آشنایی با نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب رایورز (نسل چهارم)

نظم در انجام کارهای اداری اهمیت زیادی دارد. انجام به‌موقع و سریع امور روزانه موجب خواهد شد تا کسب‌وکارها خدمات کامل و جامعی به مشتریان خود ارائه دهند. اما همیشه داستان به همین سادگی نیست. سیستم اتوماسیون اداری تحت وب یکی از راهکارهایی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا امور اداری روزمره را با نظم و دقت بالایی در سریع‌ترین زمان انجام دهند.

چرا کسب و کارها به استفاده از اتوماسیون اداری می‌پردازند؟

در طی سال‌های اخیر اهمیت نرم‌افزارهای اتوماسیون‌ اداری برای کسب‌وکارها بیشتر شده است. از زمانی که کاربردهای کامپیوتر و نرم‌افزارهای کامپیوتری گسترش پیدا کردند، کسب‌وکارها برای رها شدن از کاغذبازی‌های کلافه‌کننده به سراغ نرم‌افزار اتوماسیون اداری رفته‌اند. یک سیستم اتوماسیون اداری، مکاتبات وقت‌گیر و پرهزینه را کاهش می‌دهد.
همچنین، سازمان‌ها با استفاده از چنین سیستم‌هایی دیگر به دبیرخانه‌ای پر از پرونده و مدارک نیازی نخواهند داشت، زیرا تمامی گزارشات و مدارک در فایل‌های الکترونیکی بر روی سرورها ذخیره می‌شوند.

برخی از مزایای سیستم‌های اتوماسیون اداری:

1- دسترسی به اتوماسیون تحت وب از راه دور
یکی از مزایای اتوماسیون اداری تحت وب این است که از راه دور در مکان و زمان دلخواه به اطلاعات دسترسی دارید و نیازی به حضور فیزیکی نخواهید داشت. با سامانه‌ی مکاتبات الکترونیکی، امکان انتقال نامه‌ها و پیام‌های اداری به همکاران خود را به صورت غیرحضوری خواهید داشت و نیازی به رفت‌و‌آمدهای پی‌در‌پی نخواهد بود.
2- اتوماسیون اداری راهکاری برای حل برخی چالش‌های عمده در کسب و کارها
اگر کسب و کاری کوچک، متوسط یا بزرگ دارید و با چالش‌هایی مانند:
کندی انجام امور روزمره، عدم امکان استخراج اطلاعات یا بازیابی آن‌هاعدم وجود شفافیت،بروز خطاهای انسانی زیاد،عدم توانایی مدیریت مناسب بر کارکنان، بهره‌وری پایین و . . .
روبرو هستید، استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری کارآمد، راهکاری مناسب برای غلبه بر آن‌ها به‌شمار می‌رود.
3- ایجاد تمایز در کسب و کارهای پیشرو با نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب
امروزه کسب‌وکارهایی موفق هستند که خدمت‌رسانی بهتری به مراجعین انجام می‌دهند و رضایت مشتریان را جلب می‌کنند. خودکارسازی فرایندهای اداری به کمک سامانه‌ی مکاتبات، اتوماسیون تحت وب، گیشه‌ی اطلاع‌رسانی مراجعه‌کنندگان و ارتباط با سرویس پیامک، این امکان را فراهم می‌آورد تا پاسخگویی به مشتریان از سرعت بالایی برخوردار باشد.
همچنین سیستم اتوماسیون اداری با کاهش چشمگیر مصرف کاغذ، کمک شایان توجهی به حفظ و نگهداری محیط زیست می‌نماید، و از این منظر یکی از جلوه‌های تعهد اجتماعی در کسب و کار را به نمایش می‌گذارد. خاصه آن‌که استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب برای تمامی کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ (با شعب متعدد، کاربران زیاد و پراکندگی جغرافیایی) موضوعیت می‌یابد.

آشنایی با نسل چهارم اتوماسیون اداری رایورز

از آنجائی‌که استفاده از سیستم اتوماسیون اداری برای همه کسب‌وکارها ضروری است و مدیران با کمک نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب تمامی فرایندهای اداری، دبیرخانه و سامانه مکاتبات را سر و سامان می‌دهند و از این طریق موجب افزایش بهروه‌وری سازمانی می‌شوند، نسل چهارم سیستم اتوماسیون اداری رایورز با امکان خودکارسازی تمامی چرخه‌ی فرایندهای اداری، عرضه شده است تا موجب چابکی عملیات اداری. اجرائی در سازمان گردد.
تصمیم‌گیری دقیق و به‌هنگام مدیران از مزایای این سیستم است که در کنار حذف کاغذ باعث تسریع مکاتبات می‌شود. اگر به دنبال اجرای سازمان الکترونیک هستید، نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب رایورز بهترین گزینه خواهد بود.

راهکارهای رایورز برای سازمان‌هائی با اندازه‌های گوناگون

سیستم اتوماسیون اداری رایورز با ارائه‌ی راهکارهای متناسب، نیازهای مکاتباتی سازمان‌ها را در اندازه‌های گوناگون اعم از کسب و کارها و بنگاه‌های کوچک با یک دبیرخانه یا سازمان‌هایی متوسط با چندین دبیرخانه و تعاملات گسترده‌تر تا سازمان‌های بسیار بزرگ با پایگاه‌های داده توزیع شده، پوشش می‌دهد:
1. راهکار رایورز برای سازمان‌های کوچک و متوسط: دبیرخانه مرکزی با امکان ثبت، گردش و پیگیری مکاتبات؛
2. راهکار متمرکز رایورز برای سازمان‌های بزرگ: پشتیبانی از چند دبیرخانه با امکان کنترل سطح دسترسی در مشاهده و گردش اطلاعات؛
3. راهکارهای غیرمتمرکز برای سازمان‌های بسیار بزرگ: پیاده‌سازی یکپارچه پایگاه داده‌های توزیع شده با بهره‌مندی از سامانه مدیریت سیستم‌های توزیع‌شده (RayIDS).

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری رایورز

هر نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب باید قابلیت‌هایی داشته باشد تا امکان استفاده‌ی متناسب با نیازهای کسب‌وکار را فراهم کند. بهره‌گیری از سیستم اتوماسیون اداری تحت وب رایورز مزایای زیر را برای کسب‌وکارها به ارمغان می‌آورد:
1- رابط کاربری روزآمد
طراحی واکنش‌گرا در سیستم اتوماسیون اداری رایورز موجب می‌شود تا امکان استفاده از آن در دستگاه‌ها و سیستم‌های عامل‌ مختلف وجود داشته باشد. طراحی اپلیکیشن موبایلی، از خصوصیات مهم سیستم اتوماسیون اداری رایورز است.
2- سرعت بالای بارگذاری صفحات و اطلاعات در سیستم اتوماسیون اداری رایورز
نرم‌افزار اتوماسیون اداری رایورز با معماری بهینه‌ی نرم افزاری، صفحات را با کمترین تاخیر، بارگذاری می‌کند. به همین دلیل استفاده از سامانه مکاتبات، دبیرخانه و… به سادگی انجام می‌پذیرد.
4- قابلیت‌های خاص اتوماسیون تحت وب رایورز
رایورز در کنار سیستم اتوماسیون اداری، امکانات دیگری نیز در اختیار مشتریان قرار می‌دهد. پنل پیامک، امکان مدیریت پیام‌ها، استفاده از ابزار گزارش‌ساز جهت نظارت و کنترل فرایندهای اداری از آن جمله‌اند.
5- امنیت و سطوح دسترسی
با توجه به اهمیت موضوع امنیت در نرم‌افزارهای سازمانی، شرکت مهندسی نرم‌افزار رایورز اقدام به ارائه‌ی زیرساختی مجزا و اختصاصی، جهت پوشش موارد مختلف در این زمینه نموده است. شناسایی نقاط آسیب‌پذیر و نیز ارائه‌ی بهترین و امن‌ترین راهکارهای موجود، از ویژگی‌های برجسته زیرساخت تهیه شده می‌باشد. از این میان می‌توان به مواردی نظیر پشتیبانی از قابلیت SSO، رمزنگاری اطلاعات حساس، پشتیبانی از SSL و TLS، احراز هویت کاربران بخش‌های مختلف سیستم، اتصال Hybrid به Active Directory، پشتیبانی از Captcha، بازیابی رمز عبور از طریق پیامک و ایمیل و. . . نام برد.

سخن پایانی

سیستم اتوماسیون اداری از نیازمندی‌های هر کسب‌وکاری با هر اندازه‌ای است. برای نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب باید به سراغ نمونه‌هایی برویم که قابلیت‌های متنوعی دارند و تمامی نیازمندی‌های کسب‌وکار را فراهم می‌کنند. رایورز با ارائه نرم افزار اتوماسیون اداری نسل چهارم توانسته است یک سیستم ثبت، گردش و پیگیری مکاتبات درون‌سازمان را با سرعت بالا و در محیطی امن و کاربرپسند ارائه نماید.

مشاهده مشخصات نرم افزار اتوماسیون اداری

• 
  اتوماسیون اداری تحت وب (نسل چهارم)

وبینارهای مرتبط

• 
  وبینار معرفی نسل چهارم اتوماسیون اداری رایورز