حسابداری ابری (Cloud Accounting) به شما کمک میکند تا بدون نصب نرمافزار روی رایانه‌های متعدد، از هر رایانه متصل به اینترنت، به مدیریت امور حسابداری کسبوکار خود بپردازید. این نرمافزارهای آنلاین، راهکاری برای جداسازی سیستم حسابداری شما از دفاتر و نرمافزارهای قابل نصب روی سیستم‌عامل، و در نتیجه انتقال آن به یک سرویس آنلاین، امن و همیشه در دسترس است. با این روش می‌توانید به ارقام واقعی‌تر، گزارش‌های لحظه‌ای و گردش‌کارهای مالی به‌روزتر دسترسی داشته باشید. بنابراین امکان تصمیم‌گیری سریع‌تر، هماهنگی بهتر بین واحدهای سازمان و خطای کمتر در ورود داده‌های مالی، برای کسبوکار شما فراهم میشود. اگر به‌دنبال پاسخ روشن و عملی به سوال حسابداری ابری چیست هستید؛ این مقاله نقطه شروع مناسبی است.
حسابداری ابری به معنای استفاده از نرمافزار حسابداری به شکل یک سرویس آنلاین (SaaS) است. این سرویس در یک زیرساخت ابری اجرا میشود. یعنی داده‌های مالی شما به‌جای ذخیره در یک کامپیوتر یا سرور داخل شرکت، در مراکز داده (Data Center) امن نگهداری و پردازش می‌شوند. بنابراین شما، مدیران مالی و حسابداران کسب‌وکارتان، از طریق مرورگر یا اپلیکیشن موبایل به آن وصل می‌شوید. نتیجه این رویکرد، دسترسی سریع و امن از هر مکان، بدون دردسر نصب، به‌روزرسانی دستی و جابه‌جایی فایل‌های حجیم است.
کسبوکار شما دارای چند شعبه در شهرهای مختلف است. شعبه فروش شما در شهر تهران امروز ۱۵۰ فاکتور صادر میکند. همان لحظه، موجودی انبار در شعبه شهر اصفهان به‌روزرسانی میشود. تیم مالی در دفتر مرکزی وضعیت وصول را می‌بیند؛ و مدیرعامل در طول سفر، گزارش فروش روزانه را بررسی میکند. همچنین حسابدار رسمی شما، از دفتر کار خودش، با اجازه شما وارد نرمافزار شده و اسناد را کنترل میکند. این سناریو و سناریوهای مشابه قابل حدس، همان ارزش عملی حسابداری ابری است. یعنی جریان اطلاعات یکپارچه و در لحظه.
برای پاسخ دقیقتر به سوال نرمافزار حسابداری ابری چیست باید مبانی اولیه روش کار این سرویس‌ها را بدانید. در این روش داده‌های مالی شما در یک سرور امن در اینترنت ذخیره می‌شوند. ارائه‌دهندگان این خدمات، معمولا از مراکز داده قدرتمند و دارای استانداردهای امنیتی بالا استفاده می‌کنند. شما با یک مرورگر وب وارد حساب کاربری خود شده و به داده‌های مالی خود دسترسی دارید. همچنین به‌روزرسانی‌ها و پشتیبان‌گیری‌ها خودکار انجام میشود. یعنی دیگر نیازی نیست نگران خرابی سیستم یا از دست رفتن اطلاعات باشید. در واقع همه‌چیز در بستر ابر، سریع و بدون نیاز به دخالت دستی کاربر نهایی اتفاق می‌افتد.
به‌طور کلی هزینه استفاده از سرویس‌های حسابداری ابری کمتر از هزینه استفاده از نرمافزارهای حسابداری قابل نصب روی سیستم عامل است. چراکه مدل درآمدی سرویس‌های ابری به شما اجازه میدهد تا آن را بر اساس نیاز خود خریداری کنید. به عنوان مثال یک کسبوکار کوچک ممکن است نیازی به ماژول‌های پیشرفته حسابداری مثل انبارداری نداشته باشد. همچنین مواردی مثل تعداد ثبت‌های ماهانه، تعداد کاربران و… نیز میتواند روی هزینه حسابداری ابری موثر باشد.
از سویی برای مدیریت مالی و حسابداری کسب‌وکارتان با سرویس‌های حسابداری ابری، نیازی به سخت‌افزارهای قدرتمند، ایجاد زیرساخت‌های محلی (در محل شرکت) و صرف هزینه برای توسعه تیم‌های مدیریت زیرساخت و آی‌تی ندارید. همین نکته نیز یکی دیگر از دلایل کاهش هزینه حسابداری ابری در مقایسه با روش‌های دیگر است.
اگر در حال حاضر از روش‌های سنتی حسابداری استفاده می‌کنید؛ احتمالا به موضوع مهاجرت به سرویس‌های ابری فکر کرده‌اید. اگر تا امروز به این موضوع فکر نکرده‌اید؛ دلایل زیر میتواند شروع خوبی برای بررسی آن باشد.
مدل فروش سرویس‌های ابری، پیشبینی هزینه‌های آن را برای کسبوکار شما، با توجه به میزان توسعه آن قابل پیشبینی‌تر میکند. بنابراین در کنار ارزان‌تر بودن، امکان پیشبینی دقیق هزینه‌های این سرویس‌ها، مزیت مهمی برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط است.
نرمافزارهای ابری از یک فرآیند به‌روزرسانی متمرکز استفاده می‌کنند. به این معنا که کسبوکار شما بدون نیاز به انجام کار خاصی، همیشه از آخرین نسخه آن بهره می‌برد. این ویژگی اجازه میدهد تا توسعه‌دهندگان نرمافزار، به‌جای ارائه آپدیت‌های گسترده در فواصل زمانی طولانی، آپدیت‌های کوچک‌تر و متعدد را در فاصله‌های زمانی بسیار کوتاه ارائه دهند. بر همین اساس کسبوکار شما همیشه از فناوری‌های مدرن‌تر و هماهنگ‌تر با نیاز روز بهره می‌برد.
مدیریت زیرساختِ محصولی با ده‌ها و صدها هزار کاربر، توسط افرادی با تخصص و تجربه بیشتر انجام شده و حساسیت‌های ویژه‌ای برای بالا بردن حداکثری کیفیت آن در نظر گرفته میشود. این در حالی است که طراحی یک زیرساخت محلی (مثلا یک سرور فیزیکی در شرکت شما)، اگرچه امکان‌پذیر است؛ اما از نظر کیفیت، قابلیت رقابت با زیرساخت‌های ابری را ندارد.
در سرویس‌های ابری، داده‌های شما در سرورهای متعدد با موقعیت فیزیکی متفاوت ذخیره میشود. این کار امنیت فیزیکی داده‌های شما را در برابر خطرات غیرمترقبه بسیار بالا می‌برد. این در حالی است که سرور محلی شما ممکن است تحت شرایط گوناگون مانند آتش‌سوزی، سرقت، زلزله، نوسانات برق و…، به‌راحتی آسیب دیده و اطلاعات ارزشمند خود را از دست دهید.
حسابداری ابری یعنی استفاده از نرمافزار حسابداری روی اینترنت به‌جای نصب روی یک رایانه خاص. در این روش اطلاعات مالی شما در فضای ابری ذخیره شده و از هر جا و با هر دستگاهی می‌توانید به آنها دسترسی داشته باشید.
بله. با در نظر گرفتن ویژگی‌هایی مانند رمزگذاری پیشرفته، احراز هویت چندمرحله‌ای و مراکز داده امن، می‌توان گفت حسابداری ابری امن‌ترین گزینه موجود برای اغلب کسب‌وکارها است.
قطعی اینترنت به داده‌های شما در سرویس حسابداری ابری آسیب نمی‌زند. اما برای استفاده از آن باید مجددا به اینترنت دسترسی داشته باشید. البته این سرویس‌ها معمولا روی سرورهای ابری داخل کشور قرار داشته و دچار قطعی نمی‌شوند.
بله. از مزایا و ویژگی‌های اصلی حسابداری ابری مقیاس‌پذیری است. بنابراین حتی کسب‌وکارهای کوچک و استارتاپ‌ها هم می‌توانند با هزینه‌ای کم از آن بهره ببرند.
نرمافزارهای سنتی معمولا روی یک کامپیوتر خاص نصب می‌شوند؛ و نیاز به مدیریت و به‌روزرسانی دستی دارند. در حالی که حسابداری ابری نیاز به نصب نداشته و همیشه به‌روز و در دسترس است.
خیر. چون نسخه‌های پشتیبان بهصورت خودکار گرفته می‌شوند؛ احتمال از دست رفتن اطلاعات بسیار پایین است.
حسابداری ابری دیگر یک انتخاب لوکس نیست. بلکه برای بسیاری از کسب‌وکارها به یک ضرورت تبدیل شده است. اگر به دنبال کاهش هزینهها، افزایش بهرهوری و داشتن یک سیستم مالی هوشمند هستید؛ وقت آن رسیده که به سمت این فناوری حرکت کنید. در دنیایی که سرعت و دقت حرف اول را می‌زند؛ حسابداری ابری میتواند همان مزیت رقابتی باشد که کسبوکار شما نیاز دارد.
آنچه در این مقاله میخوانید
سوالی دارید از ما بپرسید
تلفن: ۸۴۳۶۳۰۰۰-۰۲۱
خیابان خالد اسلامبولی (وزرا) خیابان هجدهم شماره ۳۰
خیابان ولیعصر نرسیده به توانیر خیابان لنکران شماره ۵
۰۲۱−۸۴۳۶۳۰۰۰
info[@]rayvarz.com
