کسب‌وکارهای کوچک و متوسط ایرانی معمولا فرصت کافی برای پرداختن به موضوع مدیریت منابع انسانی (Human Resource Management) ندارند. به‌خصوص در وضعیت اقتصادی امروز، دغدغه بسیاری از مدیران موضوعاتی مثل فروش، مدیریت مالی، پشتیبانی از مشتریان و… است. در این میان مواردی مثل انگیزه کارکنان یا فرهنگ سازمانی از آخرین چیزهایی است که مدیران فرصتی برای پرداختن به آن دارند. اما این موضوع می‌تواند هر سازمانی را به‌صورت تدریجی دچار چالش کند. بنابراین بسیار مهم است حتی اگر واحد جداگانه‌ای برای منابع انسانی ندارید؛ به عنوان مدیر کسب‌وکار با اصول مدیریت منابع انسانی آشنا شده و از آنها در بهبود بهره‌وری کارکنان و رضایت شغلی آنها استفاده کنید.
تجربه نشان داده که بسیاری از کسب‌وکارهای بزرگ ایرانی علی‌رغم موفقیت ظاهری، در بلندمدت به دلیل بی‌توجهی به منابع انسانی دچار فرسودگی می‌شوند. مشکلی که موجب ترک شدن سازمان توسط نیروهای کلیدی، ایجاد بی‌اعتمادی و توقف رشد سازمان می‌شود. این در حالی است که نمونه‌های بسیاری در کسب‌وکارهای کوچک و متوسط وجود دارد که حتی بدون داشتن یک واحد رسمی مدیریت منابع انسانی، به دلیل درک درست از نیازهای کارکنان خود، به نتایج بسیار مطلوبی رسیده‌اند.
فراموش نکنید که در فضای امروز ایران، وجود چالش‌هایی مثل مشکلات شخصی اقتصادی، کمبود نیروی متخصص، تمایل به مهاجرت و تغییر نسل کارکنان، موجب شده تا نقش مدیریت منابع انسانی از همیشه حساس‌تر باشد. اگر شما نیز اهمیت این دغدغه‌ها را درک کرده‌اید؛ این مقاله شروع خوبی برای آشنایی با اصول و ابزارهای مدیریت منابع انسانی است.
اگرچه مدیریت منابع انسانی را در فضای عمومی با موضوعاتی مثل جذب نیرو، حقوق و دستمزد یا ارزیابی عملکرد می‌شناسند؛ اما HR در کنار این فرآیندها و فراتر از آنها، بیان‌گر نوع نگاه سازمان به انسان است. نگاهی که مشخص می‌کند آیا کارکنان صرفا هزینه‌ای هستند که باید کنترل شود؛ یا سرمایه‌ای هستند که باید رشد کند. تفاوت میان این دو نگرش می‌تواند موجب شکل‌گیری یک سازمان با منابع انسانی خسته و دلزده، یا سازمانی دارای منابع انسانی فعال، پرانرژی و بهره‌ور باشد.
در سازمان‌های بزرگ بخش منابع انسانی معمولا بر اساس ساختار و ابزارهای رسمی مدیریت می‌شود. در مقابل در سازمان‌های کوچک و متوسط مدیر سازمان معمولا نقش پررنگی در این حوزه دارد. این موضوع به‌خصوص در شرکت‌های ایرانی بیشتر دیده می‌شود. به این معنا که مدیر همان کسی است که وظیفه استخدام، قطع همکاری، آموزش، ایجاد انگیزه و… را برعهده دارد. بر همین اساس بلوغ فکری و نگرش مدیر به منابع انسانی تاثیر زیادی بر وضعیت سازمان دارد.
در چنین فضایی درک صحیح از منابع انسانی، می‌تواند یک مزیت رقابتی بزرگ باشد که موجب دسترسی به کارکنانی متعهد و همدل می‌شود.
یک تفکر اشتباه در نظر گرفتن بخش منابع انسانی به عنوان یک بخش اداری ساده است. جایی که وظایف روتینی مثل ثبت حضور و غیاب و مدیریت بیمه و مالیات را بر عهده دارد. در حالی که به این حوزه باید دیدگاهی استراتژیک داشت. وجود چنین دیدگاهی می‌تواند به سوالات مهمی از جمله موارد زیر پاسخ دهد:
واضح است که چنین تصمیماتی تا چه حد می‌تواند بر کیفیت ارائه خدمات و محصولات سازمان تاثیر بگذارد؛ و موجب رضایت یا نارضایتی مشتریان شده و حتی در شکل‌گیری تصویر مثبت یا منفی از برند موثر باشد.
نگاه سنتی در منابع انسانی تمرکز زیادی بر اصل کنترل داشت. به این معنا که به دنبال ایجاد نظم و تبعیت در نیروی کار بود. در مقابل رویکرد مدرن منابع انسانی به دنبال پرورش نیروی کار است. بر همین اساس تمرکز آن روی اموری مانند یادگیری و رشد است.
اگرچه کسب‌وکارهای کوچک فضای کافی برای ایجاد سیاست‌گذاری‌های رسمی ندارند؛ اما به دلیل انعطاف و چابکی بیشتر، قادرند تنها با داشتن درک صحیح از موضوع، مواردی مثل تعهد، هم‌دلی و رشد فردی را در سازمان بهتر فراهم کنند.
مسائل مرتبط با منابع انسانی در ظاهر ساده و قابل حل به‌نظر می‌رسند. با این حال در عمل این چالش‌ها پیچیده و چندبعدی هستند. به‌خصوص در کسب‌وکارهای کوچک‌تر، به دلیل محدودیت منابع، فشار بازار و ساختارهای ناپایدار، این چالش‌ها بیشتر خودنمایی می‌کنند.
در ادامه این بخش مهم‌ترین چالش‌های مدیریت منابع انسانی را در شرکت‌های کوچک و متوسط بررسی کرده‌ایم.
چالش‌های مدیریت منابع انسانی در کسب‌وکارهای کوچک و متوسط
به‌خصوص در شرکت‌های کوچک، همه‌کاره بودن مدیر چالش مهمی در پیگیری امور مرتبط با منابع انسانی است. چراکه این فرد درگیر مسائلی مثل افزایش فروش، ایجاد رضایت در مشتریان و تامین‌کنندگان، بررسی امور مالی و… است. بر همین اساس احتمالا مشکلات منابع انسانی آخرین دغدغه‌ای است که ضرورت پرداختن به آن را احساس می‌کند.
نتیجه این وضعیت به حاشیه رفتن موضوع مدیریت منابع انسانی است. در چنین فضایی برنامه‌ای برای جذب هدفمند وجود ندارد؛ آموزش کارکنان نادیده گرفته می‌شود؛ و ارزیابی عملکرد یا انگیزش کارکنان (در صورت وجود) به گفت‌وگوهای کوتاه و احساسی محدود می‌شود.
به عبارت دیگر نه مدیر فرصت و توانایی طراحی یک نظام صحیح برای مدیریت منابع انسانی را دارد؛ و نه منابع مالی کافی برای استخدام فردی متخصص در این زمینه وجود دارد. نتیجه این شرایط نیز اتخاذ تصمیمات واکنشی به جای تصمیمات برنامه‌ریزی شده، برای مسائل مرتبط با منابع انسانی است.
معمولا شرکت‌های بزرگ در کنار داشتن برندی قوی، با ارائه مزایا و مسیر شغلی روشن، نیروهای باکیفیت موجود در بازار کار را جذب می‌کنند. بنابراین شنیدن جمله «نیروی خوب پیدا نمی‌شود!» از سمت مدیران کسب‌وکارهای کوچک و متوسط عجیب نیست. در واقع مسئله صرفا نبود نیروی متخصص نیست. بلکه شرکت‌های کوچک و حتی متوسط معمولا نه جذابیت بیرونی دارند؛ و نه قادر به ارائه پیشنهادی جذاب به نیروی متخصص هستند. همین مسئله نیز موجب عقب ماندن این کسب‌وکارها از رقابت می‌شود.
مدیران در چنین سازمان‌هایی باید مسئله جذب نیرو را فراتر از استخدام ببینند. به این معنا که تلاش کنند تا تجربه کلی تعامل با سازمان را از طریق معرفی بهتر برند سازمان تا فرهنگ همکاری تیمی بهبود دهند. چراکه در غیر این صورت، حتی در صورت استخدام نیروی متخصص، این نیروها به محض یافتن گزینه بهتر، سازمان را ترک می‌کنند.
تصمیم‌گیری درباره رفتار با منابع انسانی باید بر اساس ساختار و فرآیندهای مشخص و از پیش تعیین شده باشد. در حالی که در بسیاری از شرکت‌های کوچک و متوسط، این تصمیمات به‌صورت لحظه‌ای و بر اساس احساسات شخصی مدیر در آن زمان گرفته می‌شود.
تصمیم‌گیری در مواردی مثل ترفیع، افزایش حقوق، جذب نیرو و…، در صورت نداشتن یک چارچوب مشخص، موجب شکل‌گیری حس بی‌عدالتی، ابهام و فرسودگی در کارکنان می‌شود.
این در حالی است که وجود یک ساختار ساده یا دستورالعمل شفاف نیز می‌تواند در مواردی مثل استخدام، ارزیابی و ارتقا، نقشی بسیار موثر و مثبت داشته باشد.
ایجاد حس رشد توسعه در کارکنان از طریق فراهم کردن امکان ارتقاء و حس یادگیری حاصل می‌شود. در سازمان‌های کوچک، به دلیل ساختار سازمانی محدود، معمولا فضای کافی برای ارتقاء نیروی انسانی وجود ندارد. اما در زمینه یادگیری می‌توانن مانند سازمان‌های بزرگ، فرصت‌های مناسبی را برای کارکنان فراهم کرد. ایجاد مسیر مشخص و امکانات کافی برای آموزش یا منتورینگ، از جمله این موارد است.
رشدهای کوچک ناشی از آموزش و ایجاد جلسات یادگیری تیمی یا تقسیم تجربیات، می‌تواند انگیزه و تعهد کارکنان را چند برابر کند.
در جامعه امروز ایران، مواردی مثل فشار اقتصادی، نبود امنیت شغلی و حجم بالای کار باعث کاهش تدریجی انگیزه کارکنان می‌شود. در این شرایط اگر سازمان نتواند فرهنگ مثبتی برای دیده شدن تلاش و همکاری کارکنان بسازد؛ انرژی تیم به‌سرعت تحلیل می‌رود.
ساختن چنین فرهنگی در سازمان‌های کوچک پیچیده است؛ اما همچنان بیش از هرچیز بازتابی از رفتار مدیر سازمان است. بنابراین اگر مدیر نتواند این فرهنگ را شکل دهد؛ حتی بهترین نیروها نیز به‌مرور انگیزه‌شان را از دست خواهند داد.
نرم‌افزارهای سازمانی متنوعی وجود دارد که می‌تواند امور مربوط به مدیریت منابع انسانی را با دقت، شفافیت، سهولت و کیفیت بیشتری اجرا کند. سرویس‌هایی مثل اتوماسیون اداری، مدیریت پرسنل، حضور و غیاب و ارزیابی عملکرد از جمله این موارد هستند.
در گذشته هزینه استفاده از این ابزارها برای کسب‌وکارهای کوچک بالا بود؛ اما امروزه به لطف توسعه تکنولوژی، این هزینه تا حد زیادی کاهش یافته و مزایای استفاده از آن چشم‌گیرتر شده است. با این حال همچنان بسیاری از شرکت‌های کوچک و متوسط از این مزیت که به سادگی به دست می‌آید غفلت می‌کنند.
راز موفقیت در مدیریت منابع انسانی، درک درست از ارکان آن و اجرای ساده ولی منظم آنها است. در این بخش می‌خواهیم مهم‌ترین فرآیندها و اجزای مدیریت منابع انسانی را مرور کنیم.
در اغلب کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، زمانی مسئله جذب نیرو مطرح می‌شود که کار به اصطلاح روی زمین مانده است. در حالی که شیوه صحیح داشتن یک برنامه‌ریزی برای این مسئله است؛ تا با پیش‌بینی آینده، قبل از ورود سازمان به بحران، نیاز مدنظر رفع شود.
بر همین اساس مدیر سازمان باید همیشه پاسخ سوالات زیر را بداند:
استخدام اشتباه، به‌خصوص در شرکت‌های کوچک، می‌تواند موجب هزینه‌های بزرگ شود. از سویی در چنین سازمان‌هایی به دلیل تعداد کم کارکنان، یک نیرو با فرهنگ ناهماهنگ می‌تواند روی کلیت سازمان تاثیرگذار باشد.
بر همین اساس مهم است که فراتر از تمرکز روی رزومه فنی، تناسب فرهنگی و رفتاری افراد برای استخدام سنجیده شود؛ تا فرد با ارزش‌ها و فضای تیم کاری مدنظر هماهنگ باشد.
در این زمینه توجه به نکات کاربردی زیر راهگشا است:
اولین روز کار و برداشتی که نیروی کار از سازمان در آن روز دارد؛ اغلب تاثیر عمیقی بر دیدگاه او نسبت به سازمان خواهد داشت. مثلا در بیشتر شرکت‌های کوچک ایرانی، روز اول کار به معنای مواجه شدن به یک میز خالی، نامشخص یا مبهم بودن وظایف، مشخص نبودن مدیر مستقیم یا مشغول بودن او به امور دیگر است.
در چنین شرایطی حتی انجام کارهایی ساده مثل معرفی رسمی فرد به سایر اعضای تیم، شرح دادن وضعیت و اهداف شرکت، مسئول کردن یک همکار به عنوان راهنما در هفته اول و اطلاع‌رسانی در مورد جزئیات ساده مثل ساعات و روش صرف نهار، استراحت و… می‌تواند تاثیر عمیقی بر دریافت حس مثبت کارمند جدید از سازمان بگذارد.
وجود چالش‌ها، مسیر، امکان و هر چیز دیگری که منجر به یادگیری می‌شود؛ راز ماندگاری بلندمدت کارمندان در سازمان است. این مسئله در یک سازمان تنها به معنای ارائه دوره‌های گران‌قیمت نیست. بلکه کارهای مفید و ساده‌ای مثل جلسات اشتراک تجربه بین همکاران، وبینارهای رایگان یا حتی معرفی کتاب و پادکست‌های کاربردی هم می‌توانند هموارکننده این مسیر باشند.
سازمان‌های کوچک این فرصت را دارند که ارزیابی عملکرد را فراتر از فرم‌های سازمانی، تبدیل به گفت‌وگویی انسانی درباره مسائلی مانند پیشرفت، چالش‌ها و بازخورد کنند.
در این تعامل اگر بازخورد منصفانه و محترمانه باشد؛ کارمند احساس امنیت کرده و تمایل بیشتری به ابراز نظر، همکاری و رشد خواهد داشت.
پول به شکل افزایش حقوق و…، یکی از اهرم‌های مهم در افزایش انگیزه کارکنان است. با این حال حتی در شرایط سخت اقتصادی نیز، این ابزار برای حفظ انگیزه کارکنان کافی نیست. انسان‌ها به‌صورت ذاتی نیازمند انگیزاننده‌های دیگری مثل احترام، قدردانی، احساس دیده شدن و فرصت رشد هستند؛ و این موارد تاثیر عمیق‌تری بر ماندگاری آنها در یک شغل دارد. در واقع افراد زمانی در شغل خود می‌مانند؛ که احساس کنند حضورشان معنا دارد.
در مدیریت منابع انسانی، خروج کارکنان بخشی از یک چرخه طبیعی در سازمان است. با این حال این چرخه طبیعی، به‌خصوص در سازمان‌های کوچک و متوسط، گاهی با تلخی همراه است.
در این زمینه در نظر گرفتن فرصتی برای گفت‌وگوی طرفین با هدف دریافت بازخورد و ایجاد احترام و شفافیت، عاملی برای کاهش حواشی و تلخی این جدایی است.
مدیریت منابع انسانی یک پروژه اداری نیست؛ بلکه یک فرهنگ مدیریتی است. فرهنگی که در آن تصمیم‌ها در کنار تکیه بر اعداد، انسانی هستند؛ رشد افراد با رشد کسب‌وکار گره خورده است؛ و اعتماد، شفافیت و یادگیری، به‌جای دستور و کنترل قرار گرفته است. در این شرایط حتی یک مدیر، بدون داشتن واحد رسمی منابع انسانی، می‌تواند تاثیر عمیقی بر رضایت، انگیزه و بهره‌وری کارکنان داشته باشد. به شرط آنکه بداند انسان همان سرمایه‌ای است که تمام منابع دیگر را معنا می‌دهد.
آنچه در این مقاله میخوانید
سوالی دارید از ما بپرسید
تلفن: ۸۴۳۶۳۰۰۰-۰۲۱
خیابان خالد اسلامبولی (وزرا) خیابان هجدهم شماره ۳۰
خیابان ولیعصر نرسیده به توانیر خیابان لنکران شماره ۵
۰۲۱−۸۴۳۶۳۰۰۰
info[@]rayvarz.com
