فروش بیشتر، لزوما به معنی سود بیشتر منتهی نمیشود. مثلا یک فروشگاه اینترنتی شاید در یک ماه صدها میلیون تومان فروش داشته باشد؛ اما در پایان ماه برای پرداخت هزینهها، حقوق یا مالیات، با کمبود نقدینگی مواجه شود. بخشی مهمی از این مسئله به ماهیت کسبوکارهای آنلاین برمیگردد. جایی که فروش، دریافت وجه، هزینه تبلیغات، موجودی کالا، ارسال، مرجوعی و تسویه با درگاهها و پلتفرمها در مسیرهای مختلفی اتفاق میافتند. به همین دلیل مدیریت حسابداری در یک کسبوکار آنلاین محدود به ثبت درآمد و هزینه نیست. بلکه سیستم حسابداری باید تصویر دقیقی از وضعیت مالی کسبوکار ارائه دهد. مواردی مثل اینکه چه میزان فروش واقعی داشتهاید و چه مقدار از آن هنوز تسویه نشده است؛ یا اینکه کدام هزینهها بیشترین فشار را به سود شما وارد میکنند؛ و در نهایت اینکه چه مقدار نقدینگی در اختیار دارید. بهطور خلاصه در این مقاله با مفهوم حسابداری کسبوکارهای آنلاین آشنا میشویم.
حسابداری کسبوکارهای آنلاین هم مانند هر کسبوکار دیگری، مجموعهای از فعالیتها برای ثبت، طبقهبندی، کنترل و تحلیل رویدادهای مالی یک کسبوکار است. اما تفاوت مهم آن با حسابداری یک کسبوکار سنتی، در نوع و حجم تراکنشها و تعدد کانالهایی است که جریان مالی از آنها عبور میکند. در یک کسبوکار آنلاین، ممکن است سفارش در وبسایت ثبت شود؛ وجه از طریق درگاه پرداخت دریافت شود؛ مبلغ چند روز بعد به حساب بانکی واریز شود؛ و بخشی از سفارش نیز به دلیل مرجوعی به مشتری بازگردانده شود. بنابراین همه این اتفاقها باید در سیستم مالی بهدرستی ثبت و با یکدیگر تطبیق داده شوند.
به عبارت دیگر اهمیت حسابداری در این نوع کسبوکارها فقط به تهیه صورتهای مالی یا انجام تکالیف مالیاتی محدود نمیشود. بلکه اطلاعات مالی دقیق به مدیر کمک میکند بفهمد در کسبوکارش واقعا چقدر درآمد ایجاد کرده، چه مقدار از فروش به سود تبدیل شده و منابع مالی شرکت در چه مسیری مصرف میشوند. این اطلاعات پایه تصمیمگیری درباره قیمتگذاری، خرید کالا، بودجه تبلیغات، توسعه کسبوکار و مدیریت نقدینگی هستند.
بهطور خلاصه مهمترین تفاوت در پیچیدهتر شدن مسیر گردش اطلاعات و پول است. در یک فروشگاه سنتی معمولا فروش، دریافت وجه و تحویل کالا تقریبا همزمان انجام میشود. اما در فروش آنلاین این مراحل میتوانند از هم فاصله داشته باشند. علاوه بر این، کسبوکارهای آنلاین ممکن است بهطور همزمان از وبسایت، شبکههای اجتماعی، مارکتپلیسها و چند درگاه پرداخت استفاده کند.
از طرف دیگر برخی هزینهها در کسبوکارهای آنلاین سهم قابلتوجهی دارند. هزینههایی که در مدلهای سنتی کمتر دیده میشوند. به عنوان مثال هزینه تبلیغات دیجیتال، کارمزد پلتفرمها، هزینه خدمات نرمافزاری، بستهبندی، ارسال و بازگشت کالا از جمله این موارد هستند. بنابراین ساختار حسابداری چنین کسبوکارهایی باید بتواند این جریانهای متنوع را به شکل منظم ثبت و تفکیک کند.
فرض کنید یک فروشگاه اینترنتی در ماه یک میلیارد تومان فروش داشته است. این عدد بهتنهایی اطلاعات زیادی درباره وضعیت واقعی کسبوکار به ما نمیدهد. ممکن است بخشی از این مبلغ هنوز توسط درگاه یا مارکتپلیس تسویه نشده باشد؛ بخشی از سفارشها مرجوع شده باشند؛ و هزینه تبلیغات و ارسال نیز بخش قابلتوجهی از درآمد را مصرف کرده باشد.
بنابراین برای رسیدن به تصویر واقعی، باید بتوانیم در کنار فروش، مواردی مانند بهای تمامشده کالا، هزینهها، دریافتها، مطالبات، موجودی، مرجوعیها و جریان نقدی را نیز بررسی کنیم. در واقع هدف حسابداری این است که بین میزان فروش، سودآوری و نقدینگی تفاوت قائل شویم؛ و بفهمیم که هرکدام از این شاخصها چه وضعیتی دارند.
یک سیستم حسابداری منظم، اطلاعات مالی را از یک مجموعه عدد پراکنده به ابزاری برای تصمیمگیری تبدیل میکند. مدیر کسبوکار میتواند با استفاده از این اطلاعات، عملکرد دورههای مختلف را مقایسه کند؛ هزینههای غیرضروری را شناسایی کند؛ وضعیت نقدینگی را بسنجد؛ و درباره توسعه یا اصلاح بخشهای مختلف کسبوکار تصمیم بگیرد.
مثلا اگر یک فروشگاه آنلاین فروش بالایی داشته باشد اما حاشیه سود آن پایین باشد؛ افزایش بودجه تبلیغات الزاما تصمیم درستی نیست. یا اگر بخش زیادی از سرمایه کسبوکار در موجودی کالا خوابیده باشد؛ خرید بیشتر ممکن است بهجای کمک به رشد، فشار نقدینگی ایجاد کند. چنین تصمیمهایی زمانی دقیقتر گرفته میشوند که اطلاعات فروش، هزینه، موجودی و جریان نقدی در یک سیستم مالی منسجم در کنار یکدیگر قرار داشته باشند.
در یک فروشگاه اینترنتی، هر سفارش فقط یک فروش ساده نیست. چراکه از لحظهای که مشتری سفارش خود را ثبت میکند؛ تا زمانی که وجه آن دریافت و تسویه شود؛ ممکن است چندین رویداد مالی اتفاق بیفتد. بنابراین اگر این رویدادها بهصورت منظم و دقیق ثبت نشوند؛ اطلاعات حسابداری به تدریج از وضعیت واقعی کسبوکار فاصله میگیرد.
به همین دلیل حسابداری فروشگاه اینترنتی باید بتواند علاوه بر درآمد، هزینهها، موجودی کالا، دریافتها و پرداختها و سایر رویدادهای مرتبط با عملیات فروش را نیز پوشش دهد.
اولین و بدیهیترین بخش، ثبت فروش است. اما در کسبوکار آنلاین بهتر است فروش، به تفکیک کانال، محصول یا خدمت و در صورت نیاز روش پرداخت، قابل بررسی باشد. این تفکیک به مدیر کمک میکند بداند چه محصولاتی فروش بیشتری دارند؛ و هر کانال فروش چه میزان درآمد ایجاد میکند. همچنین باید میان ثبت فروش و دریافت وجه تفاوت قائل شد. مثلا ممکن است سفارش ثبت و فروش شناسایی شده باشد؛ اما وجه آن هنوز به حساب بانکی کسبوکار منتقل نشده باشد.
درگاه پرداخت یکی از بخشهای جداییناپذیر بسیاری از کسبوکارهای آنلاین است. وجه پرداختشده توسط مشتری ممکن است پس از کسر کارمزد و با فاصله زمانی مشخص به حساب بانکی واریز شود. بنابراین ثبت و کنترل دریافتها و انجام مغایرت میان تراکنشهای فروشگاه، گزارش درگاه و حساب بانکی اهمیت زیادی دارد. هرچه حجم تراکنشها بیشتر شود؛ انجام این کنترلها بهصورت دستی دشوارتر و مستعد خطا خواهد بود.
برای فروشگاههایی که محصولات فیزیکی عرضه میکنند حسابداری بدون مدیریت موجودی کامل نیست. در واقع باید مشخص باشد چه میزان کالا خریداری شده، چه مقدار به فروش رسیده و در نهایت چه میزان موجودی در انبار باقی مانده است. از طرف دیگر خرید کالا الزاما به معنی هزینه شدن کل مبلغ در همان زمان نیست. ارتباط میان خرید، موجودی و بهای تمامشده کمک میکند سود واقعی فروشگاه دقیقتر محاسبه شود.
هزینههای مربوط به ارسال، بستهبندی و لجستیک ممکن است در نگاه اول در مقایسه با حجم فروش ناچیز به نظر برسند؛ اما در کسبوکارهایی با تعداد سفارش بالا، میتوانند تاثیر قابلتوجهی بر سود نهایی داشته باشند. بنابراین ثبت جداگانه این هزینهها باعث میشود مدیر بتواند هزینه واقعی ارائه هر سفارش را بهتر ارزیابی کند؛ و در صورت نیاز، سیاست ارسال رایگان، حداقل مبلغ سفارش یا تعرفههای حمل را اصلاح نماید.
تبلیغات یکی از مهمترین هزینههای بسیاری از کسبوکارهای آنلاین است؛ از تبلیغات موتورهای جستوجو و شبکههای اجتماعی گرفته تا همکاری با اینفلوئنسرها یا اجرای کمپینهای فروش و…. بنابراین ثبت و دستهبندی این هزینهها در سیستم حسابداری ضروری است؛ زیرا صرفا دانستن میزان فروش نمیتواند مشخص کند یک کمپین واقعا برای کسبوکار سودآور بوده است یا خیر. در حالی که اگر هزینههای بازاریابی در کنار درآمد و سایر هزینهها دیده شوند؛ تحلیل سودآوریِ تصمیمات بازاریابی نیز دقیقتر خواهد شد.
کد تخفیف، تخفیف مناسبتی، فروش ویژه و کمپینهای تبلیغاتی، همگی میتوانند بر مبلغ نهایی فروش تاثیر بگذارند. اگر تخفیفها بهدرستی ثبت و تفکیک نشوند؛ ممکن است تصویر نادرستی از میزان فروش واقعی یا حاشیه سود محصولات ایجاد شود. بهخصوص در دورههایی که فروشگاه بهطور گسترده از کمپینهای تخفیفی استفاده میکند؛ بررسی همزمان مبلغ فروش، میزان تخفیف و سود نهایی اهمیت بیشتری پیدا میکند.
در فروش آنلاین، ثبت سفارش لزوما به معنای قطعی بودن درآمد نیست. ممکن است مشتری سفارش را لغو کند؛ کالا را پس بفرستد؛ یا بخشی از سفارش برگشت داده شود. در نتیجه این وضعیت میتواند همزمان بر درآمد، دریافت وجه و موجودی کالا اثر بگذارد. بنابراین باید فرآیند حسابداری آن به شکلی باشد که اطلاعات فروش و موجودی پس از بازگشت کالا نیز به درستی اصلاح شوند.
اگر فروشگاه علاوه بر وبسایت خود در مارکتپلیسها نیز فعالیت کند؛ بخشی از درآمد حاصل از فروش معمولا به عنوان کمیسیون به پلتفرم مدنظر اختصاص پیدا میکند. در این شرایط مبلغ سفارش، مبلغ قابل تسویه و مبلغ واقعی دریافتی یکسان نیستند. بنابراین ثبت جداگانه این مبالغ و کنترل تسویهها کمک میکند مدیر بتواند سودآوری هر کانال فروش را دقیقتر بررسی کند. این موضوع زمانی اهمیت بیشتری پیدا میکند؛ که بخش قابلتوجهی از فروش از پلتفرمهای واسط انجام شود.
حسابداری فروشگاه اینترنتی زمانی معنا پیدا میکند که رویدادهای مالی مختلف، از خرید کالا تا فروش، دریافت وجه، هزینهها و مرجوعی، در یک ساختار منظم کنار هم قرار بگیرند. در واقع هدف این نیست که صرفا تعداد زیادی سند حسابداری ثبت شود؛ بلکه باید در هر لحظه بتوان تصویری قابل اتکا از فروش، هزینه، سود، نقدینگی و وضعیت داراییهای کسبوکار به دست آورد.
برای رسیدن به این هدف، میتوان فرآیند حسابداری یک فروشگاه اینترنتی را در چند مرحله اصلی زیر دنبال کرد:
یکی از اولین اصول مدیریت مالی هر کسبوکاری، جدا کردن امور مالی شخصی از فعالیتهای کاری است. استفاده همزمان از یک حساب برای خریدهای شخصی، دریافت فروش و پرداخت هزینههای کسبوکار، تشخیص وضعیت واقعی مالی را دشوار میکند و میتواند مغایرتهای زیادی ایجاد کند. بنابراین بهتر است حسابهای بانکی، درگاههای پرداخت و سایر ابزارهای دریافت وجه مرتبط با کسبوکار تا حد امکان از امور شخصی جدا باشند. این تفکیک، ثبت و کنترل تراکنشها را سادهتر میکند؛ و مبنای دقیقتری برای گزارشهای مالی به وجود میآورد.
بعد از تفکیک حسابها، باید مشخص شود درآمدها و هزینههای کسبوکار دقیقا در چه دستههایی قرار میگیرند. مثلا درآمد حاصل از فروش محصولات میتواند از سایر درآمدها تفکیک شود. همچنین هزینههایی مانند تبلیغات، حملونقل، بستهبندی، خدمات نرمافزاری، اجاره و دستمزد نیز در گروههای مشخص ثبت گردند. این دستهبندی زمانی اهمیت بیشتری پیدا میکند که فروشگاه بزرگتر شود. در چنین شرایطی یک عدد کلی برای هزینه یا فروش، اطلاعات کافی در اختیار مدیر قرار نمیدهد.
هر سفارش باید مطابق فرآیند مالی کسبوکار در سیستم ثبت شود؛ و ارتباط آن با دریافت وجه قابل پیگیری باشد. این موضوع بهخصوص در فروش آنلاین اهمیت دارد؛ زیرا زمان ثبت سفارش، پرداخت مشتری و تسویه وجه، ممکن است با یکدیگر متفاوت باشند. مثلا ممکن است امروز سفارش ثبت شود؛ مشتری همان روز پرداخت کند؛ اما وجه پس از چند روز به حساب بانکی کسبوکار منتقل شود. در این فاصله باید وضعیت مالی این مبلغ همچنان قابل ردیابی باشد.
در فروشگاههای آنلاین فقط دانستن مبلغ فروش کافی نیست. بلکه باید مشخص باشد کالاهایی که به فروش رسیدهاند چه مقدار برای کسبوکار هزینه داشتهاند؛ تا بتوان سود واقعی را محاسبه کرد. این کار به کمک مدیریت موجودی ممکن میشود. مدیریت موجودی همچنین به مدیر کمک میکند وضعیت کالاهای موجود، کالاهای فروختهشده و نیازهای خرید مجدد را بهتر کنترل کند. بهطور خلاصه در نظر داشته باشید که هرگونه اختلاف میان موجودی واقعی و اطلاعات ثبتشده میتواند مستقیما بر گزارشهای مالی و تصمیمهای خرید تاثیر بگذارد.
پس از ثبت فروش، دریافتها و موجودی، باید سایر رویدادهای مرتبط با عملیات نیز ثبت شوند. از رویدادهایی مثل هزینههای تبلیغات و ارسال گرفته تا تخفیف، لغو سفارش و مرجوعی. این بخش معمولا یکی از نقاطی است که در کسبوکارهای در حال رشد که از ثبتهای دستی استفاده میکنند مشکلات بیشتری ایجاد میکند. چراکه در این شرایط هرچه تعداد سفارشها و تراکنشها افزایش پیدا کند؛ احتمال فراموش شدن یا ثبت نادرست برخی هزینهها و تعدیلات نیز بیشتر میشود.
در نهایت اطلاعات ثبتشده باید به گزارشهایی تبدیل شوند که برای مدیریت قابل استفاده باشند. گزارش فروش، سود و زیان، موجودی، دریافتها و پرداختها و جریان نقدی از جمله گزارشهایی هستند که میتوانند تصویری روشنتر از وضعیت کسبوکار ارائه کنند. اهمیت این مرحله در آن است که حسابداری را از یک فعالیت صرفا ثبتکننده به ابزاری برای تصمیمگیری تبدیل میکند. مدیر باید بتواند از روی گزارشها پاسخ سؤالاتی مانند این موارد را پیدا کند:
در یک کسبوکار کوچک ممکن است بخشی از این فرآیندها با ابزارهای ساده و بهصورت دستی انجام شوند؛ اما با افزایش تعداد سفارشها، کانالهای فروش، تراکنشها و کارکنان، داشتن یک سیستم حسابداری منسجم اهمیت بیشتری پیدا میکند. سیستمی که اطلاعات مالی را یکپارچه کند؛ و دسترسی به گزارشهای دقیق و بهروز را سادهتر سازد.
رشد کسبوکارهای آنلاین معمولا با افزایش فروش و تعداد مشتریان همراه است. بنابراین همزمان با این رشد، پیچیدگی مالی آنها نیز بیشتر میشود. به زبان ساده زمانی که تعداد سفارشها کم است؛ معمولا کنترل دریافتها، هزینهها و موجودی، با ابزارهای ساده امکانپذیر است. اما با افزایش حجم فعالیت، کوچکترین بینظمی در ثبت یا کنترل اطلاعات مالی میتواند به اختلاف حساب، کاهش سود یا حتی کمبود نقدینگی منجر شود. با این مقدمه در این بخش به بررسی مهمترین چالشهای مالی کسبوکارهای آنلاین پرداختهایم.
در فروش آنلاین، زمان شناسایی فروش و زمان دریافت وجه همیشه یکی نیست. وجه ممکن است از طریق درگاه، پلتفرم فروش یا روشهای دیگر دریافت شود و با فاصله زمانی به حساب کسبوکار برسد. به همین دلیل ممکن است فروشگاه از نظر حسابداری فروش خوبی داشته باشد؛ اما در یک مقطع زمانی نقدینگی کافی برای پرداخت هزینههای جاری را نداشته باشد. جدا کردن مفهوم سود از نقدینگی در اینجا اهمیت زیادی پیدا میکند.
یک کسبوکار آنلاین ممکن است همزمان از چند درگاه پرداخت، حساب بانکی یا روش دریافت وجه استفاده کند. اگر تراکنشهای این کانالها بهصورت منظم، کنترل و با اطلاعات فروش تطبیق داده نشوند؛ مغایرت بین مبالغ ثبتشده و مبالغ واقعی ایجاد میشود. همچنین با افزایش تعداد تراکنشها، انجام این مغایرتگیری بهصورت دستی زمانبرتر و بیشتر مستعد خطا خواهد شد.
در فروش اینترنتی، بخشی از سفارشها ممکن است لغو یا مرجوع شوند. این اتفاق فقط یک تغییر در آمار فروش نیست؛ بلکه میتواند همزمان بر درآمد، دریافت وجه، موجودی کالا و حتی هزینههای ارسال تاثیر بگذارد. در نتیجه اگر فرآیند مرجوعی بهدرستی در سیستم مالی و عملیاتی ثبت نشود؛ گزارشهای فروش و موجودی با واقعیت فاصله خواهند گرفت.
برای فروشگاههای فروشنده کالا، موجودی یکی از مهمترین داراییهای کسبوکار است. افزایش یا کاهش موجودی باید با خرید و فروش هماهنگ باشد. در غیر این صورت ممکن است فروشگاهی کالایی را در سیستم موجود داشته باشد؛ اما در انبار با کمبود آن مواجه شود (یا برعکس). از سوی دیگر سرمایهای که در موجودی کالا قرار گرفته، مستقیما بر نقدینگی کسبوکار اثر میگذارد. بنابراین مدیریت موجودی فقط یک مسئله انبارداری نیست؛ و با تصمیمهای مالی نیز ارتباط مستقیم دارد.
کسبوکارهای آنلاین معمولا بخش قابلتوجهی از بودجه خود را صرف تبلیغات و جذب مشتری میکنند. مشکل زمانی ایجاد میشود که این هزینهها بهصورت منظم ثبت و با نتایج مالی کمپینها مقایسه نشوند.
ممکن است یک کمپین فروش زیادی ایجاد کند؛ اما پس از محاسبه تخفیف، هزینه تبلیغات، کارمزد و سایر هزینهها، سود چندانی برای کسبوکار باقی نگذارد. بنابراین ثبت دقیق هزینههای بازاریابی، یکی از پیشنیازهای تحلیل واقعی عملکرد مالی است.
بسیاری از کسبوکارهای آنلاین دیگر فقط از یک وبسایت فروش ندارند. سایت، شبکههای اجتماعی، مارکتپلیسها و سایر کانالها ممکن است همزمان بخشی از درآمد کسبوکار را ایجاد کنند. در چنین شرایطی اطلاع از مجموع فروش به تنهایی کافی نیست. بلکه مدیر باید بتواند فروش، هزینه و سود هر کانال را جداگانه بررسی کند. این اطلاعات میتواند مشخص کند کدام کانال ارزش سرمایهگذاری بیشتر دارد؛ و کدام کانال به اصلاح مدل فروش یا هزینه نیاز دارد.
در روزهای ابتدایی فعالیت ممکن است حسابداری کسبوکارهای آنلاین با ثبت دستی قابل مدیریت باشد. اما با افزایش سفارشها، پرداختها، هزینهها و عملیات مالی، همین روش میتواند به یکی از بزرگترین منابع خطا تبدیل شود. فراموش شدن یک هزینه، ثبت دوباره یک تراکنش، اشتباه در مبلغ یا ایجاد مغایرت میان فروش و دریافتها، ممکن است در مقیاس کوچک کم اهمیت به نظر برسد؛ اما تکرار این خطاها در طول زمان تصویر نادرستی از وضعیت مالی کسبوکار ایجاد میکند.
در نتیجه هرچه کسبوکار آنلاین رشد میکند؛ نیاز آن از ثبت تراکنش به یکپارچهسازی و کنترل اطلاعات مالی تغییر پیدا میکند. در این مرحله استفاده از یک سیستم حسابداری منسجم میتواند بخش مهمی از این پیچیدگی را کاهش دهد؛ و اطلاعات مورد نیاز برای تصمیمگیری را سریعتر در اختیار مدیر قرار دهد.
آنچه در این مقاله میخوانید
سوالی دارید از ما بپرسید
تلفن: ۸۴۳۶۳۰۰۰-۰۲۱
خیابان خالد اسلامبولی (وزرا) خیابان هجدهم شماره ۳۰
خیابان ولیعصر نرسیده به توانیر خیابان لنکران شماره ۵
۰۲۱−۸۴۳۶۳۰۰۰
info[@]rayvarz.com
کانال بله رایورز
