پیش از این در مقاله راهنمای جامع استقرار حسابداری ابری در سازمان‌ها با نکات مهمی در زمینه استقرار این سیستم‌ها آشنا شدید. هدف از ارائه این مقاله طراحی یک نقشه راه عمیق‌تر، عملی و قابل اجرا برای شرکت‌های متوسط است. تا از این طریق از مرحله ارزیابی ابتدایی گرفته تا راه اندازی حسابداری ابری و پایش عملکرد آن را با کمترین ریسک طی کنند.
در این مقاله به به‌صورت گام به گام به سوالات زیر پاسخ می‌دهیم:
اولین گام در راه اندازی حسابداری ابری برای شرکت‌های متوسط، شناخت دقیق وضعیت موجود و تعیین نیازهای واقعی سازمان است. با وجود این شناخت است که شرکت شما می‌تواند حداکثر بهره را از مزایای نرم افزار حسابداری ابری ببرد.
از سویی بدون در نظر گرفتن این مرحله، مهاجرت به سیستم جدید، احتمالا منجر به مشکلاتی مانند مقاومت کارکنان، هزینه‌های پیش‌بینی نشده و ناهماهنگی داده‌ها می‌شود.
فرآیندهای فعلی خود را در مدیریت امور مالی و حسابداری به دقت ارزیابی و مستند کنید. مثلا اینکه از چه سیستمی و چه ابزارهای مکملی (مثلا اکسل، نرم‌افزار منابع انسانی و…) استفاده می‌شود. همچنین محدودیت‌های فعلی را مستند کنید. مثلا آیا سیستم فعلی قابلیت گزارش‌گیری سریع دارد؟ آیا داده‌ها به‌صورت دستی از اکسل وارد می‌شوند؟ و…
بررسی کنید که سیستم فعلی دقیقا چه مشکلاتی را برای کسب‌وکار شما ایجاد کرده است. مواردی مثل هزینه بالای سرور داخلی، مشکل در دسترسی از راه دور، نبود امکان یکپارچه‌سازی با سامانه مالیاتی و سایر موارد مشابه از جمله نشانه‌های نیاز به تغییر هستند.
تلاش کنید که از تمام افراد و تیم‌های مرتبط با سیستم مالی و حسابداری خود بازخورد بگیرید. این کار به ثبت دقیق دغدغه‌ها و نیازهای واقعی آنها کمک می‌کند. به عنوان مثال واحد مالی ممکن است بیشتر بر روی سرعت و دقت گزارش‌ها تاکید کند؛ در حالی که واحد فناوری اطلاعات روی امنیت و پشتیبانی تمرکز دارد.
این اهداف معمولا مواردی مثل کاهش هزینه‌های زیرساخت، افزایش امنیت داده، گزارش‌گیری بلادرنگ یا فراهم‌کردن امکان دورکاری هستند.
یک سرویس حسابداری مناسب باید هم نیازهای فعلی شرکت را پاسخ دهد؛ و هم توانایی رشد همراه با سازمان را داشته باشد. فراموش نکنید که این مرحله موثرترین مرحله در راه اندازی حسابداری ابری به شکلی صحیح است.
به زبان ساده این سرویس باید بتواند با رشد شرکت، بدون افت عملکرد، حجم بالاتر تراکنش‌ها و کاربران را مدیریت کند. بنابراین باید از ارائه‌دهنده بپرسید که آیا امکان افزودن کاربران جدید بدون هزینه‌های سنگین وجود دارد؟ آیا ماژول‌های متنوعی برای افزایش کارایی سیستم وجود دارد؟ آیا ظرفیت ذخیره‌سازی داده‌ها قابل ارتقا است؟ پاسخ مثبت به این سوالات تا حدود زیادی دغدغه مقیاس‌پذیری را برطرف می‌کند.
برای شرکت‌های متوسط وجود پشتیبانی و آموزش کافی اهمیت بالایی دارد. بنابراین از ارائه‌دهنده پرسید که آیا خدمات پشتیبانی ۲۴/۷ یا حداقل در ساعات اداری دارد؟ آیا مستندات، ویدئوهای آموزشی یا دوره‌های آنلاین برای کارکنان وجود دارد؟ وجود این موارد کار شما را در استفاده و آموزش این سرویس ساده می‌کند.
نرم‌افزارهای حسابداری (چه آنلاین و چه آفلاین) باید با استانداردهای حسابداری ایران، قوانین مالیاتی و گزارش‌دهی به سامانه‌های رسمی (مانند سامانه مودیان مالیاتی) سازگار باشد. بنابراین مطمئن شوید که سیستم امکان اتصال یا خروجی‌گیری با فرمت‌های مورد نیاز سازمان امور مالیاتی را دارد.
حفاظت از داده‌های مالی و حسابداری حیاتی است. یک سرویس حسابداری ابری حرفه‌ای در این زمینه از رمزنگاری در انتقال و ذخیره‌سازی داده‌ها استفاده می‌کند. قابلیت پشتیبان‌گیری خودکار از داده‌ها و استفاده از دیتاسنترهای داخلی نیز از سایر موارد مهم در این زمینه هستند.
سرویس‌های ابری اغلب به‌صورت اشتراک ماهانه و سالانه ارائه می‌شوند. بنابراین بررسی کنید که کدام مدل متناسب با شرایط شرکت شما است. همچنین مطمئن شوید که تعرفه‌ها شفاف و بدون هزینه پنهان هستند. وجود پلن‌های متنوع نیز کار شما را در انتخاب گزینه مناسب‌تر و به‌صرفه‌تر راحت‌تر می‌کند.
پس از انتخاب سرویس مناسب برای راه اندازی حسابداری ابری، آماده و تمیز کردن داده‌های موجود از اهمیت بالایی برخوردار است. در واقع کیفیت داده‌ها نقش مهمی در عملکرد بهینه این سیستم دارند؛ و ورود داده‌های بی‌کیفیت به بهترین سیستم‌ها هم نتیجه‌ای جز خطاهای مالی، دوباره کاری، بی‌اعتمادی و حتی مشکلات قانونی نخواهد داشت.
پیش از انجام این مرحله حتما یک نسخه پشتیبان کامل و ایمن از سیستم فعلی تهیه کنید؛ تا در صورت بروز خطا، امکان بازیابی وجود داشته باشد.
پیش از انتقال کامل داده‌ها، بخش کوچکی از آن را به سیستم جدید منتقل کنید. به عنوان مثال می‌توانید داده‌های ماه اخیر را وارد کنید. این کار کمک می‌کند تا از درستی داده‌ها، فرمت‌ها و گزارش‌ها مطمئن شوید.
اجرای آزمایشی یا پایلوت نقش مهمی در کاهش ریسک و افزایش احتمال موفقیت راه اندازی حسابداری ابری دارد. منظور از اجرای آزمایشی استفاده از سرویس حسابداری ابری در یک بخش محدود و شناسایی نقاط ضعف، خطاها و نیازهای واقعی کاربران از قبل از راه اندازی کامل آن در سازمان است.
با به پایان رسیدن موفقیت‌آمیز دوره آزمایشی، نوبت به راه اندازی نهایی حسابداری ابری در کل شرکت می‌رسد. برنامه‌ریزی دقیق، آموزش گسترده و تعریف شاخص‌های پایش، از مهم‌ترین نکات در این مرحله است. در نظر گرفتن این موارد کمک می‌کند تا سیستم جدید به درستی عمل کرده و منافع مورد انتظار سازمان محقق شود.
راه اندازی حسابداری ابری در یک شرکت با سایز متوسط، نه‌تنها یک تغییر نرم‌افزاری بلکه یک تحول سازمانی است. تجربه شرکت‌های متوسط نشان داده که با این مسیر می‌توان به مزایای متعددی دست یافت. به‌ویژه در بازار ایران که نوسانات اقتصادی، تغییرات متعدد و چالش‌های خاص خود را دارد؛ انتخاب یک سیستم حسابداری ابری بومی عامل مهمی در موفقیت محسوب می‌شود.
اگر شما هم قصد دارید در سازمان‌تان این مسیر را آغاز کنید؛ برای دریافت مشاوره رایگان و مشاهده دموی نرم‌افزار حسابداری ابری ما، کافی است روی دکمه‌های زیر کلیک کنید.
آنچه در این مقاله میخوانید
سوالی دارید از ما بپرسید
تلفن: ۸۴۳۶۳۰۰۰-۰۲۱
خیابان خالد اسلامبولی (وزرا) خیابان هجدهم شماره ۳۰
خیابان ولیعصر نرسیده به توانیر خیابان لنکران شماره ۵
۰۲۱−۸۴۳۶۳۰۰۰
info[@]rayvarz.com
