شهرداری قزوین در سال ۱۲۸۶ خورشیدی تأسیس شده و در حال حاضر شامل یک واحد ستادی، ۴ منطقه و ۱۷ سازمان تابعه است. این مجموعه گسترده، طیف وسیعی از خدمات شهری، عمرانی و اجتماعی را به شهروندان ارائه میدهد.
گستردگی ساختار سازمانی شهرداری قزوین و تنوع فعالیتهای مناطق و سازمانهای تابعه، مدیریت یکپارچه اطلاعات و فرآیندها را به یکی از نیازهای اساسی این مجموعه تبدیل کرده است.
پیش از اجرای پروژه، تعدد سیستمها و نبود یکپارچگی میان آنها، باعث ایجاد اختلال در جریان اطلاعات و کاهش کارایی فرآیندهای سازمانی شده بود. این چالشها در سطوح عملیاتی، مدیریتی و مالی قابل مشاهده بودند.
عدم تمایل کاربران در تغییر نرمافزار به دلیل سادگی سیستمهای قدیمی مبتنی بر DOS و عادات مألوف، یکی دیگر از چالشهای مهم پروژه بود. بنابراین، اجرای سیستم جدید علاوه بر جنبه فنی، نیازمند مدیریت تغییر و جلب مشارکت کاربران نیز بود.
در پاسخ به نیازهای کاربران و مدیران حوزههای عملیاتی و بهرهبردار و رفع چالشهای موجود، راهکار تخصصی و یکپارچه خدمات شهری رایورز با هدف حذف جزیرهای بودن سیستمها، کاهش فواصل اطلاعاتی و مکانیزهسازی فرآیندهای کلیدی، طراحی و پیادهسازی شد.
راهکار تخصصی و یکپارچه خدمات شهری رایورز با تمرکز بر ایجاد ارتباط بین سیستمها و افزایش شفافیت اطلاعات، زیرساختی یکپارچه برای مدیریت شهری فراهم کرد.
این راهکار با پوشش حوزههای مالی، منابع انسانی، بودجه، درآمد و قراردادها، زمینه مکانیزهسازی فرآیندهای کلیدی و ایجاد ارتباط میان سیستمهای مختلف شهرداری و سازمانهای تابعه را فراهم ساخت.
اتصال سیستم حضور و غیاب (کارت ساعت) به سیستم منابع انسانی.
برقراری ارتباط بین سیستم شهرسازی صفا رایانه و سیستم واسط درآمد رایورز جهت تبدیل لحظهای اسناد درآمدی به اسناد مالی.
مکانیزهسازی فرآیند خرید کالا و تأیید/رد کارکرد پرسنل از طریق سیستم مدیریت فرآیندهای کسبوکار (RayBPMS).
کنترل عملکرد درآمدی و هزینهای مطابق با بودجه مصوب شورا و ارائه گزارشهای تفریغ بودجه.
صدور مکانیزه احکام پرسنلی، محاسبه عیدی، سنوات، بازخرید مرخصی و مدیریت جابهجایی پرسنل.
مدیریت کامل چکها شامل چاپ، نگهداری و کنترل وضعیت و کنترل مجوزهای اعتباری پرداختها.
ارسال امن احکام و فیش حقوقی به پرتال شهرداری برای دسترسی کارکنان.
ثبت، نگهداری و کنترل قراردادها شامل تحلیل وضعیت پیشرفت، مبلغ، مدت، تضامین و کسورات در تعامل با سیستمهای مالی.
ارائه گزارشهای برونسازمانی مانند معاملات فصلی، مالیات بر ارزش افزوده و سامانه مؤدیان.
امکان انتقال اموال بین سازمانها و مناطق.
تغییر مبنای حسابداری از نقدی به نیمهتعهدی.
اجرای پروژه با رویکردی مرحلهای و ساختاریافته انجام شد تا ضمن کاهش ریسک، پذیرش کاربران نیز افزایش یابد.
تشکیل تیم پروژه شامل مدیر پروژه، حامی ارشد از طرف شهرداری قزوین، نمایندگان واحدهای سازمانی و تیم فنی و مشاور.
بررسی سیستم قبلی و مصاحبه با مدیران و کارشناسان برای شناسایی فرآیندها و نیازهای سازمان.
طراحی و استانداردسازی فرآیندها با هدف حذف فرآیندهای مازاد و دارای مشکل فعلی یا بهبود آنها.
انجام بومیسازی و سفارشیسازی سیستمها متناسب با نیازهای شهرداری قزوین.
نصب و پیادهسازی سیستمهای موردنظر در شهرداری قزوین.
انتقال دادهها از سیستمهای قبلی به سیستم جدید.
کنترل و صحتسنجی اطلاعات از طریق مغایرتگیری.
استقرار راهکار یکپارچه رایورز در شهرداری قزوین، به بهبود عملکرد عملیاتی، افزایش شفافیت مالی و اداری، کاهش دوبارهکاری و ایجاد دسترسی بهتر به اطلاعات مدیریتی و برونسازمانی منجر شد.
امروزه شهرداری قزوین با بهرهگیری از سیستمهای یکپارچه، امکان تجمیع دادههای مالی، پروژهها، شهرسازی و خدمات شهری را فراهم کرده و توانسته است دیدی جامع و لحظهای برای تصمیمگیری مدیران ارشد و میانی ایجاد کند.
این تحول، زمینهساز حرکت به سمت مدیریت دادهمحور و افزایش شفافیت در سطح کلان شهری شده است.
با توسعه زیرساختهای یکپارچه، زمینه برای استفاده از قابلیتهای پیشرفتهتر در مدیریت شهری و تصمیمگیری دادهمحور فراهم خواهد شد.
شهرداری قزوین با بهرهگیری از سیستمهای یکپارچه رایورز، توانسته است میان بخشهای مختلف مالی، منابع انسانی، بودجه، درآمد، قراردادها و سایر فرآیندهای سازمانی ارتباط برقرار کند و از پراکندگی اطلاعات و فرآیندهای جزیرهای فاصله بگیرد.
این یکپارچگی، علاوه بر کاهش دوبارهکاری و خطا، زمینه دسترسی به اطلاعات منسجمتر و گزارشهای مدیریتی را فراهم کرده و به افزایش شفافیت و بهبود تصمیمگیری در سطح شهرداری و سازمانهای تابعه کمک کرده است.
تجربه شهرداری قزوین نشان میدهد که یکپارچهسازی سیستمها، مکانیزهسازی فرآیندها و ایجاد ارتباط میان اطلاعات مالی، اداری، منابع انسانی، شهرسازی و خدمات شهری میتواند نقش مؤثری در حرکت سازمانهای شهری به سمت مدیریت دادهمحور داشته باشد.
راهکارهای یکپارچه رایورز میتوانند با ایجاد ارتباط میان سیستمهای مالی، منابع انسانی، بودجه، قراردادها، درآمد و فرآیندهای سازمانی، زیرساختی منسجم برای مدیریت شهری فراهم کنند.
خیابان خالد اسلامبولی (وزرا) خیابان هجدهم شماره ۳۰
خیابان ولیعصر نرسیده به توانیر خیابان لنکران شماره ۵
۰۲۱−۸۴۳۶۳۰۰۰
info[@]rayvarz.com
کانال بله رایورز
