استقرار راهکارهای یکپارچه مدیریت شهری در شهرداری همدان
شهرداری همدان یکی از کلانشهرهای کشور است که در حال حاضر در قالب ستاد مرکزی، مناطق چهارگانه و مجموعهای از سازمانهای تابعه، در ۱۶ نقطه جغرافیایی مأموریتهای خود را به انجام میرساند و طیف گستردهای از خدمات شهری، عمرانی، حملونقل، فناوری، فرهنگی و اجتماعی را به شهروندان ارائه میدهد.
گستردگی حوزههای فعالیت و تنوع خدمات ارائهشده، هماهنگی و یکپارچگی میان واحدهای مختلف این مجموعه را به یکی از الزامات اصلی مدیریت شهری تبدیل کرده است. از اینرو، ایجاد بستری یکپارچه برای مدیریت اطلاعات، منابع و فرآیندهای سازمانی، از مهمترین نیازهای این مجموعه به شمار میرود.
ساختار شهرداری همدان متشکل از ستاد مرکزی، مناطق چهارگانه و مجموعهای از سازمانهای تخصصی از جمله حوزههای عمران و بازآفرینی، حملونقل، ترافیک، پسماند، سیما و منظر شهری، آتشنشانی، فناوری اطلاعات، ساماندهی مشاغل، سرمایهگذاری و حوزههای فرهنگی، اجتماعی و ورزشی است که هر یک بخشی از خدمات شهری را بر عهده دارند.
چالشهای شهرداری همدان پیش از اجرای پروژه
- تعدد سامانهها و نبود یکپارچگی اطلاعات
بر اساس جلسات و مذاکرات انجامشده با مشاوران، مدیران و کارشناسان شهرداری همدان در حوزههای مالی، اداری و فناوری اطلاعات، مشخص شد که این مجموعه بهعنوان یک سازمان عمومی غیرانتفاعی، در مسیر بهبود مدیریت منابع و خدمات، نیازمند استقرار یک سیستم جامع و یکپارچه سازمانی است.پیش از اجرای پروژه، استفاده همزمان از چندین سامانه در واحدهای مختلف، موجب شکلگیری جزایر اطلاعاتی و ایجاد شکاف در جریان دادهها شده بود. نبود یکپارچگی میان سیستمهای مورد استفاده، مدیریت فرآیندها و دسترسی به اطلاعات دقیق و بهروز را با چالش مواجه کرده و هماهنگی میان واحدهای مختلف شهرداری را دشوار ساخته بود.این شرایط علاوه بر افزایش دوبارهکاریها، محدودیتهایی در گزارشگیری، کنترل فرآیندها و تصمیمگیری مدیریتی ایجاد میکرد و ضرورت استقرار یک راهکار جامع و یکپارچه را بیش از پیش نمایان میساخت.
- محدودیت در کنترل، گزارشگیری و نظارت
یکی دیگر از چالشهای مهم شهرداری همدان، محدودیت در دسترسی به اطلاعات مدیریتی و ابزارهای کنترلی بود. محدودیت در ساختار کدینگ حسابداری، عدم دسترسی به اسناد بودجه، محدودیت در تهیه گزارشهای عملیاتی و مدیریتی و نبود گزارشهای تحلیلی جامع، فرآیندهای نظارتی و تصمیمگیری را با دشواری مواجه کرده بود.همچنین نبود امکان رهگیری کامل تغییرات و عملیات انجامشده بر روی اسناد، سطح شفافیت و قابلیت کنترل فرآیندها را کاهش میداد و حسابرسی و پایش عملکرد را با محدودیت همراه میکرد.
- ضعف در مکانیزهسازی و انعطافپذیری فرآیندها
بخشی از فرآیندهای سازمانی همچنان با وابستگی به عملیات دستی یا نیمهمکانیزه انجام میشد. محدودیت در تعریف سطوح تأیید، نبود بستر مناسب برای کنترل یکپارچه اسناد مالی، محدودیت در سفارشیسازی فرمها و همچنین نبود قابلیت شعبهپذیری مناسب، انعطافپذیری سیستمها را کاهش داده بود.
از سوی دیگر، کامل نبودن پوشش نرمافزاری مورد نیاز شهرداری و سازمانهای تابعه، مانع از ایجاد یک بستر یکپارچه برای مدیریت اطلاعات، فرآیندها و خدمات سازمانی شده بود و توسعه خدمات الکترونیکی را با چالش مواجه میکرد.
راهکارهای ارائهشده
پس از تحلیل فرآیندها و بررسی شکافهای موجود، در فاز نخست پروژه، پیادهسازی سیستمهای حوزه مالی، اداری و پشتیبانی بهعنوان هسته اصلی یکپارچگی اطلاعات در دستور کار قرار گرفت. هدف از این اقدام، ایجاد انسجام دادهای، بهبود کنترلهای مالی و تسهیل فرآیندهای سازمانی در سطح ستاد، مناطق و سازمانهای تابعه بود.
سیستمهای پیادهسازیشده شامل موارد زیر بودند:
- سیستم حسابداری مالی (دفترداری)
- سیستم مدیریت وجوه نقد (خزانهداری)
- سیستم کنترل موجودی و حسابداری انبار
- سیستم بودجه و اعتبارات
- خزانهداری متمرکز
- سیستم حقوق و دستمزد
- سیستم منابع انسانی
- سیستم اموال و داراییهای ثابت
در کنار بهرهبرداری از این سیستمها، اقدامات و قابلیتهای زیر نیز در شهرداری همدان اجرا شد:
- یکپارچهسازی کدینگ حسابداری برای استفاده در کلیه مناطق و سازمانها و امکان تهیه گزارشهای تفکیکی، تجمیعی و مدیریتی
- ایجاد پایگاه داده یکپارچه در سطح کل شهرداری
- برقراری ارتباط بین واحدهای شهرسازی و نوسازی با سیستم مالی
- اتصال سیستم حضور و غیاب به سیستم منابع انسانی
- کنترل عملکرد درآمدی و هزینهای مطابق با بودجه مصوب شورا و ارائه گزارشهای تفریغ بودجه
- صدور مکانیزه احکام پرسنلی، محاسبه عیدی، سنوات، بازخرید مرخصی و مدیریت جابهجایی پرسنل
- ارائه گزارشهای دقیق از سوابق اموال و داراییها در سطح مراکز بهرهبرداری و اشخاص
- استقرار خزانهداری متمرکز متناسب با نیازهای شهرداری همدان
با راهاندازی خزانهداری متمرکز، شهرداری همدان در زمره معدود شهرداریهای کشور قرار گرفت که از این مدل بهرهبرداری میکنند و توانستهاند مدیریت منابع مالی را بهصورت متمرکز و ساختاریافته انجام دهند.
فرآیند اجرا
اجرای پروژه با رویکردی ساختاریافته و مرحلهای، با هدف کاهش ریسک عملیاتی و تضمین استقرار موفق سیستم انجام شد.
- تحلیل وضعیت موجود و شناسایی نیازمندیها
اجرای پروژه با رویکردی تحلیلی و مبتنی بر شناخت دقیق فرآیندها آغاز شد. در این مرحله، وضعیت موجود هر یک از حوزههای عملیاتی و پشتیبانی مورد بررسی قرار گرفت و نیازمندیهای سازمان برای دستیابی به وضعیت مطلوب شناسایی شد.
- طراحی وضعیت مطلوب و معماری فرآیندها
پس از تحلیل شرایط موجود، وضعیت مطلوب برای هر سیستم طراحی شد. در این مرحله، ورودیها، پردازشها، خروجیها و نحوه ارتباط هر سیستم با سایر سامانهها مشخص گردید تا بستر لازم برای ایجاد یکپارچگی اطلاعات فراهم شود.
- شناسایی شکافها و اجرای راهکارها
در ادامه، فاصلهها و انحرافات میان وضعیت موجود و مطلوب شناسایی و برای هر یک راهکارهای اجرایی مناسب تعریف شد. این رویکرد باعث شد فرآیند استقرار سیستمها با کمترین ریسک و بیشترین میزان انطباق با نیازهای واقعی شهرداری انجام شود.
دستاوردهای پروژه
پس از استقرار سیستمهای یکپارچه، بهبودهای قابل توجهی در عملکرد عملیاتی و مدیریتی شهرداری همدان حاصل شد.
دستاوردهای کمی
- کاهش هزینههای عملیاتی
- حذف سیستمهای موازی و دوبارهکاریها
- تسریع در پرداختها و تسویهحسابهای مالی
- کاهش زمان پاسخگویی به درخواستهای شهروندان
- افزایش بهرهوری نیروی انسانی
- کاهش خطاهای انسانی در ثبت اطلاعات
دستاوردهای کیفی
- افزایش شفافیت در فرآیندهای مالی و اداری
- بهبود دقت و سهولت حسابرسی
- کاهش زمینههای بروز فساد اداری
- ایجاد انسجام بین مناطق و سازمانهای تابعه
- کاهش وابستگی به افراد و روابط
- توسعه خدمات الکترونیکی شهروندی
- افزایش دسترسی مدیران به اطلاعات تحلیلی و مدیریتی
- بهبود هماهنگی بین واحدهای مختلف سازمان
جمعبندی و چشمانداز آینده
امروزه شهرداری همدان با بهرهگیری از سیستمهای یکپارچه و جامع سازمانی، به دیدی شفاف و لحظهای از اطلاعات مالی، عملیاتی و شهری دست یافته و توانسته است تصمیمگیری را از رویکردهای سنتی به مدیریت مبتنی بر داده ارتقا دهد.
این تحول، زمینه را برای کنترل دقیقتر منابع و هزینهها، افزایش سرعت و کیفیت ارائه خدمات و ایجاد هماهنگی بیشتر میان واحدها و سازمانهای تابعه فراهم کرده است.
در ادامه این مسیر، توسعه زیرساختهای یکپارچه و حرکت به سمت راهکارهای مبتنی بر وب، امکان دسترسی گستردهتر، انعطافپذیری بیشتر و ارتقای مستمر خدمات شهری را برای این مجموعه فراهم خواهد کرد.
دستاورد این تحول، فراتر از مکانیزهسازی فرآیندها بود و زیرساختی یکپارچه برای مدیریت منابع مالی، سرمایه انسانی و خدمات شهری ایجاد کرد؛ زیرساختی که امکان تصمیمگیری مبتنی بر داده، کنترل متمرکز عملیات، افزایش شفافیت و ارتقای کیفیت خدماترسانی به شهروندان را در سطح شهرداری همدان فراهم ساخت.
راهکارهای یکپارچه مدیریت شهری رایورز
رایورز با تجربه همکاری بلندمدت با سازمانها و شهرداریهای بزرگ کشور، راهکارهایی یکپارچه برای مدیریت فرآیندها، منابع مالی، سرمایه انسانی و اطلاعات سازمانی ارائه میدهد..
کانال بله رایورز
