مزایای حسابداری ابری و معایب آن برای شرکت‌های کوچک و متوسط

مزایای حسابداری ابری به شکل محسوسی از معایب حسابداری ابری بیشتر است. با این حال هر کسب‌وکاری به فراخور نیازهای خود، باید به بررسی این مزایا و معایب بپردازد. بنابراین لازم است برای انتخاب یک راهکار حسابداری ابتدا تصویر روشنی از آن داشته باشید. اگر شما هم در آستانه انتخاب یک راهکار حسابداری هستید؛ شناخت دقیق مزایای نرم افزار حسابداری ابری و آگاهی از معایب آن، به اخذ تصمیمی مطمئن‌تر و متناسب با نیازهای سازمان‌تان کمک می‌کند.
در این مقاله تلاش می‌کنیم بی‌طرفانه و با زبان روشن، مزایای حسابداری ابری را از منظر هزینه، دسترسی، همکاری تیمی، مقیاس‌پذیری و پایداری سرویس بررسی کنیم. همچنین به معایب حسابداری ابری مانند وابستگی به اینترنت، دغدغه‌های امنیت و محرمانگی، محدودیت‌های سفارشی‌سازی و ریسک گیر کردن در سرویس ارائه شده بپردازیم. هدف این است که به‌عنوان مدیر یا حسابدار یک کسب‌وکار، بتوانید با مرور این موارد، مزایا و معایب این سرویس‌ها را واقع‌بینانه بسنجید.
همچنین اگر می‌خواهید با تعاریف، ویژگی‌ها و سایر جزئیات حسابداری ابری به‌شکلی دقیق‌تر آشنا شوید؛ مطالعه مقاله حسابداری ابری چیست را پیشنهاد می‌کنیم.

مزایای حسابداری ابری برای شرکت‌ها

سرویس‌های ابری آینده دنیای نرم‌افزار هستند. بنابراین دیر یا زود مهاجرت به آنها فراتر از یک مزیت، به یک ضرورت تبدیل می‌شود. با این حال همچنان برای انتخاب یک سرویس باید درک خوبی از مزایای آن داشته باشید. ممکن است همه این مزایا در مورد کسب‌وکار شما صدق نکند. یا هرکدام از آنها از کسب‌وکاری به کسب‌وکار دیگر اهمیت متفاوتی داشته باشند. با این حال مرور آنها ذهن شما را برای تصمیم‌گیری روشن‌تر می‌کند.

فهرست مزایای حسابداری ابری:
• کاهش هزینه‌های زیرساخت و نگهداری
• دسترسی سریع و همیشگی
• امنیت و پایداری اطلاعات
• به‌روزرسانی خودکار و متمرکز
• همکاری بهتر در تیم مالی
• مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری

کاهش هزینه‌های زیرساخت و نگهداری

از مهم‌ترین مزایای حسابداری ابری برای شرکت‌ها، کاهش محسوس هزینه‌های زیرساخت و نگهداری است. هنگام استفاده از نرم‌افزارهای حسابداریِ مبتنی بر نصب روی سیستم عامل، شما نیازمند زیرساخت‌هایی مثل سرور، تجهیزات سخت‌افزاری، لایسنس نرم‌افزار و حتی یک تیم آی‌تی برای پشتیبانی از این زرساخت هستید. این موضوع برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط هزینه‌ای سنگین محسوب می‌شود.
در نرم‌افزارهای حسابداری ابری، خبری از این هزینه‌های اولیه نیست. بنابراین تنها با پرداخت یک اشتراک ماهانه یا سالانه، به تمام امکانات نرم‌افزار دسترسی دارید. در این مدل سرویس‌دهنده مسئولیت نگهداری، به‌روزرسانی و پشتیبانی فنی را بر عهده دارد. در نتیجه علاوه بر حذف هزینه‌های اولیه تجهیزات زیرساختی، هزینه‌های مرتبط با استهلاک تجهیزات یا خرابی‌های ناگهانی از دوش کسب‌وکار شما برداشته می‌شود. این در حالی است که از یک سرویس پایدار استفاده می‌کنید.
به‌طور خلاصه پیش‌بینی‌پذیر شدن هزینه‌ها و کاهش سرمایه‌گذاری‌های سنگین اولیه در این زمینه چشم‌گیر است. در نتیجه بودجه مالی شرکت بهتر مدیریت شده و منابع مالی شما به جای هزینه‌های زیرساخت، می‌تواند صرف توسعه کسب‌وکار شود.

دسترسی سریع و همیشگی

دسترسی سریع و همیشگی به اطلاعات مالی می‌تواند کسب‌وکار شما را متحول کند. در نرم‌افزارهای قابل نصب روی سیستم عامل، داده‌های مالی شما روی یک سیستم یا سرور مشخص ذخیره می‌شوند. بنابراین معمولا فقط از همان محل به نرم‌افزار و داده‌های خود دسترسی خواهید داشت. این موضوع برای شرکت‌های دارای شعب متعدد و مدیران دائم‌السفر محدودیت‌های زیادی دارد.
در نقطه مقابل، سرویس‌های ابری وجود دارند. سرویس‌هایی که تنها با اتصال اینترنت و از طریق لپ‌تاپ، تبلت یا حتی گوشی هوشمند، دسترسی به نرم‌افزار حسابداری ابری و داده‌های مالی کسب‌وکارتان را از هر جایی ممکن می‌کنند. بنابراین می‌توانید در هر لحظه و از هر نقطه، گزارش‌های مالی و وضعیت تراکنش‌های کسب‌وکار را مدیریت کنید.
به‌طور خلاصه سرعت در تصمیم‌گیری، افزایش انعطاف‌پذیری در مدیریت و امکان ادامه پیگیری فعالیت‌های مالی حتی در موقعیت مکانی دور از دفتر کار، از مهم‌ترین مزایای حسابداری ابری است.

امنیت و پایداری اطلاعات

امنیت داده‌های مالی موضوعی حیاتی برای هر کسب‌وکار است. یکی از پررنگ‌ترین مزایای حسابداری ابری نیز در همین نقطه خود را نشان می‌دهد. در نرم‌افزارهای قابل نصب روی سیستم عامل، داده‌های مالی و حسابداری شما روی رایانه یا سرور محلی شرکت (مستقر در دفتر کار) ذخیره می‌شود. همین مسئله خطر رخ دادن مشکلاتی مانند خرابی سخت‌افزار، آلودگی به ویروس‌های رایانه‌ای یا حتی سرقت تجهیزات را ایجاد می‌کند. مشکلاتی که می‌تواند به‌راحتی منجر به از دست رفتن بخشی یا تمام داده‌های مالی کسب‌وکار شما شود.
در نرم‌افزارهای ابری، همان‌طور که نیازی به زیرساخت و نصب نرم‌افزار روی رایانه و سرور محلی نیست؛ دغدغه‌ای هم برای حفظ امنیت و پایداری اطلاعات از سمت کاربر وجود ندارد. سرویس‌دهندگان معتبر نرم‌افزارهای ابری، از لایه‌های امنیتی مختلف شامل رمزنگاری داده‌ها، احراز هویت چندمرحله‌ای و مراکز داده با استانداردهای جهانی استفاده می‌کنند. همچنین در این سرویس‌ها نسخه‌های پشتیبان از اطلاعات شما به‌صورت خودکار و مداوم تهیه و روی سرورهایی در مکان‌های جغرافیایی متفاوت ذخیره می‌شود. همین معماری احتمال از دست رفتن اطلاعات مالی کسب‌وکار شما را نزدیک به صفر می‌کند.
بنابراین از مزایای حسابداری ابری در این زمینه، در کنار حفظ محرمانگی داده‌ها، اطمینان از پایداری عملیات حسابداری است. یعنی حتی اگر یک سرور از کار بیفتد؛ سرویس همچنان روی سروهای دیگر فعال است. در نتیجه بدون وقفه می‌توانید به فعالیت‌های مالی خود ادامه دهید.

به‌روزرسانی خودکار و متمرکز

از چالش‌های همیشگی در نرم‌افزارهای نصب شده روی رایانه، به‌روزرسانی و نگهداری نسخه‌های جدید است. نرم‌افزارهای حسابداری نیز از این قاعده مستثنی نیستند. بنابراین شرکت‌ها باید برای نصب آپدیت‌های ارائه شده زمان بگذارند. این فرآیند علاوه بر هزینه‌بر بودن، باعث ایجاد وقفه در کار می‌شود. همچنین ناسازگاری میان نسخه‌های مختلف و ناهماهنگی با سخت‌افزار نیز از مشکلات احتمالی دیگر در این زمینه است.
در دنیا نرم‌افزارهای ابری همه چیز متفاوت است. یکی از اصلی‌ترین مزایای حسابداری ابری این است که به‌روزرسانی‌های نرم‌افزاری به‌صورت خودکار و متمرکز انجام می‌شود. بنابراین شما همیشه و بدون نیاز به انجام کاری، به آخرین نسخه نرم‌افزار دسترسی دارید. همچنین این فرآیند موجب توقف فعالیت‌های روزمره حسابداری کسب‌وکار شما نمی‌شود.
با این مزایا امنیت سیستم همیشه در بالاترین سطح باقی می‌ماند؛ چراکه حفره‌های امنیتی بلافاصله رفع می‌شوند. همچنین شما همواره از جدیدترین امکانات و قابلیت‌ها بهره‌مند هستید. این مزایا به‌شکل ملموسی به بهبود بهره‌وری و آرامش خاطر مدیران و حسابداران کمک می‌کند.

همکاری بهتر در تیم مالی

امکان همکاری هم‌زمان و بدون محدودیت مکانی میان اعضای تیم مالی، مزیت دیگر سرویس‌های حسابداری ابری است. در نرم‌افزارهای نصب شده روی رایانه محلی، هر کاربر باید روی یک نسخه جداگانه از فایل‌های حسابداری کار کند. این فرآیند می‌تواند منجر به دوباره‌کاری، اشتباه در ثبت داده‌ها و اتلاف وقت شود.
در مقابل در حسابداری ابری همه کاربران به یک پایگاه داده مرکزی متصل هستند. این یعنی هر تغییری که توسط یک کاربر ثبت می‌شود؛ بلافاصله برای سایر کاربران (دارای دسترسی) هم قابل مشاهده است. در نتیجه مثلا مدیر مالی می‌تواند در همان لحظه وضعیت نقدینگی یا گزارش فروش را بررسی کند؛ و همکار دیگری، هم‌زمان فاکتورها را ثبت کند. این همکاری در لحظه، باعث کاهش خطا، تسریع گردش کار و ایجاد شفافیت بیشتر در فرآیندهای مالی می‌شود.
به‌طور خلاصه مزایای حسابداری ابری در این زمینه فراتر از صرفه‌جویی در زمان است. در واقع این رویکرد فرهنگ کار تیمی را تقویت و تصمیم‌گیری‌های مالی را دقیق‌تر و سریع‌تر می‌کند.

مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری

همه کسب‌وکارها امیدوار به رشد هستند. رشد نیز به معنای افزایش حجم تراکنش‌ها، تعداد کاربران و پیچیدگی فرآیندهای مالی است. در مدل سنتی نرم‌افزارهای حسابداری، با رخ دادن چنین رشدهایی، خرید سخت‌افزارهای جدید، ارتقای سرورها یا حتی جایگزینی کامل نرم‌افزار حسابداری ضروری بود. فرآیندی که علاوه بر پیچیدگی فنی، پرهزینه و زمان‌بر بود.
در مقابل از مهم‌ترین مزایای حسابداری ابری، مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری آن است. در مدل ابری، شما می‌توانید متناسب با رشد شرکت، منابع مورد نیازتان را به‌مرور افزایش دهید. مواردی مثل افزودن کاربر جدید، فعال‌سازی یک ماژول پیشرفته مانند انبارداری یا حقوق و دستمزد و…، همگی بدون نیاز به سرمایه‌گذاری سخت‌افزاری و تنها با تغییر پلن اشتراک شما انجام می‌شود.
این انعطاف‌پذیری کمک می‌کند همیشه به اندازه نیازتان هزینه کنید؛ و مطمئن باشید که سیستم حسابداری شما در برابر تغییرات و توسعه آینده شرکت محدودیتی ایجاد نخواهد کرد. تضمین ادامه‌دار بودن کارایی نرم‌افزار در مسیر رشد و تحول سازمان، مهم‌ترین مزیت در این زمینه است.

معایب حسابداری ابری برای شرکت‌ها

هر فناوری تازه‌ای در کنار مزایا و فرصت‌های فراهم شده، مشکلات و محدودیت‌هایی نیز دارد. به‌طور کلی معایب حسابداری ابری را باید بیشتر از جنس چالش دانست. چرا که با در نظر گرفتن تمهیداتی کاملا قابل رفع هستند. با این حال اولین قدم برای غلبه بر این چالش‌ها آشنایی با آنهاست. برای کسب دیدگاه واقع‌بینانه و اخذ تصمیمی آگاهانه‌تر، بهتر است درباره این مسئله نیز اطلاعات جزئی‌تری داشته باشید.

فهرست معایب حسابداری ابری:
• وابستگی به اینترنت
• دغدغه محرمانگی داده‌ها
• محدودیت‌های سفارشی‌سازی
• تغییر سرویس‌دهنده یا توقف خدمات

وابستگی به اینترنت

وابستگی کامل به اتصال اینترنت، احتمالا مهم‌ترین محدودیت حسابداری ابری است. نبود دسترسی به اینترنت در حسابداری ابری، به معنای به تعویق افتادن امور روزانه حسابداری کسب‌وکار شماست. با این وجود در نظر بگیرید که معمولا اینترنت داخلی در ایران دچار قطعی نمی‌شود؛ و اغلب سرویس‌های معتبر حسابداری ابری داخلی نیز در دیتاسنترهای داخلی میزبانی می‌شوند. بنابراین حتی در صورت قطع اینترنت بین‌الملل نیز امکان استفاده از این سرویس‌های ابری وجود دارد.
با این حال بهتر است در صورت انتخاب راهکارهای ابری، به فکر یک مسیر پشتیبان برای دسترسی به اینترنت باشید. به عنوان مثال اینترنت همراه در کنار اینترنت اصلی، در این زمینه کمک‌کننده است. همچنین برخی سرویس‌های ابری امکان دریافت ثبت‌های حسابداری شما را در قالب فایل‌های مختلف دارند. با در نظر گرفتن این تمهیدات، اثر این مورد از معایب حسابداری ابری کاهش محسوسی خواهد یافت.

دغدغه محرمانگی داده‌ها

ذخیره شدن داده‌های مالی و حسابداری کسب‌وکارها در خارج از محیط سازمان، حتی در مراکز داده امن، برای برخی کسب‌وکارها نگرانی ذهنی و حقوقی ایجاد می‌کند. در واقع یکی از رایج‌ترین معایب حسابداری ابری از نگاه مدیران سنتی، احساس کاهش کنترل بر داده‌های مالی و اتکا به طرف ثالث است. البته این مسئله بیشتر از واقعیت، به‌نوعی حس اشتباه است.
همچنین در نظر داشته باشید که اگرچه بسیاری از ارائه‌دهندگان سرویس‌های ابری از رمزنگاری، احراز هویت چندمرحله‌ای و… استفاده می‌کنند؛ اما بخشی از مسئولیت حفظ محرمانگی داده‌ها همچنان بر عهده شماست. انجام کارهایی مانند پایبندی به سیاست‌های امنیتی داخلی و تعیین سطح دسترسی‌ها از این جمله است.
بنابراین پیش از خرید سرویس‌های ابری، درباره گواهی‌نامه‌های امنیتی، مکان فیزیکی ذخیره داده‌ها، لاگ فعالیت‌ها، فرآیند بازیابی اطلاعات و دریافت نسخه پشتیبان، اطلاعات لازم را از خدمات‌دهنده بگیرید. از این طریق می‌توانید این دغدغه‌ها را تا حدود زیادی رفع کنید.

محدودیت‌های سفارشی‌سازی

یکی از ملموس‌ترین معایب حسابداری ابری برای شرکت‌هایی با فرآیندهای خاص، محدودیت در شخصی‌سازی عمیق فرم‌ها، گردش‌کارها یا گزارش‌ها در این سرویس‌ها است. در واقع در این سرویس‌ها معمولا باید در چارچوب امکانات از پیش‌تعریف‌شده حرکت کنید. در نتیجه اگر به گردش‌کارهای پیچیده یا گزارش‌های بسیار اختصاصی نیاز دارید؛ احتمالا این محدودیت مانع چابکی سیستم حسابداری شما می‌شود. البته این نیاز اغلب در سازمان‌های بزرگ و دارای نیازمندی‌های پیچیده احساس می‌شود. در حالی که مدیریت مالی و حسابداری اغلب کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، به‌راحتی با حسابداری ابری قابل اجرا است.
با این حال اگر دغدغه خاصی دارید؛ بهتر است پیش از انتخاب راهکار حسابداری ابری خود درباره آن پرس و جو کنید. به عنوان مثال آیا می‌توانید فیلدهای سفارشی اضافه کنید؟ یا قوانین اعتبارسنجی بسازید؟ همچنین بررسی کیفیت API و امکان اتصال به ابزارهای جانبی نیز کمک می‌کند تا این بخش از معایب حسابداری ابری را با افزودن افزونه‌ها یا یکپارچه‌سازی‌های هدفمند جبران کنید.

تغییر سرویس‌دهنده یا توقف خدمات

معمولا وابستگی به یک ارائه‌دهنده می‌تواند در بلندمدت نگران‌کننده باشد. از معایب حسابداری ابری این است که تغییر مواردی مثل قیمت‌گذاری یا توقف ارائه خدمات، شما را با چالش عملیاتی و هزینه‌های مهاجرت مواجه می‌کند.
البته این مشکل نیز راهکار مشخصی دارد. در این راهکار باید به دنبال سرویس‌هایی باشید که قابلیت استخراج کامل اطلاعات را در فرمت‌های استانداردی مثل CSV و JSON ارائه می‌دهند. همچنین ارائه نسخه‌های پشتیبان منظم، ویژگی مهم دیگر در این زمینه است. در نهایت داشتن یک برنامه خروج مشخص و آزمایش دوره‌ای فرآیند استخراج داده‌ها، به شما کمک می‌کند تا در هر لحظه بتوانید با کمترین پیچیدگی و ریسک، اطلاعات و تاریخچه حسابداری کسب‌وکار خود را حفظ کنید.

در پایان فراموش نکنید که معایب و مزایای حسابداری ابری باید متناسب با نیاز هر کسب‌وکار سنجیده شود. در این صورت می‌توان گفت حسابداری ابری برای اغلب شرکت‌ها، به‌خصوص کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، انتخابی مطمئن، درست و به‌صرفه است.

• 
  حسابداری ابری چیست و چرا برای کسب‌وکارها مهم است؟