شناخت انواع سیستمهای اطلاعاتی ضروری است. وقتی صحبت از دنیای مدرن کسبوکار میشود؛ اطلاعات مهمترین سرمایه هر سازمان است. اما اطلاعات خام به خودی خود ارزشی ندارد. ارزش زمانی ایجاد میشود که سیستمهای اطلاعاتی بتوانند داده را جمعآوری، پردازش، تحلیل و کارپایهی تصمیمگیری کنند. در طول ۵ دهه گذشته، سیستمهای اطلاعاتی بهطور شگفتانگیزی تکامل یافتهاند؛ و امروزه انواع سیستمهای اطلاعاتی به دستههای مختلفی تقسیم میشوند. در این مقاله انواع سیستمهای اطلاعاتی را بررسی میکنیم.
سیستم اطلاعاتی مجموعهای هماهنگ از افراد، فناوری، فرآیندها و دادهها است؛ که با هدف پشتیبانی از عملیات و تصمیمگیری سازمان طراحی میشود. شاید ساده به نظر برسد؛ اما پشت این تعریف یک مفهوم بسیار گسترده نهفته است. زیرا سیستم اطلاعاتی فقط نرمافزار نیست؛ بلکه یک اکوسیستم است.
اجزای اصلی هر سیستم اطلاعاتی شامل موارد زیر است:
بنابراین سیستمی که فقط یکی از این اجزا را داشته باشد؛ سیستم اطلاعاتی نیست؛ بلکه ابزاری ناقص است. سیستم زمانی کامل میشود که این عناصر به شکلی هماهنگ با هم کار کنند.
در حال حاضر اغلب شرکتها، حتی کسبوکارهای کوچک، به انواع سیستمهای اطلاعاتی نیاز دارند. در واقع نقشهایی که یک سیستم اطلاعاتی در سازمان ایفا میکند؛ وجود آن را به امری انکار ناپذیر در هر سازمانی تبدیل کرده است.
ضرورت افزایش سرعت در تصمیمگیری در دنیای پرشتاب امروز، اهمیت به حداقل رساندن خطاهای انسانی در مواجهه با حجم انبوهی از دادهها، ایجاد قابلیت تحلیل عمیق، فوری و سریع دادهها و تبدیل آنها به اطلاعاتی مناسب برای اخذ تصمیمات مدیریتی و کارشناسی، ایجاد شفافیت در عملکرد واحدها با قابلیت سنجش برای ذینفعان داخلی و خارجی سازمان، کاهش هزینههای عملیات بهخصوص در زمینه انجام وظایف تکراری و بالا بردن بهرهوری کارکنان از طریق ارائهی ابزارها و اطلاعات مرتبط مفیدتر به آنها و ایجاد زمان بیشتر برای پیگیری امور مهمتر، از جمله نقشهایی است که سیستمهای اطلاعاتی در یک سازمان بازی میکنند. به زبان ساده بدون سیستم اطلاعاتی، سازمان کور است.
متخصصان مختلف دستهبندیهای متفاوتی برای انواع سیستمهای اطلاعاتی ارائه کردهاند؛ اما جامعترین تقسیمبندی، انواع سیستمهای اطلاعاتی را در ۶ گروه اصلی زیر قرار میدهد:
در ادامه هرکدام از این سیستمها و چند سیستم فرعی اطلاعاتی را به اختصار بررسی میکنیم.
این سیستمها پایه و ستون سایر سیستمها هستند. هر سازمانی که تبادل اطلاعات دارد. یعنی با انجام عملیاتی مانند خرید، فروش، پرداخت، ثبت سفارش، صدور فاکتور و . . . تراکنش ایجاد میکند؛ به سیستم TPS نیاز دارد.
سیستمهای پردازش تراکنش با ویژگیهایی مانند حجم عملیاتی بالا، نیاز به پایداری و دقت، سرعت پردازش بالا و ذخیرهسازی دقیق و ساختیافته، تراکنشها را پردازش میکنند.
مثالهایی ساده از این سیستمها را میتوان در سیستم فروش فروشگاهها، ثبت تراکنشهای بانکی و سیستم حضور و غیاب یافت.
اهمیت این سیستم در این است که اگر متوقف شود؛ کل سازمان متوقف میشود. در واقع این سیستمها منبع اصلی داده برای سایر انواع سیستمهای اطلاعاتی هستند.
MIS، با استفاده از ابزارهای لایه MRS، اطلاعات پردازششده را در قالب گزارشهای مدیریتی ارائه میدهد. این گزارشها معمولا دورهای، ساختارمند و رسمی هستند.
به صورت جزئیتر، نقش MIS در ارائه گزارش عملکرد، تحلیل وضعیت فعلی، کمک به برنامهریزی و پشتیبانی از مدیران میانی است.
در حالت عملیاتی، MIS یک سطح بالاتر از TPS قرار میگیرد؛ و دادهی خام را به گزارش قابل استفاده تبدیل میکند.
زمانی که تصمیمگیری نیاز به تحلیل پیچیده داشته باشد؛ سیستم پشتیبان تصمیم وارد بازی میشود.
مهمترین کاربردهای این سیستم در تحلیل سناریوها، مدلسازی داده، پیشبینی و بهینهسازی است. بنابراین اگر سازمان شما نیازمند تحلیلهای عمیق از وقایع و شرایط است؛ وجود DDS برای آن ضروری است.
این سیستمها معمولا با ابزارهای تحلیلی، هوش تجاری و حتی هوش مصنوعی ترکیب میشوند. به عبارت دیگر تغییرات حاصل از توسعه تکنولوژی، احتمالا این سیستمها را از سایر انواع سیستمهای اطلاعاتی بیشتر تحت تاثیر قرار میدهد.
این سیستمها برای مدیران ارشد طراحی شدهاند؛ و دیدی کلان نسبت به وضعیت سازمان ارائه میدهند.
با توجه به نیازهای گروه مخاطب این سیستمها، وجود ویژگیهایی مثل داشبوردهای تصویری، شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI)، گزارشهای لحظهای، در قالب نمای کلی از وضعیت مالی، عملیات، مشتریان و بازار در آن ارائه میشود.
به زبان ساده سیستمهای اطلاعات اجرایی، اطلاعات را در سادهترین و قابل هضمترین شکل ممکن ارائه میکند.
این سیستمها معمولا با هدف ایجاد مزیت رقابتی ساخته میشوند.
به عنوان مثال سیستم پیشنهاددهی محصول در فروشگاههای آنلاین بزرگی مثل آمازون، الگوریتمهای قیمتگذاری پویا بر اساس عوامل متنوع و موارد مشابه را میتواند مدلهایی از سیستمهای اطلاعات استراتژیک دانست.
به زبان ساده این سیستم اطلاعاتی تلاش میکند تا به برتری سازمان در بازار کمک کند.
در همه سازمانها ارتباطات داخلی و خارجی وجود دارد. در واقع این ارتباطات است که فرآیند انجام کارها در سازمان را شکل میدهند. وجود سیستمهای اتوماسیون اداری این جریان را مدیریت کرده و تسهیل میکند. یک سیستم اتوماسیون اداری شامل ابزارهایی مثل سیستم مدیریت مکاتبات، ایمیل سازمانی، مدیریت قرارها و سیستمهای گردش کار است.
مهمترین هدف سیستمهای اتوماسیون اداری افزایش بهرهوری کارکنان از طریق ایجاد مسیرهای ارتباطی استاندارد است.
سیستمهای خبره تلاش میکنند تصمیمات یک متخصص انسانی را شبیهسازی کنند.
امروزه این سیستمها با هوش مصنوعی و یادگیری ماشین ترکیب شدهاند و قدرتمندتر از گذشتهاند.
کاربردهای این سیستمها را میتوان در موارد مثل تشخیص پزشکی، تحلیل ریسک، سیستمهای توصیهگر و تشخیص تقلب دید.
ERP مجموعهای از ماژولهای نرمافزاری است که تمام بخشهای سازمان را یکپارچه میکند. به این معنا که هر دادهای یک بار وارد سیستم میشود و در دسترس همه افراد مورد نیاز وجود دارد.
یکپارچگی اطلاعات، حذف فواصل اطلاعاتی، کاهش خطا، سادهسازی فرآیندها و افزایش هماهنگی تیمها از جمله مزایای ERP است. ERP معمولا در سازمانهای متوسط و بزرگ استفاده میشود. اگرچه استفاده از آن در کسبوکارهای کوچک که در مسیر رشد سریع قرار دارند نیز توصیه میشود.
در KMS اطلاعات مهم نیست؛ بلکه دانش مهم است. دانش در این سیستم به معنای تجربه، درسآموختهها، قوانین ضمنی و مهارت در نظر گرفته میشود.
نقش سیستمهای مدیریت دانش را میتوان در ثبت تجربهها، استخراج دانش پنهان، اشتراک دانش میان افراد و جلوگیری از اتلاف تجربههای ارزشمند جستجو کرد.
این سیستمها قلب تحلیل رفتار مشتری هستند. در واقع به کارگیری آنها برای مدیریت ارتباط با مشتری، تحلیل رفتار او و ایجاد تعاملات بازاریابی است. نرمافزارهای CRM، سیستمهای تحلیل کمپینها، پنلهای فروش و ابزارهای مدیریت سفر مشتری از جمله مثالها در این زمینه هستند. هدف این سیستمها درک بهتر مشتری، افزایش فروش و بهبود تجربه مشتری است.
سیستمهای اطلاعاتی آینده، کاملا با سیستمهای اطلاعاتی موجود متفاوت خواهند بود.
برخی از تحولات مهم در این زمینه عبارتند از:
آنچه در این مقاله میخوانید
سوالی دارید از ما بپرسید
تلفن: ۸۴۳۶۳۰۰۰-۰۲۱
خیابان خالد اسلامبولی (وزرا) خیابان هجدهم شماره ۳۰
خیابان ولیعصر نرسیده به توانیر خیابان لنکران شماره ۵
۰۲۱−۸۴۳۶۳۰۰۰
info[@]rayvarz.com
کانال بله رایورز
