مستندات چند رسانه ای یکپارچه: به اشتراک گذاری دانش بین سیستم های حوزه MIS، اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای کسب و کار

در سازمان های دانش محور، به اشتراک گذاشتن و اشاعه دانش از طریق مستندات مرتبط، همواره یکی از چالش های اساسی بوده است. به همین منظور شرکت مهندسی نرم افزار رایورز راه حلی را اندیشیده است تا از آن طریق، مستندات بین محصولات اتوماسیون اداری، سیستم های یکپارچه MIS و سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار رایورز (RayBPMS) به راحتی به اشتراک گذاشته شده و در اختیار افراد ذیربط قرار گیرد و در نهایت این راه حل، منجر به خلق زیر سیستم مستندات چند رسانه ای یکپارچه گردیده است.

برخی از امکانات این زیر سیستم، عبارتند از:

• تعریف پوشه های مجازی به منظور طبقه بندی و دسترسی آسانتر به مستندات
• تعریف دسترسی بر روی پوشه ها به منظور جلوگیری از دسترسی های ناخواسته به مستندات
• تعریف مشخصات برای هر فایل (مثلا نام تهیه کننده ، تاریخ تهیه و غیره)
•  جستجوی فایلها به طرق مختلف (به عنوان مثال: مشخصات، عنوان نوع فایل و طبقه بندی پوشه های مجازی)
• بارگذاری فایلها از روی هارد دیسک و یا اسکن نمودن آنها
• پیوست نمودن فایلها به:
  • اسناد مختلف و متنوع در سیستم های حوزه MIS
  • نامه ها و پیام ها در سیستم اتوماسیون اداری
  • فرآیندهای تعریف شده در حوزه BPMS

کلیه فایل ها، بر روی فایل سروری مجزا قرار می گیرند که جدا از طبقه بندی مجازی برای فایل ها (پوشه های مجازی)، قابلیت مدیریت فیزیکی بر روی این فایل سرور را نیز خواهند داشت. بنابراین می توان این فایل ها را به راحتی در فایل سرور، از هاردی به هارد دیگر منتقل ساخت؛ بدون آنکه در ساختار مجازی فایل ها تغییری حاصل شود (به عبارتی دیگر، محل قرارگیری فایل ها در پوشه های مجازی تغییر نخواهد کرد).

نکته مهم آنکه کلیه فایلها پیش از ارسال به فایل سرور رمزگذاری می شوند و در فایل سرور قابل مشاهده نخواهند بود.