آشنایی با مفهوم برنامه‌ریزی منابع سازمانی

امروز بیش از همیشه به برنامه­‌ریزی منابع سازمانی نیاز داریم. پیچیده شدن دنیای کسب و کار، سازمان را به ساختارهای ارگانیکی شامل حجم انبوه اطلاعات و داده، فرایندهای پیچیده و تصمیمات متعدد و سریع تبدیل کرده است. در چنین فضایی، بهره‌­گیری از امکان برنامه‌­ریزی منابع سازمانی به شکلی هماهنگ و یکپارچه، ضرورتی بسیار مهم  قلمداد می­‌شود.

در واقع اگر در دهه‌های گذشته سازمان‌ها برای پوشش هر نیاز خود، نرم‌افزار مشخصی را به خدمت می‌گرفتند؛ امروزه این مدل جزیره‌ای کارایی خود را از دست داده و نیاز به وجود یک سیستم جامع و متمرکز، یا دست کم، برخوردار بودن از ارتباط مستحکم و برخط میان ابزارهای مختلف مدیریت منابع مالی، انسانی، انبار، بازرگانی ، تولید و تجهیزات و سایر حوزه‌­های عملیاتی سازمان، اهمیت بسیاری پیدا کرده است.

در چنین شرایطی، شناخت مفهوم برنامه‌­ریزی منابع سازمانی یا همان ERP  و استفاده از آن، که این هماهنگی و یکپارچگی را موجب می‌شود؛ ضرورتی استراتژیک برای هر کسب و کاری به شمار می‌­رود.

برنامه ریزی منابع سازمانی چیست؟

اگرچه برنامه‌­ریزی منابع سازمانی دارای تعاریف متعددی است؛ اما تعریف کاربردی از این اصطلاح در دنیای کسب و کار و مدیریت سازمان‌ها، یک سیستم جامع نرم‌افزاری یکپارچه است. سیستمی که قادر است همه داده‌ها و فرایندهای مهم سازمان را در یک بستر واحد و در قالب یک پایگاه داده متمرکز گرد هم آورد.

در صورت دستیابی به این هدف توسط نرم­‌افزارهای برنامه‌­ریزی منابع سازمانی، می‌توان آن‌ها را مغز عملیات سازمان دانست. یعنی جایی که تمامی بخش‌های سازمان، از آن فرمان گرفته و همه اطلاعات بخش‌های مختلف نیز به آن باز می‌گردد. وجود چنین ساختاری از تولید داده‌های جداگانه و گاهی تکراری در واحدهای مختلف مالی، فروش، تولید، منابع انسانی و مدیریت جلوگیری کرده و از این طریق احتمال خطا، دوباره‌کاری و تاخیر و نیز فواصل اطلاعاتی را تا حد زیادی کاهش می‌دهد. به عبارت دیگر نرم‌افزار برنامه‌­ریزی منابع سازمانی، سازنده­‌ یک زبان مشترک و هماهنگ برای انجام دقیق‌تر، روان‌تر و سریع‌تر کارها در بخش‌های مختلف سازمان است.

چرا برنامه ریزی منابع سازمانی این‌قدر مهم شده است؟

پاسخ به این سوال را می‌توان در دو بخش قبلی مستتر دانست. آنجا که اشاره می‌شود رقابت در دنیای امروز پیچیده‌تر و سنگین‌تر است؛ و از این رو حجم داده‌ها و فعالیت‌های سازمانی به شکل چشم‌گیری افزایش یافته است. از سویی دیگر، گسترش مفهوم دیجیتالی‌­سازی نیز یکی دیگر از الزامات مهم برای سازمان‌های امروزی است. چنین فضایی وجود نرم­‌افزارهای برنامه‌­ریزی منابع سازمانی را حتی برای کسب و کارهای دارای اندازه­‌ی متوسط نیز ضروری ساخته است.

در واقع شرایط امروز مدیریت کسب و کارها موجب شده تا اگر سازمانی بدون برنامه‌­ریزی منابع سازمانی کار کند؛ به احتمال بالا با مشکلات زیر مواجه شود:

• گزارش‌های متناقض و غیرواقعی
• ایجاد فواصل اطلاعاتی و تاخیر در تصمیم‌گیری
• نبود داده لحظه‌ای
• اتلاف منابع
• افزایش هزینه‌های عملیاتی
• خطاهای انسانی پرشمار

بنابراین؛ وجود چنین سیستم جامعی را باید تنها راه حل ایجاد شفافیت، سرعت، دقت و بهره‌وری در عملکرد در سازمان‌های عریض و طویل امروزی دانست.

مزایای کلیدی برنامه­ریزی منابع سازمانی

منظور از مزایای کلیدی، همان دستاوردهایی است که سیستم‌های برنامه‌­ریزی منابع انسانی برای کسب و کارها به ارمغان می‌آورند. در بخش قبلی به‌طور خلاصه به این موارد اشاره کردیم؛ در این بخش نگاهی دقیق‌تر به هریک از این مزایا می‌­اندازیم.

یکپارچگی کامل داده‌ها

به این معنی که تمام اطلاعات سازمان در یک پایگاه داده ذخیره می‌شود.

نتیجه این ویژگی موارد زیر است:

• داده تکراری وجود ندارد.
• خطاهای انسانی کاهش می‌یابد.
• گزارش‌ها قابل اعتماد هستند.

حذف فواصل اطلاعاتی و افزایش سرعت تصمیم‌گیری

وقتی مدیران به اطلاعات لحظه‌ای دسترسی داشته باشند؛ تصمیم‌گیری نیز سریع‌تر رخ می‌دهد. این ویژگی نیاز سازمان‌های امروزی است چرا که بیش از گذشته عامل سرعت در تصمیم‌گیری بر روی موفقیت سازمان‌ها تاثیرگذار شده است. از سویی وجود این سیستم کمک می‌کند تا حذف فواصل اطلاعاتی و افزایش سرعت در تصمیم‌گیری همراه با افزایش دقت در آن باشد. به این معنی که تصمیمات بر اساس داده‌های روزآمد، دقیق و تجزیه و تحلیل شده انجام می‌شود.

کاهش هزینه‌های پنهان

در توصیف سیستم‌­های برنامه‌­ریزی منابع سازمانی، بارها اشاره شده است که این سیستم‌ها از ایجاد و ذخیره داده‌های تکراری جلوگیری می‌کنند. همین ویژگی کمک می‌کند تا دوباره‌‌کاری‌ها کاهش یابد. همچنین نیازی به فرایندهای دستی برای هماهنگی داده‌ها در بخش‌های مختلف نباشد. نتیجه این ویژگی در عمل کاهش هزینه‌های سازمان است.

شفافیت و کنترل

یک سیستم یکپارچه با توان بیشتری می‌تواند امکان کنترل امور را فراهم کند و تصویر دقیقی از عملکرد سازمان ارائه دهد. همین ویژگی هست که موجب شفافیت بیشتر در بخش‌های مختلف سازمان از تولید تا فروش و از خرید تا منابع انسانی می‌شود.

افزایش بهره‌وری نیروی انسانی

در سیستم‌های برنامه‌­ریزی منابع سازمانی بسیاری از کارها به صورت خودکار انجام می‌شود. همچنین دوباره‌کاری‌ها به دلیل یکپارچگی سیستم کاهش می‌یابد. حاصل این ویژگی‌ها کاهش نیاز به انجام کارهای تکراری و امکان تمرکز بیشتر روی تحلیل اطلاعات، مدیریت امور و موارد مشابه است.

استانداردسازی فرایندها

یکی از چالش‌های متداول سازمان‌های سنتی، نبود رویه‌ای ثابت و مشخص برای انجام امور مختلف است. سیستم‌های برنامه‌­ریزی منابع سازمانی، سازمان شما را در مسیری قرار می‌دهد که برای هر کار، روش بهینه‌ای را انتخاب و همان را اجرا کنید. در واقع این سیستم‌ها یک چارچوب کاری را برای تسک‌های مختلف مشخص می‌کنند؛ و آنها را در مسیر خود هدایت می‌نمایند. این مفهوم در قالب استانداردسازی فرآیندها در سازمان‌های بزرگ بسیار مورد توجه است.

اجزای اصلی یک سیستم جامع برنامه‌­ریزی منابع سازمانی

این سیستم‌ها معمولا از ماژول‌هایی تشکیل شده که هرکدام بخشی از عملیات سازمان را پوشش می‌دهند.

مهم‌ترین ماژول‌های سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی عبارتند از:

• مالی و حسابداری
• منابع انسانی
• مدیریت زنجیره­ تامین
• انبار و لجستیک
• بازاریابی، فروش
• خدمات پس از فروش
• مدیریت ارتباط با مشتریان
• برنامه‌ریزی و کنترل تولید
• مدیریت نگهداری و تعمیرات
• مدیریت دارایی‌ها
• مدیریت پروژه
• هوش تجاری

البته طبیعی است که همه سازمان‌ها به همه ماژول‌های چنین سیستمی نیاز نداشته باشند. بنابراین معمولا سیستم‌های برنامه‌­ریزی منابع سازمانی در مسیر استقرار و بر اساس نیازهای هر سازمان، ماژول‌های خاص آن را در نظر می‌گیرد.

نرم‌افزار برنامه ریزی منابع سازمانی چگونه کار می‌کند؟

در پاسخ به این سوال، با ذکر مثالی، عملکرد اجرایی چنین سیستمی را شرح می‌دهیم. تصور کنید یک کارخانه تولیدی قصد دارد موجودی مواد اولیه را بررسی و سفارش خرید جدید ثبت کند. در صورت نبود چنین سیستمی انجام این کار با طی مراحل زیر انجام می‌شود:

1. انبار باید موجودی مواد را بررسی کند.
2. بخش تولید باید نیاز آینده به مواد را اعلام کند.
3. مالی باید بودجه را بررسی کند.
4. خرید باید استعلام بگیرد و سفارش ثبت کند.

انجام این مراحل معمولا چند روز طول می‌کشد. همچنین ممکن است اطلاعات بین واحدها، متفاوت باشد؛ در این صورت، هماهنگی بین واحدها و اخذ یک تصمیم مشترک می‌تواند چالش برانگیز باشد.

در مقابل وقتی از سیستم برنامه‌­ریزی منابع سازمانی استفاده می‌شود:

1. سیستم به‌صورت لحظه‌ای موجودی را نمایش می‌دهد.
2. برنامه تولید به‌طور خودکار میزان نیاز آینده را محاسبه می‌کند.
3. مالی بودجه را آنی تایید یا رد می‌کند.
4. خرید سفارش را در چند ثانیه ثبت می‌کند.

این فرآیند، با حذف فواصل اطلاعاتی، موجب تغییر محسوس در سرعت، دقت و کیفیت تصمیم‌گیری می‌شود.

چه سازمان‌هایی باید از این سیستم استفاده کنند؟

در سال‌های ابتدایی ارائه‌­ی نرم‌افزارهای برنامه‌­ریزی منابع سازمانی، استفاده از این ابزارها مخصوص سازمان‌های بزرگ بود. البته علت اصلی این موضوع تنها نبود احساس نیاز در کسب و کارهای کوچک و متوسط نبود؛ بلکه هزینه راه‌­اندازی و مدیریت اجرای چنین سیستم‌هایی برای این کسب و کارها بالا به نظر می­‌رسید. اما تجربه اجرای این سیستم‌ها و توسعه‌­ی آنها در سال‌های اخیر نشان داده است که شرکت‌های کوچک برای نظم‌دهی و رشد، کسب‌وکارهای متوسط برای مدیریت بهتر منابع، و سازمان‌های بزرگ برای یکپارچگی و کنترل گسترده، همگی به نوعی به سیستم برنامه‌­ریزی منابع سازمانی متناسب با درجه­‌ی آمادگی سازمانی خود، نیاز دارند.

چالش‌های اجرای نرم‌افزار برنامه ریزی منابع سازمان

نظر به اینکه نیروی انسانی منبع اصلی و ارزشمند هر سازمانی است؛ نباید تصور کرد با وجود چنین سیستم‌هایی، سازمان‌ها از همکاری و هماهنگی با منابع انسانی خود بی‌نیاز می‌شوند. در چنین شرایطی بسیار مهم است که توسعه­‌ی چنین سیستم‌هایی با هماهنگی کامل و با توجه به چالش‌های مرتبط با آن انجام شود. در این بخش به‌طور مختصر 4 چالش اصلی اجرای نرم‌افزار برنامه‌­ریزی منابع سازمانی را مرور کرده‌ایم.

مقاومت کارکنان در برابر تغییر

کارکنان معمولا به رویه‌­ها و روندهای جاری عادت دارند که در ادبیات حرفه به آن عادات مالوف می­‌گویند و بر اساس آن مقاومت در مقابل تغییر، رویکردی قابل پیش‌بینی است؛ و لازم است در جریان انتخاب بهترین محصول ERP و استقرار آنان را به‌خوبی و به‌طور همه جانبه مشارکت داد.

پیچیدگی فرآیندها

اگر فرآیندهای سازمان از قبل استاندارد نشده باشند؛ اجرای این سیستم‌ها دشوارتر می‌شود. لذا بازنگری در فرآیندها و بهبود روش­‌های اجرائی، متناسب با ظرفیت­‌های سیستم جامع انتخاب شده یکی از ارکان اصلی استقرار ERP محسوب می­‌شود.

هزینه آغازین

تامین و راه‌اندازی چنین سیستمی یک سرمایه‌گذاری به شمار می­‌رود. بنابراین اگر در ابتدا هزینه‌­ی آن سنگین به نظر برسد نباید از این سرمایه‌­گذاری تاثیر گذار صرف نظر نمود زیرا نتایج و دستاوردهای آن بتدریج و از ابتدای بهره­‌برداری به صورت مرحله­‌ای عیان خواهد شد.

نیاز به آموزش

کار با این سیستم‌ها نیازمند آموزش همه جانبه‌­ی نیروی انسانی در سطوح محتلف است. سازمان‌هایی که آموزش را نادیده می‌گیرند؛ معمولا در اجرای عملی و واقعی این سیستم‌ها شکست می‌خورند.

 آینده برنامه ریزی منابع سازمانی

این سیستم‌ها نیز مانند اغلب سرویس‌های نرم‌افزاری، همزمان با پیشرفت فناوری اطلاعات و ارتباطات، در حال رشد و توسعه هستند. به‌طورکلی در سال‌های اخیر و نیز در سال‌های پیش رو می‌توان تحول در نرم‌افزارهای برنامه‌­ریزی منابع سازمانی را در سه حوزه­‌ی زیر برشمرد:

• سیستم‌های مبتنی بر فضای ابری: به زبان ساده راه‌اندازی این سیستم‌ها به عنوان سرویس‌های آنلاین و در دسترس از همه جا، ویژگی جذابی است که به لطف فناوری ذخیره‌سازی و مدیریت نرم‌افزار ابری فراهم شده است.
• استفاده از هوش مصنوعی: به کار بردن ابزارهای هوش مصنوعی و استفاده از ویژگی‌های یادگیری ماشین، امکان تجزیه و تحلیل پیشرفته را برای این سیستم‌ها بر اساس داده‌های موجود فراهم می‌کند.
• اپلیکیشن‌های موبایلی: دسترسی به این سیستم‌ها در قالب اپلیکیشن‌های موبایلی، ویژگی دیگری است که دسترس‌پذیری این نرم‌افزارها را در هرجا و هر لحظه امکان‌پذیر کرده است.

چک لیست انتخاب سیستم برنامه‌­ریزی منابع سازمانی

به‌طور خلاصه برای یک انتخاب مناسب و هماهنگ با نیاز سازمان خود، بهتر است به موارد زیر توجه ویژه‌ای داشته باشید:

• نیازهای سازمان مشخص شود.
• بودجه واقع‌بینانه تعیین شود.
• فرایندها تحلیل شود.
• نمونه‌های موفق بررسی شود.
• پشتیبانی شرکت ارائه‌دهنده ارزیابی شود.

در نهایت باید گفت برنامه‌­ریزی منابع سازمانی یک نرم‌افزار برای تغییر در فلسفه‌­ی مدیریت سازمان و راهبردی کلیدی در اداره­‌ی آن است. راهبرد و فلسفه‌ای که بر شفافیت، یکپارچگی و کارآمدی تاکید دارد. اگر سازمان‌ها بخواهند در رقابت باقی بمانند؛ باید تصمیم‌گیری سریع‌تر و دقیق‌تر داشته باشند؛ و منابع خود را بهتر مدیریت کنند؛ و سیستم‌های برنامه‌­ریزی منابع سازمانی، ابزاری عالی برای رسیدن به این هدف است.