اتوماسیون فرآیندهای منابع انسانی با BPMS

پیچیدگی در فرآیندهای منابع انسانی

در نگاه اول بسیاری از فعالیت‌های منابع انسانی ساده به نظر می‌رسند. یک کارمند درخواست خود را ثبت می‌کند؛ مدیر آن را بررسی می‌کند؛ و واحد منابع انسانی نتیجه را ثبت و اعلام می‌کند. اما در عمل پشت همین جریان ساده ممکن است چندین نقش، قانون، داده و سامانه درگیر باشند. همچنین هرچه سازمان بزرگ‌تر و ساختار آن پیچیده‌تر باشد؛ این وابستگی‌ها نیز بیشتر می‌شود.

تعدد افراد و واحدهای درگیر

بسیاری از فرآیندهای منابع انسانی تنها در اختیار واحد HR نیستند. مثلا فرآیند جذب یک نیروی جدید ممکن است از اعلام نیاز یک مدیر آغاز شود؛ و بعد به منابع انسانی، امور مالی، مدیریت، واحد فناوری اطلاعات و حتی واحد حراست برسد. اگر مسیر مشخصی برای این تعامل وجود نداشته باشد؛ هماهنگی میان افراد، به پیگیری‌های دستی وابسته می‌شود، و احتمال توقف یا تاخیر در فرآیند افزایش پیدا می‌کند.

وابستگی فرآیندها به قوانین و ساختار سازمانی

در فرآیندهای منابع انسانی همیشه یک مسیر ثابت برای همه درخواست‌هاوجود ندارد. ممکن است نوع درخواست، سمت فرد، واحد سازمانی، سطح دسترسی یا مبلغ موردنظر تعیین کند که چه کسانی باید آن را بررسی و تایید کنند. بنابراین اتوماسیون واقعی فقط به معنی انتقال یک فرم کاغذی به محیط دیجیتال نیست. بلکه سیستم باید بتواند منطق و قواعد حاکم بر فرآیند را نیز اجرا کند.

پراکندگی اطلاعات و ابزارها

اطلاعات مورد نیاز یک فرآیند ممکن است در چند بخش مختلف سازمان قرار داشته باشد. بخشی از اطلاعات در سیستم منابع انسانی، بخشی در سیستم حضور و غیاب، بخشی در نرم‌افزار مالی و بخشی نیز در فرم‌ها، فایل‌های اسکل یا مکاتبات سازمانی ثبت شده باشد. در چنین شرایطی حتی
اگر هر بخش به‌صورت جداگانه دیجیتال شده باشد؛ فرآیند کلی همچنان می‌تواند پراکنده و پیگیری آن دشوار باشد.

اهمیت رهگیری و ثبت سابقه

در فرآیندهای منابع انسانی معمولا دانستن نتیجه کافی نیست؛ باید بتوان مشخص کرد این نتیجه چگونه و در چه مراحلی به دست آمده است. چه کسی درخواست را بررسی کرده؟ چه زمانی تایید انجام شده؟ فرآیند اکنون در اختیار چه فردی است؟ چه مرحله‌ای باعث تاخیر شده است؟ و…. وقتی این اطلاعات به‌صورت ساختاریافته ثبت شوند؛ واحد منابع انسانی می‌تواند علاوه بر اجرای فرآیند، عملکرد فرآیندها را نیز بررسی و نقاط قابل بهبود را شناسایی کند.

BPMS چیست و چه تفاوتی با نرم‌افزارهای منابع انسانی دارد؟

برای درک نقش BPMS در منابع انسانی، ابتدا باید میان نرم‌افزار منابع انسانی و مدیریت فرآیندهای منابع انسانی تفاوت قائل شویم. چراکه این دو مفهوم به یکدیگر مرتبط‌اند؛ اما لزوما یکسان نیستند.

BPMS چه کاری انجام می‌دهد؟

BPMS یا Business Process Management System، بستری برای طراحی، اجرا، مدیریت، پایش و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار است. در این رویکرد، فرآیند از مجموعه فعالیت‌های پراکنده، به یک جریان مشخص و قابل مدیریت تبدیل می‌شود. در BPMS می‌توان مشخص کرد که فرآیند از کجا آغاز شود؛ چه اطلاعاتی در هر مرحله دریافت شود؛ هر مرحله بر عهده چه فرد یا واحدی باشد؛ در چه شرایطی درخواست به مسیر دیگری برود؛ چه تاییدهایی لازم باشد؛ و در نهایت نتیجه چگونه ثبت و گزارش شود. به بیان ساده BPMS کمک می‌کند منطق حاکم بر یک فرآیند نیز در کنار اطلاعات آن مدیریت شود.

BPMS در کنار سیستم منابع انسانی چه نقشی دارد؟

نرم‌افزارهای منابع انسانی معمولا برای مدیریت داده‌ها و عملیات تخصصی این حوزه به کار می‌روند. مواردی مثل اطلاعات پرسنلی، حضور و غیاب، حقوق و دستمزد، ارزیابی یا سایر اطلاعات مرتبط با کارکنان اما بسیاری از فرآیندهای سازمانی دقیقا در مرز میان چند سیستم و چند واحد اتفاق می‌افتند. برای نمونه استخدام یک نیروی جدید ممکن است به‌صورت هم‌زمان به منابع انسانی، مدیر درخواست‌کننده، واحد فناوری اطلاعات و امور مالی مربوط باشد. در چنین شرایطی در کنار نگهداری از اطلاعات مربوطه، باید جریان انجام کار
میان این نقش‌ها و سامانه‌ها نیز مدیریت شود.

در اینجا BPMS می‌تواند در کنار نرم‌افزارهای منابع انسانی قرار بگیرد؛ و لایه فرآیندی مورد نیاز را فراهم کند. به این ترتیب قرار نیست BPMS لزوما جایگزین نرم‌افزار منابع انسانی شود؛ بلکه می‌تواند فرآیندهای میان افراد، واحدها و سامانه‌های مختلف را طراحی و اجرا کند؛ و در صورت نیاز با سیستم‌های موجود سازمان یکپارچه شود.

در نتیجه هرچه یک سازمان فرآیندهای بین واحدی بیشتر، ساختار سازمانی پیچیده‌تر یا نیاز بیشتری به رهگیری و بهبود مستمر داشته باشد؛ نقش BPMS در اتوماسیون فرآیندهای منابع انسانی پررنگ‌تر می‌شود.

BPMS چگونه فرآیندهای منابع انسانی را خودکار می‌کند؟

در BPMS هدف این است که جریان کامل انجام کار از آغاز تا پایان تعریف و اجرا شود. این جریان را می‌توان در چند مرحله دید:

تعریف فرآیند و مسیر گردش کار

اولین گام مشخص‌کردن فرآیند و اجزای آن است. فرآیند از چه نقطه‌ای شروع می‌شود؛ چه مراحلی دارد؛ چه افرادی در آن نقش دارند؛ و چه شرایطی باعث تغییر مسیر می‌شود. مثلا در فرآیند جذب نیروی جدید می‌توان از ابتدا مشخص کرد که درخواست توسط چه کسی ثبت شود؛ چه اطلاعاتی موردنیاز باشد؛ چه تاییدهایی انجام شود؛ و پس از تایید نهایی، چه فعالیت‌هایی باید به واحدهای دیگر ارجاع شود.

پس از مشخص شدن مراحل، باید تعیین شود هر درخواست در چه مسیری حرکت کند و مسئول هر مرحله چه کسی باشد. این مسیر می‌تواند بر اساس ساختار سازمانی، نوع درخواست، سمت فرد، اطلاعات ثبت شده یا
سایر قواعد سازمانی تغییر کند. در نتیجه فرآیند می‌تواند برای شرایط مختلف مسیر مناسب را به‌صورت خودکار انتخاب کند.

طراحی فرم‌ها و اطلاعات موردنیاز

هر فرآیند به اطلاعات مشخصی نیاز دارد. BPMS امکان طراحی فرم‌های متناسب با هر فرآیند را فراهم می‌کند؛ تا اطلاعات مورد نیاز به‌صورت
ساختاریافته دریافت شود. وقتی اطلاعات با ساختار مشخص دریافت شوند؛ در مراحل بعدی فرآیند نیز می‌توان از همان داده‌ها استفاده کرد؛ و نیاز به ورود یا انتقال مجدد اطلاعات کاهش پیدا می‌کند.

اجرای خودکار و مدیریت اعلان‌ها

پس از ثبت درخواست BPMS می‌تواند فعالیت‌های بعدی را بر اساس قواعد تعریف‌شده اجرا کند؛ درخواست را به کارتابل فرد مسئول بفرستد؛ برای او اعلان ایجاد کند؛ یا در صورت نیاز یادآوری‌های لازم را انجام دهد. به این ترتیب فرآیند به جای وابستگی به پیگیری افراد، بر اساس یک مسیر از پیش تعریف شده حرکت می‌کند.

ثبت رویدادها و امکان رهگیری

یکی از ویژگی‌های مهم اتوماسیون فرآیند، قابل مشاهده بودن وضعیت آن است. در یک فرآیند خودکار می‌توان مشخص کرد درخواست در چه مرحله‌ای قرار دارد؛ چه اقداماتی روی آن انجام شده است؛ و اکنون منتظر اقدام چه فرد یا واحدی است. این اطلاعات علاوه بر شفافیت بیشتر برای
کاربران، سابقه‌ای از اجرای فرآیند نیز ایجاد می‌کند.

یکپارچگی با سیستم‌های عملیاتی

گزارش‌گیری و بهبود فرآیند

اتوماسیون زمانی ارزش بیشتری ایجاد می‌کند که داده‌های حاصل از اجرای فرآیند برای تحلیل و بهبود آن نیز مورد استفاده قرار بگیرند. مثلا اگر مشخص شود اغلب درخواست‌های جذب در مرحله بررسی یک واحد خاص متوقف می‌شوند؛ سازمان می‌تواند علت این گلوگاه را بررسی و فرآیند را اصلاح کند.

کدام فرآیندهای منابع انسانی را می‌توان با BPMS خودکار کرد؟

تقریبا هر فرآیند منابع انسانی که در آن چند مرحله، چند نقش سازمانی، مجموعه‌ای از قوانین یا نیاز به ثبت و رهگیری وجود داشته باشد؛ می‌تواند کاندید مناسب برای اتوماسیون با BPMS باشد. همچنین با بررسی چرخه عمر کارکنان (Employee Lifecycle) به‌راحتی می‌توان این فرایندها را مشخص کرد.

بر همین اساس می‌توان مهم‌ترین فرآیندهای قابل اتوماسیون را در چند گروه بررسی کرد:

برنامه‌ریزی نیروی انسانی و فرآیندهای جذب و استخدام

جذب یک نیروی جدید معمولا با اعلام نیاز یک واحد، به واسطه ثبت عنوان شغلی، تعداد نفرات، مهارت‌ها، سطح سازمانی و دلیل نیاز آغاز شده، اما به همان‌جا ختم نمی‌شود. تایید مدیران، کنترل بودجه نیروی انسانی، شناسایی و تامین رزومه‌ها (از طریق منابعی نظیر انتشار آگهی، پورتال سازمان، سایت‌های کاریابی، لینکدین)، بررسی رزومه‌ها و غربال‌گری اولیه، مصاحبه، ارزیابی و تایید نهایی، مدیریت پیشنهاد همکاری شامل پیشنهاد حقوق و
مزایا، دورکاری یا حضوری یا هیبرید، پاره‌وقت یا تمام‌وقت و…، همگی می‌توانند بخشی از یک فرآیند یکپارچه باشند.

با استفاده از BPMS می‌توان برای هر مرحله مسئول مشخص کرد؛ اطلاعات موردنیاز را دریافت کرد؛ مسیر تایید را تعریف کرد؛ و فعالیت‌های مرحله بعد را پس از انجام اقدامات لازم به‌صورت خودکار به فرد یا واحد مربوط ارجاع داد.

همچنین شاخص‌هایی نظیر:

• تعداد درخواست‌های معوق
• متوسط زمان جذب نیرو (از لحظه ثبت درخواست تا جذب نیرو)
• متوسط زمان هر مرحله (جستجوی رزومه، مصاحبه فنی، مصاحبه منابع انسانی و…)
• نرخ عبور رزومه‌ها از غربالگری اولیه
• نرخ تبدیل مصاحبه به استخدام
• نرخ رد درخواست‌ها
• نرخ پذیرش پیشنهاد همکاری نهایی توسط متقاضی
• و…

را به راحتی اندازه‌گیری کرد.

فرآیندهای ورود و شروع به کار کارکنان (Onboardindg)

پذیرفته‌شدن یک نیروی جدید پایان فرآیند نیست. شروع به کار او ممکن است به آماده‌سازی تجهیزات، ایجاد حساب‌های کاربری، و دسترسی‌ نرم‌افزارهای سازمان، صدور کارت تردد، آشنایی با محیط و واحدهای سازمان، آشنایی با چارت سازمانی و فعالیت واحدها، تکمیل مدارک، معرفی به واحدهای مختلف و انجام آموزش‌های اولیه، تعیین اهداف و ارزیابی دوره آزمایشی نیاز داشته باشد. این فعالیت‌ها معمولا بین چند واحد توزیع شده‌اند؛ و همین موضوع باعث می‌شود پیگیری آنها دشوار شود. BPMS می‌تواند این فعالیت‌ها را در قالب یک فرآیند Onboarding قرار دهد؛ و مشخص کند هر واحد چه کاری را، در چه زمانی و بر اساس چه اطلاعاتی باید انجام دهد.

اندازه گیری شاخص‌هایی نظیر:

• رضایت کارکنان جدید از فرایند جامعه‌پذیری
• نرخ ماندگاری کارکنان جدید
• نرخ موفقیت دوره آزمایشی
• نرخ تکمیل آموزش‌های بدو ورود
• و…

در این زمینه کمک شایانی می‌کند.

ارائه خدمات منابع انسانی به کارکنان

بخش قابل‌توجهی از تعاملات روزمره کارکنان با سازمان از طریق درخواست‌ها و فرآیندهای اداری انجام می‌شود. تعاملاتی مانند درخواست ماموریت، مرخصی، اضافه‌کاری، وام، خدمات رفاهی، تغییر اطلاعات یا سایر درخواست‌های داخلی. در اینجا نیز می‌توان مسیر بررسی و تایید،
شرایط ارجاع، قوانین مربوط به هر درخواست و نحوه اطلاع‌رسانی نتیجه را توسط BPMS تعریف کرد. در واقع BPMS می‌تواند خویش‌خدمتی
کارکنان (EmployeeSelf-Service) را به یک تجربه یکپارچه تبدیل کند؛ کارمند درخواست‌های منابع انسانی خود را از یک پورتال یکپارچه ثبت و مدیریت می‌کندغ BPMS وضعیت هر درخواست را برای کارمند شفاف می‌کندغ این شفافیت تعداد تماس‌ها و پیگیری‌های دستی از واحد HR را کاهش می‌دهد؛ SLA مشخص می‌کند HR برای پاسخ به هر نوع درخواست چه مدت زمان دارد؛ و نهایتا تجریه کارکنان به میزان قابل توجهی، کیفی و دلچسب خواهد شد.

شاخص‌هایی نظیر:

• تعداد درخواست‌های ثبت شده به تفکیک نوع درخواست
• متوسط زمان رسیدگی به هر درخواست به تفکیک نوع درخواست
• نرخ رعایت زمان SLA
• نرخ تایید یا رد درخواست‌ها
• رضایت کارکنان از خدمات HR
• و…

به راحتی قابل اندازه‌گیری خواهند بود.

فرآیندهای آموزش و توسعه کارکنان

فرآیند آموزش نیز می‌تواند بسیار فراتر از ثبت‌نام در یک دوره باشد. شناسایی نیاز آموزشی، پیشنهاد دوره، تایید مدیر، بررسی بودجه، ثبت‌نام، ارزیابی
دوره و پیگیری نتایج، می‌توانند مراحل یک فرآیند یکپارچه باشند. با اتوماسیون این جریان، درخواست‌ها و فعالیت‌های مرتبط با آموزش در یک مسیر مشخص قرار می‌گیرند؛ و اطلاعات آنها نیز برای گزارش‌گیری و تصمیم‌گیری‌های بعدی و مشخص‌کردن مسیرهای توسعه فردی و جانشین‌پروری
قابل استفاده خواهد بود.

اندازه‌گیری شاخص‌هایی نظیر:

• نرخ تکمیل آموزش‌های الزامی
• متوسط ساعات آموزش به ازای هر کارمند
• رضایت از دوره آموزشی
• نرخ تحقق برنامه توسعه فردی
• و…

پس از استقرار BPMS میسر خواهد بود.

فرآیندهای ارزیابی و توسعه عملکرد

ارزیابی عملکرد معمولا به مشارکت چند نقش نیاز دارد؛ و می‌تواند شامل تعیین اهداف، ارزیابی دوره‌ای، ثبت نظر مدیر، خودارزیابی، بررسی نتایج، کالیبراسیون و تعریف اقدامات اصلاحی یا توسعه‌ای باشد. BPMS می‌تواند این مراحل را بر اساس تقویم، ساختار سازمانی و نقش افراد مدیریت کند؛ و از تبدیل فرآیند ارزیابی به مجموعه‌ای از فرم‌ها و فایل‌های پراکنده جلوگیری کند.

همچنین می‌توان مدل‌های ارزیابی مختلف نظیر 360 درجه، 180 درجه، مبتنی بر کارت امتیازدهی متوازن (BSC)، گذشته‌نگر، آینده‌نگر و سایر مدل‌های سفارشی را از طریق BPMS پشتیبانی و اجرایی کرد. نتایج نهایی می‌توانند به‌صورت کارنامه نهایی فرد در هر دوره، به فرایندهای افزایش حقوق، پاداش، ارتقا و توسعه کارکنان متصل شوند.

از جمله شاخص‌های این حوزه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• انحراف از زمان SLA برای هر مرحله از فرایند
• نرخ تحقق اهداف
• متوسط زمان انجام فرایند ارزیابی
• تعداد کارکنان نیازمند برنامه توسعه
• عملکرد هر واحد
• و…

فرآیندهای پایان همکاری

پایان همکاری نیز یک فرآیند بین واحدی است. استعفا، پایان قرارداد، بازنشستگی یا خاتمه همکاری می‌توانند عوامل آغازگر متفاوت فرایند باشند. تسویه حساب، جمع‌آوری تجهیزات، لغو دسترسی‌ها، تکمیل مدارک، تحویل کارها و انتقال دانش به نفرات جایگزین و تایید نهایی و مصاحبه خروج
ممکن است بر عهده واحدهای مختلفی باشد. با تعریف این جریان در BPMS می‌توان اطمینان پیدا کرد که فعالیت‌های لازم فراموش نمی‌شوند؛ و هر واحد در زمان مناسب از اقدام مورد نیاز خود مطلع می‌شود.

شاخص‌هایی نظیر:

• متوسط زمان تکمیل فرایند خروج
• متوسط زمان تسویه حساب
• رضایت کارکنان از تجربه خروج
• نرخ خروج زودهنگام
• نرخ خروج کارکنان کلیدی

از جمله موارد قابل اندازه‌گیری پس از استقرار BPMS خواهد بود.

از اتوماسیون یک فرآیند تا مدیریت فرآیندهای منابع انسانی

اجرای موفقیت‌آمیز یک یا چند فرآیند در BPMS می‌تواند نقطه شروع مناسبی باشد. اما ارزش واقعی زمانی شکل می‌گیرد که سازمان به فرآیندهای منابع انسانی به‌صورت یک مجموعه به هم پیوسته نگاه کند. در یک سازمان، فرآیندهای منابع انسانی معمولا مستقل از یکدیگر نیستند. به زبان ساده اطلاعات و نتایج یک فرآیند ممکن است آغازگر فرآیند دیگری باشد؛ و یک تغییر در وضعیت کارکنان بتواند فعالیت‌هایی را در چند واحد مختلف ایجاد کند. بنابراین اتوماسیون یک فرآیند به تنهایی همیشه به معنی دیجیتالی شدن واقعی عملیات منابع انسانی نیست.

اتوماسیون یک فعالیت با اتوماسیون یک فرآیند چه تفاوتی دارد؟

فرض کنیم فرم درخواست جذب نیروی جدید به‌صورت آنلاین در اختیار مدیران قرار گرفته است. این تغییر می‌تواند یک فعالیت را دیجیتال کند. اما اگر پس
از ثبت فرم، درخواست همچنان از طریق ایمیل برای واحدهای مختلف ارسال شود؛ و نتیجه هر مرحله نیز به‌صورت دستی پیگیری شود؛ بخش مهمی از فرآیند همچنان خارج از سیستم باقی مانده است. در مقابل در اتوماسیون فرآیند، فرم تنها نقطه شروع است. مسیر بررسی، تاییدها، تصمیم‌گیری‌ها،
ارجاع فعالیت‌ها، اعلان‌ها و ثبت نتیجه نیز در قالب یک جریان مشخص طراحی می‌شوند.

این تفاوت در پروژه‌های منابع انسانی اهمیت زیادی دارد. زیرا بسیاری از فرآیندهای HR ماهیتی بین واحدی دارند؛ و نمی‌توان آنها را با دیجیتال‌کردن یک فعالیت منفرد به‌طور کامل مکانیزه کرد.

چرا باید فرآیند را صفر تا صد دید؟

نگاه صفر تا صد، یعنی فرآیند را از نقطه آغاز تا رسیدن به نتیجه نهایی بررسی کنیم. بدون اینکه مرز واحدها یا سامانه‌ها باعث شود بخشی از جریان را
نادیده بگیریم.

مثلا فرآیند ورود یک نیروی جدید به سازمان ممکن است از لحظه تایید استخدام آغاز شود؛ اما برای تکمیل آن لازم باشد چند واحد اقداماتی را انجام دهند. مثلا منابع انسانی مدارک را تکمیل کند؛ فناوری اطلاعات دسترسی‌های لازم را ایجاد کند؛ واحد مربوط تجهیزات مورد نیاز را آماده کند؛ و مدیر مستقیم نیز وظایف اولیه را مشخص کند.

اگر هرکدام از این فعالیت‌ها به‌صورت جداگانه و مستقل مدیریت شوند؛ ممکن است هر واحد وظیفه خود را به‌درستی انجام دهد؛ اما فرآیند کلی همچنان با تاخیر مواجه شود. در یک رویکرد فرآیندمحور، همه این اقدامات می‌توانند بخشی از یک جریان مشترک باشند؛ و وضعیت کلی فرآیند نیز قابل مشاهده و پیگیری باشد.

ارتباط میان فرآیندهای مختلف منابع انسانی

نگاه صفر تا صد حتی می‌تواند یک مرحله فراتر برود. در واقع فرآیندهای مختلف HR می‌توانند به یکدیگر متصل باشند؛ و بخشی از یک چرخه بزرگ‌تر را تشکیل دهند. به عنوان مثال نتیجه فرآیند جذب، می‌تواند شروع فرآیند Onboarding باشد. همچنین اطلاعات حاصل از ارزیابی عملکرد، می‌تواند مبنای برنامه‌های آموزشی قرار گیرد. یا تغییر وضعیت شغلی یک کارمند ممکن است فرآیندهایی را در منابع انسانی، امور مالی یا واحدهای دیگر فعال کند. در چنین شرایطی هدف فقط خودکارسازی چند فرآیند جداگانه نیست؛ بلکه ایجاد یک معماری منسجم از فرآیندهای منابع انسانی است؛ که در آن جریان اطلاعات و فعالیت‌ها میان مراحل مختلف به شکل مشخصی مدیریت شود.

BPMS می‌تواند زیرساخت چنین رویکردی را فراهم کند. یعنی سازمان به‌جای آنکه برای هر درخواست یک راهکار مجزا ایجاد کند؛ فرآیندهای خود را به‌عنوان مجموعه‌ای از جریان‌های قابل طراحی، اجرا، رهگیری و بهبود، مدیریت کند.

چگونه با BPMS فرآیندهای منابع انسانی را طراحی کنیم؟

تصمیم برای اتوماسیون فرآیندهای منابع انسانی یک موضوع صرفا نرم‌افزاری نیست. حتی بهترین ابزار نیز اگر روی فرآیند نامناسب یا بدون شناخت کافی از وضعیت موجود پیاده شود؛ معمولا نتیجه مطلوبی ایجاد نمی‌کند. به همین دلیل بهتر است سازمان پیش از انتخاب یا پیاده‌سازی راهکار، ابتدا فرآیندهای خود را بررسی و اولویت‌بندی کند.

شناسایی فرآیندهای مسئله‌دار

اولین قدم شناسایی فرآیندهایی است که بیشترین زمان، پیگیری یا نارضایتی را ایجاد می‌کنند. مثلا فرآیندی که روزانه تعداد زیادی درخواست در آن ثبت می‌شود؛ افراد متعددی در آن نقش دارند؛ یا معمولا به دلیل پیگیری‌های دستی دچار تاخیر می‌شود؛ می‌تواند گزینه مناسبی برای شروع باشد.

در این مرحله بهتر است به‌جای تمرکز صرف بر اینکه چه چیزی را می‌توان اتوماتیک کرد؛ به این موضوع پرداخت که کدام فرایند بیشترین مسئله را برای سازمان، کارکنان یا واحد منابع انسانی ایجاد می‌کند.

اولویت‌بندی فرآیندها

لازم نیست همه فرآیندهای منابع انسانی به‌صورت هم‌زمان اتوماسیون شوند. در عمل بهتر است سازمان چند فرآیند مشخص را به عنوان نقطه شروع انتخاب کند. حجم درخواست‌ها، تعداد افراد درگیر،میزان زمان صرف‌شده، احتمال خطا، اهمیت فرآیند و تاثیر آن بر تجربه کارکنان، می‌تواند معیارهایی برای این اولویت‌بندی باشد. همچنین شروع با یک یا چند فرآیند مشخص، این امکان را فراهم می‌کند که سازمان پیش از توسعه دامنه اتوماسیون، نتایج و چالش‌های اجرای واقعی آن را ارزیابی کند.

مدل کردن وضعیت موجود

پیش از طراحی فرآیند جدید، باید مشخص باشد که فرآیند در حال حاضر چگونه انجام می‌شود. مثلا چه کسی درخواست را ثبت می‌کند؟ چه کسی آن را بررسی می‌کند؟ چه اطلاعاتی موردنیاز است؟ چند مرحله وجود دارد؟ کجا بیشترین تاخیر اتفاق می‌افتد؟ چه فعالیت‌هایی به‌صورت دستی انجام می‌شود؟ و ارتباط فرآیند با سایر سامانه‌ها چگونه است؟

مدل‌کردن وضعیت موجود کمک می‌کند سازمان فقط شکل فعلی کار را دیجیتال نکند؛ بلکه فرصت‌های واقعی برای ساده‌سازی و بهبود را نیز ببیند.

طراحی وضعیت مطلوب

پس از شناخت فرآیند موجود، باید مشخص شود فرآیند در وضعیت مطلوب چگونه باید اجرا شود. در این مرحله می‌توان برخی مراحل غیرضروری را حذف کرد؛ مسئولیت‌ها را شفاف‌تر کرد؛ مسیرهای تایید را اصلاح کرد؛ قواعد جدیدی تعریف نمود؛ و نقاط ارتباط با سایر سامانه‌ها را مشخص کرد.

نتیجه این مرحله طراحی فرآیندی که قرار است در محیط جدید اجرا شود. بنابراین این مرحله اهمیت زیادی دارد. چراکه اتوماسیون یک فرآیند ناکارآمد بدون اصلاح آن، ممکن است فقط سرعت اجرای همان ناکارآمدی را بیشتر کند.

پیاده‌سازی فرآیند در BPMS

پس از مشخص‌شدن فرآیند مطلوب، نوبت به پیاده‌سازی آن در BPMS می‌رسد. در این مرحله اجزای مختلف فرآیند مانند فرم‌ها، نقش‌ها، گردش کار، قوانین، اعلان‌ها و ارتباط با سامانه‌های دیگر تعریف می‌شوند.

اجرای فرآیند و پایش داده‌ها

راه‌اندازی فرآیند پایان کار نیست. پس از اجرا باید عملکرد آن بررسی شود. به عنوان مثال باید از خود بپرسیم: زمان اجرای فرآیند چقدر است؟ کدام مرحله بیشترین توقف را دارد؟ کاربران با کدام بخش‌ها مشکل دارند؟ چه تعداد درخواست ناقص ثبت می‌شود؟ آیا گردش تعریف‌شده با رویه واقعی
سازمان سازگار است؟

پاسخ به این پرسش‌ها، بر اساس داده‌های واقعی اجرای فرآیند، دید دقیق‌تری نسبت به عملکرد آن ایجاد می‌کند.

بهبود مستمر فرآیند