پیام رسان بله 
رشد یک کسب و کار معمولا با افزایش تعداد مشتریان، کارکنان، محصولات و حجم فعالیت‌ها همراه است. اما همین رشد معمولا باعث می‌شود که انجام کارها به افراد خاص وابسته شود. مثلا ممکن است برای تصمیم‌گیری درباره یک مشتری، پیدا کردن اطلاعاتی خاص، انجام یک فعالیت اداری یا حتی آموزش نیروی جدید، همیشه یک نفر مشخص را لازم داشته باشید. در چنین شرایطی، بزرگ‌تر شدن کسب و کار الزاما به معنای کارآمدتر شدن آن نیست. در چنین شرایطی سیستم سازی کسب و کار کمک می‌کند روش انجام فعالیت‌های مهم سازمان از حالت فردمحور خارج شده و به فرآیندهایی مشخص، قابل تکرار و قابل اندازه‌گیری تبدیل شود. در نتیجه کارها کمتر به حافظه و تجربه افراد وابسته می‌مانند؛ و سازمان می‌تواند با نظم و پیش‌بینی‌پذیری بیشتری فعالیت کند.
البته سیستم سازی صرفا به معنی نوشتن دستورالعمل یا خرید یک نرم‌افزار نیست. در واقع پیش از به کار بردن هر ابزار و فناوری، باید مشخص باشد چه کاری، با چه روشی، توسط چه کسی و با چه استانداردی انجام می‌شود. سپس می‌توان برای اجرای بهتر این فرآیندها از مستندسازی، نرم‌افزار، اتوماسیون و سایر ابزارهای مدیریتی استفاده کرد.
سیستم سازی کسب و کار چیست؟
سیستم سازی کسب و کار یعنی طراحی و سازمان‌دهی روش انجام فعالیت‌های مهم یک کسب و کار به شکلی که اجرای آنها به یک فرد خاص وابسته نباشد. همچنین بتوان آنها را به صورت مشخص، تکرارپذیر و قابل کنترل انجام داد.
به عبارت دیگر در یک کسب و کار سیستم سازی‌شده، برای انجام یک کار مهم لازم نیست هر بار از خودمان بپرسیم: این کار را چطور انجام دهیم؟؛ یا منتظر بمانیم فرد باتجربه‌ای که همیشه آن را انجام می‌داده در دسترس باشد. بلکه همه چیز، از جمله روش انجام کار، مسئولیت‌ها، ورودی‌ها، خروجی‌ها و معیارهای کنترل آن تا حد قابل‌قبولی مشخص هستند.
مثلا تصور کنید در یک شرکت هر درخواست مشتری ابتدا به مسئول فروش اعلام می‌شود. سپس اطلاعات آن در یک فایل شخصی ثبت می‌شود؛ و ادامه پیگیری نیز بر اساس تجربه همان کارشناس انجام می‌گیرد. اگر این فرد در دسترس نباشد؛ ممکن است بخشی از اطلاعات یا پیگیری‌ها از دست برود. در مقابل در یک سیستم مناسب، همین فعالیت می‌تواند به یک فرآیند مشخص به شکل زیر تبدیل شود:
- ثبت درخواست
- تعیین مسئول
- پیگیری
- ثبت نتیجه
- اقدام بعدی
- بستن درخواست
در این حالت سازمان به جای اتکا به افراد، از یک روش مشخص برای انجام کار استفاده می‌کند.
سیستم در کسب و کار دقیقا چه چیزی را مشخص می‌کند؟
هر سیستم کسب و کاری باید حداقل به چند سوال اساسی پاسخ دهد:
- چه کاری باید انجام شود؟ هدف و خروجی مورد انتظار فرآیند چیست؟
- این کار چگونه باید انجام شود؟ مراحل، قواعد و استانداردهای اجرای آن چیست؟
- چه کسی مسئول انجام آن است؟ مسئولیت افراد و واحدهای درگیر در فرآیند چگونه تقسیم شده است؟
- از کجا بفهمیم کار درست انجام شده است؟ چه شاخص‌ها، کنترل‌ها یا گزارش‌هایی برای ارزیابی عملکرد وجود دارد؟
بنابراین سیستم سازی چیزی فراتر از نوشتن یک دستورالعمل است. یک سیستم زمانی کاربرد پیدا می‌کند که فرآیند، مسئولیت، ابزار و کنترل در کنار هم قرار بگیرند؛ و شیوه‌ای مشخص برای رسیدن به یک نتیجه مطلوب ایجاد کنند.
یک کسب و کار چه زمانی واقعا سیستم سازی شده است؟
به زبان ساده معیار مهم در این زمینه این است که کسب و کار تا چه اندازه می‌تواند فعالیت‌های خود را بدون وابستگی بیش از حد به افراد و تصمیم‌های موردی ادامه دهد.
چند نشانه می‌تواند وضعیت را روشن کند:
- اگر یک نیروی کلیدی برای مدتی در سازمان حضور نداشته باشد؛ فرآیند مربوط به او چگونه ادامه پیدا می‌کند؟
- آیا دو نفر مختلف، وقتی مسئول انجام یک کار مشابه هستند؛ تقریبا به یک روش و با کیفیت قابل‌قبول آن را انجام می‌دهند؟
- آیا نیروی جدید برای یادگیری یک فرآیند، فقط به توضیحات شفاهی همکاران وابسته است؟ یا منابع و روش مشخصی برای یادگیری دارد؟
- آیا مدیران می‌توانند وضعیت فعالیت‌های مهم را از طریق اطلاعات و گزارش‌های قابل اتکا ببینند؟ یا برای فهمیدن وضعیت هر کار باید مرتبا از افراد مختلف سوال کنند؟
هرچه پاسخ این پرسش‌ها مثبت‌تر باشد؛ می‌توان گفت کسب و کار از فردمحوری فاصله گرفته و به سمت سیستم‌محوری حرکت کرده است. البته هیچ سازمانی کاملا مستقل از افراد نیست. هدف سیستم سازی در کسب و کار هم حذف نقش انسان نیست؛ بلکه کاهش وابستگی غیرضروری به افراد و تبدیل تجربه فردی به توانمندی سازمانی است.
سیستم سازی در کسب و کار چه مشکلی را در سازمان حل می‌کند؟
تا زمانی که یک کسب و کار کوچک است؛ بسیاری از کارها می‌توانند با تکیه بر تجربه، حافظه و هماهنگی مستقیم افراد پیش بروند. مدیر می‌داند هر کار در چه مرحله‌ای است؛ کارکنان یکدیگر را می‌شناسند؛ و در صورت بروز مشکل، معمولا با چند تماس یا گفت‌وگو می‌توان مسئله را حل کرد. اما با بزرگ‌تر شدن سازمان، این روش‌ها دیگر به‌سادگی پاسخ‌گو نیستند. تعداد مشتریان بیشتر می‌شود؛ کارکنان و واحدهای بیشتری درگیر کار می‌شوند؛ حجم اطلاعات افزایش پیدا می‌کند؛ و تصمیم‌ها و فعالیت‌های روزمره آن‌قدر زیاد می‌شوند که نمی‌توان همه‌چیز را با پیگیری شخصی مدیریت کرد. در این وضعیت بخشی اگرچه به نظر می‌رسد برخی از مشکلات ناشی از کمبود نیروی انسانی یا ضعف عملکرد افراد است؛ اما در واقع از نبود فرآیندهای مشخص و سیستم‌های قابل اتکا ناشی می‌شوند.
وابستگی کسب و کار به مدیر و افراد کلیدی
در بسیاری از کسب و کارها، بخش قابل‌توجهی از دانش و تصمیم‌گیری در ذهن چند نفر قرار دارد. مدیر می‌داند در چه شرایطی با مشتری تماس گرفته شود؛ کارشناس فروش می‌داند هر مشتری را چگونه پیگیری کند؛ و مسئول مالی می‌داند برای هر موقعیت خاص چه اقدامی انجام دهد. این وابستگی تا وقتی که افراد مورد نظر همیشه در دسترس باشند؛ ممکن است چندان به چشم نیاید. در حالی که با مرخصی، جابه‌جایی، استعفا یا افزایش حجم کار، ضعف چنین ساختاری آشکار می‌شود.
سیستم سازی کمک می‌کند دانش و تجربه‌ای که پیش از این فقط در اختیار افراد بود؛ تا حد امکان به فرآیند، دستورالعمل، قواعد و اطلاعات قابل دسترس برای سازمان تبدیل شود. در نتیجه نقش افراد همچنان مهم باقی می‌ماند؛ اما ادامه کار فقط به حضور یک فرد خاص وابسته نیست.
انجام متفاوت یک کار توسط افراد مختلف
وقتی برای انجام کاری، روش مشخصی تعریف نشده باشد؛ هر کارمند ممکن است آن را بر اساس تجربه و برداشت شخصی خود انجام دهد. این تفاوت گاهی در ظاهر کوچک است؛ اما با افزایش تعداد فعالیت‌ها می‌تواند به اختلاف در کیفیت، تاخیر، خطا و حتی نارضایتی مشتری منجر شود.
به عنوان مثال ممکن است دو کارشناس فروش هر دو سرنخ‌های فروش را پیگیری کنند. اولی تماس بگیرد و اطلاعات مکالمه را ثبت کند؛ ولی دیگری بدون ثبت جزئیات موضوع را پیگیری کند. در این حالت تفاوت نتیجه فقط به عملکرد افراد مربوط نیست؛ بلکه بخشی از مشکل، به نبود یک روش استاندارد برای اجرای فرآیند بازمی‌گردد.
بنابراین سیستم سازی تلاش می‌کند برای فعالیت‌های تکرارشونده، روشی مشخص و قابل تکرار ایجاد کند؛ تا نتیجه کار کمتر به سلیقه و عادت افراد وابسته باشد.
دوباره‌کاری، خطا و گم شدن اطلاعات
هرچه حجم اطلاعات و تنوع فعالیت‌ها بیشتر شوند؛ نگهداری داده‌های آنها در فایل‌های شخصی، پیام‌رسان‌ها، ایمیل‌ها یا حافظه افراد دشوارتر می‌شود. در چنین شرایطی ممکن است یک کار دوبار انجام شود؛ یک درخواست فراموش شود؛ یا اطلاعاتی که یک واحد برای ادامه کار نیاز دارد، در اختیار آن قرار نگیرد. سیستم سازی کسب و کار با مشخص کردن محل ثبت اطلاعات، نحوه انتقال آنها بین مراحل مختلف و مسئول هر فعالیت، به ایجاد جریان اطلاعات منظم‌تر کمک می‌کند. نتیجه این رویکرد علاوه بر کاهش خطا، کاش زمان صرف شده توسط کارکنان برای پیدا کردن اطلاعات و هماهنگی‌های تکراری صرف می‌کنند.
دشوار شدن رشد و افزایش حجم کار
یکی از نشانه‌های مهم ضعف سیستم‌ها این است که رشد کسب و کار به افزایش فشار عملیاتی منجر می‌شود. یعنی هرچه تعداد مشتریان، سفارش‌ها یا فعالیت‌ها بیشتر می‌شود؛ تقریبا به همان نسبت نیاز به نیروی انسانی و پیگیری بیشتر نیز ایجاد می‌شود. این وضعیت معمولا زمانی رخ می‌دهد که فرآیندها بیش از حد به فعالیت‌های دستی و تصمیم‌های موردی وابسته باشند.
سیستم سازی کمک می‌کند بخش‌هایی از کار که تکرارشونده، قابل استانداردسازی یا قابل اندازه‌گیری هستند؛ از یک الگوی مشخص پیروی کنند. بنابراین افزایش حجم کار لزوما به معنی افزایش متناسب آشفتگی و پیچیدگی نیست؛ و سازمان ظرفیت بیشتری برای رشد پیدا می‌کند.
از دست رفتن دانش و تجربه سازمانی
یکی از دارایی‌های مهم هر کسب و کار، دانشی است که در طول سال‌ها از طریق تجربه کارکنان و مدیران ایجاد شده است. مشکل از جایی شروع می‌شود که این دانش فقط در ذهن افراد باقی می‌ماند.
در سازمان‌های سنتی وقتی یک نیروی باتجربه از سازمان خارج می‌شود؛ ممکن است بخشی از روش‌های حل مسئله، نکات مهم کار و تجربه‌های ارزشمند نیز از دست برود. از سویی استخدام نیروی جدید، بدون وجود مستندات و فرآیندهای مشخص نیز در این شرایط تنها به معنای شروع از صفر، بخشی از مسیر است.
سیستم سازی کمک می‌کند تجربه‌های تکرارشونده و قابل انتقال، به شکل فرآیند، دستورالعمل، چک‌لیست، اطلاعات و رویه‌های سازمانی ثبت شوند. به این ترتیب، تجربه فقط در اختیار یک فرد باقی نمی‌ماند؛ و به بخشی از حافظه سازمان تبدیل می‌شود.
سیستم سازی چه تفاوتی با اتوماسیون و نرم افزار دارد؟
یکی از برداشت‌های رایج این است که با خرید یک نرم‌افزار یا خودکار کردن چند فعالیت، بخش بزرگی از مسیر سیستم سازی طی شده است. در حالی که نرم‌افزار و اتوماسیون می‌توانند اجرای یک سیستم را آسان‌تر و دقیق‌تر کنند؛ اما خودشان به‌تنهایی سیستم نیستند. برای درک بهتر این تفاوت، باید بدانید که فرآیندهای سازمان چگونه شکل می‌گیرند؛ چگونه مستند می‌شوند؛ و در نهایت چگونه با استفاده از فناوری اجرا و کنترل می‌شوند.
سیستم سازی با مستندسازی چه تفاوتی دارد؟
مستندسازی یکی از اجزای مهم سیستم سازی است. وقتی یک سازمان روش انجام یک فعالیت را در قالب دستورالعمل، چک‌لیست یا فرم ثبت می‌کند؛ در واقع بخشی از دانش و تجربه خود را مستند کرده است. این کار باعث می‌شود روش انجام فعالیت از ذهن یک فرد خارج شود؛ و در اختیار دیگران نیز قرار بگیرد.
اما یک مستند به‌تنهایی تضمین نمی‌کند که فرآیند به‌درستی اجرا شود. ممکن است دستورالعمل کاملی وجود داشته باشد؛ اما مشخص نباشد چه کسی مسئول اجرای آن است؛ چه زمانی باید انجام شود؛ نتیجه چگونه بررسی شود؛ یا در صورت بروز خطا چه اقدامی صورت گیرد.
بنابراین باید گفت:
مستندسازی، دانش و روش انجام کار را ثبت می‌کند. در حالی که سیستم سازی، سازوکار انجام کار، کنترل و بهبود آن کار را شکل می‌دهد.
به همین دلیل داشتن تعداد زیادی فایل و دستورالعمل، لزوما به معنی سیستمی شدن یک کسب و کار نیست.
سیستم سازی با اتوماسیون چه تفاوتی دارد؟
اتوماسیون یعنی استفاده از فناوری برای انجام خودکار یا نیمه خودکار فعالیت‌هایی که پیش از این به صورت دستی انجام می‌شدند. مثلا ارسال خودکار پیام پس از ثبت یک درخواست، ایجاد یک وظیفه برای کارشناس فروش بعد از ورود یک سرنخ، یا انتقال خودکار یک پرونده به مرحله بعد، نمونه‌هایی از اتوماسیون هستند.
با این حال پیش از خودکار کردن هر فعالیت، باید مشخص باشد که این فعالیت دقیقا چگونه باید انجام شود. فرض کنید فرآیند پیگیری مشتری در یک سازمان مشخص نیست؛ و هر کارشناس روش متفاوتی دارد. در چنین شرایطی، خودکار کردن فرآیند لزوما مشکل را حل نمی‌کند؛ بلکه ممکن است همان بی‌نظمی را با سرعت بیشتری اجرا کند. به‌طور خلاصه اتوماسیون زمانی بیشترین ارزش را ایجاد می‌کند که روی یک فرآیند روشن و بهینه‌شده قرار بگیرد.
نقش نرم افزارهای سازمانی در سیستم سازی چیست؟
نرم‌افزارهای سازمانی ابزارهایی هستند که می‌توانند بخش مهمی از سیستم طراحی‌شده را اجرا، ثبت، کنترل و اندازه‌گیری کنند. مثلا یک CRM می‌تواند اطلاعات مشتریان و سرنخ‌ها را در یک محل متمرکز کند؛ مراحل پیگیری را مشخص کند؛ و سوابق ارتباطات را در اختیار تیم فروش قرار دهد. یک ERP هم می‌تواند اطلاعات و فرآیندهای واحدهای مختلف سازمان را به یکدیگر مرتبط کند؛ و ابزارهایی برای مدیریت عملیات و اطلاعات مالی در اختیار سازمان قرار دهد. نرم‌افزارهای BPMS هم می‌توانند اجرای فرآیندهای مشخص را بر اساس جریان‌های کاری از پیش تعریف‌شده مدیریت کنند.
به عبارتی نرم‌افزار در اینجا نقش زیرساخت اجرای سیستم را دارد. در نتیجه هرچه فرآیندها روشن‌تر و استانداردتر باشند؛ استفاده از نرم‌افزار نیز هدفمندتر خواهد بود. زیرا مشخص است نرم‌افزار قرار است دقیقا کدام مشکل را حل کند؛ چه اطلاعاتی را ثبت کند؛ و چه بخشی از فرآیند را بهبود دهد.
سیستم سازی کسب و کار شامل چه بخش‌هایی است؟
سیستم سازی را نمی‌توان به یک واحد یا فعالیت خاص محدود کرد. تقریبا هر بخشی از کسب و کار که در آن فعالیت‌های تکرارشونده، اطلاعات، مسئولیت‌ها و نقاط تصمیم‌گیری وجود دارد، می‌تواند سیستم‌سازی شود. البته لازم نیست همه بخش‌های سازمان هم‌زمان سیستم‌سازی شوند. حتی بهتر است کسب و کار از فرآیندهایی شروع کند که بیشترین تاثیر را بر عملکرد، مشتری، هزینه یا سرعت عملیات دارند؛ و سپس به‌تدریج سایر بخش‌ها را در این مسیر قرار دهد.
سیستم سازی فرآیندهای فروش
فروش یکی از نخستین حوزه‌هایی است که در بسیاری از کسب و کارها به افراد وابسته می‌شود. ممکن است هر کارشناس فروش روش خودش را برای دریافت سرنخ، تماس با مشتری، پیگیری، ارائه پیشنهاد و نهایی کردن معامله داشته باشد. سیستم سازی در فروش کمک می‌کند این فعالیت‌ها از یک مجموعه اقدامات پراکنده به یک فرآیند مشخص فروش تبدیل شوند. به عنوان مثال می‌توان مشخص کرد سرنخ از چه مسیرهایی وارد می‌شود؛ چه اطلاعاتی باید ثبت شود؛ چه کسی مسئول پیگیری است؛ هر مرحله چه شرایطی برای ورود به مرحله بعد دارد؛ و نتیجه هر تعامل چگونه ثبت می‌شود.
در این حالت سازمان علاوه بر اینکه می‌داند هر سرنخ در چه وضعیتی قرار دارد؛ می‌تواند عملکرد فرآیند فروش را نیز اندازه‌گیری و نقاط ضعف آن را شناسایی کند.
سیستم سازی بازاریابی
در بازاریابی نیز تعداد زیادی فعالیت تکرارشونده و وابسته به هماهنگی بین افراد وجود دارد. از برنامه‌ریزی و تولید محتوا گرفته تا اجرای کمپین، مدیریت سرنخ‌ها، ارسال پیام و ارزیابی نتایج. سیستم سازی کمک می‌کند این فعالیت‌ها هم بر اساس فرآیندهای مشخص انجام شوند. مثلا در فرآیند تولید محتوا می‌توان مراحل ایده‌پردازی، تدوین، تولید، بازبینی، انتشار و ارزیابی را مشخص کرد؛ و برای هر مرحله مسئول و زمان‌بندی تعریف کرد.
از طرف دیگر ارتباط میان بازاریابی و فروش نیز بخشی از سیستم سازی کسب و کار است. اگر مشخص نباشد یک سرنخ چه زمانی از بازاریابی به فروش منتقل می‌شود؛ یا اطلاعات آن چگونه در اختیار فروش قرار می‌گیرد؛ حتی اجرای درست هر واحد به‌صورت مستقل نیز لزوما نتیجه مطلوبی ایجاد نمی‌کند.
سیستم سازی فرآیندهای مالی
بخش مالی با حجم زیادی از اطلاعات، ثبت‌های تکرارشونده و کنترل‌های حساس سروکار دارد. به همین دلیل، نبود فرآیندهای مشخص در این بخش می‌تواند احتمال خطا، دوباره‌کاری و تاخیر در گزارش‌دهی را افزایش دهد. سیستم سازی مالی می‌تواند فعالیت‌هایی مانند ثبت اسناد، دریافت و پرداخت، تایید هزینه‌ها، کنترل مطالبات، گردش اسناد و تهیه گزارش‌های مالی را در بر بگیرد.
در این زمینه هدف فقط سریع‌تر انجام شدن این فعالیت‌ها نیست. بلکه باید مشخص باشد هر رویداد مالی چگونه ثبت می‌شود؛ چه کسی مسئول یا تاییدکننده آن است؛ اطلاعات از چه مسیری عبور می‌کند؛ و چگونه می‌توان وضعیت آن را پیگیری و کنترل کرد. هرچه این فرآیندها ساختارمندتر باشند؛ تهیه گزارش‌های دقیق و به‌موقع برای تصمیم‌گیری مدیریتی نیز آسان‌تر خواهد بود.
سیستم سازی منابع انسانی
بسیاری از فعالیت‌های این حوزه از زمان ایجاد یک موقعیت شغلی تا استخدام، ورود نیروی جدید، آموزش، ارزیابی عملکرد و حتی خروج از سازمان، ماهیتی فرآیندی دارند.مثلا اگر ورود یک نیروی جدید، در هر واحد به شکل متفاوتی انجام شود؛ احتمالا بعضی آموزش‌ها یا دسترسی‌های ضروری فراموش شوند. در حالی که با طراحی یک فرآیند مشخص می‌توان تعیین کرد که از زمان شروع همکاری چه اقداماتی باید انجام شود؛ چه واحدی مسئول هر مرحله است؛ و چه اطلاعاتی باید در اختیار فرد قرار بگیرد.
به این ترتیب تجربه‌ای که شاید پیش از این فقط در اختیار مسئول منابع انسانی یا مدیر یک واحد بوده، به یک رویه سازمانی قابل تکرار تبدیل می‌شود.
سیستم سازی عملیات و خدمات
در کسب و کارهایی که با تولید، اجرای پروژه، ارائه خدمات یا پشتیبانی مشتری سروکار دارند؛ عملیات معمولا یکی از پیچیده‌ترین بخش‌های سازمان است. زیرا فعالیت‌های متعددی باید با ترتیب مشخص و در هماهنگی با یکدیگر انجام شوند. به‌طور خلاصه سیستم‌سازی در این بخش می‌تواند شامل تعریف مراحل اجرای کار، تعیین مسئولیت‌ها، کنترل کیفیت، مدیریت درخواست‌ها، ثبت وضعیت فعالیت‌ها و نحوه رسیدگی به خطاها یا موارد استثنا باشد. همچنین هرچه عملیات پیچیده‌تر شود؛ اهمیت چنین ساختاری نیز بیشتر خواهد شد. زیرا بدون آن، افزایش حجم کار معمولا خیلی زود، موجب افزایش تاخیر و دوباره‌کاری می‌شود.
سیستم سازی اطلاعات و ارتباطات سازمانی
یکی از بخش‌هایی که گاهی در سیستم سازی نادیده گرفته می‌شود؛ نحوه جریان اطلاعات در سازمان است. ممکن است فرآیندها روی کاغذ مشخص باشند؛ اما اطلاعات مربوط به اجرای آنها میان فایل‌های مختلف، ایمیل‌ها، پیام‌رسان‌ها و ابزارهای جداگانه پراکنده باشد. در چنین شرایطی بخشی از زمان کارکنان صرف پیدا کردن اطلاعات، پرس‌وجو از همکاران و هماهنگی‌های تکراری می‌شود.
در این شرایط سیستم سازی اطلاعات مشخص می‌کند اطلاعات مورد نیاز هر فرآیند کجا ثبت می‌شود؛ چه کسانی به آن دسترسی دارند؛ چگونه بین واحدها منتقل می‌شود؛ و چگونه سابقه اقدامات حفظ می‌شود.
کسب و کار سیستمی شده
در یک کسب و کار سیستمی شده، مشخص است که هر فعالیت چگونه انجام می‌شود؛ چه کسی مسئول آن است؛ اطلاعات مورد نیاز کجا ثبت می‌شود؛ و نتیجه کار چگونه ارزیابی می‌شود. چنین ساختاری وابستگی سازمان به افراد کلیدی را کاهش می‌دهد؛ از دوباره‌کاری و خطا جلوگیری می‌کند؛ و زمینه را برای رشد و مدیریت بهتر عملیات فراهم می‌سازد. فناوری نیز در این مسیر نقش مهمی دارد. البته بهتر است ابتدا فرآیندها شناخته، اصلاح و استاندارد شوند؛ و سپس از ابزارهایی مانند نرم‌افزارهای ERP، CRM، BPMS و راهکارهای اتوماسیون برای اجرای بهتر آنها استفاده شود.
در نهایت سیستم سازی کسب و کار، یک پروژه با نقطه پایان مشخص نیست. بلکه با تغییر شرایط، افزایش حجم فعالیت‌ها و رشد سازمان، فرآیندها نیز باید مورد بازبینی و بهبود قرار بگیرند. کسب و کاری که بتواند دانش و تجربه افراد را به توانمندی سازمانی تبدیل کند؛ و اجرای فعالیت‌های خود را به‌صورت منظم و قابل‌اندازه‌گیری مدیریت کند؛ آمادگی بیشتری برای رشد پایدار و مقیاس‌پذیر خواهد داشت
