گذار به مدیریت منابع سازمانی (RayWFE)

از آنجايي كه انتخاب محصول ERP تغييري بنيادي در رويكرد مديريتي در خصوص استفاده از فنآوري اطلاعات جهت اداره مناسب سازمان به شمار می‌رود و در بسياري موارد اين تغيير روش شديد، شانس موفقيت پروژه را در صورت فقدان پيش نيازها به شدت كاهش مي‌دهد، تجهيز سازمان به ميز كار مكانيزه و ایجاد فرهنگ لازم جهت بهره برداری از آن، استفاده از شيوه فرآيندي در برخي از بخش های سازمان با رعايت حداقل تغييرات ساختاري و هم چنین بازنگري در اطلاعات پايه و روشهاي اجرايي، از مشخصه‌هاي راهكار متناسب با اين سطح آمادگی سازمانی است‌. اين راهكار با آنچه اصطلاحاٌ ERPI ناميده مي‌شود قرابت زيادي دارد و براي تمامي بنگاههاي اقتصادي كه حركت تدريجي گذارازسیستم‌های یکپارچه را به سوی ERP هدف‌گذاری کرده‌اند قابل ارائه می‌باشد.
مجموعه سيستم‌ها و روشهاي اجرايي است كه با اتكاء به تمامي مؤلفه‌هاي كاركردي نظام يكپارچه اطلاعات مديريت، عناصر معيني از رويكرد ERP نظير مديريت جريان كار و استقرار فرهنگ ميزكار واحد در سازمان را در برمي‌گيرد و از اين طريق، متناسب با سطح آمادگي سازماني مجموعه نيازهاي اطلاعاتي و عملياتي را پوشش مي‌دهد. اين راهكار ويژه شرکت‌ها و سازمان‌هايي است كه ترجيح مي‌دهند به صورت تدريجي در جهت استقرار رويكرد فرآيند مدار و بكارگيري محصول ERP حركت نمايند.
اگر مهم‌ترین ویژگی راهکار RayMIS را تحقق یکپارچگی سیستمی و اطلاعاتی در یک مجموعه به شمار آوریم، بارزترین ویژگی راهکارRayWFE همانا تحقق رویکرد فرآیند مدار در سازمان با امکان دورکاری می‌باشد که از طریق اجزاء زیر قابل اجرا خواهد بود :

    • لايه خودکار سازی و تنظیم روابط سیستم ها
      • مديريت گردش‌كار
      • مديريت ميز‌كار
      • مديريت گردش مكاتبات و پيام‌ها
      • مديريت درخواستهاي كاري
  • لايه (MIS)
    • سیستم های عملیاتی و اطلاعاتی
    • مدیریت بازیابی اطلاعات
    • ابزار پشتیبان تصمیم گیری
    • سیستم های اطلاعاتی مدیریت عالی
  • مديريت درخواست‌هاي كار درون سازماني
    • بهره‌برداری از فرم‌های موجود درخواست‌های سازمانی يا ايجاد فرم‌های جديد
    • تعريف گردش کار عملياتی و رويه تاييد درخواست(های) سازمانی
    • بهره برداری از اطلاعات پشتيبان تصميم‌گيري در کليه مراحل انجام کار
    • انتقال درخواست به سيستم عملياتی
    • دريافت بازخورد از مراحل انجام کار تا اتمام کار در سيستم عملياتی
    • گزارشات آماری از مراحل مختلف فرآيندهای در حال اجرا و در راستای پاسخ به درخواست‌هاي سازمانی
  • مدیریت درخواست های کار برون سازمانی
    • ايجاد فرم‌های جديد تحت وب و يا بهره برداری از فرم های موجود درخواست های سازمانی
    • تعريف گردش کار عملياتی و مراحل تاييد درخواست های ارجاع شده
    • بهره‌برداری از اطلاعات پشتيبان تصميم‌گيري در کليه مراحل انجام کار
    • انتقال درخواست به سيستم عملياتی
    • دريافت بازخورد از مراحل انجام کار تا اتمام کار در سيستم عملياتی
    • گزارشات آماری از مراحل مختلف فرآيندهای در حال اجرا و در راستای پاسخ به درخواست‌هاي سازمانی
  • مدیریت گردش کارهای خاص منظوره
    • امکان تعريف فرم‌های جديد سازمانی
    • امکان تعريف گردش کار جديد
    • امکان انتقال اطلاعات به سيستم‌های خاص
    • گزارشات آماری از فعاليت فرآيندهای جديد
  • کاهش فواصل اطلاعاتی و ارتقاء سرعت تصمیم گیری
    • مکانيزه شدن فرآيند درخواست از واحد‌های عملياتی توسط کليه واحدهای متقاضی
    • هدايت درخواست‌های سازمانی به سمت افراد واجد شرايط برای تصميم‌گيری و تاييد
    • در اختيار بودن كليه گزارشات و اطلاعات مورد نياز جهت اتخاذ تصميمات به موقع
    • تامين منابع اطلاعاتي مشترك از حوزه‌هاي مختلف (در محيط پايگاه اطلاعاتي يكپارچه)
  • انعطاف پذیری در پذیرش برخی فرآیندهای جانبی
    • ايجاد فرآيندهای جديد ‌سازمانی‌ با بهره‌گيری‌‌ از ‌تسهيلات انباره ماژول‌ها‌ی عملياتی و گزارشات پشتيبان‌ تصميم‌گيری
    • امكان توسعه فرآيندها به كمك تعريف فرايندهاي جديد حاصل از تركيب موارد موجود
    • ارتباط با قالب‌هاي اطلاعاتي مشتري نظير MS-EXCEL ، MS-Word ، XML و ...
  • نظارت بر فرآیندهای انجام کار
    • نظارت بر فرايند گردش عمليات في‌مابين واحدهای سازمانی
    • مانيتورينگ و کنترل آخرين وضعيت هر فرايند اجرايي و شناسايي گلوگاه‌های کاری
  • تسهیلات کمکی چهت انجام کار از راه دور در زمینه های مشخص
    • تامين ارتباط از راه دور مشتريان جهت صدور درخواست
    • تامين ارتباط از راه دور مشتريان جهت پيگيري فرايند انجام کار
    • برقراري ارتباط كليه ذينفعان برون سازماني با منابع اطلاعاتي مجاز
    • دسترسي به موضوعات كاري ارجاع شده به افراد و ارسال پاسخ پيام‌ها و دستورات كاري