چطور می‌توان بدون به خطر انداختن داده‌های مالی، نرم افزار حسابداری ابری را در سازمان پیاده‌سازی کرد؟ این سوالی است که بسیاری از مدیران ارشد، مدیران مالی و کارشناسان حسابداری به آن فکر کرده‌اند. در واقع گسترش استفاده از سرویس‌های ابری در امور مختلف سازمانی، در مدیریت امور مالی و حسابداری هم قابل مشاهده است. با این وجود استقرار حسابداری ابری از آنجا که با اطلاعات حساس‌تری روبه‌رو است؛ نیازمند دقت نظر و حل چالش‌های بیشتری است. در صورت در نظر گرفتن این جزئیات، حسابداری ابری می‌تواند عاملی برای دستیابی به مزایایی مثل کاهش هزینه‌های زیرساخت، بهبود سرعت تصمیم‌گیری، گذارش‌دهی شفاف و افزایش امنیت داده‌ها باشد. در این مقاله درباره الزامات، مراحل و چالش‌های استقرار حسابداری ابری صحبت می‌کنیم.
استفاده از حسابداری ابری در شرکت شما، تنها یک تغییر نرم‌افزار از آفلاین به آنلاین و به‌طور کلی یک چالش فنی نیست. در عمل نیز استفاده از سرویس‌های ابری، معمولا از نظر فنی با کمترین چالش روبه‌رو است. در مقابل موضوع اصلی تغییری است که ابری بودن حسابداری در سازمان ایجاد می‌کند. انتخابی که مسیر رشد، رقابت‌پذیری و حتی بقای کسب‌وکار شما را تحت تاثیر قرار می‌دهد. بر همین اساس می‌توان گفت انتخاب و استقرار حسابداری ابری از جمله تصمیمات استراتژیک برای هر سازمانی است.
تصمیمی که می‌تواند در صورت اجرای صحیح، موجب دستاوردهای زیر شود:
سرویس‌های ابری بر اساس رایانش ابری طراحی شده‌اند. به این معنی که تمامی پردازش‌های آن در سرورهای مرکزی و آنلاین آن انجام می‌شود. در نتیجه برای استفاده از آنها نیازمند خرید سخت‌افزارهای گران‌قیمت و پرداخت هزینه‌های نگهداری نرم‌افزار نخواهید بود.
دسترسی آنی به اطلاعات مالی و در اختیار داشتن گزارش‌های لحظه‌ای از هر کجا و در هر زمان، امکان بسیار ارزشمندی برای مدیران مختلف سازمان است. این امکان موجب اخذ تصمیم بر اساس اطلاعات دقیق و به‌روز می‌شود.
گزارش‌های مالی شفاف، علاوه بر مدیران داخلی، اطلاعاتی مهم برای ذی‌نفعان بیرونی مثل سرمایه‌گذاران و نهادهای نظارتی دارد. ثبت داده‌ها در یک پایگاه داده متمرکز، موجب شفافیت و ردیابی بهتر اطلاعات مالی سازمان در حسابداری ابری می‌شود.
برخلاف تصور رایج نرم‌افزارهای ابری امنیتی بالاتر از سیستم‌های سنتی دارند. استفاده از رمزنگاری، پشتیبان‌گیری خودکار و کنترل دسترسی چند لایه، موجب کاهش ریسک از دست رفتن یا دستکاری داده‌ها می‌شود. به‌روزرسانی منظم این سرویس‌ها مطابق با استانداردهای قانونی و مالیاتی هم عامل مهمی در انطباق قانونی آنها است.
برای درک دقیق‌تر میزان امنیت نرم‌افزارهای حسابداری ابری در مقایسه با نرم‌افزارهای آفلاین، مطالعه این مقاله را توصیه می‌کنیم.
استفاده از سرویس‌های حسابداری ابری در کنار مزایای مختلف، شانس دسترسی سریع‌تر به فناوری‌های آینده مانند هوش مصنوعی و اتوماسیون را نیز بیشتر می‌کند. این موضوع می‌تواند فاصله معناداری میان شما و رقبای سنتی‌تان ایجاد کند.
در حال حاضر در سطح جهان اغلب شرکت‌های بزرگ و بخش عمده‌ای از کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، حداقل بخشی از بار کاری مدیریت مالی و حسابداری خود را روی دوش سرویس‌های ابری گذاشته‌اند. بنابراین می‌توان گفت پذیرش حسابداری ابری در چند سال اخیر به‌صورت چشم‌گیری افزایش یافته است.
از سویی در حال حاضر بسیاری از شرکت‌ها، دست‌کم یکی از سرویس‌های مالی یا حسابداری‌شان را به‌صورت ابری اجرا می‌کنند. بنابراین آمارهای کلی پذیرش خدمات ابری را در سطحی نسبتا گسترده نشان می‌دهد. این نکته نشان‌دهنده یک گرایش قوی به سمت ابری‌سازی در سطح سازمان‌ها است.
البته شرکت‌های بزرگ، به دلیل پیچیدگی‌های خاص خود، معمولا به سمت ترکیبی از راه‌حل‌های ابری و سیستمی رفته‌اند. در حالی که کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، به دلیل جذابیت‌هایی مثل هزینه کمتر اولیه و نگهداری و دسترسی از راه دور، به‌سرعت به حسابداری ابری مهاجرت کرده‌اند.
در ایران هم اگرچه پذیرش و استقرار حسابداری ابری هنوز در مراحل اولیه قرار دارد؛ اما شتاب رشد آن به‌ویژه در پنج سال اخیر قابل‌توجه بوده است. عواملی مثل گسترش استارتاپ‌ها و شرکت‌های دانش‌بنیان، افزایش دسترسی به اینترنت پرسرعت و بهبود زیرساخت‌های فناوری و نیاز سازمان‌ها به کاهش هزینه‌های نرم‌افزاری در شرایط اقتصادی پرنوسان، از جمله دلایل این رشد بوده است.
استقرار موفق حسابداری ابری پیش از هرچیز به آمادگی سازمان شما بستگی دارد. بنابراین فارغ از جنبه‌های فنی ماجرا، اگر بدون بررسی دقیق و برنامه‌ریزی مناسب وارد این مسیر شوید؛ بهترین نرم‌افزارهای ابری هم نمی‌توانند به حداکثر کارایی و بازدهی خود نزدیک شوند.
مراحل آماده‌سازی سازمان برای استقرار حسابداری ابری
در مسیر آماده‌سازی سازمانی، توجه به سه گام اساسی زیر بسیار مهم است:
اگرچه سازمان‌ها شباهت‌های زیادی با یکدیگر دارند؛ اما هر کسب‌وکاری ویژگی‌ها و چالش‌های اختصاصی خود را هم باید در نظر بگیرد. بنابراین پیش از انتخاب یک سرویس حسابداری ابری، بهتر است برای پرسش‌های زیر پاسخ مناسبی داشته باشید:
بر اساس پاسخ به پرسش‌های مطرح شده در بخش قبلی، می‌توان اهداف استقرار حسابداری ابری را مشخص کرد. به عنوان مثال اهدافی مثل کاهش هزینه‌ها، چابکی و سرعت عمل و شفافیت و انضباط مالی می‌تواند از جمله این اهداف باشد.
وجود اهداف شفاف و مشخص، معیارهایی برای سنجش موفقیت پروژه استقرار فراهم می‌کند؛ و مسیر تصمیم‌گیری را روشن‌تر می‌سازد.
پیشبرد پروژه استقرار توسط تیم مالی یا فناوری اطلاعات به‌تنهایی، معمولا با چالش‌های زیادی روبه‌رو است. از آنجا که این تغییر یک تغییر استراتژیک است؛ پشتیبانی و همراهی مدیران ارشد سازمانی از حیاتی‌ترین عوامل موفقیت است.
بنابراین مدیرعامل و مدیران ارشد سازمان از همان ابتدا باید حمایت آشکار خود را از پروژه نشان دهند.
همچنین باید منابع مالی و منابع انسانی لازم را در این زمینه تامین کنند. نظارت بر پیشرفت پروژه و اخذ تصمیم‌های کلیدی در صورت لزوم، از دیگر وظایف این افراد است.
حمایت مدیریت ارشد نه‌تنها روند استقرار را تسهیل می‌کند؛ بلکه به کارکنان نشان می‌دهد این تغییر، نه فقط یک انتخاب شخصی، بلکه بخشی از استراتژی سازمان است.
موفقیت در استقرار حسابداری ابری فراتر از خرید یک سرویس آنلاین، شامل مجموعه‌ای از مراحل به‌هم‌پیوسته است.
در این بخش مهم‌ترین گام‌ها را برای اجرای یک استقرار استاندارد مرور می‌کنیم:
انتخاب سرویس مناسب معمولا سرنوشت‌سازترین مرحله این پروژه است. بنابراین در مورد آن با دقت کامل عمل کنید. فراموش نکنید که معمولا بهترین گزینه به‌طور عام وجود ندارد. به عبارت دیگر بهترین گزینه برای هر کسب‌وکاری متناسب با نیاز آن تعریف می‌شود. بنابراین در اولین قدم باید بررسی کنید که کدام سرویس بهتر و دقیق‌تر نیازهای شما را برطرف می‌کند.
همچنین یکی از دغدغه‌های مهم در زمینه سرویس‌های ابری پایداری آن در طولانی‌مدت است. در این زمینه توجه به سوابق، طول دوران فعالیت و اعتبار تولیدکننده و ارائه‌دهنده سرویس بسیار کمک‌کننده است.
پس از این موارد، موضوعات دیگری مانند انطباق با قوانین و استانداردهای مالیاتی ایران، پشتیبانی محلی و خدمات پس از فروش، و قابلیت مقیاس‌پذیری برای رشد احتمالی سازمان در آینده نیز معیارهای خوبی برای انتخاب نهایی هستند.
انتقال داده‌ها از نرم‌افزار قبلی به سرویس ابری احتمالا پرچالش‌ترین مرحله فنی در این مهاجرت باشد.
در این مسیر انجام موارد زیر بسیار مهم است:
به‌صورت پیش‌فرض هیچ‌یک از نرم‌افزارهای حسابداری ابری با نیازهای کسب‌وکار شما کاملا منطبق نیستند. بنابراین در این مرحله و با هدف ایجاد انطباق باید تنظیمات خاص خود را اعمال کنید.
در ادامه مهم‌ترین موارد در این زمینه لیست شده است:
قبل از استقرار حسابداری ابری بهتر است یک دوره تست و اجرای آزمایشی داشته باشید.
در این مرحله موارد زیر انجام می‌شود:
حسابداری ابری زمانی می‌تواند تمام قابلیت‌هایش را نشان دهد که در مراحل استقرار آن دیدی استراتژیک وجود داشته باشد. در واقع حتی اگر بهترین سرویس انتخاب شود و مراحل استقرار به‌درستی طی گردد؛ باز هم بدون مدیریت درست تغییر و همراهی کارکنان، پروژه به حداکثر بازدهی نمی‌رسد.
در این بخش به بررسی مهم‌ترین عوامل موفقیت برنامه استقرار حسابداری ابری در یک سازمان پرداخته‌ایم:
مقاومت کارکنان معمولا مانع اصلی در تغییرات سازمانی است. عادت کردن به سیستم‌ها و روش‌های کار قبلی و دشواری کسب مهارت در کار با ابزارهای جدید در این زمینه نقش اساسی ایفا می‌کند.
در ادامه سه راهکار مناسب برای حل این مشکل ذکر شده است:
حسابداری ابری در نقطه تلاقی تیم‌های مالی و فناوری قرار دارد. بنابراین هماهنگ بودن این تیم‌ها برای موفق بودن پروژه ضروری است.
در این زمینه، به‌خصوص در سازمان‌های متوسط و بزرگ، ایجاد یک تیم موقت و متشکل از نمایندگان مالی و IT بسیار کمک‌کننده است. چراکه تصمیم‌های کلیدی، مثل تعیین سطح دسترسی یا یکپارچه‌سازی با سیستم‌های دیگر، در این تیم و به‌صورت مشترک گرفته می شود.
از دغدغه‌های جدی مدیران در استقرار حسابداری ابری حفظ امنیت اطلاعات مالی است.
برای رفع این نگرانی‌ها توجه به موارد زیر موثر است:
استقرار حسابداری ابری یک تصمیم استراتژیک است. این تصمیم می‌تواند هزینه‌ها را کاهش دهد؛ سرعت و دقت تصمیم‌گیری مالی را بالا ببرد؛ و شفافیت و امنیت داده‌ها را بهبود ببخشد. با این حال موفقیت پروژه تنها به انتخاب نرم‌افزار بستگی ندارد؛ بلکه نیازمند آماده‌سازی سازمان، همکاری تیم‌ها، آموزش کاربران و مدیریت تغییر است.
اگر در فکر مهاجرت به حسابداری ابری از طریق طی کردن مراحل استاندارد استقرار آن در سازمان خود هستید؛ ما در رایورز آماده ارائه مشاوره‌های لازم به شما هستیم.
آنچه در این مقاله میخوانید
سوالی دارید از ما بپرسید
تلفن: ۸۴۳۶۳۰۰۰-۰۲۱
خیابان خالد اسلامبولی (وزرا) خیابان هجدهم شماره ۳۰
خیابان ولیعصر نرسیده به توانیر خیابان لنکران شماره ۵
۰۲۱−۸۴۳۶۳۰۰۰
info[@]rayvarz.com
