پیام رسان بله 
تا همین چند سال پیش، صحبت از دفاتر قانونی بیشتر ما را به یاد دفترهای کاغذی روزنامه و کل، پلمب دفاتر و فرایند ثبت و نگهداری اطلاعات مالی می‌انداخت. اما با الکترونیکی‌شدن بخش‌های مختلف نظام مالیاتی کشور، شیوه ارائه اطلاعات دفاتر قانونی نیز در حال تغییر است. یکی از مهم‌ترین این تغییرات، راه‌اندازی و توسعه فرایند دفاتر تجاری الکترونیکی یا به‌طور مخصتر دفاتر الکترونیک است.
دفاتر الکترونیک چیست؟
تغییر به دفاتر الکترونیکی مفهومی فراتر از کنار گذاشتن کاغذ و ثبت اطلاعات در یک سامانه دیجیتال دارد. در این فرایند اطلاعات مالی که در جریان فعالیت روزمره کسب‌وکار در سیستم حسابداری ثبت می‌شود؛ باید با ساختار مشخصی آماده و در اختیار سازمان امور مالیاتی قرار گیرد. بنابراین آشنایی با مفهوم دفاتر الکترونیکی و ارتباط آن با پلمب دفاتر، اسناد حسابداری و سایر تکالیف مالیاتی، برای شرکت‌ها و حسابداران اهمیت زیادی دارد.
منظور از دفاتر تجاری الکترونیکی چیست؟
دفاتر تجاری الکترونیکی را می‌توان شکل الکترونیکی ارائه و نگهداری اطلاعات دفاتر قانونی دانست. البته این تعریف نباید باعث شود دفاتر الکترونیکی را صرفا یک فایل دیجیتال از دفتر روزنامه و دفتر کل تصور کنیم.
در واقع در سازوکار جدید، اطلاعات مربوط به رویدادها و عملیات مالی کسب‌وکار، با استفاده از اطلاعات و کد رهگیری مربوط به پلمب دفاتر، در قالب و ساختاری که سازمان امور مالیاتی تعیین کرده، در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی ثبت می‌شود. بر اساس آیین‌نامه اجرایی مربوط، ثبت اطلاعات در این سامانه با رعایت مقررات، به منزله تنظیم دفاتر تجاری محسوب می‌شود.
به بیان ساده‌تر دفتر الکترونیکی داده‌های مالی ساختاریافته‌ای است که باید از فرایند حسابداری کسب‌وکار به شکل قابل پذیرش برای سازمان امور مالیاتی ارائه شود.
دفاتر الکترونیک چه تفاوتی با دفاتر قانونی سنتی دارند؟
تفاوت اصلی را باید در شیوه ثبت، نگهداری و ارائه اطلاعات جست‌وجو کرد، نه در اصل رویدادهای مالی. بنابراین در هر دو روش، رویدادهای مالی کسب‌وکار باید بر مبنای اصول و استانداردهای حسابداری ثبت شوند. تفاوت در این است که در روش سنتی، نتیجه ثبت این اطلاعات در دفاتر فیزیکی و پلمب‌شده نگهداری می‌شد؛ اما در فرایند دفاتر الکترونیکی، اطلاعات موردنظر با ساختار دیجیتال مشخص در سامانه سازمان امور مالیاتی ثبت و ارائه می‌شود.
بنابراین ورود دفاتر به فضای الکترونیکی به این معناست که هرچه بخش بیشتری از فرایند ارائه اطلاعات به شکل سیستمی انجام شود؛ صحت، یکپارچگی و قابلیت استخراج اطلاعات از سیستم حسابداری اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. از همین منظر بهتر است دفاتر الکترونیکی را به ترتیب زیر، یکی از حلقه‌های زنجیره اطلاعات مالی کسب‌وکار در نظر بگیریم:
- ثبت رویداد مالی
- سند حسابداری
- اطلاعات دفاتر
- آماده‌سازی اطلاعات
- ارسال در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی
چه کسانی باید دفاتر الکترونیکی داشته باشند؟
الزام به نگهداری دفاتر قانونی برای همه مودیان مالیاتی یکسان نیست. بر اساس مقررات مربوط به نحوه نگهداری دفاتر، کلیه اشخاص حقوقی و همچنین صاحبان مشاغل گروه اول مکلف به نگهداری دفاتر روزنامه و کل یا سایر دفاتر موردنیاز هستند. این دفاتر می‌توانند حسب مقررات به‌صورت دستی یا الکترونیکی نگهداری شوند.
اشخاص حقوقی
شرکت‌ها و سایر اشخاص حقوقی، فارغ از اینکه فعالیت آنها تولیدی، بازرگانی یا خدماتی باشد؛ در زمره اشخاصی قرار می‌گیرند که باید دفاتر قانونی خود را مطابق مقررات نگهداری کنند. بنابراین برای این گروه، آشنایی با فرایند دفاتر تجاری الکترونیکی اهمیت ویژه‌ای دارد.
صاحبان مشاغل گروه اول
در مورد اشخاص حقیقی، الزام نگهداری دفاتر قانونی عمدتا متوجه صاحبان مشاغل گروه اول است. قرار گرفتن یک مودی در این گروه بر اساس معیارهایی مانند نوع فعالیت یا میزان درآمد و مطابق ضوابط تعیین‌شده برای گروه‌بندی مشاغل مشخص می‌شود.
بنابراین اگر یک کسب‌وکار در قالب شخص حقوقی فعالیت می‌کند؛ یا یک شخص حقیقی در گروه اول مالیاتی قرار دارد؛ باید تکالیف مربوط به دفاتر قانونی و شیوه الکترونیکی نگهداری و ارائه آنها را جدی بگیرد.
پلمب دفاتر چه ارتباطی با دفاتر الکترونیکی دارد؟
در سازوکار فعلی، پلمب دفاتر و ثبت اطلاعات در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی دو مرحله متفاوت اما مرتبط با یکدیگر هستند. بر اساس آیین‌نامه اصلاحی مربوط به نحوه نگهداری دفاتر، مودیانی که از دفاتر الکترونیکی استفاده می‌کنند؛ برای ثبت اطلاعات در سامانه باید کد رهگیری پلمب دفاتر مربوط به سال مالی موردنظر را دریافت کنند.
کد رهگیری پلمب چه نقشی دارد؟
پلمب دفاتر در واقع مرحله‌ای است که به دفاتر قانونی یک سال مالی مشخص، شناسه و اعتبار لازم را می‌دهد. در روش الکترونیکی نیز این ارتباط از طریق کد رهگیری انجام می‌شود. یعنی اطلاعاتی که قرار است در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی ثبت شود؛ به دفاتر پلمب‌شده همان سال مالی مرتبط است.
به زبان ساده، مسیر را می‌توان این‌طور تصور کرد:
- پلمب دفاتر برای سال مالی
- دریافت کد رهگیری
- ثبت و آماده‌سازی اطلاعات مالی
- ارسال اطلاعات در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی
بنابراین کد رهگیری پلمب، یکی از اطلاعاتی است که ارتباط میان دفاتر قانونی و اطلاعاتی را که به‌صورت الکترونیکی ارائه می‌شوند، برقرار می‌کند.
آیا پلمب دفاتر به معنی ارسال دفاتر الکترونیکی است؟
خیر. پلمب دفاتر و ارسال دفاتر الکترونیکی دو اقدام متفاوت هستند. پلمب به فرایند ثبت و اخذ کد رهگیری دفاتر مربوط به سال مالی اختصاص دارد. در حالی که در مرحله بعد، اطلاعات مالی دوره موردنظر باید در قالب تعیین‌شده آماده و در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی ثبت شود. بنابراین داشتن کد رهگیری پلمب به‌تنهایی به معنی انجام تکلیف ارسال دفاتر الکترونیکی نیست.
| مرحله | هدف |
|---|---|
| پلمب دفاتر | ایجاد و شناسایی دفتر قانونی مربوط به سال مالی و دریافت کد رهگیری |
| ثبت دفاتر الکترونیکی | ارائه اطلاعات مالی مرتبط با آن دفتر در سامانه سازمان امور مالیاتی |
این تفکیک اهمیت زیادی دارد. زیرا ممکن است یک شرکت پلمب دفاتر خود را انجام داده باشد؛ اما هنوز اطلاعات دفاتر الکترونیکی خود را برای دوره مقرر در سامانه ثبت نکرده باشد.
چه اطلاعاتی در دفاتر الکترونیکی ثبت می‌شود؟
دفاتر الکترونیکی در نهایت بر پایه اطلاعاتی شکل می‌گیرند که در جریان ثبت رویدادهای مالی کسب‌وکار ایجاد شده‌اند. به همین دلیل کیفیت ثبت و نگهداری اطلاعات در سیستم حسابداری، یکی از پیش‌شرط‌های مهم برای تهیه صحیح اطلاعات دفاتر الکترونیکی است.
اطلاعات دفاتر الکترونیکی از کجا می‌آید؟
هر خرید، فروش، دریافت، پرداخت، انتقال وجه و سایر رویدادهای مالی، پس از ثبت در سیستم حسابداری، به بخشی از اطلاعات مالی کسب‌وکار تبدیل می‌شود. در زمان تهیه دفاتر الکترونیکی، اطلاعات موردنیاز از همین داده‌های حسابداری استخراج و مطابق ساختار تعیین‌شده برای سامانه آماده می‌شود.
به بیان ساده دفاتر الکترونیکی اطلاعات ثبت‌شده و سازمان‌یافته حسابداری را در قالبی مشخص برای ارائه به سازمان امور مالیاتی در اختیار سامانه قرار می‌دهند. به همین دلیل، اشتباه در ثبت سند، کدگذاری حساب‌ها، تاریخ رویدادها یا مبالغ می‌تواند در مرحله تهیه و ارسال دفاتر نیز مشکل ایجاد کند.
اطلاعات فایل دفاتر الکترونیکی شامل چیست؟
سازمان امور مالیاتی برای ارسال اطلاعات، قالب مشخصی در نظر گرفته است. در راهنمای سامانه این قالب شامل اطلاعاتی مانند ردیف، تاریخ، کد و عنوان حساب کل، کد و عنوان حساب معین، شرح و مبالغ بدهکار و بستانکار است.
بنابراین هنگام تهیه فایل دفاتر الکترونیکی نمی‌توان اطلاعات را با ساختار دلخواه وارد کرد. ترتیب و عنوان ستون‌ها و همچنین قواعد تکمیل فایل باید مطابق قالب ارائه‌شده در سامانه باشد. مثلا مبالغ بدهکار و بستانکار باید به‌صورت عددی و بر مبنای ریال ثبت شوند. همچنین جمع مبالغ دو طرف نیز باید با یکدیگر تطابق داشته باشد. در نتیجه فرایند تهیه دفاتر الکترونیکی را می‌توان یک زنجیره به‌هم‌پیوسته به ترتیب زیر دانست:
- ثبت رویداد مالی
- ثبت سند در سیستم حسابداری
- استخراج اطلاعات
- تطبیق و آماده‌سازی
- ارسال در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی
مهلت ارسال دفاتر الکترونیکی چگونه است؟
یکی از مهم‌ترین تفاوت‌های دفاتر الکترونیکی با روش سنتی، دوره‌ای‌شدن ارسال اطلاعات است. در روش جدید مودیان مشمول نباید ارائه اطلاعات دفاتر را صرفا یک کار پایان سال در نظر بگیرند. در واقع اطلاعات مالی باید متناسب با سال شروع دوره مالی، در بازه‌های زمانی مشخص در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی بارگذاری شود.
دوره‌های ارسال دفاتر الکترونیکی
به‌طور خلاصه دوره ارسال اطلاعات به سالی بستگی دارد که سال مالی در آن آغاز شده است. بر اساس آیین‌نامه فعلی، این زمان‌بندی به‌صورت تدریجی از دوره‌های یک‌ساله به شش‌ماهه، سه‌ماهه و سپس ماهانه تغییر کرده است:
| شروع سال مالی | دوره ارسال اطلاعات | مهلت کلی بارگذاری |
|---|---|---|
| تا ۳۰ اسفند ۱۴۰۳ | یک‌ساله | طبق مهلت مقرر برای همان سال مالی |
| سال ۱۴۰۴ | شش‌ماهه | بر اساس مهلت تعیین‌شده برای هر دوره |
| سال ۱۴۰۵ | سه‌ماهه | برای دوره‌های غیرپایانی، حداکثر تا دو ماه پس از پایان دوره |
| از سال ۱۴۰۶ به بعد | یک‌ماهه | برای ماه‌های غیرپایانی، تا پایان دو ماه بعد |
برای دوره‌ای که به پایان سال مالی منتهی می‌شود، مهلت بارگذاری با مهلت تسلیم اظهارنامه مالیاتی ارتباط دارد؛ و باید پیش از انقضای مهلت مقرر برای اظهارنامه انجام شود. بنابراین نمی‌توان برای همه شرکت‌ها یک تاریخ ثابت برای ارسال دفاتر الکترونیکی تعیین کرد. سال شروع سال مالی، دوره موردنظر و مهلت اظهارنامه مالیاتی از عواملی هستند که باید هنگام تعیین موعد ارسال در نظر گرفته شوند.
چرا باید مهلت‌ها را بر اساس سال مالی بررسی کرد؟
تغییر تدریجی دوره‌های ارسال باعث شده است که حتی دو شرکت مشابه نیز، در صورتی که سال مالی متفاوتی داشته باشند، الزاما با یک تقویم ارسال یکسان مواجه نباشند. از طرف دیگر ممکن است مهلت قانونی یک دوره با تصمیمات بعدی تمدید شود. برای نمونه در سال ۱۴۰۵ مهلت بارگذاری اطلاعات سه‌ماهه نخست برای مودیانی که آغاز سال مالی آنها در فروردین ۱۴۰۵ بوده، تا ۳۱ شهریور ۱۴۰۵ تمدید شد.
به همین دلیل بهتر است حسابدار یا مدیر مالی، علاوه بر زمان‌بندی مندرج در آیین‌نامه، آخرین بخشنامه‌ها و اطلاعیه‌های سازمان امور مالیاتی را نیز پیش از هر ارسال بررسی کند.
مراحل و نحوه ارسال دفاتر الکترونیکی در سامانه چگونه است؟
پس از آماده‌شدن اطلاعات مالی و تهیه فایل دفاتر الکترونیکی مطابق قالب موردنیاز، نوبت به بارگذاری اطلاعات در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی می‌رسد. این فرایند در چند مرحله انجام می‌شود؛ و لازم است اطلاعات فایل با سال مالی، دوره موردنظر و کد رهگیری دفتر پلمب‌شده مطابقت داشته باشد. بر اساس راهنمای سامانه، مسیر کلی ارسال شامل ورود به سامانه، آماده‌سازی فایل، انجام تنظیمات، بارگذاری، بررسی پیش‌نمایش و ثبت نهایی است.
ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی
برای شروع، مودی باید از طریق درگاه ملی خدمات الکترونیکی سازمان امور مالیاتی به نشانی my.tax.gov.ir وارد حساب کاربری خود شود؛ و گزینه مربوط به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی را انتخاب کند.
دریافت قالب و آماده‌سازی فایل
در سامانه، قالب استاندارد Excel برای ثبت اطلاعات دفاتر در اختیار مودی قرار می‌گیرد. اطلاعات باید مطابق همین قالب تکمیل شود. در مورد فایل‌های حجیم‌تر نیز بر اساس راهنمای سامانه، فایل دارای بیش از ۱۰۰۰ رکورد باید در قالب CSV ارائه شود.
انجام تنظیمات مربوط به بارگذاری
پیش از بارگذاری فایل، مواردی مانند نوع فایل، کد رهگیری دفتر پلمب‌شده و تاریخ آخرین رویداد جاری فایل باید در سامانه مشخص شود. کد رهگیری انتخاب‌شده نیز باید مربوط به همان دوره مالی و همان پرونده مالیاتی باشد.
بارگذاری و بررسی پیش‌نمایش فایل
پس از انتخاب فایل، سامانه آن را بررسی می‌کند و پیش‌نمایشی از اطلاعات را نمایش می‌دهد. در این مرحله مودی می‌تواند ساختار و بخشی از داده‌های فایل را پیش از ارسال نهایی بررسی کند. بنابراین در صورت وجود مشکل در فرمت یا اطلاعات، باید فایل اصلاح و دوباره بارگذاری شود.
ثبت نهایی اطلاعات
پس از اطمینان از صحت فایل و وضعیت بارگذاری، اطلاعات در بخش تاریخچه بارگذاری نمایش داده می‌شود. در این مرحله مودی می‌تواند فایل مربوط را برای ثبت نهایی انتخاب و ارسال کند.
پیگیری وضعیت ارسال
پس از ثبت فایل، وضعیت آن در بخش تاریخچه بارگذاری قابل مشاهده است. این بخش برای پیگیری وضعیت فایل‌ها و بررسی مواردی مانند بارگذاری موفق یا خطاهای پردازش کاربرد دارد.
در پایان باید گفت دفاتر الکترونیکی را نباید صرفا جایگزینی برای دفاتر کاغذی و یک فرایند اداری جدید در نظر گرفت. در این شیوه اطلاعات مالی ثبت‌شده در سیستم حسابداری باید در قالبی مشخص و مرتبط با دفاتر پلمب‌شده، در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی ارائه شود. بنابراین آشنایی با الزامات قانونی، توجه به زمان‌بندی ارسال و مهم‌تر از همه، ثبت دقیق و منسجم اطلاعات مالی از الزامات اصلی این فرایند است. هرچه فرایند حسابداری یک کسب‌وکار ساختاریافته‌تر و سیستمی‌تر باشد؛ آماده‌سازی و ارائه اطلاعات دفاتر الکترونیکی نیز ساده‌تر و کم‌خطاتر خواهد بود.
