BPMS ایرانی یا خارجی؟ یک مقایسه واقعی و سناریو برای انتخاب

انتخاب سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) صرفا انتخاب ابزار نرم‌افزاری نیست؛ بلکه تصمیمی زیرساختی و استراتژیک برای آینده دیجیتال سازمان محسوب می‌شود. این انتخاب می‌تواند بر سرعت تحول دیجیتال، هزینه‌های عملیاتی، بهره‌وری کارکنان و میزان انعطاف‌پذیری سازمان در برابر تغییرات بازار تاثیر بگذارد. به همین دلیل، مقایسه BPMS ایرانی و خارجی باید فراتر از نام برندها یا تبلیغات انجام، و براساس واقعیت‌های فنی، اقتصادی و اجرایی بررسی و تجزیه و تحلیل شود.

نگاهی به ‌BPMS های خارجی و علل محبوبیت آن

BPMSهای خارجی مثل Camunda، Appian، Pega و Bizagi برپایه استانداردهای جهانی مثل BPMN 2.0 و DMN طراحی شده‌اند. این ابزارها سال‌ها در سازمان‌های بزرگ، بانک‌های بین‌المللی، شرکت‌های بیمه و صنایع استفاده شده و در بالاترین سطح قرار دارند.
یکی از مهم‌ترین دلایل محبوبیت این ابزارها، سابقه طولانی و امتحان شدن‌شان در اندازه‌های بزرگ و شرایط گوناگون است. این سیستم‌ها به‌گونه‌ای طراحی شده‌اند که بتوانند فرآیندها را بدون افت عملکرد مدیریت کنند.
از طرف دیگر، BPMSهای خارجی از نظر استانداردسازی نیز قدرتمندند. استفاده کامل از BPMN باعث می‌شود فرآیندها به‌صورت دقیق، مستند و قابل انتقال طراحی شوند. این ویژگی برای سازمان‌هایی با چند تیم توسعه و شعبه بین‌المللی، مزیت مهمی محسوب می‌شود.
با این حال، استفاده از این ابزارها بی‌دردسر نیست. مهم‌ترین مسئله، هزینه بالای لایسنس، زیرساخت و پیاده‌سازی است. در بسیاری از موارد، هزینه نگهداری نیز از هزینه راه‌اندازی اولیه بیشتر می‌شود. علاوه بر این، سازمان‌ها برای بهره‌برداری مؤثر از این ابزارها به تیم‌های فنی متخصص نیاز دارند.
چالش مهم دیگر، محدودیت‌های دسترسی و تحریم‌هاست. بسیاری از شرکت‌های خارجی خدمات رسمی به ایران ارائه نمی‌دهند؛ یا استفاده از آنها نیازمند راهکارهای غیرمستقیم است. این موضوع می‌تواند ریسک عملیاتی سازمان را بالا ببرد.

BPMS ایرانی چگونه شکل گرفته و چه مزایا و معایبی دارد؟

در مقابل، BPMSهای ایرانی در پاسخ به نیاز واقعی بازار داخلی توسعه یافته‌اند. این ابزارها عمدتا توسط شرکت‌های نرم‌افزاری داخلی طراحی شده‌اند؛ و تمرکزشان بر نیازهای سازمان‌های ایرانی، به‌ویژه بانک‌ها، بیمه‌ها، شرکت‌های دولتی و سازمان‌های با اندازه متوسط است. این ابزارها به دلیل داشتن طراحی بومی و در نظر گرفتن نیازهای سازمان‌های ایرانی، می‌توانند در صورت انتخاب صحیح، گزینه‌های در خور توجهی باشند.
متأسفانه در بازار داخلی، برخی BPMSهای خارجیِ قفل‌شکسته به‌عنوان محصول ایرانی یا با ادعاهای نادرست، مانند داشتن نمایندگی ‌فروخته می‌‌شوند؛ که خریدشان چیزی جز از دست رفتن سرمایه نیست.
اولین مزیت‌ BPMS ایرانی، انطباق کامل با ساختارهای قانونی، مالیاتی و اداری کشور است. بسیاری از فرآیندهای سازمانی در ایران به قوانین و مقررات خاصی وابسته‌اند؛ که در ابزارهای خارجی به‌صورت پیش‌فرض وجود ندارد. در نتیجه، BPMS ایرانی معمولا از ابتدا با در نظر گرفتن این الزامات طراحی شده و نیاز به سفارشی‌سازی‌های پیچیده را کم می‌کند.
مزیت مهم دیگر، پشتیبانی سریع و در دسترس است. در صورت بروز مشکل، سازمان‌ها می‌توانند به‌سرعت با تیم پشتیبانی محصولات داخلی تماس بگیرند؛ و مشکل را در کوتاه‌ترین زمان حل کنند. این موضوع به‌ویژه برای سازمان‌هایی مهم است؛ که توقف فرآیند برای آنها هزینه‌های سنگینی به همراه دارد.
همچنین BPMSهای ایرانی معمولا مقرون‌به‌صرفه‌ترند. در واقع در مقایسه با نمونه‌های خارجی، هزینه لایسنس و پیاده‌سازی و نگهداری‌شان قابل قبول‌تر است. همین موضوع باعث شده بسیاری از شرکت‌های متوسط و سازمان‌های بزرگ داخلی از آنها استفاده کنند.
با این وجود، این سیستم‌ها محدودیت‌هایی هم دارند. به عنوان مثال اکوسیستم توسعه‌دهندگان و منابع آموزشی‌شان محدودتر است. مسئله‌ای که در پروژه‌های پیچیده می‌تواند چالش‌برانگیز شود.
از سوی دیگر، از آنجا که این محصولات تنها در مقیاس بازار داخلی به فروش می‌رسند؛ تولیدکنندگان بومی با محدودیت سرمایه‌گذاری برای توسعه و افزودن قابلیت‌های جدید مواجه هستند. این در حالی است که جریان درآمدی کلان و جهانیِ ابزارهای بین‌المللی، فرآیند ارتقای محصول را به‌شدت تسهیل و تسریع می‌کند.
مضاف بر این، ابزارهای بین‌المللی به دلیل ارتباطات پیش‌ساخته با سایر نرم‌افزارها و سیستم‌های ثالث (Third-Party)، یکپارچگی (Integration) بسیار آسان‌تر، روان‌تر و منسجم‌تری را در سازمان برقرار می‌سازند. هرچند این یکپارچگی با سایر سیستم‌های بین‌المللی نیز در داخل ایران کارایی خاصی ندارد؛ چراکه آن سیستم‌ها در ایران مورد استفاده قرار نمی‌گیرند.

تفاوت واقعی BPMS ایرانی و خارجی در چیست؟

تفاوت اصلی این دو نوع BPMS در هدف طراحی‌شان است. BPMSهای خارجی برای سازمان‌های جهانی و بسیار بزرگ طراحی شده‌اند و تمرکزشان بر استانداردهای جهانی، مقیاس‌پذیری گسترده و یکپارچگی با سیستم‌های بین‌المللی است.
در مقابل، BPMSهای ایرانی برای حل مسائل واقعی سازمان‌های داخلی ساخته شده‌اند. سازمان‌هایی که با محدودیت‌های قانونی، ساختارهای اداری خاص و نیاز به پشتیبانی سریع روبه‌رو هستند.
در واقع هر دو گونه BPMS ارزشمندند؛ اما برای شرایط متفاوت طراحی شده‌اند.

آشنایی با یک BPMS ایرانی با سابقه

وقتی گردش کارها در کسب‌وکار با تاخیر و بروز خطا زیاد باشد؛ فرآیند تصمیم‌گیری و انجام دادن کارها دشوارتر می‌شود. سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار رایورز با نام تجاری RayBPMS، زیرساختی قدرتمند برای مکانیزاسیون و بهبود فرآیندهاست؛ و به‌خوبی فرصت تحول دیجیتال را در سازمان را فراهم می‌‌کند. این محصول با در نظر گرفتن نیازهای روز مشتریان، طراحی شده و با رصد مستمر روندهای جهانی و نیازمندی‌های جدید بومی، پیوسته در حال توسعه و تکمیل است.
با به‌کارگیری این ابزار در کسب‌وکار یا سازمان، فعالیت‌ها فرآیندمحور خواهد شد؛ و این تغییرات نمایان خواهد شد:

• جایگزینی سامانه‌های موروثی با سیستم‌های نوین فرآیند محور در کم‌ترین زمان و با حداقل هزینه تولید
• مکانیزه نمودن آسان فرآیندهای جاری در سطح سازمان
• برقراری ارتباطات بین فرآیندها و سیستم‌های داخل سازمان و سامانه‌های برون‌سازمانی و حذف فواصل اطلاعاتی
• ارتقا تجربه مشتریان و کارکنان با ارائه خدمات الکترونیکی و به‌موقع به ذینفعان
• امکان طراحی و دسترسی به گزارش‌های یکپارچه و داشبوردهای مدیریتی جامع
• تسهیل اعمال تغییرات در فرآیندها و بهبود مستمر آنها
• افزایش سرعت سازمان در ایجاد تحول دیجیتال

از جمله امکانات سیستم RayBPMS، دسترسی داشتن کاربران به ماژول‌ها و امکانات گسترده زیر است:

• ماژول طراحی و مدیریت فرآیندها
• ماژول طراحی و مدیریت موجودیت‌ها
• ماژول طراحی و مدیریت فرم‌ها
• ماژول مدیریت نگارش‌های فرآیند
• ماژول طراحی و مدیریت چارت سازمانی
• ماژول طراحی و مدیریت قوانین
• ماژول مدیریت گزارش‌ها و داشبوردهای مدیریتی
• ماژول مدیریت اعلان‌ها
• ماژول ارتباطات و یکپارچگی
• ماژول ثبت رویدادها و امنیت داده‌ها
• پشتیبانی از میز کار الکترونیک

روش انتخاب BPMS مناسب

برای انتخاب درست باید به‌جای مقایسه کلی، از نگاه سناریویی استفاده کرد. به‌طور خلاصه اگر کسب‌وکارتان در کشورهای گوناگون فعال است؛ حجم بالای داده و فرآیندهای پیچیده دارد؛ و به اتصال مستقیم به سیستم‌هایی مثل SAP، Oracle یا Salesforce نیاز دارد؛ بهتر است BPMS خارجی انتخاب شود. ولی برای شرکتی که در ایران فعال است؛ و با فرآیندهای مالیاتی، بیمه‌ای، اداری و دولتی روبه‌روست؛ BPMS ایرانی مناسب‌ترین گزینه است.
از سوی دیگر در شرکت‌های متوسط و در حال رشد، بهترین انتخاب، شروع با BPMS ایرانی است. این کار باعث می‌شود سازمان سریع‌تر وارد فاز اتوماسیون شود؛ و در صورت نیاز به قابلیت‌های پیشرفته‌تر، امکان توسعه یا مهاجرت به سیستم‌های پیچیده‌تر فراهم باشد.
در استارتاپ‌های فناوری‌محور یا شرکت‌هایی که محصول SaaS ارائه می‌دهند؛ معمولا استفاده از BPMSهای خارجی سبک یا متن‌باز منطقی‌تر است. چراکه این شرکت‌ها نیاز به انعطاف‌پذیری بالا، APIهای گسترده و هماهنگی کامل با معماری Cloud دارند.

اشتباه رایج در انتخاب BPMS

یکی از رایج‌ترین اشتباهات در پروژه‌های سازمانی، انتخاب ابزار براساس قدرت ظاهری یا نام برند است. بسیاری از سازمان‌ها بدون تحلیل دقیق نیاز واقعی، سراغ ابزارهای پیچیده می‌روند؛ و در نهایت با سیستمی مواجه می‌شوند که بیش از حد سنگین است؛ و درست استفاده نمی‌شود.
در مقابل برخی سازمان‌ها ابزارهای ساده‌تری انتخاب را می‌کنند؛ در حالی که فرآیندهای پیچیده‌ای دارند. در نتیجه این موضوع باعث محدود شدن رشد دیجیتال‌شان می‌شود.
بنابراین پاسخ قطعی برای برتری BPMS ایرانی یا خارجی وجود ندارد. هر کدام از آنها برای شرایط خاصی طراحی شده‌اند؛ و در همان شرایط بهترین عملکرد را دارند.
BPMS خارجی معمولا قدرت بالاتر، استاندارد جهانی و مقیاس‌پذیری گسترده‌تری دارد. اما هزینه و پیچیدگی بیشتری نیز به‌همراه دارند. در حالی که BPMS ایرانی با تمرکز بر نیاز داخلی، سرعت پیاده‌سازی بالاتر، هزینه کمتر و پشتیبانی بهتر، گزینه‌ای عملی‌تر برای بسیاری از سازمان‌های داخلی است.
بهترین انتخاب سیستمی است که بیشترین هماهنگی را با سازمان‌تان داشته باشد. نه صرفا معروف‌ترین یا قدرتمندترین ابزار بازار.