شهرداری قم در هفدهم فروردین سال ۱۳۰۵ تأسیس شده و در حال حاضر یک واحد ستادی، ۸ منطقه و ۱۴ سازمان تابعه است. این مجموعه گسترده، طیف وسیعی از خدمات شهری، عمرانی و اجتماعی را به شهروندان ارائه میدهد.
گستردگی فعالیتها، حجم بالای خدمات شهری و تعدد مناطق و سازمانهای تابعه، شهرداری قم را با نیاز به یکپارچهسازی اطلاعات و فرآیندهای سازمانی مواجه کرده بود. مهمترین دلایل استفاده از سیستمهای یکپارچه سازمانی رایورز عبارت بودند از:
شهرداری قم با توجه به بودجههای سنگین در حوزههایی مثل عمران، حملونقل، خدمات شهری و سرمایهگذاری، نیازمند سیستم یکپارچه سازمانی است تا به کمک آن هزینهها دقیق رصد شوند، فساد و دوبارهکاری کاهش یابد و گزارشهای مالی لحظهای تهیه شود.
در کلانشهرها تصمیمگیری دیرهنگام برابر است با بحران شهری؛ به همین منظور مدیر باید بداند کدام پروژه عقب است، کدام منطقه بیشترین هزینه یا مشکل را دارد تا منابع انسانی و مالی بهینه تخصیص داده شوند.
سیستم یکپارچه سازمانی باعث میشود اطلاعات بین همه واحدها مشترک باشد و هر واحد به صورت جزیرهای عمل نکند.
در شهر کلانشهری مثل قم، با توجه به بالا بودن حجم شکایات، درخواستهای مردمی و خدمات الکترونیک، سیستم یکپارچه سازمانی کمک میکند تا درخواستها گم نشوند، زمان پاسخ کاهش یابد و رضایت شهروندی افزایش یابد.
پیش از اجرای پروژه، تعدد سیستمها و نبود یکپارچگی میان آنها، باعث ایجاد اختلال در جریان اطلاعات و کاهش کارایی فرآیندهای سازمانی شده بود. این چالشها در سطوح عملیاتی، مدیریتی و مالی قابل مشاهده بودند.
عدم تمایل کاربران در تغییر نرمافزار به دلیل سادگی سیستمهای قدیمی مبتنی بر DOS و عادات مألوف، یکی دیگر از چالشهای مهم پروژه بود. بنابراین، اجرای سیستم جدید علاوه بر جنبه فنی، نیازمند مدیریت تغییر و جلب مشارکت کاربران نیز بود.
در پاسخ به نیازهای کاربران و مدیران حوزههای عملیاتی و بهرهبردار و رفع چالشهای موجود، راهکار تخصصی و یکپارچه خدمات شهری رایورز با هدف حذف جزیرهای بودن سیستمها، کاهش فواصل اطلاعاتی و مکانیزهسازی فرآیندهای کلیدی، طراحی و پیادهسازی شد. این راهکار با تمرکز بر ایجاد ارتباط بین سیستمها و افزایش شفافیت اطلاعات، زیرساختی یکپارچه برای مدیریت شهری فراهم کرد.
برقراری ارتباط سیستم رایورز با سایر سیستمهای کاربردی شهرداری قم از طریق وبسرویسهایی مانند حقوق و دستمزد، وجوه و سامانه اعلامیه سازمانی.
اجرای طرح یکپارچگی مدیریت سازمانی با هدف ایجاد ارتباط میان اطلاعات و فرآیندهای سازمان.
اجرای کدینگ استاندارد حسابداری مطابق با نوع فعالیت شهرداری قم.
تغییر روش مبنای حسابداری مالی از مبنای نقدی به تعهدی.
اجرای تجدید ارزیابی داراییها مطابق استانداردهای حسابداری و ثبت در دفاتر.
تهیه گزارشهای مرتبط با نیازهای مدیریتی، درونسازمانی و برونسازمانی.
تغییر نحوه ثبت اسناد حسابداری مطابق با استانداردهای حسابداری.
ایجاد کنترلهای داخلی سیستمی برای کلیه فرآیندها.
اجرای پروژه با رویکردی مرحلهای و ساختاریافته انجام شد تا ضمن کاهش ریسک، پذیرش کاربران نیز افزایش یابد.
تیم پروژه متشکل از مدیر پروژه، حامی ارشد از طرف شهرداری قم، نمایندگان واحدهای سازمانی و تیم فنی و مشاور راهکار.
تحلیل وضعیت موجود شهرداری با بررسی سیستم قبلی و مصاحبه با مدیران و کارشناسان برای شناخت شرایط، گلوگاهها، فرمها و گردش کار سازمان.
طراحی و استانداردسازی فرآیندها با هدف حذف فرآیندهای مازاد و دارای مشکل فعلی یا بهبود آنها.
انجام بومیسازی و سفارشیسازی متناسب با نیازهای شهرداری قم.
نصب و پیادهسازی سیستمهای موردنظر در شهرداری قم.
انتقال دادهها از سیستم قدیم به سیستم جدید.
کنترل و صحتسنجی اطلاعات از طریق مغایرتگیری.
پس از استقرار راهکار، بهبودهای قابل توجهی در عملکرد عملیاتی و کیفیت تصمیمگیری در شهرداری قم ایجاد شد.
امروزه شهرداری قم با بهرهگیری از سیستمهای یکپارچه، امکان تجمیع دادههای مالی، پروژهها، شهرسازی و خدمات شهری را فراهم کرده و توانسته است دیدی جامع و لحظهای برای تصمیمگیری مدیران ارشد و میانی ایجاد کند. این تحول، زمینهساز حرکت به سمت مدیریت دادهمحور و افزایش شفافیت در سطح کلان شهری شده است.
با توسعه زیرساختهای یکپارچه، زمینه برای استفاده از قابلیتهای پیشرفتهتر در مدیریت شهری و تصمیمگیری دادهمحور فراهم خواهد شد.
شهرداری قم با بهرهگیری از سیستمهای یکپارچه رایورز، توانسته است میان بخشهای مختلف مالی، منابع انسانی، بودجه، درآمد، قراردادها و سایر فرآیندهای سازمانی ارتباط برقرار کند و از پراکندگی اطلاعات و فرآیندهای جزیرهای فاصله بگیرد.
این یکپارچگی، علاوه بر کاهش دوبارهکاری و خطا، زمینه دسترسی به اطلاعات منسجمتر و گزارشهای مدیریتی را فراهم کرده و به افزایش شفافیت و بهبود تصمیمگیری در سطح شهرداری و سازمانهای تابعه کمک کرده است.
تجربه شهرداری قم نشان میدهد که یکپارچهسازی سیستمها، مکانیزهسازی فرآیندها و ایجاد ارتباط میان اطلاعات مالی، اداری، منابع انسانی، شهرسازی و خدمات شهری میتواند نقش مؤثری در حرکت سازمانهای شهری به سمت مدیریت دادهمحور داشته باشد.
راهکارهای یکپارچه رایورز میتوانند با ایجاد ارتباط میان سیستمهای مالی، منابع انسانی، بودجه، قراردادها، درآمد و فرآیندهای سازمانی، زیرساختی منسجم برای مدیریت شهری فراهم کنند.
خیابان خالد اسلامبولی (وزرا) خیابان هجدهم شماره ۳۰
خیابان ولیعصر نرسیده به توانیر خیابان لنکران شماره ۵
۰۲۱−۸۴۳۶۳۰۰۰
info[@]rayvarz.com
کانال بله رایورز
