در چشمانداز کسبوکار امروز که به سرعت در حال تحول است؛ سازمانها تحت فشار دائمی برای افزایش بهرهوری، کاهش هزینههای عملیاتی و واکنش سریع به تغییرات بازار قرار دارند. در این میان سیستمهای مدیریت فرآیندهای کسبوکار (BPMS) به عنوان یکی از عوامل کلیدی تحول دیجیتال شناخته شدهاند؛ که بهسازمانها در استاندارسازی جریانهای کاری، خودکارسازی وظایف تکراری و ایجاد دید لحظهای نسبت به عملیات کمک میکنند.
با این حال انتخاب BPMS صرفا تصمیم به خرید نرمافزار نیست. این اقدامی استراتژیک در مسیر تحول سازمانی است؛ که بر نحوه اجرای کارها در کل سازمان تأثیر میگذارد. BPMS مناسب میتواند بهرهوری و چابکی را بهطور چشمگیری افزایش دهد. در حالیکه انتخاب اشتباه اغلب به کاهش پذیرش کاربران، هدررفت سرمایه و اختلال در عملیات منجر میشود.
این راهنما چارچوبی ساختاریافته و عملی برای مدیران ارائه میدهد؛ تا بتوانند BPMS مناسب را براساس نیازهای واقعی کسبوکار، و نه صرفا پیچیدگیهای فنی، ارزیابی و انتخاب کنند.
سیستم مدیریت فرآیندهای کسبوکار (BPMS) پلتفرمی نرمافزاری است؛ که برای مدلسازی، اجرا، پایش و بهینهسازی فرآیندهای کسبوکار طراحی شده است. این سیستم به عنوان یک لایه مرکزی هماهنگکننده عمل میکند؛ که در آن وظایف، تصمیمها و جریان دادهها به صورت ساختاریافته و خودکار مدیریت میشوند.
BPMS معمولا بهسازمانها کمک میکند تا:
برخلاف ابزارهای ساده مدیریت وظایف، BPMS بر مدیریت چرخه کامل فرآیندها تمرکز دارد؛ و افراد، سیستمها و دادهها را در یک مدل عملیاتی یکپارچه به هم متصل میکند.
بسیاری از سازمانها تأثیر انتخاب BPMS را دستکم میگیرند. برخلاف نرمافزارهای مستقل، BPMS در عملیات روزمره سازمان ادغام میشود.
بنابراین پیادهسازی موفق آن میتواند:
در مقابل، انتخاب نادرست BPMS میتواند منجر شود به:
بنابراین فرآیند این انتخاب، باید با دقت و به عنوان یک سرمایهگذاری استراتژیک انجام شود.
قبل از ارزیابی هر پلتفرم BPMS، مدیران باید دقیقا مشخص کنند چهمشکلی را میخواهند حل کنند. برای این کار باید به این سوالات پاسخ دهند:
بسیاری از شکستها زمانی رخ میدهند که سازمانها بهجای نگاه مسئلهمحور، با نگاه فناوریمحور شروع میکنند. در این شرایط بدون درک دقیق مسئله، سازمانها ممکن است فرآیندهای ناکارآمد را بهجای بهبود دادنف تنها خودکار کنند.
بلوغ فرآیندی به میزان استاندارد بودن، تعریفشدگی و پایداری جریانهای کاری سازمان اشاره دارد. سازمانهای آماده برای خرید BPMS و استفاده از آن، معمولا دارای ویژگیهای زیر هستند:
در مقابل اگر فرآیندها غیررسمی، ناپایدار یا دائما در حال تغییر باشند؛ پیادهسازی BPMS در مراحل اولیه میتواند باعث سردرگمی و مقاومت شود. در چنین شرایطی ابتدا باید مدلسازی و بهینهسازی فرآیند انجام شود.
یکی از مهمترین عوامل موفقیت در BPMS، پذیرش کاربران است. چراکه حتی قدرتمندترین سیستمها بدون استفاده درست، ارزشی ایجاد نمیکنند.
یک BPMS کاربرپسند باید:
در نظر داشته باشید که اگر سیستم بیش از حد پیچیده باشد، کاربران آن را کنار میگذارند. از سویی اگر سیستم قادر به پشتیبانی از پیچیدگیهای کسبوکار نباشد؛ کاربران آن را کنار میگذارند.
اغلب سازمانها نیازمند توسعه اختصاصی و سفارشی سازی BPMS هستند. در این زمینه یک BPMS حرفهای باید قابلیتهای زیر را ارائه دهد:
به عبارت دیگر، اگرچه بسیاری از خواستهها در زمینه سفارشیسازی را میتوان به کمک ویژگی Low Code پوشش داد؛ اما تنها با تکیه بر این ویژگی، امکان سفارشیسازی کامل وجود ندارد.
مدلسازی فرآیند، پایه اصلی هر BPMS است. یک سیستم مناسب باید بتواند:
اتوماسیون یکی از مهمترین دلایل استفاده از BPMS است. ویژگیهای مهم و کاربردی سیستمهای مدیریت فرآیندهای کسبوکار در این زمینه عبارتند از:
BPMS باید بتواند با سیستمهای موجود سازمان مانند ERP، CRM و HR یکپارچه شود. در غیر این صورت مشکلاتی مانند ورود داده تکراری، جزیرهای شدن اطلاعات و ناسازگاری دادهها به وجود میآید.
BPMS باید تصویر کاملی از عملکرد فرآیندها ارائه دهد. از جمله پشتیبانی از موارد زیر:
سیستم باید بتواند همراه با رشد سازمان توسعه یافته و از تعداد کاربران همزمان و تعداد مدل و تعداد نمونه فرآیندی بالا پشتیبانی کند.
هزینه واقعی نرمافزار مدیریت فرآیندهای کسبوکار (BPMS) معمولا بیشتر از برآورد اولیه است.
در واقع هزینه واقعی خرید BPMS شامل این موارد میشود:
پیش از امضای قرارداد، سازمانها باید الزامات تجاری قابل اندازهگیری را تعریف کنند.
این الزامات عبارتند از:
در کنار قابلیتهای عملکردی، بررسی زیرساخت فنی، امنیت و میزان وابستگی به فروشنده تأثیر مستقیم بر هزینههای بلندمدت و چابکی سازمان دارد. در این مرحله به معیارهای زیر توجه کنید:
پیادهسازی BPMS پروژه تغییر سازمانی است که به این موارد نیاز دارد:
انتخاب سیستم پیچیده میتواند نتیجه معکوس بدهد و پیامدهای زیر را بههمراه داشته باشد:
خرید و پیادهسازی BPMS تصمیمی استراتژیک است؛ که نحوه عملکرد، همکاری و رشد سازمان را تعیین میکند. بنابراین یک انتخاب موفق باید بین کاربرپسندی، اتوماسیون، یکپارچگی، مقیاسپذیری و هزینه تعادل ایجاد کند. در نهایت، مهمترین عامل موفقیت، همراستایی BPMS با بلوغ فرآیندی و آمادگی سازمان است. BPMS مناسب باید عملیات را سادهتر کند، نه پیچیدهتر؛ شفافیت را افزایش دهد، نه کاهش؛ و رشد را تسهیل کند، نه محدود.
نرمافزار BPMS میتواند از نظر پیچیدگی در سطوح مختلفی قرار گیرد. بهطور معمول سازمانهایی با فرآیندهای سادهتر، میتوانند به کمک سیستمهای BPMS سادهتر نیز کار خود را تا حدی پیش ببرد. در مقابل سازمانهایی با فرآیندهای پیچیده، نیازمند سیستمهای قدرتمندتری هستند. چراکه این سیستمها انعطافپذیری بالاتری داشته و امکان اجرای فرآیندهای در هم تنیده را فراهم کنند. از سویی تجربه ثابت کرده است که اغلب سازمانها به سیستمهایی با پیچیدگی متوسط نیاز دارند.
این موضوع به چند چیز بستگی دارد. اما مهمترین نکته این است: آیا فقط نرمافزار را میخرید یا فروشنده، فرآیندها را هم برایتان طراحی میکند؟ طبیعی است که اگر فروشنده طراحی را هم برعهده بگیرد، کار سریعتر پیش میرود. اما نکته کلیدی اینجاست که سیستم BPMS باید به تیم خودتان هم اجازه طراحی فرآیند بدهد. یعنی شما نه فقط فرآیندهای آماده، بلکه ابزار ساخت فرآیند را هم بخرید.
هر سازمان اولویتهای متفاوتی دارد، بنابراین ضروری است که از همان ابتدا ذینفعان کلیدی درگیر پروژه شوند تا درباره زمانبندی، انتظارات و اهداف توافق ایجاد شود. برای موفقیت پروژه باید نیازها به صورت شفاف بیان شوند؛ مزایای BPMS جدید توضیح داده شود؛ اهداف قابل اندازهگیری تعیین شوند؛ و شاخصهایی برای سنجش پیشرفت تعریف شود. همچنین کل سازمان باید با این تغییر همراه شود.
در نهایت خرید BPMS کارآمد میتواند هوشمندی عملیاتی سازمان را افزایش داده و چابکی سازمانی را بهبود دهد. اما این راهکار برای همه سازمانها یکسان نیست؛ بنابراین پیش از تصمیمگیری، باید همه جوانب را بهدقت سنجید.
آنچه در این مقاله میخوانید
سوالی دارید از ما بپرسید
تلفن: ۸۴۳۶۳۰۰۰-۰۲۱
خیابان خالد اسلامبولی (وزرا) خیابان هجدهم شماره ۳۰
خیابان ولیعصر نرسیده به توانیر خیابان لنکران شماره ۵
۰۲۱−۸۴۳۶۳۰۰۰
info[@]rayvarz.com
کانال بله رایورز
