تعداد بالای تراکنش‌ها، تنوع روش‌های پرداخت و دریافت و نیاز به ساخت گزارش‌های دقیق و به‌روز، مدیریت مالی را به کاری پرچالش تبدیل می‌کند. کاری که در روش‌های سنتی حسابداری، باعث صرف زمان طولانی برای انجام کارهای تکراری می‌شود. در چنین شرایطی فناوری اتوماسیون حسابداری که در نرم افزارهای این حوزه، به‌خصوص نرم افزارهای حسابداری ابری قابل مشاهده است؛ می‌تواند بار سنگین کارهای تکراری را تا حد زیادی از دوش تیم مالی و حسابداری بردارد.
به‌طور خلاصه خودکار شدن بسیاری از فعالیت‌های تکراری مثل ثبت و دسته‌بندی تراکنش‌ها، صدور فاکتور و…، و همچنین افزایش سرعت انجام این فعالیت‌ها در عین از بین رفتن ریسک رخ دادن خطاهای انسانی، به لطف فناوری‌های مرتبط با اتوماسیون حسابداری ممکن شده است.
در مقاله تحول در فرآیندهای مالی شرکت‌ها با حسابداری ابری، در یک راهنمای عملی برای مدیران مالی، به بررسی همه جانبه این موضوع پرداختیم. در این مقاله می‌خواهیم دقیق‌تر فرآیندهای قابل خودکارسازی را بررسی کنیم.
ثبت و دسته‌بندی تراکنش‌ها
ثبت اطلاعات به‌صورت دستی وقت‌گیر و مستعد خطا است. در واقع این فعالیت معمولا زمان‌برترین بخش حسابداری سنتی محسوب می‌شود. در مقابل برای سیستم‌های مجهز به اتوماسیون حسابداری، خودکار کردن این موارد بسیار ساده است. چه تراکنش‌های بانکی و چه پرداخت‌های کارت‌خوان و…، همگی در این سیستم‌ها به‌صورت خودکار در سیستم حسابداری شما ثبت می‌شوند.
به عنوان مثال سرویس‌های حسابداری ابری می‌توانند از طریق API به سیستم‌های فروش آنلاین متصل شده و تمامی تراکنش‌های آنلاین را عینا در سیستم حسابداری شما ثبت کنند. این اتصال علاوه بر سرعت بخشیدن به فرآیند ثبت، مانع از دوباره‌کاری و رخ دادن مغایرت‌های احتمالی می‌شود. همچنین وقتی ورود اطلاعات به شکل دستی انجام نشود؛ احتمال رخ دادن خطاهایی مانند جابه‌جایی ارقام یا ثبت در حساب اشتباه از بین می‌رود.
صدور و ارسال فاکتور
اتوماسیون حسابداری صدور فاکتور برای مشتریان را نیز ساده‌تر کرده است. البته این کار معمولا ساده و بدیهی به‌نظر می‌رسد. با این حال وقتی باید فاکتورهای جمعی و متعددی صادر شود؛ یا زمانی که تعداد سفارش‌ها بسیار زیاد باشد؛ سرعت و دقت در صدور فاکتور مهم می‌شود.
در این سیستم‌ها معمولا فاکتورها به‌صورت خودکار و بر اساس اطلاعات ثبت شده در قراردادهای مشتری یا سیستم فروش صادر می‌شود. به‌عنوان مثال وقتی مشتری خرید خود را نهایی می‌کند؛ سیستم به‌طور خودکار فاکتور را صادر می‌کند. حتی در نمونه‌های پیشرفته‌تر، فاکتور صادر شده از طریق پیامک یا ایمیل برای مشتری ارسال می‌شود. در کنار کاهش حجم فعالیت‌های دستی تیم حسابداری و مالی، استفاده از این سیستم‌ها، تجربه‌ای بهتر و حرفه‌ای‌تر را برای مشتریان به ارمغان می‌آورد.
در مورد صدور فاکتور، امکان مدیریت فاکتورها نیز در سیستم‌های اتوماسیون حسابداری قابل ارائه است. به این معنا که سیستم می‌تواند وضعیت هر فاکتور را از پرداخت شده تا در انتظار پرداخت رصد کرده و مدیریت نماید. ویژگی‌های پیچیده‌تری مانند یادآوری خودکار تاخیر در پرداخت یک فاکتور و… نیز می‌تواند مکمل چنین سیستمی باشد.
به کمک چنین سیستمی، صدور و ارسال و به‌طور کلی مدیریت فاکتور از یک فعالیت تکراری و خسته‌کننده، به فرآیندی خودکار، دقیق و قابل اعتماد تبدیل می‌شود. فرآیندی که موجب صرفه‌جویی در وقت تیم مالی و ایجاد شفافیت برای مشتریان می‌شود.
مدیریت جریان نقدی
دریافت‌ها و پرداخت‌ها و به‌طور کلی مدیریت جریان نقدی، از وظایف حساس واحد حسابداری و مالی است. یک خطای کوچک در این زمینه به‌راحتی می‌تواند اعتبار شرکت را تحت تاثیر قرار داده و موجب کاهش اعتماد مشتریان و تامین‌کنندگان شود. در گذشته و در سیستم‌های حسابداری سنتی، پیگیری پرداخت‌ها و کنترل سررسیدها کاری کامل دستی و حساس بود. اما امروزه سیستم‌های اتوماسیون این فرآیند را کاملا خودکار انجام می‌دهند.
عملکرد اصلی در این زمینه تطبیق فاکتورهای صادر شده با پرداخت‌های مشتریان است. به عنوان مثال سیستم به‌طور خودکار و به محض دریافت وجه از هر طریق قابل ردگیری (مثلا کارت خوان و…) وضعیت فاکتور را به پرداخت شده تغییر می‌دهد.
بخش دیگری از مدیریت خودکار جریان نقدی، به موضوع سررسید چک‌ها و اقساط مرتبط است. یک سیستم اتوماسیون حسابداری قادر است سررسیدها را یادآوری کرده و پیام‌های هشدار را به افراد مسئول ارسال کند. پنهان نماندن سررسیدها از دید تیم مالی و انجام به موقع تعهدات مالی شرکت، ره‌آورد این ویژگی است.
در نهایت خودکارسازی هزینه‌های تکراری، مثل اجاره، آبونمان، قبوض و…، با ثبت خودکار پرداخت‌ها به‌صورت دوره‌ای، مزیت دیگر اتوماسیون حسابداری در این زمینه است.
محاسبه حقوق و دستمزد
اتوماسیون حسابداری می‌تواند بخش مهمی از محاسبه مربوط به حقوق و دستمزد کارکنان را نیز خودکار کنید. این ویژگی علاوه بر کم کردن فعالیت‌های تکراری بخش حسابداری و مالی، موجب رضایت بیشتر کارکنان شرکت شما می‌شود. در این سیستم کل چرخه حقوق و دستمزد، از ساعات کاری تا اضافه کاری، مرخصیها و… در یک نرم افزار منابع انسانی متصل به سیستم حسابداری ثبت می‌شود. سپس این موارد ثبت شده به‌صورت خودکار مورد پردازش قرار گرفته و در نهایت به عنوان ثبت‌های حسابداری مرتبط با حقوق و دستمزد در سیستم حسابداری هم درج می‌شود. افزایش دقت و کاهش خطاهای انسانی در این زمینه نیز چشم‌گیر است.
موارد دیگری مانند در نظر گرفتن مالیات و بیمه کارکنان هم معمولا در این سیستم‌ها مورد توجه قرار می‌گیرد. بنابراین سیستم می‌تواند به‌صورت خودکار، محاسبه کسورات قانونی و فایل‌های استاندارد مورد نیاز برای ارسال به سازمان‌های دولتی مانند مالیات و تامین اجتماعی را آماده کند.
علاوه بر موارد گفته شده، چنین سیستمی قدرت گزارش‌گیری بهتری در زمینه هزینه‌های پرسنلی خواهد داشت. چراکه مدیران مالی می‌توانند در لحظه به داده‌های مربوط به حقوق و دستمزد دسترسی داشته باشند؛ و هزینه‌های نیروی انسانی را با دقت بیشتری مدیریت کنند.
تهیه گزارش‌ها و صورت‌های مالی
گزارش‌های مالی قلب تپنده هر واحد حسابداری هستند. چون تصمیم‌های کلان مدیریتی بر اساس همین داده‌ها گرفته می‌شود. در مدل سنتی، تهیه ترازنامه، صورت سود و زیان یا گزارش جریان‌های نقدی، کاری زمان‌بر و وابسته به نیروی انسانی بود. در مقابل با اتوماسیون حسابداری این فرآیند تا حد زیادی ساده‌تر و سریع‌تر شده است. در عمل می‌توان گفت این گزارش‌ها و صورت‌های مالی به‌طور خودکار تولید می‌شوند.
علاوه بر این یکی از مزیت‌های کلیدی در این زمینه، گزارش‌گیری در لحظه است. در واقع هر تراکنشی که در سیستم ثبت می‌شود؛ بلافاصله در گزارش‌های مالی انعکاس پیدا می‌کند. این ویژگی به مدیران مالی امکان می‌دهد تا بدون نیاز به انتظار برای پایان دوره، وضعیت مالی سازمان را لحظه به لحظه رصد کنند.
از سوی دیگر، امکان سفارشی‌سازی گزارش‌ها نیز وجود دارد. مدیران می‌توانند متناسب با نیازهای خاص سازمان، گزارش‌های تحلیلی ویژه‌ای طراحی کنند. به عنوان مثال مقایسه هزینه‌های واحدهای مختلف یا بررسی روند فروش در بازه‌های زمانی مشخص، از جمله این موارد است.
در پایان باید گفت اتوماسیون حسابداری بسیاری از کارهای وقت‌گیر و پرخطای حسابداری را به‌طور کامل خودکار می‌کند. از ثبت تراکنش‌ها گرفته تا صدور فاکتور، مدیریت دریافت‌ها و پرداخت‌ها، محاسبه حقوق و دستمزد و در نهایت تهیه گزارش‌های مالی دقیق و لحظه‌ای. اگر شما هم به‌عنوان مدیر مالی یا صاحب کسب‌وکار به دنبال راهی برای افزایش دقت، صرفه‌جویی در زمان و ارتقای شفافیت مالی هستید؛ وقت آن رسیده که به سراغ سیستم‌های حسابداری پشتیبانی‌کننده از خودکارسازی فعالیت‌ها، از جمله حسابداری ابری بروید. این تحول تنها یک تغییر نرم‌افزاری نیست؛ بلکه تغییری راهبردی است که می‌تواند آینده مالی سازمان شما را متحول کند.
سوالات متداول
چطور اتصال خودکار تراکنش‌های بانکی و کارت‌خوان را راه‌اندازی کنیم؟
با فعال‌سازی یکپارچگی بانکی/درگاه و تنظیم API یا وب‌هوک، تراکنش‌ها به‌صورت لحظه‌ای وارد سیستم می‌شوند. سپس با قوانین دسته‌بندی (Rules) و تطبیق خودکار، هر تراکنش برچسب می‌خورد و به حساب/مرکز هزینه درست می‌رود.
چگونه صدور و ارسال فاکتور و یادآوری تاخیر پرداخت را خودکار کنیم؟
الگوهای فاکتور را تعریف و محرک‌ها را مشخص کنید (تکمیل خرید، رسیدن موعد دوره‌ای). سیستم فاکتور را تولید و از طریق ایمیل/SMS ارسال می‌کند. برنامه «پیگیری مطالبات» نیز یادآوری‌های مرحله‌ای برای فاکتورهای سررسید گذشته می‌فرستد و وضعیت‌ها را به‌روزرسانی می‌کند.
اتوماسیون مدیریت جریان نقدی چه هشدارهایی ارائه می‌دهد و چگونه از مغایرت جلوگیری می‌کند؟
سیستم سررسید چک‌ها/اقساط را یادآوری می‌کند، تغییر وضعیت پرداخت فاکتورها را به‌صورت خودکار ثبت می‌کند و در صورت مغایرت بین دریافتی بانک و فاکتور هشدار می‌دهد. گزارش پیش‌بینی نقدینگی نیز ورودی‌ها و خروجی‌های آتی را نشان می‌دهد.
برای خودکارسازی حقوق و دستمزد چه داده‌هایی لازم است و چه خروجی‌هایی می‌گیریم؟
حضور و غیاب، اضافه‌کاری، مزایا، وام‌ها و کسورات در HR ثبت می‌شود و به‌طور خودکار محاسبه می‌گردد. خروجی شامل سند حقوق و دستمزد، فایل‌های استاندارد بیمه و مالیات، فیش‌ها و پرداخت‌های دوره‌ای است.
چطور گزارش‌های لحظه‌ای و داشبورد KPI بسازیم و دسترسی‌ها را کنترل کنیم؟
شاخص‌ها، فیلترها و دوره‌های زمانی را در سازنده گزارش تعیین کنید تا داشبوردهای لحظه‌ای ایجاد شوند. به کمک نقش‌های کاربری، دسترسی به هر گزارش/شاخص محدود می‌شود و می‌توانید زمان‌بندی ارسال خودکار گزارش‌ها را نیز تنظیم کنید.
