فرهنگ سازمانی چیست و چرا برای موفقیت کسب‌وکارتان حیاتی است؟

فرهنگ سازمانی نیرویی نامرئی است که فراتر از استراتژی‌ها، فرآیندها و ساختارها، بر رفتار افراد، شیوه تصمیم‌گیری و حتی شانس موفقیت و شکست سازمان تاثیرگذار است.
به عبارت دیگر فرهنگ سازمانی روش اصلی اما نانوشته انجام کارها در یک سازمان است. ارزش‌ها، عادات مشترک و باورهایی که اعضای سازمان بر اساس آن فکر، رفتار و با یکدیگر و محیط بیرون سازمان تعامل می‌کنند.
بر همین اساس فرهنگ سازمانی را باید عنصری کلیدی در موفقیت بلندمدت یک کسب‌وکار دانست. در واقع در غیاب یک فرهنگ سازنده و مثبت در سازمان، حتی بهترین فناوری‌ها و استراتژی‌ها نیز محکوم به شکست هستند.
بنابراین درک این مفهوم و آشنایی با روش‌های ساخت فرهنگی قوی، پویا و همسو با اهداف سازمان، یکی از شاخصه‌های مدیران موفق است. موضوعی که در این مقاله به بررسی دقیق آن می‌پردازیم.

فرهنگ سازمانی چیست؟ آشنایی با مفهوم و اجزای آن

فرهنگ سازمانی را باید شخصیت یک سازمان دانست. حلقه‌ای پنهان که اعضای سازمان را از نظر چگونگی انجام کارها به یکدیگر متصل می‌کند. در واقع این فرهنگ سازمانی است که فراتر از تعیین کارها، چگونگی انجام آنها را در سازمان مشخص می‌کند.
فرهنگ سازمانی قانونی نانوشته است. یعنی مانند دستورالعمل‌ها و آیین‌نامه‌ها و…، نسخه‌ای مکتوب از آن وجود ندارد. همچنین این مفهوم در طول زمان و بر اساس تعامل روزمره افراد سازمان، نحوه تصمیم‌گیری‌ها و رفتار آنها شکل می‌گیرد. با این حال در بسیاری از موارد این قانون نانوشته از هر سیاست رسمی دیگری تاثیرگذارتر است.

آشنایی با تعریف و ابعاد فرهنگ سازمانی

برای درک عمیق‌تر این مفهوم، می‌توان آن را در ۵ بخش کلیدی زیر تشریح کرد:

ارزش‌ها و باورهای محوری

هسته مرکزی هر فرهنگ سازمانی، ارزش‌ها و باورهای مشترک است. همان اصولی که به کارکنان می‌گوید چه چیزهایی در سازمان از اهمیت بالاتری برخوردار است. مثلا از جنبه مثبت مواردی مثل مشتری‌مداری، نوآوری، کیفیت و صداقت، می‌توانند نمونه‌هایی از این ارزش‌ها و باورها باشند.

رفتارها و الگوهای عمل

ارزش‌ها و باورها برای تبدیل شدن به فرهنگ سازمانی نیازمند بروز عملی هستند. به عنوان مثال اگر همکاری تیمی به عنوان یک ارزش در سازمان پذیرفته شده باشد؛ باید اثراتش را در روش‌های تصمیم‌گیری، تقسیم وظایف و موارد مرتبط دیگر دید.
در واقع برای تشخیص دقیق فرهنگ سازمانی، فراتر از مطالعه بیانیه‌های رسمی، این بررسی رفتارها است که کمک‌کننده است.

نمادها، داستان‌ها و نشانه‌های فرهنگی

فرهنگ سازمانی در بستر نمادها، داستان‌ها و نشانه‌های فرهنگی، قدرت گرفته و قوام می‌یابد. در واقع سازمان‌های دارای این خصیصه‌ها، همیشه شانس بیشتری برای کسب موفقیت دارند. مواردی مثل نحوه واکنش مدیران به بحران‌ها، فداکاری کارکنان در شرایط خاص و حتی مواردی مثل برگزاری رویدادها، طراحی محیط کار، نحوه پوشش و…، همگی می‌توانند به تقویت این بعد از فرهنگ سازمانی کمک کنند.

هنجارها و قواعد نانوشته

هنجارها و قواعد در فرهنگ سازمانی تعیین‌کننده پذیرش یا رد ایده‌ها، رفتارها و افراد جدید است. مثلا تشویق شدن به ارائه ایده‌های جدید، یا مقاومت در برابر هرگونه پیشنهاد خارج از روال رسمی، نمونه‌هایی از این دست هستند. از سویی همین هنجارهای نانوشته است که به مرور زمان رفتار افراد را شکل داده و فضای کلی تعاملات را تعیین می‌کنند.

مفروضات بنیادین

در عمیق‌ترین لایه فرهنگ سازمانی، مفروضات ناخودآگاهی وجود دارند. مفروضاتی که اعضای سازمان بدون تفکر و پرسش‌گری آنها را درست می‌پندارند. مثلا فرض‌هایی مثل «هرکس مسئول تصمیم خود است.» و «مدیر همیشه بهتر می‌داند.» نمونه‌هایی از این ویژگی هستند. آشنایی با این مفروضات در درک بهتر ریشه رفتارها و مقاومت‌های سازمانی موثر است.
در مجموع درک اجزای شبکه پنهان فرهنگ سازمانی، برای داشتن سازمانی هماهنگ، کارآمد و پویا ضرورت دارد.

ابعاد اثرگذار مدیریت بر فرهنگ سازمانی

برخی از روش‌های مدیریت، اثرگذاری بالایی بر فرهنگ سازمانی دارند. در واقع این موارد اثرگذاری بسیاری بر نحوه عملکرد تیم‌ها، ارتباطات درون‌سازمانی و رضایت کارکنان دارند. بنابراین شناخت آنها می‌تواند نقشی حیاتی در عملکرد مدیر و در نتیجه موفقیت کسب‌وکار داشته باشد.

سبک رهبری مدیریت

سبک رهبری می‌تواند عاملی تعیین‌کننده در شکل دادن به فرهنگ سازمانی باشد. منظور این است که فراتر از گفته‌ها، این رفتار مدیران است که فرهنگ سازمان را می‌سازد. به عنوان مثال وقتی مدیری گوش شنوا دارد و به کارکنان خود بازخورد می‌دهد؛ اشتباهات را به فرصتی برای یادگیری تبدیل می‌کند. نتیجه این ویژگی ایجاد فرهنگ مشارکتی و یادگیرنده در سازمان است. نقطه مقابل این رویکرد، رفتارهای مدیریتی است که فرهنگ ترس و پنهان‌کاری را در سازمان تقویت می‌کند.

ارتباطات و شفافیت

همان‌طور که اشاره شد نحوه ارتباط میان کارکنان، مثالی روشن از فرهنگ سازمان است. فراهم کردن فضایی برای ابراز نظر آزادانه و ایجاد جریان آزاد و شفاف اطلاعات در سازمان، از جمله موارد مهم در این زمینه است.
سازمان‌های واجد چنین ویژگی‌هایی سریع‌تر یاد گرفته، بهتر همکاری کرده و اعتماد درونی بالاتری دارند. در مقابل اگر این آزادی بیان و جریان شفاف اطلاعات نباشد؛ شایعه، بی‌اعتمادی و کاهش روحیه تیمی به بخشی اثرگذار از فرهنگ سازمانی تبدیل می‌شود.
در این زمینه ابزارها نیز می‌توانند به کمک مدیران بیایند. مثلا از پیش‌نیازهای ایجاد شفافیت در ارتباطات و دسترسی ساده و سازمان‌یافته به اطلاعات، استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری است. نرم‌افزارهایی که جریان مکاتبات، مصوبات و اطلاعات کلیدی را شفاف و قابل‌پیگیری می‌کند. در واقع سازمان‌هایی که از ابزارهای دیجیتال برای مستندسازی و اشتراک اطلاعات استفاده می‌کنند؛ اغلب در ایجاد اعتماد و کاهش سوءتفاهم‌های داخلی موفق‌ترند.

نوآوری و پذیرش تغییر

تشویق کارکنان به نوآوری و تجربه‌های جدید، می‌تواند شکل‌دهنده یک بعد مثبت در فرهنگ سازمانی باشد. در واقع در فضای پرتغییر امروز، فرهنگ‌های پذیرنده در زمینه تغییر موفق‌تر هستند. این ویژگی نیز با پذیرش خطا در مسیر تغییر ایجاد می‌شود. این در حالی است که بسیاری از مدیران، فرهنگ پرهیز از خطا را به شکل افراطی دنبال می‌کنند. فرهنگی که موجب خفه شدن استعدادها و ایده‌های نوآورانه می‌شود.

مشارکت و حس تعلق

یکی از وظایف مدیر این است که احساس جمعی «ما» بودن را در سازمان تقویت کند. کارکنان وقتی احساس کنند که بخشی از یک کل واحد هستند؛ حس تعلق بیشتری داشته و مشارکت جدی‌تری در امور خواهند داشت. ایجاد چنین فضایی باید بر پایه اعتماد و احترام متقابل باشد. بنابراین ساختن آن نیازمند توجه مداوم مدیر به ارتباطات انسانی، قدردانی از تلاش‌ها و درگیر کردن کارکنان در تصمیم‌های کلیدی است.

عدالت و اخلاق کاری

رفتار عادلانه ستون ساخت یک فرهنگ سالم است. این عدالت در تمام ابعاد سازمان، به‌خصوص در تصمیم‌گیری‌ها و ارزیابی عملکرد باید نمود واقعی داشته باشد. احساس بخورد منصفانه از سوی کارکنان، منجر به وفاداری و افزایش اعتماد آنها به سازمان می‌شود. در حالی که وجود تبعیض یا رفتار دوگانه میان کارکنان، عاملی برای تضعیف فرهنگ سازمانی خواهد بود.

یادگیری و رشد

تشویق به یادگیری، شرکت در دوره‌های آموزشی، اشتراک تجارب و ایجاد فضایی برای رشد و ارتقا شغلی در سازمان، عاملی برای افزایش انگیزه و رضایت شغلی و در نتیجه بهبود بهره‌وری است. به چنین سازمان‌هایی سازمان یادگیرنده می‌گویند. سازمانی که یادگیری را ارزش دانسته و رشد خود را در مسیر رشد کارکنان می‌بیند.

تاثیر فرهنگ سازمانی بر موفقیت کسب‌وکار

تاثیر فرهنگ سازمانی بر تمام جنبه‌های سازمان قابل بررسی است. اگرچه بررسیِ کمی این تاثیر ممکن است پیچیده باشد؛ اما درک جنبه‌های کیفی آن کاملا امکان‌پذیر است. به عنوان مثال از نحوه همکاری تیم‌ها گرفته تا رضایت مشتریان و حتی میزان سودآوری، به راحتی می‌توانند تحت تاثیر فرهنگ سازمانی قرار بگیرند. البته این تاثیرگذاری معمولا از طریق جنبه‌های گوناگونی شکل می‌گیرد. جنبه‌هایی که هریک به شکلی موجب بهبود عملکرد سازمان می‌شوند.

نگاهی به عوامل موفقیت کسب‌وکار از منظر فرهنگ سازمانی

افزایش بهره‌وری و انگیزه کارکنان

یک فرهنگ سازمانی مثبت احساس احترام، ارزشمندی و امنیت را در کارکنان تقویت می‌کند. وجود چنین حسی موجب می‌شود فرد درک کند که کارش معنا داشته و تلاشش دیده می‌شود. در نتیجه تعهد و خودانگیختگی او بیشتر می‌شود. در چنین محیطی می‌توان انتظار افزایش بهره‌وری داشت.
از سویی در محیطی با این فرهنگ، کنترل و نظارت شدید جای خود را به اعتماد و مسئولیت‌پذیری می‌دهد.

 بهبود همکاری و ارتباطات درون‌سازمانی

یک فرهنگ متمرکز بر شفافیت، احترام و گفت‌وگوی سازنده، می‌تواند عاملی برای بهبود همکاری و ارتباطات درون‌سازمانی باشد. در چنین فضایی کارکنان بدون نگرانی از قضاوت شدن، ایده‌های خود را مطرح می‌کنند. همچنین همکاری جای رقابت ناسالم را می‌گیرد.
در واقع فرهنگ سازمانی سالم، روان‌کننده ارتباطات درون‌سازمانی است. نتیجه این فضا نیز تصمیم‌گیری سریع‌تر، کاهش دوباره‌کاری‌ها و افزایش کیفیت خروجی‌هاست.

جذب و حفظ استعدادها

فرهنگ سازمانی مثبت یا منفی، از مهم‌ترین دلایل ماندگاری یا ترک شغل توسط کارکنان است. در دنیای امروز نیروی متخصص کمیاب است. از سویی چنین نیروهایی به دلایل گوناگون، معمولا حاضر به تحمل فضای فرهنگی نامناسب نیستند. بنابراین وجود فرهنگ مناسب عاملی مهم در جذب و حفظ استعدادها است.

 افزایش رضایت مشتریان

بسیاری از سازمان‌ها ارتباطات متنوعی با مشتریان خود دارند. بنابراین فرهنگ سازمان خیلی زود در جایی خارج از آن نیز احساس شده و اثرگذار می‌شود. به عنوان مثال وقتی کارکنان در محیطی آرام و مبتنی بر احترام کار کنند؛ رفتارشان با مشتری نیز چنین خواهد بود. طبیعتا وقتی مشتریان بازخورد مثبتی از سازمان شما دریافت می‌کنند؛ تجربه بهتری داشته و احتمال بازگشت دوباره و تبدیل شدن به یک مشتری وفادار بیشتر می‌شود.

پایداری و تاب‌آوری در بحران‌ها

شاید بتوان گفت مهم‌ترین عامل تعیین‌کننده، میان سازمان‌های مقاوم و شکننده در میانه بحران‌ها، فرهنگ آنها است. مثلا وجود فرهنگ اعتماد و همدلی، موجب می‌شود که کارکنان درک بهتری از شرایط داشته و سریع‌تر با تغییرات کنار بیایند. در حالی که در سازمانی با ضعف فرهنگی در این زمینه، یک بحران ساده ممکن است موجب آشفتگی و فرسایش روحی کارکنان شود. بنابراین می‌توان گفت فرهنگ سازمانی نوعی سیستم ایمنی جمعی و سازمانی، برای بقا در شرایط دشوار است. چراکه در لحظات سخت، تفاوت بین ماندن و فروپاشی را رقم می‌زند.

 گام‌های کلیدی برای ساخت فرهنگ سازمانی قوی

مسیر ساخت فرهنگ سازمانی مناسب، از نوشتن بخشنامه و دستور و… عبور نمی‌کند. بلکه وجود یک فرهنگ مناسب حاصل رفتارهای مداوم، الگوهای خوب و تصمیم‌های روزمره صحیح در طول زمان است. در واقع تنها در این شرایط است که رفتاری در سازمان نهادینه می‌شود.
با این حال مدیران می‌توانند با انجام فعالیت‌های مشخصی، آگاهانه و پیوسته در جهت‌دهی فرهنگ سازمانی موثر باشند.
بر همین اساس در ادامه چند گام کلیدی برای شکل‌دهی و تقویت فرهنگ سازمانی آورده شده است:

تعریف ارزش‌ها و رفتارهای کلیدی

اولین گام تعریف شفاف ارزش‌های سازمان است. مواردی مانند صداقت، نوآوری، مشتری‌مداری، همکاری و… از جمله ارزش‌های متداول در این زمینه هستند. طبیعتا فراتر از مکتوب کردن این ارزش‌ها باید به دنبال تعریف آنها در رفتارهای روزمره باشید. به عنوان مثال وقتی درباره شفافیت به عنوان یک ارزش صحبت می‌شود؛ باید دقیقا بگویید که در عمل کارکنان چگونه از این شفافیت استفاده می‌کنند. مثلا دسترسی کارکنان به جریان اطلاعات چگونه، از چه طریق و تا چه میزان است.

الگوسازی توسط مدیران

فرهنگ سازمانی از جمله مواردی است که از راس هرم سازمانی به سمت پایین جاری می‌شود. به همین دلیل در بسیاری از سازمان‌های کوچک، فرهنگ سازمانی برآیندی از نوع تفکر و رفتار مدیر یا موسس آن سازمان است. بنابراین رفتار مدیران بیش از هر چیز دیگری بر فرهنگ تاثیر می‌گذارد. مثلا اگر مدیر با احترام و صداقت عمل کند؛ همان رفتار در میان کارکنانش گسترش می‌یابد.
به زبان ساده الگو بودن بخش مهمی از زنده کردن فرهنگ در سازمان است؛ و مدیران با رفتار روزمره خود، همیشه در حال تقویت یا تضعیف فرهنگ سازمانی هستند.

شفافیت در ارتباطات و تصمیم‌گیری

ارتباطات باز و دوطرفه همیشه بخشی از یک فرهنگ قوی در سازمان است. مدیران باید بتوانند فضای مناسبی برای گفتگو، پرسش و حتی مخالفت محترمانه ایجاد کنند. تنها در چنین محیطی است که کارکنان می‌توانند احساس مشارکت و مهم بودن داشته باشند. همچنین تنها در چنین شرایطی است که اعتماد متقابل شکل گرفته و زیربنای همکاری و تعهد بلندمدت ایجاد می‌‌شود.

قدردانی، بازخورد و پاداش رفتارهای مثبت

دیده شدن رفتارهای درست و تشویق آنها، بخشی از فرآیند تقویت فرهنگ سازمانی صحیح است. این قدردانی‌ها باید عمومی باشد. همچنین بازخوردها باید صادقانه و پاداش‌ها باید معنادار باشد. چنین رفتاری از سوی مدیران سازمان می‌تواند احتمال تکرار رفتارهای مثبت و تبدیل شدن آنها به بخشی از فرهنگ سازمان را افزایش دهد. در حالی که بی‌توجهی به این موارد به‌راحتی می‌تواند موجب کاهش انگیزه افراد سازمان شود.

استخدام و آموزش بر اساس فرهنگ

همان‌طور که رفتار سازمان بر رفتار کارکنان اثر می‌گذارد؛ رفتار کارکنان نیز می‌تواند موجب تضعیف یا تقویت فرهنگ سازمانی شود. بنابراین انتخاب درست در مسیر جذب منابع انسانی نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. در واقع یک نیروی خوب علاوه بر دانش و مهارت در حوزه تخصصی خود، باید از نظر تناسب فرهنگی با سازمان نیز سنجیده شود. انتخاب افرادی با ارزش‌ها و نگرش‌های مشابه با فرهنگ سازمانی، شانس موفقیت این همکاری را بیشتر می‌کند.

پایش و بازنگری مستمر

فرهنگ سازمانی به عنوان پدیده‌ای پویا، با تغییر ساختار، نیروها یا شرایط بازار، دستخوش تغییر می‌شود. گاهی این تغییرات واکنش طبیعی سازمان به آنهاست. گاهی نیز این تغییر برنامه‌ریزی شده و از سر احساس نیاز مدیران سازمان است.
درک این موارد از طریق برگزاری نظرسنجی‌های دوره‌ای، گفت‌وگو با کارکنان و تحلیل رفتارها ممکن می‌شود. بنابراین می‌توان گفت سازمان‌های موفق، فرهنگ را مثل استراتژی، به‌صورت دوره‌ای بررسی و به‌روزرسانی می‌کنند.
یکی از ابزارهای موثر در زمینه درک وضعیت سازمان، استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) است. این ابزارها علاوه بر مزایای بسیاری که در مدیریت فرآیندهای مختلف دارند؛ با ثبت و تحلیل جریان کارها، به مدیران کمک می‌کنند تا رفتار واقعی سازمان را مشاهده کنند. در نتیجه نقاط نیازمند بهبود را دقیق‌تر شناسایی کنند.

نقطه آغاز تغییرات بزرگ

خوب یا بد، هر سازمانی فرهنگ خاص خود را دارد. فرهنگی که نه صرفا مجموعه‌ای از شعارها، بلکه بازتاب واقعی ارزش‌ها، رفتارها و تصمیم‌های روزمره است. مدیران باید بدانند که سرمایه‌گذاری روی فرهنگ، هوشمندانه‌ترین سرمایه‌گذاری برای آینده سازمان است. فرهنگ سازمانی قوی، انگیزه کارکنان را چند برابر، تعامل تیم‌ها را موثرتر و رضایت مشتریان را بیشتر کند. بنابریان اگر تا امروز تقویت فرهنگ سازمانی در برنامه‌های مدیریتی شما جای ثابتی نداشته، اکنون بهترین زمان برای شروع است.
از گفت‌وگو با تیم خود آغاز کنید. از آنها بپرسید ما در عمل چه فرهنگی داریم؟ و چه فرهنگی می‌خواهیم داشته باشیم؟ پاسخ همین پرسش ساده، نقطه آغاز تغییراتی بزرگ است.