دیگر مدیریت تراکنش‌ها تنها عامل موفقیت در مدیریت مالی سازمان نیست؛ بلکه باید بتوان دسترسی سریع و دقیق به اطلاعات مالی و عملیاتی را با اتصال به منابع مختلف فراهم نمود. در واقع وجود این دسترسی‌های اطلاعاتی نقطه تفاوت کسب‌وکارهای سنتی و مدرن است. البته همچنان بسیاری از شرکت‌ها، درگیر تعداد متنوعی از سیستم‌های جزیره‌ای و جداگانه هستند. مواردی مثل CRM، فروش، منابع انسانی، انبار و سیستم‌های مالی، در این سازمان‌ها معمولا ارتباط صحیح و مستمری با یکدیگر ندارند. نتیجه چنین وضعیتی پراکندگی داده‌ها و در نتیجه رخ دادن خطاهای انسانی، تاخیر در گزارش‌دهی و دشواری در تحلیل جامع عملکرد سازمان است. ویژگی یکپارچگی حسابداری ابری امکان اتصال این جزایر جدا از یکدیگر را فراهم می‌کند.
در این رویکرد از ثبت خودکار فروش گرفته تا هماهنگی داده‌های منابع انسانی و موجودی کالا، همه اطلاعات در یک پلتفرم واحد تجمیع می‌شوند. بنابراین امکان گزارش‌دهی دقیق و بلادرنگ برای مدیران فراهم می‌شود. به عنوان مثال وقتی یک قرارداد فروش ثبت می‌شود؛ در همان لحظه تاثیر آن بر درآمد، موجودی انبار و بودجه منابع انسانی قابل مشاهده است. این همان هماهنگی و شفافیتی است که یکپارچگی حسابداری ابری ایجاد می‌کند؛ و از دلایلی است که موجب تحول در فرآیندهای مالی شرکت می‌شود.
در اغلب سازمان‌ها داده‌ها در سیستم‌های جدا از هم پراکنده هستند. در واقع ثبت و مدیریت داده‌های هر بخش از کار مثل CRM، سیستم فروش، منابع انسانی، انبار و مالی به کمک یک نرم‌افزار جداگانه انجام می‌شود. در این شرایط تبادل داده‌ها میان سیستم‌های مختلف معمولا به کمک روش‌های نیمه خودکار یا حتی دستی انجام می‌شود.
وجود چنین شرایطی می‌تواند به‌راحتی موجب رخ دادن مشکلات و محدودیت‌های زیر شود:
جمع‌آوری داده‌ها از سیستم‌های مختلف، تجزیه و تحلیل آنها و در نهایت تهیه گزارش، گاهی چند روز یا حتی چند هفته طول می‌کشد. این تاخیر باعث می‌شود گزارش‌ها بر اساس اطلاعات به‌روز نبوده و تصمیم‌گیری بر پایه داده‌های قدیمی انجام شود که ریسک خطا و از دست رفتن فرصت‌ها را افزایش می‌دهد.
در مدل جمع‌آوری دستی داده‌ها از سیستم‌های جدا، احتمال خطاهای انسانی و ایجاد مغایرت بسیار بالاست، خصوصاً در مواجهه با حجم بالای داده‌های پیچیده. این مغایرت‌ها باعث کاهش اعتماد مدیران به گزارش‌ها شده و رفع آنها زمان زیادی از تیم مالی می‌گیرد.
وجود سیستم‌های جزیره‌ای مانع دستیابی به تحلیل جامع از وضعیت سازمان می‌شود. به عنوان مثال، تیم فروش از سیستم CRM استفاده می‌کند در حالی که اطلاعات مالی مرتبط با تراکنش‌های مشتریان در یک سیستم حسابداری جداگانه ثبت می‌شود و تصمیمات استراتژیک بر اساس تصویری ناقص اتخاذ می‌شود.
این وضعیت موجب صرف زمان و هزینه‌های اضافی برای ورود داده‌ها، رفع مغایرت‌ها و اصلاح خطاها می‌شود و حتی احساس نیاز به منابع انسانی بیشتر و افزایش هزینه‌های ثابت سازمان را به دنبال دارد. یکپارچگی حسابداری ابری با سایر سیستم‌ها راهکاری مناسب برای حل این چالش است.
یکپارچگی حسابداری ابری با سیستم‌های دیگر سازمان، مزایای عملی محسوسی دارد. مزایایی که بر کارایی، دقت و سرعت تصمیم‌گیری مدیریت اثر می‌گذارد.
یکپارچه کردن حسابداری ابری با سایر سیستم‌های سازمانی باید بر اساس یک برنامه‌ریزی دقیق و قدم به قدم انجام شود. این برنامه‌ریزی کمک می‌کند تا سیستم یکپارچه نهایی، در عمل قادر بر رفع نیازهای اطلاعاتی کسب‌وکار شما باشد.
در ادامه به بررسی ۵ گام مهم برای رسیدن به یکپارچگی حسابداری ابری با سیستم‌های سازمانی می‌پردازیم.
در این مرحله باید طرحی کلی از وضعیت سیستم‌های مختلف مورد استفاده در سازمان خود را آماده کنید. شناسایی سیستم‌هایی مثل مالی، فروش، انبار، منابع انسانی، CRM و… از جمله این سیستم‌ها هستند؛ که هر سازمانی به فراخور نیاز خود از همه یا برخی از آنها استفاده می‌کند.
همچنین باید بتوانید وضعیت فعلی جمع‌آوری داده و ارتباط این سیستم‌ها با یکدیگر را مشخص کنید. اینکه در هر سیستم چه داده‌هایی جمع‌آوری می‌شود؟، چه داده‌هایی در سیستم‌های مختلف تکرار شده‌اند؟ و داده‌ها بین کدام سیستم‌ها و چگونه تبادل می‌شود.
این ارزیابی‌ها به شما در درک بهتر نقاط ضعف و پراکندگی داده‌ها کمک می‌کند. بنابراین می‌توانید با تعیین نیازهای گزارش‌دهی و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)، اولویت‌های اتصال سیستم‌ها و اهداف اصلی یکپارچگی را در سازمان خود مشخص کنید.
طبیعتا یک نرم‌افزار حسابداری ابری که قابلیت یکپارچگی با سایر سیستم‌ها را داشته باشد؛ کلید موفقیت در این گام است. اجرای این گام با بررسی ویژگی‌های نرم‌افزار، به‌خصوص امکان اتصال به سایر سیستم‌ها آغاز می‌شود. در این زمینه اطمینان از وجود API یا ابزارهای اتوماسیون برای تبادل داده‌ها مهم‌ترین نکته‌ای است که باید به آن توجه کنید.
البته یک نرم‌افزار حسابداری ابری حرفه‌ای علاوه بر نکته گفته شده، باید واجد ویژگی‌های دیگری نیز باشد. اگر می‌خواهید با این ویژگی‌ها آشنا شوید؛ توصیه می‌کنیم مقاله حسابداری ابری چیست را بخوانید.
در این مرحله اتصال سیستم‌های جدا از هم انجام می‌شود. به عنوان مثال حسابداری ابری به سیستم فروش و CRM برای ثبت خودکار تراکنش‌ها متصل خواهد شد. همچنین اتصال انبار و منابع انسانی به سیستم حسابداری، با هدف همگام‌سازی داده‌های موجودی و هزینه‌های پرسنلی، مثال دیگری در این زمینه است.
به‌طور کلی در این مرحله همکاری تیم‌های IT و مالی برای انتقال اطلاعات بدون خطا و با هماهنگی کامل بسیار مهم است. با این حال پیچیدگی این کار در نرم‌افزارهای دارای ماژول‌های اختصاصی بسیار کمتر است. به عنوان مثال نرم‌افزار حسابداری ابری رایسا، دارای ماژول‌های متنوعی در زمینه انبارداری، فروش، دریافت و پرداخت، اموال و حقوق و دستمزد است؛ که به‌راحتی و با کمترین دانش فنی قابل استفاده در یک سیستم پیوسته و متصل به سیستم حسابداری هستند.
دستیابی به یکپارچگی سیستم‌ها، تنها با فراهم کردن تکنولوژی به نتیجه نمی‌رسد. بلکه همه تیم‌ها باید با فرآیندهای جدید آشنا شوند. بنابراین آموزش استفاده از داشبوردهای مدیریتی و گزارش‌های خودکار، تعریف مسئولیت‌ها برای ورود و مدیریت داده‌ها و تدوین پروتکل‌های کنترل کیفیت داده‌ها و رفع مغایرت‌ها از جمله مواردی است که باید به آن توجه داشت.
در گام پایانی و پس از پیاده‌سازی سیستم‌های متصل، پایش مستمر و اصلاح احتمالی فرآیندها ضروری است. به‌عنوان مثال بررسی صحت انتقال داده‌ها و گزارش‌ها بسیار مهم است. همچنین به‌روزرسانی و بهبود اتصال‌ها بر اساس نیازهای سازمان می‌تواند امکانات بیشتری را در اختیار مدیران سازمان قرار دهد.
این گام‌ها علاوه بر ایجاد یکپارچگی حسابداری ابری با سیستم‌های سازمانی به شکل تکنولوژیک، ابزاری عملی برای گزارش‌دهی دقیق، تحلیل جامع و تصمیم‌گیری هوشمند مدیریتی هستند.
اگر می‌خواهید بهره‌وری واقعی سازمان خود را افزایش دهید؛ همین امروز گام‌های اتصال حسابداری ابری و سایر سیستم‌های سازمانی را بررسی کنید؛ و گزارش‌های مدیریتی را به سطحی دقیق‌تر و هوشمندانه‌تر برسانید.
آنچه در این مقاله میخوانید
سوالی دارید از ما بپرسید
تلفن: ۸۴۳۶۳۰۰۰-۰۲۱
خیابان خالد اسلامبولی (وزرا) خیابان هجدهم شماره ۳۰
خیابان ولیعصر نرسیده به توانیر خیابان لنکران شماره ۵
۰۲۱−۸۴۳۶۳۰۰۰
info[@]rayvarz.com
