گزارشدهی مدیریتی با حسابداری ابری با کیفیت بالاتری ارائه می‌شود. در دورانی که نیاز مدیران برای درک وضعیت سازمان نسبت به گذشته پیچیده‌تر شده است؛ این کیفیت بالاتر و فراتر رفتن از یک سند مالی صرف، کمک بسیار خوبی به مدیران سازمان است. حسابداری ابری به شکل مستقیم و غیرمستقیم میتواند مشکلات پیش روی گزارش‌های سنتی، مثل بهروز نبودن، وجود ارقام پراکنده از منابع مختلف و در کل ارائه تصویری ناقص از وضعیت واقعی کسب‌وکار را تا حد زیادی کاهش دهد.
به‌طور خلاصه تبدیل گزارش‌های مدیریتی از حالت ایستا و گذشته‌نگر به حالت پویا و در لحظه، همچنین مواردی مثل امکان دسترسی در لحظه به ارقام کلیدی و امکان ساخت داشبوردهای سفارشی برای درک دقیق و فوری اطلاعات، از جمله این موارد هستند.
پیش از این در یک مقاله، به‌طور کلی با نقش تحول‌آفرین حسابداری ابری رایسا آشنا شدیم. در این مقاله به شکلی عمیق‌تر درباره نقش حسابداری ابری در بهبود گزارشدهی مدیریتی و تصمیم‌گیری‌های دادهمحور صحبت می‌کنیم.
گزارش‌های پایان ماه، پایان فصل و پایان سال همچنان از اهمیت بالایی برخوردار هستند. با این حال در گزارشدهی مدیریتی با حسابداری ابری امکان در اختیار داشتن گزارش‌هایی پویا در کنار این گزارش‌های ایستا وجود دارد. اگر گزارش‌های ایستا را مانند عکسی قدیمی تصور کنیم که مدتی از ثبت آن لحظه گذشته است؛ گزارش‌های پویا مثل یک دوربین مداربسته، وضعیت مالی و حسابداری سازمان شما را در هر لحظه و بهروز نشان میدهد.
نکته مهم این است که گزارش‌های ایستا علی‌رغم اهمیت، پاسخ‌گوی نیازهای بازار پرنوسان امروز نیستند. بنابراین مدیران مالی و سایر افراد تصمیم‌گیر در سازمان، برای اخذ تصمیمات بهتر، نیازمند دسترسی به سیستمی برای گزارشدهی مدیریتی پویا هستند. در یک سیستم ابری دادههای مالی به‌صورت یکپارچه و در لحظه بهروز می‌شود. مثلا در همان لحظه که تراکنشی ثبت می‌شود؛ اثر آن بر صورت‌های مالی، جریان نقدی و ترازنامه هم ثبت شده و قابل سنجش است.
مثلا تصور کنید در حال مذاکره برای یک قرارداد بزرگ هستید؛ و نیاز دارید بدانید وضعیت نقدینگی شرکت در همین لحظه چگونه است. در مدل سنتی باید منتظر جمع‌آوری داده‌ها و تهیه گزارش دستی بمانید. اما در سیستمهای ابری کافی است داشبورد مالی خود را باز کنید؛ تا به‌صورت زنده جریان نقدی، بدهی‌ها و تعهدات مالی سازمان را ببینید. این تغییر کوچک در سرعت و دقت دسترسی، میتواند تفاوتی بزرگ در کیفیت تصمیمگیری ایجاد کند.
سیستمهای حسابداری ابری حرفه‌ای امکان اتصال و یکپارچه شدن با سیستم‌ها و نرم‌افزارهای داشبورد ساز را دارند. به این معنی که میتوانند اطلاعات لازم را در لحظه و از طریق API برای ساخت یک داشبورد مدیریتی شخصی‌سازی شده در ابزار دیگر ارسال کنند.
داشبوردهای مدیریتی اطلاعات حجیم و پیچیده را به کمک نمودارهای مختلف به شکلی ساده و قابل فهم به مدیران ارائه می‌کنند. در واقع چنین داشبوردی اتاق فرمان مدیران سازمان است؛ و از طریق آن میتوانند دید خوبی به وضعیت سازمان در حوزه‌های مختف پیدا کنند.
به عنوان مثال در سیستمهای سنتی مدیران باید اطلاعات مختلف را از واحدهای مختلف جمع‌آوری می‌کردند. دریافت آمار فروش از واحد فروش، گزارش نقدینگی از تیم مالی و هزینه‌های پرسنلی از بخش منابع انسانی از جمله این موارد است. اما در صورت وجود چنین داشبوردی، مدیران میتوانند در لحظه گزارش بهروز همه این موارد را در یک صفحه مشاهده کنند.
نتیجه چنین امکانی غرق نشدن مدیران در حجم زیادی از جداول، فایل‌های اکسل و در کل اطلاعات پراکنده است.
آشنایی با گزارشدهی مدیریتی و مزایای آن در حسابداری ابری
ارزش گزارشدهی مدیریتی به قابلیت استفاده از آن برای پیش‌بینی آینده است. در این زمینه نیز سیستمهای حسابداری ابری با امکان اتصال و یکپارچه شدن با سایر سیستمهای سازمانی، امکان بهره‌مند شدن از قابلیت‌های ابزارهای هوش تجاری (BI) را فراهم می‌کنند.
این یکپارچگی موجب ترکیب دادههای مالی با سایر دادههای سازمان، از جمله فروش، منابع انسانی، عملیاتی و… می‌شود. چنین گزارشی دیگر یک گزارش مالی ساده نیست؛ و می‌توان از آن برای تشخیص الگوهای رفتاری، ریسک‌های احتمالی پیش رو، روندهای درآمدی و… استفاده کرد. به‌عنوان مثال با استفاده از این دادههای تجمیع شده و بهره بردن از ابزارهای هوش تجاری، یک مدیر مالی میتواند به کمک تحلیل‌های پیش‌بینی‌کننده جریان نقدی، پیشاپیش متوجه شود که در سه ماه آینده شرکت با کسری نقدینگی مواجه خواهد شد و راهکارهایی برای مدیریت آن طراحی کند.
در واقع ابزارهای هوش تجاری به کمک اطلاعات دریافتی از حسابداری ابری، میتوانند سناریوهای متنوعی را برای پیش‌بینی آینده اجرا کنند. به عنوان مثال تاثیر تصمیمات مختلف (مثلا سرمایه‌گذاری جدید) را بر سودآوری، نقدینگی و بودجه سازمان بررسی و پیش‌بینی کنند. بنابراین این قابلیت نه‌تنها ریسک تصمیمگیری را کاهش میدهد؛ بلکه اعتماد مدیران و سرمایه‌گذاران به تصمیم‌های مالی را افزایش میدهد.
هدف ارائه گزارش‌های مالی تنها مدیران داخلی نیست. بسیاری از این گزارش‌ها برای ذی‌نفعان دیگری در خارج از سازمان تهیه می‌شود. سرمایه‌گذاران، بانک‌ها و سازمانهای نظارتی نمونه‌های متداولی از این ذی‌نفعان هستند. ارائه گزارش‌های بهروز، دقیق و به‌موقع به این گروه‌ها میتواند موجب افزایش اعتماد متقابل و بهبود رابطه سازمان با آنها شود. حتی در برخی موارد مثل نهادهای نظارتی، تاخیر یا اشتباه در ارائه چنین گزارش‌هایی ممکن است موجب هزینه‌های مالی و جریمه‌های قانونی شود.
حسابداری ابری با ویژگی‌های خاص خود، مسیر گزارشدهی سریع و شفاف به ذی‌نفعان داخلی و خارجی را ساده کرده است. به عبارت دیگر حسابداری ابری فرآیند گزارشدهی را از یک وظیفه زمان‌بر و پرتنش، به ابزاری برای ایجاد اعتماد و تعامل موثر با همه ذی‌نفعان تبدیل میکند.
گزارشدهی مدیریتی با حسابداری ابری مزایای بسیاری دارد. با این حال ممکن است در برخی سازمانها چالش‌هایی را هم به همراه داشته باشد. بنابراین توصیه می‌کنیم قبل از پیاده‌سازی این سیستم، به برخی ملاحظات کلیدی مرتبط با آن توجه کنید.
سیستمهای ابری میتواند حجم زیادی از دادههای را در اختیار مدیران قرار دهند. در این شرایط اگر انتخاب شاخصهای کلیدی عملکرد و دادههای مهم بر اساس آن صحیح نباشد؛ احتمالا مدیران میان انبوهی از اطلاعات سردرگم می‌شوند و به‌جای سرعت، دچار تردید می‌شوند.
امکانات و مزایای حسابداری ابری زمانی ارزشمندند که مدیران دانش و توانایی تفسیر صحیح داده‌ها را داشته باشند. در غیر این صورت حتی دقیق‌ترین اطلاعات هم کمکی به تصمیمگیری درست نمی‌کند.
اطلاعات مالی محرمانه‌ترین دارایی هر سازمان‌اند. استفاده از حسابداری ابری باید با انتخاب ارائه‌دهنده معتبر و تعیین سطوح دسترسی دقیق همراه باشد تا امنیت اطلاعات تضمین شود.
تغییر سیستم از سنتی به ابری فقط تکنولوژیک نیست، بلکه یک دگرگونی فرهنگی است. مقاومت کارکنان یا مدیران در برابر این تغییر، نیازمند مدیریت تغییر و آمادگی روانی و تدریجی سازمان است.
ارزش واقعی این تحولات وقتی آشکار می‌شود که تصمیم‌گیری‌ها دیگر بر پایه حدس و گمان نیست؛ بلکه بر اساس دادههای بهروز و قابل اتکاست. یکی از نمونه‌های موفق این تحول، سامانه رایسا است که با فراهم‌کردن گزارش‌های مدیریتی پویا، داشبوردهای تحلیلی و دسترسی لحظهای به اطلاعات مالی، مسیر تصمیمگیری دادهمحور را برای مدیران ساده کرده است. به کمک این تغییر سازمانها نه‌تنها واکنش سریع‌تری به رفتار بازار دارند؛ بلکه در مسیر رشد پایدار و آینده‌نگرانه حرکت می‌کنند. با این حال احتمالا برای انتخاب حسابداری ابری به عنوان ابزار مدیریت مالی کسب‌وکار خود، سوالات و ابهامات بیشتری دارید. مواردی که با مشاهده دمو و دریافت مشاوره تخصصی از کارشناسان رایورز، پاسخ آن را دریافت خواهید کرد.
اگر می‌خواهید بهره‌وری واقعی سازمان خود را افزایش دهید؛ همین امروز گام‌های اتصال حسابداری ابری و سایر سیستمهای سازمانی را بررسی کنید؛ و گزارش‌های مدیریتی را به سطحی دقیق‌تر و هوشمندانه‌تر برسانید.
در بسیاری از سازمانها، حسابداری ابری میتواند جایگزین کامل سیستمهای سنتی شود؛ زیرا علاوه بر دقت و سرعت بالاتر، امکان گزارشدهی لحظهای و دسترسی از هر مکان را فراهم میکند. با این حال، در برخی موارد خاص (مانند الزامات قانونی یا محدودیتهای امنیتی)، ممکن است نیاز به ترکیب هر دو سیستم وجود داشته باشد.
با یکپارچهسازی دادههای مالی و عملیاتی و بهروزرسانی لحظهای آنها، حسابداری ابری دیدی جامع از عملکرد سازمان ارائه میدهد. مدیران میتوانند از طریق داشبوردهای تحلیلی، شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) را بررسی کرده و تصمیمات خود را بر اساس دادههای واقعی و بهروز اتخاذ کنند.
بله، یکی از مزایای اصلی حسابداری ابری، مقرونبهصرفه بودن آن است. سازمانهای کوچک میتوانند بدون نیاز به خرید سختافزار یا زیرساختهای گرانقیمت، تنها با پرداخت اشتراک ماهانه از امکانات پیشرفته حسابداری و گزارشدهی مدیریتی استفاده کنند.
آنچه در این مقاله میخوانید
سوالی دارید از ما بپرسید
تلفن: ۸۴۳۶۳۰۰۰-۰۲۱
خیابان خالد اسلامبولی (وزرا) خیابان هجدهم شماره ۳۰
خیابان ولیعصر نرسیده به توانیر خیابان لنکران شماره ۵
۰۲۱−۸۴۳۶۳۰۰۰
info[@]rayvarz.com
