روش 5S (نظام آراستگی محیط کار)

بعد از پایان جنگ جهانی دوم که اقتصاد و صنعت ژاپن رو به نابودی بود، کارشناسان و مهندسان ژاپنی به دنبال روشی جهت احیای صنایع خود بودند. از جمله این صنایع می‌توان به خودروسازی تویوتا اشاره کرد که به دنبال روشی برای کاهش اتلاف‌ در تاسیسات خود بود. روشی که در این شرکت اجرا و به عنوان سیستم تولید تویوتا شناخته شد، شامل اصولی برای خلق نظمی منطقی در محل کار بود. این اصول بعدا در غرب هم مورد استقبال قرار گرفت و به نام نظام آراستگی 5S شناخته شد.
اگرچه این روش برای اولین بار در صنایع خودروسازی معرفی و پیاده‌سازی گردید، اما اکنون به‌طور گسترده‌ای می‌تواند در همه صنایع حتی خانه‌داری نیز مورد استفاده قرار گیرد.
هدف از این روش، سازماندهی، اثربخشی و بهره‌وری بالاتر است و شامل مجموعه‌ اصولی برای ایجاد نظمی مناسب در محل کار است. این اصول بر روی حذف مواد و لوازم غیرضروری، قراردادن همه چیز در جای مناسب خود و استاندارد‌سازی شیوه‌های نگهداری از محیط کار تاکید دارد.

5S از پنج کلمه ژاپنی گرفته شده که به انگلیسی و فارسی نیز ترجمه شده است:
Seiri (سیری): ساماندهی یا مرتب‌سازی (Sort)
جداکردن اقلام و اطلاعات غیرضروری از اقلام و اطلاعات ضروری مورد نیاز و دور ریختن آن‌ها
Seiton (سیتون): نظم و ترتیب (Set in Order)
مرتب کردن اقلام و اطلاعات ضروری و مورد نیاز به نحوی که به آسانی بتوان به آن‌ها دسترسی پیدا کرد.
Seiso (سیسو): پاکیزه سازی (Shine)
تمیز کردن کامل محیط کار بطوریکه هیچ جایی کثیف نباشد
Seiketsu (سیکتسو): استانداردسازی (Standardize)
جلوگیری از بهم خوردن نظم و نظافت و حفظ و نگهداری آن، حفظ سه مرحله نخست با کنترل و اصلاح دایمی و تدوین استاندارد‌هایی برای این مراحل
Shitsuke (شیتسوکه): حفظ و نگهداری (Sustain)
ارائه آموزش‌های لازم به منظور افزایش توانایی افراد جهت انجام امور مربوطه، از طریق این آموزش و آماده‌سازی کارکنان همچنین با مشارکت عمومی، همیاری، همکاری، ارزیابی نقاط قوت و ضعف، چهار اصل اول 5S، انضباط و نظام‌مندی در محیط کار نهادینه شده و فرهنگ‌سازی می‌شود.

نتایج این روش نیز خیلی زود و برای همه قابل مشاهده است زیرا این روش برنامه اجرایی ساده‌ای داشته و نیاز به سرمایه‌گذاری زیادی ندارد، انسان‌ها به طور غریزی نظافت و راحتی را دوست دارند، مفاهیم و تکنیک‌های ساده آن برای همه قابل فهم و درک است و اجزای آن مستقل از اندازه و نوع صنعت می‌باشد.
البته در عصر جدید تکنولوژی می‌تواند کمک شایانی به این اصول داشته و اثرگذاری آن‌ها را افزایش دهد. برای مثال نرم‌افزارهایی که امروزه در محیط‌های کاری مورد استفاده قرار می‌گیرند یکی از ابزارهای مفید پیاده‌سازی این اصول هستند. از جمله این نرم‌افزارها می‌توان به سیستم اتوماسیون اداری رایورز اشاره کرد. و اگر جواب شما به این سوالاتی که در زیر اشاره شده مثبت است یعنی نرم‌افزار اتوماسیون اداری یکی از نرم‌افزارهایی است که در محل کارتان به آن نیاز دارید:
• یافتن نامه‌ها و اسناد یا فایل‌ها مشکل است؟
• فایل‌ها و کشوهایی وجود دارند که حاوی حجم بالایی از کاغذها و مستندات بوده و شناسایی آن‌ها دشوار است؟
• دسته‌های کاغذ فضای ارزشمندی را اشغال می‌کنند؟
• افرادی مسئولیت‌های خود را به درستی انجام نمی‌دهند؟
• پیگیری نامه‌ها کاری زمان‌بر و گیج کننده است؟
• تاخیر در پاسخگویی به نامه‌ها زیاد بوده و کنترل آن سخت است؟
سیستم اتوماسیون اداری تحت وب رایورز به شما کمک می‌کند اطلاعات ضروری را تفکیک کرده، آن‌ها را توسط دبیرخانه در محیطی با کارایی مناسب ثبت نمایید، همچنین با توجه به تحت وب بودن این سیستم، اطلاعات همیشه و به آسانی و با طبقه‌بندی مناسب در دسترس شما هستند.
سیستم اتوماسیون اداری، شما را از نگهداری اسناد به صورت کاغذی و سختی مدیریت بایگانی‌های بزرگ کاغذی، رهایی بخشیده و محل کاری عاری از اسناد و نامه‌های تلنبار شده در گوشه و کنار خواهید داشت.
همچنین با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، حفظ و نگهداری این اصول و عادت‌های درست در افراد سازمان نهادینه خواهند شد.
سیستم اتوماسیون اداری تحت وب با کاربری راحت و محیط کارپسند به سازمان شما کمک خواهد کرد از کاغذبازی غیرضروری جلوگیری کرده و صرفه‌جویی چشم‌گیری در وقت و هزینه خود داشته باشید. به وسیله سیستم اتوماسیون اداری رایورز رعایت نظم در کارها و بهره‌وری افزایش پیدا کرده و همچنین سیستم گزارشات تعبیه شده در نرم‌افزار اتوماسیون اداری به شما کمک می‌کند کنترل و حفظ این نظم را به صورت دائم رصد کنید.

مشاهده مشخصات نرم افزار اتوماسیون اداری

• 
  اتوماسیون اداری تحت وب (نسل چهارم)

وبینارهای مرتبط

• 
  وبینار معرفی نسل چهارم اتوماسیون اداری رایورز