراستا هستند.. در صورتی که سیستم های اطلاعاتی با توجه به فرآیندها تولید شوند، حرکت در مسیر اهداف استراتژیک سازمان میسر می گردد. به علاوه با تولید سیستم های اطلاعاتی توسط ابزارهای BPMS، تغییرات به سرعت و با کمترین هزینه انجام می گردد و بهبود فرآیندها در جهت تصحیح مسیر حرکت و یا تسریع حرکت، میسر می گردد.

 

رویکرد رایورز در توسعه سیستم های اطلاعاتی فرآیند مدار

شرکت رایورز ، پس از بیست و پنج سال سابقه در تولید و استقرار سیستم های اطلاعاتی و در راستای تکمیل سبد محصولات خود، قدم در راه تولید سیستم های فرآیند مدار با استفاده از ابزار Ray BPMS نموده است. از ویژگی های این سیستم های اطلاعاتی می توان به موارد ذیل اشاره نمود:

  • پشتیبانی از فرآیندهای کسب و کار حوزه مورد نظر
  • برقراری ارتباط میان فرآیندهای درون حوزه
  • برقراری ارتباط فرآیندهای درون حوزه با فرآیندهای بیرونی
  • برقراری ارتباط سیستم اطلاعاتی در نقاط مشخص با سیستم های اطلاعاتی بیرونی (با استفاده از وب سرویس ها)
  • انعطاف پذیری بالا در برابر تغییرات درونی و بیرونی و بهبود مستمر فرآیندها
  • ایجاد یکپارچگی در سطح سازمان
  • تحت وب بودن

از نمونه سیستم های اطلاعاتی فرآیند مدار تولید شده توسط رایورز که به زودی به بازار عرضه خواهد شد، سیستم کنترل کیفیت بوده که در برخی از صنایع تولیدی حساس نظیر صنعت دارو کاربرد دارد. کلیه فرآیندهای مرتبط با کنترل کیفیت مواد و محصولات در این سیستم پوشش داده می شود. علاوه بر این، به واسطه ارتباط با سیستم های حوزه تولید (برنامه ریزی تولید، اطلاعات مهندسی) و انبار (کنترل موجودی و حسابداری انبار) رایورز، یکپارچگی ایجاد می گردد. بدین ترتیب، مدیران بخش کنترل و تضمین کیفیت، قادر به پایش فرآیندها بوده و امکان بهبود آنها را در حداقل زمان ممکن خواهند داشت.

نمونه دیگر از سیستم های فرآیند مدار که توسط شرکت رایورز طراحی و تولید شده است، نرم افزار مدیریت حضور کارکنان است که علاوه بر مکانیزه نمودن فرآیندهای مرتبط با حضور پرسنل، با دستگاه های کارت ساعت رایج در ایران نیز ارتباط برقرار می کند. با استقرار این سیستم، به واسطه مغایرت گیری مکانیزه بین اطلاعات ثبت شده در دستگاه های مذکور و اطلاعات نرم افزار مدیریت حضور کارکنان، زمان و هزینه مربوط به محاسبه کارکرد کارکنان کاهش یافته و اطلاعات دقیق به سیستم «حقوق، دستمزد و پرسنلی» رایورز -جهت محاسبه حقوق- ارسال می گردد. هم چنین امکان تعریف انواع قوانین و کنترل مکانیزه آنها، در این سیستم وجود دارد.

به علاوه، شرکت رایورز، ابزار RayBPMS را در اختیار کارشناسان واحد فناوری اطلاعات سازمان ها قرار می دهد تا با مشارکت مالکان فرآیندها و کارشناسان کسب و کار:

  • فرآیندها را شناسایی و سیستم های اطلاعاتی مورد نیاز خود را با امکانات جامعی که این ابزار در اختیار آنها قرار می دهد، تولید و طراحی نمایند
  • ارتباط این سیستم را با سیستم های بیرونی از طریق وب سرویس ها فراهم نمایند
  • در سطح سازمان یکپارچگی ایجاد نمایند
  • فرآیندهای سازمان را مورد کنترل، پایش و اندازه گیری قرار داده و با اطلاعات مناسبی که این سیستم ها در اختیار آنها قرار می دهد، مالکان فرآیندها را در بهبود مستمر فرآیندها یاری کنند.