خرید داخلی (تدارکات)

اهمیت فرآیندهای حوزه‌ی پشتیبانی و تأمین از آنجا ناشی می‌شود که فعالیت‌های این بخش از سازمان از یکسو در رابطه‌ی کاری مستقیم و دائمی با بخش‌های مهم و محوری از جمله کارپردازی، خرید داخلی، سفارشات خارجی، حسابداری مالی، برنامه‌ریزی مواد، انبارداری، حوزه‌‌های طراحی مهندسی، تولید و تجهیزات تعمیر و نگهداری می‌باشد و از سوی دیگر با سایر ارکان سازمان (ازجمله منابع انسانی، تحقیق و توسعه، فروش و بازاریابی و . . . ) رابطه‌ی کاری غیر مستقیم دارد.
 
جایگاه رفیع این بخش از سازمان آنگاه بیشتر و روشن‌تر می‌شود که به نقش محوری آن به عنوان رابطی معتبر و درگاه تعاملی کلیدی فی‌مابین ارکان داخلی هر سازمان با بسیاری از مراکز فعالیت و مراجع ذیصلاح برون‌سازمانی اشاره شود.
 
امروزه با رشد تکنولوژی، به ویژه در زمینه‌ی تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات (ICT) ، ماهیت و روش‌های عرضه و تأمین کالاها و خدمات به سرعت در حال تغییر است، به طوری که شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ و کوچک، تأثیرات روزافزونِ مقوله‌های تأثیرگذاری چون تشدید گونه‌های متنوع رقابت، خلق فعالیت‌های تجاری جدید، کیفیت کالاها و خدمات، نوآوری و تکنولوژی‌های روزآمد، تمرکز و عدم تمرکز در فرآیندهای تولید و تأمین و نظایر آن‌ها را بر کسب و کار خویش مشاهده می‌کنند.
 
در هر سازمانی مدیریت حوزه‌ی تأمین مسئول اصلی تهیه و تأمین تجهیزات، کالاها و خدمات می‌باشد. هدف اصلی مدیریت این بخش، تهیه به موقع کالا، تجهیزات و خدمات برای بخش‌های مختلف سازمان و رفع نیاز آن‌ها به منظور دستیابی به اهداف تعیین شده سازمانی است و با توجه به طیف گسترده‌ی تأمین‌کنندگان، شیوه‌های مختلف تأمین کالاها و خدمات، نوسان قیمت‌ها و... ، فرآیند تأمین آن‌ها را تا آنجایی پیچیده‌تر و وظایف مدیریت خرید و تدارکات را دشوارتر نموده، که مباحثی مانند خرید و تدارکات بهنگام و به‌موقع (JIT) در این حوزه بسیار بیش از پیش اهمیت یافته است.
بر همین اساس امروزه مأموریت‌های سازمانی زیر جزء لاینفک وظائف مدیران کارآمد حوزه‌ی پشتیبانی و تأمین به شمار می‌رود :
  • اطلاع به موقع از نیاز به تجهیزات و کالا/خدماتِ واحدها و بخش‌های مختلف سازمان
  • اطلاع (از) و نظارت (بر) موجودی انبار و پیش‌بینی‌های لازم جهت اقدام به خرید کالا
  • تحقیق و شناسایی تأمین‌کنندگان جدید و نیز ارزیابی (کمی و کیفی) مستمر کلیه آن‌ها
  • اتخاذ سازوکارهایی برای کاهش هزینه‌های تأمین کالاها و خدمات، اعم از قیمت اصلی و هزینه‌های جانبی با هدف کاهش بهای تمام شده محصولات تولیدی و خدمات قابل ارائه به مشتریان
  • نظارت بر عملیات خرید و تدارکات به هنگام و موفقیت‌آمیز (در راستای استمرارِ تولید بدون وقفه محصولات)
  • نظارت و کنترل بر اطلاعات محوری و فرآیند گردش کار ازجمله مقادیر، مراحل و پرداخت به تأمین‌کنندگان
  • . . .
با توجه به توضیحات فوق‌الاشاره، هم اکنون مسئولیت مدیران حوزه‌ی تأمین، از حالت معمول و کم‌دامنه‌ی گذشته (که عمده‌ی وظایف ایشان به انجام سفارشات و درخواست‌های خرید سازمان خلاصه‌ می‌شد) به برنامه‌ریزی و مدیریت زنجیره‌ی گسترده‌ای از فعالیت‌ها و ارتباطات در نظام‌ مدیریتی سازمان تبدیل شده است.
 
بهره‌برداری از راهکار جامع مدیریت تأمین شرکت مهندسی نرم‌افزار رایورز، شامل نرم‌افزارهای خرید داخلی، خرید خارجی، مدیریت قراردادها و مدیریت تحویل کالا که با هدف پوشش نیازهای فوق استقرار می‌یابد در تعامل سیستمی با نرم‌افزارهای کنترل موجودی و حسابداری انبار، مدیریت وجوه نقد و حسابداری مالی،گامی اساسی در انجام بهینه‌ی عملیات حوزه‌ی پشتیبانی و تأمین کالاها و خدمات به شمار می‌رود و به عنوان ابزاری کارآمد، متضمن تحقق شیوه‌ی مدیریت بر مبنای اطلاعات در سازمان‌های خدماتی و بنگاه‌های اقتصادی می‌باشد.
ویژگی های سیستم
  • کنترل و مونیتورینگ کلیه فعالیت های حوزه تأمین (مانند حوزه های انبارداری، کارپردازی، قراردادها، حسابداری، مدیریت و...) 
  • ایجاد بانک جامع اطلاتی از کلیه تامین کنندگان (شامل تولید کنندگان، نمایندگی ها، فروشندگان، واسطه ها و ...)
  • ایجاد بانک اطلاعاتی جامع از کلیه خریدهای داخلی انجام شده از تامین کنندگان 
  • کنترل و مونیتورینگ عملکرد کلیه تامین کنندگان 
  • ارزیابی تأمین کنندگان (فروشندگان، پیمانکاران، سازندگان و ...) در حد کالا، خدمت و ساخت
  • ایجاد لیست سیاه تأمین کنندگان، جهت کنترل و جلوگیری از سفارش به آنها 
  • بومی سازی اطلاعات سیستم بر اساس اطلاعات پایه سازمان استفاده کننده از سیستم 
  • تعریف و تدوین CPM  فرآیند تامین (در سطح کل سازمان، یا در سطح نوع خرید و یا در حد یک سفارش) و کنترل با عملکرد چرخه خرید
  • تهیه لیست مقایسه قیمت ها بر اساس ارزهای مختلف و معادل سازی آنها
  • طراحی کلیه فرم های ورودی اطلاعات (input) یک چرخه و یا یک مرحله بر اساس نیاز کابربران 
  • طراحی کلیه فرم های خروجی اطلاعات (output)  یک چرخه خرید بر بر اساس نیاز کاربران 
  • تعریف روش تسهیم هزینه های یک خرید به اقلام خریداری شده  
  • محاسبه قیمت تمام شده در سطح خرید، پارتی حمل و اقلام خریداری شده 
  • ثبت اطلاعات تامین کنندگان و طبقه بندي آنها براساس نوع كالا
  • ثبت نتايج ارزيابي تامین کنندگان از طريق شاخص هاي مورد نظركاربران 
  • كنترل سطح (Grade) فروشندگان هنگام استعلام و يا صدور سفارش
  • ثبت و اصلاح درخواست هاي خريد به شکل دستی و یا دريافت مكانيزه از سيستم انبار
  • تخصيص درخواست هاي خريد به گروه هاي مرتبط 
  • تعريف شابلوني به منظور ارجاع خودكار درخواست هاي خريد به گروه هاي مربوطه
  • طراحي فرم سفارشي ورود اطلاعات براي هر مرحله سفارش
  • برنامه ريزي خريد براي هر سفارش و محاسبه تاريخ تقريبي رسيد كالا
  • صدور سفارش موقت 
  • ثبت و پیگیری خریدهای مستقيم
  • تهيه استعلام خريد از تامین کنندگان و ثبت اطلاعات پيشنهاد قيمت فروشندگان
  • تهيه صورت مقايسه بين استعلام هاي دريافتي (COMPARISON LIST) 
  • ثبت نتايج كميسيون خريد و اطلاع آن 
  • کنترل و پيگيري سفارشاتي كه حمل آن به دفعات صورت مي گيرد 
  • ارائه آخرين وضعيت سفارشات و موجودي در راه
  • ثبت مغايرت هاي اقلام سفارش شده و دريافت شده
  • ايجاد بانك اطلاعاتي از خريدهاي گذشته و ذخيره اطلاعات ضروري در مورد كالا، منابع تامين، شركت هاي فروشنده و...
  • ثبت هزينه هاي سفارشات و تعيین روش تسهيم هزينه ها به اقلام سفارش 
  • دريافت اطلاعات رسيد كالاي موقت، رسيد كالاي دائم، تعديل رسيد كالا، برگشت از خريد از سيستم انبار
  • آناليز هزينه هاي سفارشات و محاسبه قيمت تمام شده خريد به تفكيك هر قلم خرید داخلی 
  • ارسال بخشی و یا کل یک درخواست خريد به سيستم خرید خارجی (سفارشات)
  • ثبت مستندات چند رسانه اي براي درخواست، سفارش، استعلام خريد و استعلام حمل
  • تعريف ليست سياه مشتريان و دلايل مرتبط با آن در رابطه با هر مشتري 
  • ثبت اطلاعات حمل به تفكيك كانتينر
  • امكان بستن پارتي و محاسبه هزينه ها به تفكيك هر پارتي
  • ارسال سند تعهدي به مالي همزمان با ارسال درخواست پرداخت و يا پرداخت تنخواه به سيستم وجوه نقد
  • امكان ثبت كالاي جايگزين در مرحله ثبت پاسخ استعلام و يا فاكتور
  • طراحي گزارشات عمومي و ويژه خريد
  • تعريف قانون برای ارجاع خودكار درخواست هاي خريد به گروه های خرید و یا کارپردازان ذیربط
  • مونیتورینگ عملکرد تأمین کنندگان در مقاطع مختلف: 
    • قبل از سفارش گذاری
    • هنگام مذاکره و عقد قرارداد
    • در جریان خرید
    • و ...
  • ارزیابی تأمین کنندگان بر اساس شاخص های مورد نظر مدیریت و یا مهندسی خرید هر سازمان در سطوح 
    • کالا
    • خدمت 
    • سفارش ساخت (تولید)
  • تدوین CPM  فرآیند تأمین کلیه خریدها 
    • در سطح کل سازمان
    • در سطح یک نوع خرید (استعلامی، قراردادی، ساخت، مستقیم و ... )  
    • و یا حتی درحد یک سفارش خاص 
  • طراحی کلیه فرم های ورودی اطلاعات برای مراحل مسیرهای بحرانی (CPM) تعریف شده در سیستم
  • تعریف روش تسهیم هزینه های یک خرید به اقلام خریداری شده بر اساس مبانی و ضرایب مورد نظر حسابداری قیمت تمام شده   
  • محاسبه قیمت تمام شده بر اساس روش و مبانی تعریف شده در سطح
    • خرید
    • پارتی حمل 
    • اقلام خریداری شده
  • ارائه گزارشات متنوع ازآناليز هزينه هاي تخصیص داده شده در مراحل مختلف یک خرید تا حد حمل (پارتی)/ کالا
  • ارائه گزارش آنالیز محاسبه قيمت تمام شده خريد داخلی
  • طراحی گزارشات اختصاصی موردنیاز مدیران جهت اتخاذ تصمیمات مناسب و به موقع
  • امکان انتخاب ردیف های هزینه -در زمان ارسال به وجوه نقد- برای درخواست پرداخت
  • امکان صدور ثبت اسناد تعهدي به مالی بر اساس سال وقوع هزینه، به تفکيک سال جاری و سال قبل و به شکل تنظيماتي
  • امکان دريافت فايل متني در هنگام ارتباط انبار و خريد
  • امکان صدور سند بستن حساب سفارشات خارجی به مالی، هنگام بستن پارتی در خریدهای خارجی
  • 5 مرکز شدن سیستم خرید
  • اضافه شدن مراکز کمکی در سفارش و هزینه
  • تکمیل شابلون سند مالی
  • تکمیل شابلون سند وجوه
  • تجمیع ردیف های سند ارسالی به مالی
  • امکان ثبت هزینه های سفارشات خارجی پیش از ثبت رسید موقت انبار
  • امکان کنترل مقدار رسید انبار در زمان ارسال دستورپرداخت به وجوه نقد
  • امکان پارامتریک شدن شرح سند تنخواه
گزارشات کاربردی
  • برنامه هفته جاري گروه هاي خريد
  • آخرين وضعيت سفارشات
  • تاخير اقدامات سفارشات
  • درخواست هاي سفارش نشده
  • هزينه هاي سفارشات
  • اقلام رسیده شده 
  • مانده اقلام خریداری شده 
  •  مانده اسناد درخواست، سفارش، بارنامه و ...
  • رهگیری یک چرخه خرید از درخواست خرید تا رسید قطعی در انبار
  • مقایسه حول محورهای تامین کنندگان، تغییرات قیمت بر اساس زمان، میزان خرید بر اساس مصرف 
  • و ...
ارتباط با سایر سیستم ها
چرخه کاری و گردش عملیات
  • دریافت درخواست خرید از مراجع مرتبط 
  • بررسی و کنترل سابقه خردی کالا (خدمت) درخواست شده، توسط مسئولین ذیربط 
  • طی مراحل تأییدات و مجوزهای لازم از مدیریت 
  • ارجاع درخواست خرید به مسئولین خرید (کارپردازان) 
  • منابع یابی با توجه ضوابط و دستورالعمل ها
  • تهیه و ارسال استعلام قیمت به تامین کنندگان و جمع آوری پاسخ استعلام ها 
  • تهیه صورت مقایسه و ارائه به کمیسون خرید 
  • تشکیل جلسه کمیسیون معاملات و تعیین تأمین کننده برنده 
  • عقد قرارداد با تأمین کننده 
  • بر اساس مفاد قرارداد، ارسال مکانیزه دستور (درخواست) پرداخت به تأمین کننده به سیستم وجوه نقد (پیش پرداخت)
  • طی مراحل خرید و کنترل و پیگیری CPM آن 
  • رسید کالا به انبار
  • بر اساس مفاد قرارداد، ارسال مکانیزه دستور (درخواست) پرداخت به تأمین کننده به سیستم وجوه نقد (تسویه با تأمین کننده)
  • ارسال مکانیزه  قیمت های رسید به حسابداری انبار
  • صدور و ارسال مکانیزه سند مالی به سیستم حسابداری مالی