پیام رسان بله 
زنجیره تامین مجموعه‌ای از فعالیت‌های به‌هم‌پیوسته است؛ که از تامین مواد اولیه و خرید شروع می‌شود و تا انبار کردن، تولید، فروش، توزیع و تحویل محصول به مشتری ادامه پیدا می‌کند. نکته مهم اینکه هرکدام از این بخش‌ها ممکن است وظیفه خود را به‌درستی انجام دهند؛ اما این موضوع لزوما به معنای عملکرد مطلوب کل زنجیره تامین نیست. مثلا شاید واحد خرید بتواند کالا را با قیمت مناسبی تهیه کند؛ انبار موجودی کافی داشته باشد؛ و واحد فروش نیز سفارش‌های جدیدی ثبت کند. اما اگر اطلاعات این واحدها به‌موقع و دقیق با یکدیگر به اشتراک گذاشته نشود؛ نتیجه می‌تواند افزایش موجودی، خریدهای غیرضروری، تاخیر در تحویل یا حتی کمبود کالا باشد. در چنین شرایطی مسئله لزوما ضعف یک واحد خاص نیست؛ بلکه نبود هماهنگی در کل زنجیره است. در ایجاد این هماهنگی، سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی یا ERP نقش مهمی ایفا کنند. ERP با یکپارچه کردن اطلاعات و فرآیندهای بخش‌های مختلف سازمان، زمینه‌ای فراهم می‌کند تا تصمیم‌های مرتبط با خرید، موجودی، تولید، فروش و مالی بر اساس اطلاعات مشترک و به‌روز گرفته شوند.
البته نقش ERP در زنجیره تامین فقط به یکپارچه شدن اطلاعات محدود نمی‌شود. مسئله مهم‌تر این است که این یکپارچگی چگونه می‌تواند به بهبود شاخص‌های عملکرد، کاهش هزینه‌ها، کنترل بهتر موجودی و افزایش سرعت واکنش سازمان منجر شود. برای بررسی این موضوع ابتدا باید بدانیم منظور از عملکرد زنجیره تامین چیست؟ و چرا اطلاعات یکپارچه در آن اهمیت دارد.
عملکرد زنجیره تامین چیست و چرا به اطلاعات یکپارچه نیاز دارد؟
عملکرد زنجیره تامین را می‌توان میزان موفقیت سازمان در مدیریت جریان کالا، اطلاعات و منابع، از مرحله تامین تا تحویل به مشتری دانست. بنابراین ارزیابی آن به‌جای آنکه بر اساس میزان خرید یا حجم موجودی انبار انجام شود؛ مجموعه‌ای از شاخص‌ها را دربرمی‌گیرد که نشان می‌دهند زنجیره تامین تا چه اندازه سریع، دقیق، هماهنگ و مقرون‌به‌صرفه عمل می‌کند.
عملکرد زنجیره تامین را با چه شاخص‌هایی می‌سنجیم؟
به‌طور کلی نوع شاخص‌های مورد استفاده به ماهیت کسب‌وکار بستگی دارد. اما برخی معیارها در اغلب سازمان‌ها اهمیت بیشتری دارند. مثلا زمان تامین کالا، میزان موجودی، نرخ کمبود، گردش موجودی، درصد تحویل به‌موقع سفارش‌ها و هزینه‌های مرتبط با تامین و توزیع، از جمله شاخص‌هایی هستند که می‌توانند تصویری از وضعیت زنجیره تامین ارائه دهند.
نکته مهم این است که این شاخص‌ها به یکدیگر وابسته‌اند. یعنی کاهش موجودی اگر بدون توجه به میزان تقاضا انجام شود؛ ممکن است هزینه نگهداری را کم کند؛ اما احتمال کمبود کالا و تاخیر در تحویل را افزایش دهد. از طرف دیگر خرید بیش از نیاز می‌تواند احتمال کمبود را کاهش دهد؛ اما سرمایه بیشتری را در موجودی کالا درگیر کند.
بنابراین مدیریت زنجیره تامین به دنبال پیدا کردن بهترین عملکرد برای هر بخش نیست؛. در واقع هدف اصلی، ایجاد تعادل میان این شاخص‌ها و بهینه کردن عملکرد کل زنجیره است.
چرا داده‌های پراکنده عملکرد زنجیره را کاهش می‌دهند؟
یکی از چالش‌های رایج در مدیریت زنجیره تامین، پراکندگی اطلاعات میان واحدهای مختلف است. زمانی که اطلاعات فروش، موجودی، خرید، سفارش‌های در حال تامین یا برنامه تولید در سیستم‌های جداگانه یا فایل‌های مستقل نگهداری شوند؛ هر واحد ممکن است بر اساس تصویری متفاوت از وضعیت سازمان تصمیم‌گیری کند.
فرض کنید واحد فروش سفارشی را ثبت کرده است؛ اما واحد خرید از افزایش تقاضای این کالا اطلاع ندارد. همچنین انبار نیز تصویر دقیقی از موجودی در راه ارائه نمی‌دهد. در چنین وضعیتی ممکن است خریدی انجام شود که ضرورتی ندارد؛ یا سازمان زمانی متوجه کمبود کالا شود که برای تامین آن دیر شده باشد. در این مثال مشکل فقط نبود اطلاعات نیست. بلکه مسئله اصلی، نبود یک تصویر مشترک و در لحظه از وضعیت زنجیره تامین است.
از سویی هرچه تعداد فرآیندها و واحدهای درگیر بیشتر شود؛ اهمیت این موضوع نیز افزایش پیدا می‌کند. به عبارت دیگر اطلاعاتی که امروز در واحد فروش ثبت می‌شود؛ معمولا بر تصمیم خرید فردا، موجودی انبار، برنامه تولید، زمان تحویل سفارش و حتی وضعیت مالی سازمان اثر می‌گذارد. بنابراین اگر این ارتباط‌ها در زمان مناسب دیده نشوند؛ تصمیم‌های درستِ هر واحد لزوما به نتیجه مطلوبی برای کل کسب‌وکار منجر نمی‌شود.
در چنین شرایطی سیستم ERP می‌تواند نقش یک زیرساخت اطلاعاتی مشترک را ایفا کند. زیرساختی که در آن اطلاعات مربوط به فرآیندهای مختلف به یکدیگر متصل هستند؛ و تغییر در یک بخش، در حد امکان و متناسب با فرآیندهای سازمان، در تصمیم‌ها و اطلاعات بخش‌های دیگر نیز دیده می‌شود.
به همین دلیل برای بررسی اثر ERP بر عملکرد زنجیره تامین، باید از این سوال فراتر برویم که ERP چه امکاناتی دارد؟؛ و بپرسیم که این امکانات چگونه کیفیت تصمیم‌گیری و عملکرد واقعی زنجیره تامین را تغییر می‌دهند؟
سیستم ERP چگونه زنجیره تامین را یکپارچه می‌کند؟
سیستم‌های ERP با ایجاد یک بستر مشترک برای ثبت، نگهداری و گردش اطلاعات، به سازمان کمک می‌کنند ارتباط میان فرآیندهایی مانند فروش، خرید، انبار، تولید و مالی را بهتر مدیریت کند. در یک ساختار یکپارچه، هر واحد همچنان وظایف و مسئولیت‌های مشخص خود را دارد؛ اما تصمیم‌گیری آن دیگر کاملا مستقل از اطلاعات سایر بخش‌ها نیست. همین ارتباط است که می‌تواند از بسیاری از دوباره‌کاری‌ها، مغایرت‌های اطلاعاتی و تصمیم‌های ناسازگار جلوگیری کند.
اتصال فروش، خرید، انبار و تولید
در زنجیره تامین، بسیاری از تصمیم‌ها از یک رویداد در بخشی دیگر از سازمان شروع می‌شوند. مثلا ثبت یک سفارش فروش، فقط یک رویداد در واحد فروش نیست. این سفارش ممکن است بر موجودی انبار، نیاز به خرید، برنامه تولید و زمان‌بندی تحویل اثر بگذارد. بنابراین در صورت نبود یکپارچگی، معمولا هر واحد این اطلاعات را جداگانه دریافت و پردازش می‌کند. در مقابل، ERP می‌تواند اطلاعات این فرآیندها را به یکدیگر مرتبط کند. به این ترتیب، وضعیت سفارش‌های فروش، می‌تواند در کنار موجودی کالا، سفارش‌های خرید در جریان و اطلاعات مربوط به تولید دیده شود.
این ارتباط به سازمان کمک می‌کند تصمیم‌هایی مانند چه چیزی باید خریداری شود؟؛ چه مقدار موجودی در اختیار داریم؟؛ یا آیا امکان تامین این سفارش در زمان موردنظر وجود دارد؟ را با در نظر گرفتن اطلاعات بیشتری اتخاذ کند.
در واقع ERP میان فرآیندها ارتباط برقرار می‌کند. در نتیجه بدون اینکه لازم باشد اطلاعات یک فعالیت، چند بار و در سیستم‌های مختلف ثبت یا منتقل شود؛ ورودی فعالیت‌های بعدی باشد.
ایجاد دید یکپارچه از وضعیت زنجیره تامین
یکی از مهم‌ترین نتایج این یکپارچگی، ایجاد دید جامع‌تر نسبت به وضعیت زنجیره تامین است. مدیر یا کارشناس به‌جای اینکه برای پاسخ به یک سوال ساده، اطلاعات را از چند واحد و چند منبع مختلف جمع‌آوری کند؛ می‌تواند بخش بیشتری از اطلاعات موردنیاز خود را در یک بستر مشترک مشاهده و بررسی نماید. مثلا فرض کنید سازمان باید تصمیم بگیرد سفارش جدیدی را بپذیرد یا زمان تحویل آن را تغییر دهد. برای این تصمیم، تنها موجودی فعلی انبار کافی نیست. بلکه باید مشخص باشد چه مقدار کالا در سفارش‌های باز خرید است؛ چه میزان از موجودی قبلا به سفارش‌های دیگر اختصاص یافته است؛ ظرفیت تولید چگونه است؛ و چه تعهداتی برای تحویل وجود دارد.
ERP با کنار هم قرار دادن این اطلاعات، امکان شکل‌گیری یک تصویر به هم پیوسته از وضعیت زنجیره را فراهم می‌کند. در چنین شرایطی تصمیم‌گیری کمتر بر پایه حدس یا اطلاعات ناقص و بیشتر بر اساس داده‌های ثبت‌شده و قابل پیگیری انجام می‌شود. البته میزان این یکپارچگی به فرآیندهای سازمان، کیفیت داده‌ها و نحوه استقرار ERP وابسته است. بنابراین صرف داشتن یک سیستم ERP تضمین‌کننده وجود زنجیره تامین کاملا یکپارچه نیست. به‌طور خلاصه انچه مهم است طراحی درست فرآیندها و ایجاد ارتباط واقعی میان اطلاعات و فعالیت‌های سازمان است.
تاثیر ERP بر عملکرد زنجیره تامین چیست؟
یکپارچه شدن اطلاعات زمانی ارزش واقعی خود را نشان می‌دهد؛ که بتواند به تصمیم‌های بهتر و عملکرد مطلوب‌تر در زنجیره تامین منجر شود. سیستم ERP با ایجاد ارتباط میان فرآیندهای مختلف، می‌تواند بر شاخص‌هایی مانند موجودی، تامین، زمان تحویل و هزینه‌های زنجیره تامین اثر بگذارد.
مدیریت بهتر موجودی و کاهش کمبود یا انباشت کالا
یکی از مهم‌ترین چالش‌های زنجیره تامین، پیدا کردن تعادل میان موجودی کافی و موجودی بیش از نیاز است. نگهداری بیش از حد کالا، سرمایه و فضای انبار را درگیر می‌کند. از طرف دیگر موجودی ناکافی می‌تواند باعث توقف عملیات یا ناتوانی در پاسخ‌گویی به سفارش مشتری شود. ERP با مرتبط کردن اطلاعات فروش، سفارش‌ها، موجودی انبار و خریدهای در جریان، دید دقیق‌تری از وضعیت کالا ایجاد می‌کند. در نتیجه تصمیم درباره زمان و مقدار خرید می‌تواند بر اساس نیاز واقعی و اطلاعات به‌روز انجام شود. به این ترتیب سازمان می‌تواند احتمال خرید مازاد، انباشت کالا و همچنین کمبودهای پیش‌بینی‌نشده را کاهش دهد؛ و مدیریت موجودی را از یک فعالیت صرفا اجرایی، به بخشی از فرایند تصمیم‌گیری تبدیل کند.
بهبود برنامه‌ریزی خرید و تامین
وقتی اطلاعات فروش، موجودی و نیازهای عملیاتی در اختیار واحد تامین قرار داشته باشد؛ برنامه‌ریزی خرید نیز می‌تواند دقیق‌تر انجام شود. یعنی به‌جای اینکه سفارش‌های خرید صرفا بر اساس درخواست‌های مقطعی، یا اطلاعاتی که از چند منبع جمع‌آوری شده ثبت شوند؛ با توجه به وضعیت کل زنجیره صورت بگیرد. مثلا مشاهده هم‌زمان موجودی فعلی، سفارش‌های ثبت‌شده، اقلام در راه و نیازهای پیش‌رو، به سازمان کمک می‌کند زمان و مقدار سفارش خرید را بهتر تعیین کند. این موضوع علاوه بر کاهش خریدهای غیرضروری، می‌تواند از تاخیر ناشی از تامین دیرهنگام کالا نیز جلوگیری کند.
افزایش سرعت و دقت در پردازش و تحویل سفارش‌ها
مشکل تاخیر در تحویل سفارش، گاهی از جایی شروع می‌شود که اطلاعات سفارش به‌موقع به انبار، خرید یا تولید منتقل نشده است. ERP با متصل کردن سفارش مشتری به اطلاعات موجودی و سایر فرآیندهای مرتبط، کمک می‌کند تا وضعیت سفارش در مراحل مختلف با وضوح بیشتری دنبال شود. در نتیجه شناسایی سریع‌تر موانع، هماهنگی بهتر میان واحدها و کاهش دوباره‌کاری، می‌تواند به کوتاه شدن زمان پردازش و تحویل سفارش کمک کند. به‌طور خلاصه وقتی هر واحد بخشی از یک جریان اطلاعاتی مشترک باشد؛ فاصله میان ثبت سفارش و اقدام برای تحویل آن کمتر می‌شود.
کنترل بهتر هزینه‌ها و سرمایه درگیر در زنجیره تامین
هزینه زنجیره تامین فقط به مبلغ خرید کالا محدود نمی‌شود. هزینه نگهداری موجودی، حمل‌ونقل، تاخیر، خریدهای اضطراری، دوباره‌کاری و سرمایه گرفتار شده در موجودی کالا یا سفارش‌های در جریان نیز بر عملکرد مالی سازمان اثر می‌گذارد. ERP با مرتبط کردن اطلاعات عملیاتی و مالی، کمک می‌کند این اثرات بهتر دیده شوند. مثلا افزایش موجودی یک کالا در انبار، در کنار ارزش ریالی موجودی، میزان خرید، فروش و تعهدات مالی بررسی شود. این دید یکپارچه به مدیران کمک می‌کند در تصمیم‌گیری‌های مربوط به زنجیره تامین، در کنار سرعت یا حجم عملیات، به هزینه و منابع مالی سازمان نیز توجه کنند.
ERP چگونه عملکرد زنجیره تامین را قابل اندازه‌گیری می‌کند؟
بهبود عملکرد زنجیره تامین زمانی معنا پیدا می‌کند که بتوان آن را با شاخص‌های مشخص اندازه‌گیری و در دوره‌های مختلف مقایسه کرد. اگر سازمان فقط بداند که اطلاعات بیشتری در اختیار دارد؛ اما نتواند تاثیر این اطلاعات بر زمان تامین، موجودی، تحویل یا هزینه‌ها را ارزیابی کند؛ تشخیص میزان موفقیت آن دشوار خواهد بود. سیستم ERP با ثبت و ارتباط دادن داده‌های مربوط به فرآیندهای مختلف، می‌تواند دسترسی به اطلاعات موردنیاز برای محاسبه و پایش این شاخص‌ها را ساده‌تر کند. به این ترتیب مدیران می‌توانند به‌جای اتکا به گزارش‌های پراکنده یا برداشت‌های شخصی، عملکرد زنجیره تامین را بر اساس داده‌های واقعی بررسی کنند.
مثلا ارتباط میان قابلیت‌های ERP و برخی شاخص‌های رایج عملکرد را می‌توان به شکل زیر دید:
| قابلیت یا اطلاعات ERP | حوزه اثر | نمونه شاخص عملکرد |
|---|---|---|
| اطلاعات یکپارچه موجودی و فروش | مدیریت موجودی | گردش موجودی، نرخ کمبود |
| ثبت و رهگیری سفارش‌های خرید | تامین | زمان تامین، تاخیر تامین |
| ارتباط سفارش فروش با موجودی و عملیات | تحویل | درصد تحویل به‌موقع |
| اطلاعات خرید، انبار و فروش در کنار هم | کنترل هزینه | هزینه تامین و نگهداری |
| دسترسی به سابقه و وضعیت فرآیندها | تصمیم‌گیری | زمان چرخه سفارش و تامین |
اهمیت این موضوع در آن است که سازمان می‌تواند رابطه میان تصمیم‌ها و نتایج را بهتر ببیند. به عنوان مثال اگر افزایش موجودی یک گروه از کالاها، باعث کاهش کمبود شده باشد؛ اما هم‌زمان سرمایه درگیر در انبار را به شکل قابل‌توجهی افزایش داده باشد؛ مدیر می‌تواند این دو اثر را در کنار یکدیگر بررسی کند. در نتیجه ERP می‌تواند زیرساختی برای پایش مستمر عملکرد و مقایسه نتایج با اهداف تعیین‌شده باشد. البته انتخاب شاخص‌های مناسب باید با توجه به نوع فعالیت سازمان، ساختار زنجیره تامین و اولویت‌های کسب‌وکار انجام شود.
آیا ERP به‌تنهایی برای بهبود زنجیره تامین کافی است؟
پیاده‌سازی یک سیستم ERP به‌خودی‌خود به معنای بهبود عملکرد زنجیره تامین نیست. ERP می‌تواند اطلاعات را یکپارچه کند؛ فرآیندها را به هم مرتبط سازد؛ و دسترسی به داده‌های موردنیاز برای تصمیم‌گیری را افزایش دهد. با این حال نتیجه نهایی به نحوه طراحی و اجرای فرآیندها، کیفیت اطلاعات و میزان استفاده درست از قابلیت‌های سیستم بستگی دارد.
ERP جایگزین فرآیندهای درست نیست
اگر فرآیند خرید، انبار، تولید یا فروش در سازمان از ابتدا به شکل مناسبی طراحی نشده باشد؛ انتقال همان فرآیند به نرم‌افزار ERP لزوما مشکل را برطرف نمی‌کند. در واقع حتی ممکن است یک فرآیند ناکارآمد با سرعت و نظم بیشتری اجرا شود؛ بدون اینکه نتیجه مطلوبی برای سازمان ایجاد کند. به همین دلیل در کنار انتخاب و پیاده‌سازی ERP، باید فرآیندهای مرتبط با زنجیره تامین نیز بررسی و در صورت نیاز اصلاح شوند.
کیفیت داده‌ها، کیفیت تصمیم‌ها را تعیین می‌کند
یکپارچه بودن اطلاعات زمانی ارزشمند است که خود اطلاعات دقیق، به‌روز و قابل اعتماد باشند. ثبت اشتباه موجودی، اطلاعات نادرست درباره زمان تامین یا ناقص بودن سوابق سفارش‌ها، می‌تواند موجب شود تصمیمات اخذ شده بر اساس گزارش‌های ERP دقت کافی نداشته باشند. بنابراین مدیریت داده‌های پایه، نحوه ثبت اطلاعات و مسئولیت هر واحد در قبال صحت داده‌ها، بخش مهمی از موفقیت سیستم محسوب می‌شود.
ERP همیشه تمام نیازهای زنجیره تامین را پوشش نمی‌دهد
در بسیاری از سازمان‌ها ERP هسته اصلی اطلاعات و عملیات زنجیره تامین است؛ اما بنابر پیچیدگی کسب‌وکار، معمولا به ابزارهای تخصصی دیگری نیز نیاز است. مثلا سازمان‌های بزرگ‌تر ممکن است در کنار ERP از راهکارهایی برای مدیریت پیشرفته انبار، حمل‌ونقل، برنامه‌ریزی تولید یا تحلیل داده استفاده کنند. بنابراین بهتر است ERP را بخشی از معماری فناوری اطلاعات سازمان بدانیم که وظیفه آن ایجاد ارتباط و یکپارچگی میان فرآیندهاست. در این صورت دیگر انتظار نداریم که به‌تنهایی تمام مسائل زنجیره تامین را حل کند.
ERP چگونه زنجیره تامین را از داده به تصمیم می‌رساند؟
عملکرد زنجیره تامین حاصل هماهنگی میان مجموعه‌ای از فعالیت‌ها از خرید و تامین گرفته تا انبار، تولید، فروش و تحویل است. به همین دلیل هرچه ارتباط میان این فعالیت‌ها دقیق‌تر و سریع‌تر باشد؛ امکان مدیریت بهتر کل زنجیره نیز افزایش پیدا می‌کند. سیستم‌های ERP با ایجاد بستر یکپارچه برای ثبت و گردش اطلاعات، می‌توانند این هماهنگی را تقویت کنند. دسترسی به اطلاعات مرتبط با سفارش، موجودی، خرید، تولید و وضعیت مالی در یک جریان مشترک، به سازمان کمک می‌کند تصمیم‌های مرتبط با زنجیره تامین را بر اساس تصویر کامل‌تری از شرایط موجود اتخاذ کند. نتیجه این یکپارچگی در شاخص‌هایی مانند کنترل موجودی، زمان تامین، سرعت تحویل سفارش، کاهش هزینه‌ها و استفاده بهتر از منابع نمایان می‌شود.
