در مکاتبات اداری، اصطلاحات مختلفی به کار می‌روند که برخی از آن‌ها به‌طور مداوم مورد استفاده قرار می‌گیرند. آشنایی با این اصطلاحات و استفاده صحیح و به‌جا از آن‌ها نقش مهمی در حفظ انسجام و شفافیت نامه‌های اداری دارد.
یکی از قابلیت‌های کلیدی نرم‌افزار اتوماسیون اداری، امکان ثبت زنجیره مکاتبات و نگهداری سوابق نامه‌های مرتبط است. در سیستم اتوماسیون اداری رایورز، این ویژگی با استفاده از اصطلاحاتی نظیر “عطف”، “پیرو” و “مرتبط” فراهم شده است. این قابلیت نه‌تنها به حفظ ارتباط بین نامه‌ها کمک می‌کند، بلکه امکان ارائه توضیحات دقیق برای سازمان‌های طرف تعامل را نیز بهبود می‌بخشد.
سیستم اتوماسیون اداری یک نرم‌افزار تحت وب پیشرفته برای مدیریت مکاتبات و فرآیندهای سازمانی است که با هدف افزایش شفافیت، سرعت، و بهره‌وری در انجام امور طراحی شده است. این سیستم با امکانات مختلف خود، بستری را برای مدیریت بهتر سازمان فراهم می‌کند و تجربه‌ای راحت‌تر برای مدیران و پرسنل به ارمغان می‌آورد.
اصطلاح “عطف” در مکاتبات اداری زمانی استفاده می‌شود که یک نامه، پاسخی به یک نامه‌ی دریافت‌شده باشد. این عبارت به‌طور خاص برای ارجاع به نامه‌های پیشین به کار می‌رود و به دریافت‌کننده کمک می‌کند تا سریع‌تر به موضوع مکاتبه پی ببرد.
در مکاتبات رسمی هنگام تهیه پاسخ به نامه‌ای که از سوی یک سازمان دریافت شده، در ابتدای نامه پاسخ، از عبارت “عطف به نامه شماره… مورخ…” استفاده می‌شود. به عنوان مثال “احتراما، عطف به نامه شماره …. مورخ …. به استحضار می‌رساند….)
در سیستم اتوماسیون اداری رایورز، برای حفظ ارتباط بین مکاتبات، امکان ثبت نامه‌های مرتبط وجود دارد. در این سیستم، هنگام ثبت یک نامه پاسخ، نوع ارتباط آن با نامه دریافت شده اولیه “عطف” انتخاب می‌شود. این قابلیت به سازمان‌ها کمک می‌کند تا زنجیره مکاتبات خود را به‌صورت دقیق مدیریت کرده و در زمان رسیدگی به سوابق، به‌سرعت به مکاتبات مربوطه دسترسی داشته باشند.
در صورتی که سازمان شما در ابتدا نامه‌ای برای یک سازمان دیگر ارسال کرده باشد و از طرف مقابل پاسخی دریافت کند، آن نامه‌ی دریافتی، “عطف به نامه‌ی شما” محسوب می‌شود. در این شرایط، هنگام ثبت نامه وارده در سیستم اتوماسیون اداری رایورز، می‌توان ارتباط آن را با نامه‌ی صادره اولیه ثبت کرد.
مرتبط” یکی از اصطلاحات کلیدی در مکاتبات اداری است که در سیستم اتوماسیون اداری رایورز برای ایجاد ارتباط میان نامه‌های دارای موضوعات مشترک، اما غیرمستقیم، استفاده می‌شود. این قابلیت، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا مکاتبات خود را ساختاریافته‌تر مدیریت کرده و به‌سادگی به سوابق مرتبط دسترسی داشته باشند.
زمانی که یک نامه جدید از نظر محتوا به نامه‌ای دیگر مربوط است، اما نه به‌عنوان پاسخ به آن و نه در پیگیری مستقیم آن، در سیستم اتوماسیون اداری، نوع ارتباط آن “مرتبط” ثبت می‌شود.
به عنوان مثال تصور کنید در یک سازمان، دپارتمان مالی نامه‌ای درباره تنظیم قرارداد مالی با یک شرکت ارسال کرده است. مدتی بعد، دپارتمان حقوقی، نامه‌ای درباره مفاد قانونی این قرارداد ارسال می‌کند. هر دو نامه موضوع یکسانی دارند، اما نامه دوم نه پاسخ مستقیم است و نه پیگیری نامه اول. در این حالت، در سیستم اتوماسیون اداری رایورز می‌توان نوع ارتباط “مرتبط” را برای این دو نامه تعریف کرد.
| نوع ارتباط | کاربرد |
|---|---|
| عطف | هنگام ارسال پاسخ به یک نامه دریافتی |
| پیرو | هنگام ارسال نامه‌ای جدید در ادامه یا پیگیری یک نامه قبلی |
| مرتبط | هنگام ثبت نامه‌ای که به لحاظ موضوعی مرتبط با نامه‌ای دیگر است اما پاسخ یا پیگیری مستقیم آن نیست |
نرم‌افزار اتوماسیون اداری رایورز با قابلیت‌های جامع در ثبت، دسته‌بندی و مدیریت مکاتبات، امکان مدیریت نامه‌های مرتبط، پیرو و عطف را فراهم می‌آورد. این قابلیت‌ها سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا ارتباط میان مکاتبات را به‌صورت شفاف حفظ کرده، بهره‌وری فرآیندهای اداری را افزایش داده و از اتلاف زمان در پیگیری مکاتبات سازمانی جلوگیری کنند.
آنچه در این مقاله میخوانید
سوالی دارید از ما بپرسید
تلفن: ۸۴۳۶۳۰۰۰-۰۲۱
خیابان خالد اسلامبولی (وزرا) خیابان هجدهم شماره ۳۰
خیابان ولیعصر نرسیده به توانیر خیابان لنکران شماره ۵
۰۲۱−۸۴۳۶۳۰۰۰
info[@]rayvarz.com
