نرم افزار خرید خارجی
اهمیت فرآیندهای پشتیبانی و تأمین از آنجا ناشی میشود که این بخش ارتباط مستقیم با قسمت‌های کلیدی سازمان دارد. این ارتباط شامل کارپردازی، خرید داخلی، سفارشات خارجی، حسابداری مالی، انبارداری، طراحی مهندسی، تولید و تجهیزات تعمیر و نگهداری است. نرم افزار حسابداری مالی در این میان به هماهنگی فرآیندهای مالی و ثبت دقیق تراکنش‌ها کمک میکند. از سوی دیگر، ماژول برنامهریزی مواد و ظرفیتها نقش مهمی در پیش‌بینی نیازها و مدیریت منابع ایفا میکند. این فرآیندها علاوه بر ارتباط غیرمستقیم با منابع انسانی، تحقیق و توسعه و فروش، در موفقیت سازمان بسیار اثرگذارند. مدیریت صحیح خرید خارجی موجب کاهش هزینهها، افزایش سرعت تأمین و بهبود کیفیت محصولات خواهد شد. نرمافزار خرید خارجی با یکپارچهسازی این بخشها، پیگیری سفارشات و مدیریت تأمینکنندگان، ریسک را کاهش و کارایی را افزایش می‌دهد.
معرفی نرم افزار خرید خارجی
جایگاه رفیع این بخش از سازمان آنگاه بیشتر و روشن‌تر میشود که به نقش محوری آن به عنوان رابطی معتبر و درگاه تعاملی کلیدی فی‌مابین ارکان داخلی هر سازمان با بسیاری از مراکز فعالیت و مراجع ذیصلاح برون‌سازمانی اشاره شود.
امروزه با رشد تکنولوژی، به ویژه در زمینه‌ی تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات(ICT) ، ماهیت و روش‌های عرضه و تأمین کالاها و خدمات به سرعت در حال تغییر است، به طوری که شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ و کوچک، تأثیرات روزافزونِ مقوله‌های تأثیرگذاری چون تشدید گونه‌های متنوع رقابت، خلق فعالیت‌های تجاری جدید، کیفیت کالاها و خدمات، نوآوری و تکنولوژی‌های روزآمد، تمرکز و عدم تمرکز در فرآیندهای تولید و تأمین و نظایر آن‌ها را بر کسب و کار خویش مشاهده می‌کنند.
در هر سازمانی مدیریت حوزه‌ی تأمین مسئول اصلی تهیه و تأمین تجهیزات، کالاها و خدمات می‌باشد. هدف اصلی مدیریت این بخش، تهیه به موقع کالا، تجهیزات و خدمات برای بخش‌های مختلف سازمان و رفع نیاز آن‌ها به منظور دستیابی به اهداف تعیین شده سازمانی است و با توجه به طیف گسترده‌ی تأمینکنندگان، شیوه‌های مختلف تأمین کالاها و خدمات، نوسان قیمتها و… ، فرآیند تأمین آن‌ها را تا آنجایی پیچیده‌تر و وظایف مدیریت خرید و تدارکات را دشوارتر نموده، که مباحثی مانند خرید و تدارکات بهنگام و به‌موقع (JIT) در این حوزه بسیار بیش از پیش اهمیت یافته است.
بر همین اساس امروزه مأموریت‌های سازمانی زیر جزء لاینفک وظائف مدیران کارآمد حوزه‌ی پشتیبانی و تأمین به شمار می‌رود :
- 📦 اطلاع به‌موقع از نیاز به تجهیزات و کالا/خدماتِ واحدها و بخش‌های مختلف سازمان.
- 📊 اطلاع و نظارت بر موجودی انبار و پیش‌بینی‌های لازم جهت اقدام به خرید کالا.
- 🔍 تحقیق و شناسایی تأمینکنندگان جدید و نیز ارزیابی کمی و کیفی مستمر کلیه آن‌ها.
- 💰 اتخاذ سازوکارهایی برای کاهش هزینه‌های تأمین کالاها و خدمات، اعم از قیمت اصلی و هزینه‌های جانبی با هدف کاهش بهای تمام‌شده محصولات تولیدی و خدمات قابل ارائه به مشتریان.
- 🛒 نظارت بر عملیات خرید و تدارکات به‌هنگام و موفقیت‌آمیز در راستای استمرارِ تولید بدون وقفه محصولات.
- 🗂️ نظارت و کنترل بر اطلاعات محوری و فرآیند گردش کار از جمله مقادیر، مراحل و پرداخت به تأمینکنندگان.
راهکار جامع مدیریت خرید خارجی رایورز
مدیریت یکپارچه سفارشات خارجی، کاهش هزینهها و افزایش سرعت تأمین با نرمافزار تخصصی رایورز.
امکانات و ویژگی های نرم افزار
خرید خارجی
گزارش ها
خرید خارجی
تأخیر اقدامات سفارشات و ریشه‌یابی آن‌ها
درخواستهای سفارش نشده
اقلام رسیده شده
مانده اقلام خریداری شده
مانده اسناد درخواست، سفارش خارجی، بارنامه و ...
ارتباط با سایر سیستم ها
خرید خارجی
جریان کار
خرید خارجی
چرخه کاری و گردش عملیات برای نمونه در خصوص یک خرید استعلامی کالا طی یک مرحله آورده شده است:
مراحل کلیدی فرآیند خرید خارجی
- دریافت درخواست خرید از مراجع مرتبط
- بررسی و کنترل سابقه خرید کالا درخواست شده توسط مسئولین ذی‌ربط
- طی مراحل تأییدات و مجوزهای لازم از مدیریت
- ارجاع درخواست خرید به مسئولین سفارشات خارجی
- منابع یابی با توجه ضوابط و دستورالعمل‌های داخلی و بین‌المللی
- تهیه و ارسال استعلام قیمت به تأمینکنندگان خارجی و دریافت پروفرماها
- تهیه صورت مقایسه قیمتها و ارائه به کمیسیون معاملات خارجی
- تشکیل جلسه کمیسیون معاملات خارجی و تعیین فروشنده برنده
- طی فرآیند گشایش اعتبار
- طی فرآیند تبادل مدارک و مستندات
- ارسال مکانیزه دستور به سیستم مدیریت منابع و وجوه نقد جهت صدور چک ارزی
- طی مراحل سفارش خارجی و کنترل و پیگیری CPM آن
- طی مراحل فرآیند ترخیص کالا از گمرک
- حمل داخلی و رسید کالا به انبار
- ارسال مکانیزه قیمت‌های رسید به حسابداری انبار
- صدور و ارسال مکانیزه سند مالی به سیستم حسابداری مالی
