نقش اتوماسیون اداری در ارتقای ارتباطات سازمانی

در دنیای کسب‌وکار امروزی، سازمان‌ها با حجم وسیعی از ارتباطات درونی و بیرونی روبه‌رو هستند که نیاز به هماهنگی بیشتر بین واحدها و نظارت مستمر بر پیشرفت کارها دارند. مدیران به دنبال روش‌هایی هستند تا بتوانند سریع‌تر و دقیق‌تر جریان امور را پیگیری کنند. از سوی دیگر، تعاملات روزمره و تبادل اطلاعات به قدری افزایش یافته که انجام و پیگیری دستی آن‌ها عملاً از توان نیروی انسانی خارج شده و مشکلات زیادی ایجاد می‌کند. در چنین شرایطی، فناوری اطلاعات راهکارهای متعددی را برای بهبود ارتباطات سازمانی عرضه کرده است. در این میان، سیستم‌های اتوماسیون سازمانی به‌عنوان یکی از مهم‌ترین ابزارهای تحول دیجیتال، نقشی کلیدی در مکانیزه‌سازی فرایندها و ارتباطات ایفا می‌کنند. یکی از شاخص‌ترین نمونه‌های این سیستم‌ها، اتوماسیون اداری است که به عنوان بستری برای سامان‌دهی و مکانیزه کردن مکاتبات و ارتباطات داخلی، نقش چشم‌گیری در بهبود ارتباطات درون‌سازمانی ایفا می‌کند.

اتوماسیون اداری (Office Automation) نوعی سیستم اطلاعاتی مدیریت است که به مدیران و کارکنان در کنترل گردش اطلاعات سازمان کمک می‌کند این سیستم در ابتدا برای سامان‌دهی گردش مکاتبات اداری طراحی شد، اما به مرور امکانات ارتباطی متنوعی را در بر گرفت. به عنوان مثال، یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری علاوه بر ثبت و گردش نامه‌ها و دستورالعمل‌های اداری، معمولاً دارای ابزارهایی برای ارسال و دریافت نامه‌های الکترونیکی داخلی، پیام‌های شخصی و فوری، فرم‌های الکترونیکی و سایر اشکال ارتباطات سازمانی است. بدین ترتیب، اتوماسیون اداری تمامی ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را زیر چتر الکترونیک خود می‌آورد و آن‌ها را تسهیل می‌کند.

یکی از اهداف کلیدی به‌کارگیری اتوماسیون اداری، ارتقای سرعت، دقت و شفافیت ارتباطات سازمان است. سیستم‌های اطلاعاتی نوین توانسته‌اند ارتباطات درون و برون‌سازمانی را بسیار سریع‌تر، دقیق‌تر و کم‌هزینه‌تر سازند و مفهوم «ارتباط در هر زمان و هر مکان» را محقق کنند نتیجه این تحول، ارتقای همکاری تیمی و سهولت انجام کار گروهی در سازمان‌ها بوده است. در ادامه این مقاله، ابتدا مفهوم اتوماسیون اداری و تاثیر آن بر ارتباطات درون‌سازمانی را بررسی می‌کنیم و سپس به نقش مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPM) و فناوری‌های مرتبط مانند مدل فرایند (Process Model)، داشبورد مدیریتی و حتی هوش مصنوعی در BPMS در تقویت بیشتر ارتباطات سازمانی خواهیم پرداخت. همچنین با ذکر مثال‌هایی به کاربرد نرم‌افزار BPMS در بهبود فرآیندها و ارتباطات اشاره کرده و در پایان، نتایج و توصیه‌هایی را جمع‌بندی می‌کنیم.

اتوماسیون اداری چیست و چگونه ارتباطات را متحول می‌کند؟

اتوماسیون اداری شامل تمامی سیستم‌های الکترونیکی است که انواع ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را برقرار یا تسهیل می‌کند. این تعریف نشان می‌دهد که اتوماسیون اداری مستقیماً با ارتباطات سازمانی گره خورده است. بخش بزرگی از فعالیت‌های روزمره هر سازمان مربوط به امور دفتری و مکاتبات است که تمام کارکنان و مدیران در سطوح مختلف با آن سر و کار دارند. برای سال‌ها امور دفتری و نامه‌نگاری‌ها بخش زمان‌بری از کار سازمان بودند که علی‌رغم صرف انرژی زیاد، کمتر مورد توجه جهت بهبود بهره‌وری قرار گرفته بودند. تحقیقات در اواخر قرن بیستم نشان داد که بهره‌وری در حوزه‌های تولیدی طی یک دهه تا ۹۰٪ رشد کرده، اما بهره‌وری امور دفتری تنها حدود ۴٪ رشد داشته است. این آمار زنگ خطری بود که اهمیت مکانیزاسیون کارهای اداری و ارتباطات روزمره را یادآور شد. از آن زمان، سازمان‌ها به تدریج با پیاده‌سازی سیستم‌های اتوماسیون اداری، به دنبال جبران این عقب‌ماندگی و بهبود ارتباطات درون‌سازمانی برآمدند.

مزایای اتوماسیون اداری در سازمان‌ها بسیار گسترده است. این مزایا شامل کنترل بهتر بر کارها، کاهش فعالیت‌های غیرمولد (مانند بایگانی کاغذی)، نظارت موثرتر بر کارکنان، کاهش هزینه‌های مکاتبات و جلسات حضوری، افزایش رضایت شغلی کارکنان (به دلیل افزایش کارایی)، رضایت بیشتر مشتریان (به دلیل پاسخ‌گویی سریع‌تر) و حتی امکان دورکاری موثر است. اما شاید مهم‌ترین اثر اتوماسیون اداری در حوزه ارتباطات نمود پیدا کند. بسیاری از ارتباطات روزمره سازمان از نامه‌نگاری‌های داخلی گرفته تا تبادل پیام و اطلاعات – با اتوماسیون اداری سرعت و سهولت چشم‌گیری پیدا می‌کنند. طبق یک مطالعه میدانی، استقرار سیستم اتوماسیون اداری باعث بهبود شاخص‌هایی نظیر سرعت و سهولت تبادل اطلاعات، دسترسی سریع به اطلاعات و اسناد، ایجاد کانال‌های جدید ارتباطی، کاهش تنش‌های ناشی از ارتباطات سنتی و کاهش تاثیر فاصله‌های فیزیکی در همکاری بین واحدها شده است. به بیان دیگر، ورود اتوماسیون اداری به یک سازمان همراه با تحولی عمیق در شیوه‌های ارتباطی سنتی خواهد بود؛ به طوری که بسیاری از مکاتبات مانند ارسال یا ارجاع نامه‌ها در کمترین زمان انجام‌شدنی. چنین سیستمی برای اغلب حوزه‌های وابسته به ارتباطات در سازمان یک راه‌حل کارآمد ارائه می‌کند و تاثیر آن بر بهبود ارتباطات سازمانی اجتناب‌ناپذیر است.

برای درک بهتر تغییراتی که اتوماسیون اداری در ارتباطات ایجاد می‌کند، جدول زیر برخی از جنبه‌های ارتباطات سازمانی را در حالت سنتی و پس از بکارگیری اتوماسیون اداری مقایسه می‌کند:

همان‌طور که در جدول بالا مشاهده می‌شود، اتوماسیون اداری با کاهش زمان و هزینه ارتباطات و افزایش شفافیت و تنوع ابزارهای ارتباطی، تاثیر چشمگیری بر بهبود ارتباطات سازمانی دارد. برای مثال، اگر در روش سنتی گردش یک نامه‌ی اداری بین واحدها ممکن بود روزها طول بکشد، در سیستم مکانیزه این کار ظرف چند دقیقه و به صورت الکترونیکی انجام می‌شود. همچنین مدیران با بهره‌گیری از انواع گزارشات می‌توانند در هر لحظه از وضعیت مکاتبات و فرآیندهای کسب‌وکار مطلع شوند و گلوگاه‌های ارتباطی یا تأخیرها را شناسایی کنند. بدین ترتیب، اتوماسیون اداری نه تنها کار کارکنان را ساده‌تر می‌کند، بلکه با ایجاد دید جامع مدیریتی، هماهنگی و انسجام در ارتباطات را در سطح سازمان ارتقا می‌بخشد.

جمع‌بندی

اتوماسیون اداری به عنوان بستری برای الکترونیکی کردن ارتباطات درون‌سازمانی، نقش غیرقابل انکاری در ارتقای ارتباطات سازمانی دارد. این سیستم با مکانیزه کردن مکاتبات و فرآیندهای روزمره، توانسته است سرعت تبادل اطلاعات را بالا ببرد، شفافیت را افزایش دهد و همکاری بین واحدها را تسهیل کند. در کنار آن، رویکرد مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM) و استفاده از نرم‌افزارهای سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS)  مانند محصول شرکت رایورز (RayBPMS) به سازمان‌ها امکان داده تا ارتباطات خود را در سطحی فراتر و به صورت فرآیندی سامان‌دهی کنند. با تعریف مدل‌های فرایند و بهره‌گیری از متدولوژی عملیاتی BPM، شرکت‌ها می‌توانند نقاط ضعف ارتباطی را شناسایی و اصلاح نمایند. افزوده شدن فناوری‌های نوینی همچون هوش مصنوعی نیز نویدبخش آینده‌ای است که در آن سامانه‌های اتوماسیون اداری و BPMS هوشمند‌تر شده و بخش زیادی از تعاملات و تصمیمات تکراری را به طور خودکار انجام می‌دهند.

در نهایت، بهره‌گیری موفق از اتوماسیون اداری نیازمند توجه به عامل انسانی نیز هست. باید فرهنگ سازمانی به گونه‌ای شکل گیرد که کارکنان استفاده از این ابزارها را به عنوان فرصت نگاه کنند نه تهدید. آموزش مناسب کاربران، بازمهندسی فرآیندها قبل از مکانیزه کردن، و حمایت مدیران ارشد سازمان از پروژه‌های اتوماسیون، همگی عوامل موفقیت در استقرار یک سیستم اتوماسیون اداری و BPMS کارآمد هستند. با رعایت این نکات، سازمان‌ها می‌توانند مطمئن باشند که اتوماسیون اداری به بهترین شکل نقش خود را در بهبود ارتباطات درون‌سازمانی ایفا کرده و زمینه‌ساز افزایش بهره‌وری، رضایت شغلی و موفقیت کسب‌وکار خواهد شد. در عصر ارتباطات دیجیتال، سازمانی که ارتباطات داخلی خود را چابک و هوشمند نسازد، در عرصه رقابت عقب خواهد ماند؛ بنابراین اکنون بهترین زمان برای آغاز تحول دیجیتال ارتباطات سازمانی با کمک اتوماسیون اداری و سیستم‌های BPMS است.