آشنایی با سیستم مدیریت اموال رایورز

مدیریت و حسابداری اموال و دارایی‌های ثابت، به‌عنوان یکی از موثرترین منابع سازمانی برای بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارهای بزرگ و کوچک، همواره یکی از دغدغه‌های مدیران بوده است و بسیاری از آنان، با توجه به اهمیت جایگاه این منابع در مدیریت شرکت‌ها و بنگاه‌های اقتصادی و اجتماعی، به‌روز‌رسانی و نگهداری اطلاعات پایه و گردشی (تعدادی و مبلغی) این منابع سرمایه‌ای مشهود و نامشهود را از اصلی‌ترین چالش‌های خود بر می‌شمارند.
نرم‌افزارهای اموال و دارائی‌های ثابت عرضه شده در کشور، کم و بیش بخش‌هائی از این نیازها را پوشش داده و برخی از چالش‌ها را مرتفع ساخته‌اند، اما در این حوزه‌ی عملیاتی، فرایندی تحت عنوان مدیریت و گردش فیزیکی اموال وجود دارد که فقدان سیستمی شایسته و کارامد برای پوشش آن، به مثابه گم شدن حلقه‌ای در زنجیره‌ی مدیریت اموال به شمار می‌رود.
عملیات اموال‌گردانی یا صورت‌برداری از اموال، چالشی پرهزینه و بسیار وقت‌گیر است. به دلیل پراکندگی و گستردگی در توزیع و تحویل دارایی‌ها به بهره‌برداران در مکان‌های متعدد و مختلف فیزیکی دور و نزدیک، عملیات ثبت وضعیت آنها با دشواری‌های زیاد، هزینه‌های گزاف و صرف زمان بسیار بالا همراه است. از طرفی نیاز به بستر سخت‌افزاری امن و سریع جهت اتصال به شبکه‌های داخلی سازمان جهت ارتباط با پایگاه داده و فراهم شدن امکان ثبت اطلاعات در منابع اطلاعاتی متمرکز، موانع دیگری در روند اجرای این عملیات محسوب می‌شود.
از این‌رو هنوز در بسیاری سازمان‌ها این مهم به تعویق افتاده، یا در زمان اجرا به‌دلیل عدم استفاده از نیروهای متخصص و متبحر، ناکام شده‌اند و بعضا نیز که توانسته‌اند آن را به انجام رسانند، در روزامد نگه داشتن اطلاعات ناموفق بوده‌اند.
عارضه‌یابی این فرآیند در بیش از 20 سازمان بهره‌بردار از سیستم مکانیزه اموال و دارائی‌های ثابت رایورز به جهت برون رفت از وضعیت پیش‌گفته، طراحی و ساخت سامانه‌ای مکانیزه‌ (مبتنی بر موبایل و تبلت) به عنوان دستیار جمع‌داری اموال را با مشخصات زیر در تعامل با سایر سیستم‌های یکپارچه و در ارتباط تنگاتنک با سیستم اموال و دارائی ثابت، فرا راه کمیته کلان محصول رایورز قرار داد که طی ماههای اخیر به بازار هدف عرضه شده است:

سرعت در ثبت عملیات

با در دست داشتن ابزاری پر سرعت، مبتنی بر تکنولوژی‌های جدید، علاوه بر جلوگیری از طولانی شدن فرایند گردش اموال و صرفه‌جویی در زمان، می‌توان دفعات اجرای آن را نیز افزایش داد تا به‌روز بودن اطلاعات اموال معنا یابد.

کاهش خطای کاربری

بطوریکه اشتباهات متعدد کاربران در روش سنتی (دستی) را پیشگیری کند و موجب ایجاد نظم و یکپارچگی در اطلاعات و رویه‌های ثبت آن‌ها شود.

کم کردن فرایندهای اضافی و ساده‌سازی اجرای عملیات

ثبت اطلاعات جدید اعم از ورود، خروج و نقل و انتقال در حین گردش اموال به‌ویژه برای سازمان‌های پویا اجتناب‌ناپذیر است. زمانی که دوره‌ی اموال‌گردانی کوتاه باشد اشکالات مرتبط با این موضوع، خود به خود برطرف خواهد شد.

کاهش هزینه‌ها

با استفاده از تکنیک‌های جدید و فرایندهای سیستماتیک قابل اجرا با سامانه دستیار سیستم مدیریت اموال، زمان و هزینه مورد نیاز در تأمین نیروی انسانی لازم برای مدیریت و پایش فرایند گردش اموال به شدت کاهش خواهد یافت.

مکانیزه شدن روند ثبت اطلاعات

اجرای عملیات بر مبنای اطلاعات اصلی موجود در پایگاه مرکزی داده‌ها، با استفاده از ابزاری مناسب و مطابق با فرایندهای داخلی سازمان‌ها، علاوه بر پیشگیری از خطاهای کاربری، درصد اتکا به نتیجه را چندین برابر خواهد نمود.

گزارش‌دهی لحظه‌ای و مطمئن

گزارش‌دهی لحظه‌ای و مطمئن با در اختیار داشتن یک ابزار مناسب که حاوی اطلاعات قبل، بعد و در حین اموال‌گردانی است، در هر زمان اطلاعات هر دارایی برای ردیابی یا تهیه گزارشات مورد نظر در دسترس خواهد بود.

قابل حمل بودن

فراخوانی و گزارش‌گیری از آخرین اطلاعات موجود در پایگاه داده اصلی در هر نقطه جغرافیایی، یکی دیگر از مزایای قابل حمل بودن سامانه‌‌ی دستیار جمع‌داری اموال‌ به‌شمار می‌رود.