اولین گام در راه اندازی حسابداری ابری برای شرکتهای متوسط، شناخت دقیق وضعیت موجود و تعیین نیازهای واقعی سازمان است. با وجود این شناخت است که شرکت شما می‌تواند حداکثر بهره را از مزایای نرم افزار حسابداری ابری ببرد.
از سویی بدون در نظر گرفتن این مرحله، مهاجرت به سیستم جدید، احتمالا منجر به مشکلاتی مانند مقاومت کارکنان، هزینه‌های پیش‌بینی نشده و ناهماهنگی دادهها می‌شود.
ارزیابی و برنامه‌ریزی مهاجرت به حسابداری ابری
چرا این مرحله اهمیت دارد؟
کاهش ریسک
شناسایی دقیق وضعیت فعلی، موجب پیش‌بینی و در نتیجه پیشگیری از مشکلات احتمالی می‌شود.
شفافیت در اهداف
وجود اهداف مشخص در انتخاب سرویس بهتر، موثر بوده و مسیر راه اندازی حسابداری ابری را ساده‌تر می‌کند.
مدیریت تغییر
در صورت درک نیازها، تیم‌های مسئول در این تغییر (مثل تیم مالی و فناوری اطلاعات)، عملکرد بهتری خواهند داشت.
ارزیابی نرم‌افزار و فرآیندهای فعلی
فرآیندهای فعلی خود را در مدیریت امور مالی و حسابداری به دقت ارزیابی و مستند کنید. مثلا اینکه از چه سیستمی و چه ابزارهای مکملی (مثلا اکسل، نرم‌افزار منابع انسانی و…) استفاده می‌شود. همچنین محدودیت‌های فعلی را مستند کنید. مثلا آیا سیستم فعلی قابلیت گزارش‌گیری سریع دارد؟ آیا دادهها بهصورت دستی از اکسل وارد می‌شوند؟ و…
شناسایی مشکلات حسابداری سنتی
بررسی کنید که سیستم فعلی دقیقا چه مشکلاتی را برای کسب‌وکار شما ایجاد کرده است. مواردی مثل هزینه بالای سرور داخلی، مشکل در دسترسی از راه دور، نبود امکان یکپارچهسازی با سامانه مالیاتی و سایر موارد مشابه از جمله نشانه‌های نیاز به تغییر هستند.
جمع‌آوری بازخورد از ذی‌نفعان
تلاش کنید که از تمام افراد و تیم‌های مرتبط با سیستم مالی و حسابداری خود بازخورد بگیرید. این کار به ثبت دقیق دغدغه‌ها و نیازهای واقعی آنها کمک می‌کند. به عنوان مثال واحد مالی ممکن است بیشتر بر روی سرعت و دقت گزارش‌ها تاکید کند؛ در حالی که واحد فناوری اطلاعات روی امنیت و پشتیبانی تمرکز دارد.
تعیین اهداف مهاجرت
این اهداف معمولا مواردی مثل کاهش هزینه‌های زیرساخت، افزایش امنیت داده، گزارش‌گیری بلادرنگ یا فراهم‌کردن امکان دورکاری هستند.
گام دوم: انتخاب سرویس مناسب
یک سرویس حسابداری مناسب باید هم نیازهای فعلی شرکت را پاسخ دهد؛ و هم توانایی رشد همراه با سازمان را داشته باشد. فراموش نکنید که این مرحله موثرترین مرحله در راه اندازی حسابداری ابری به شکلی صحیح است.
معیارهای کلیدی انتخاب
معیارهای کلیدی انتخاب
مقیاس‌پذیری
به زبان ساده این سرویس باید بتواند با رشد شرکت، بدون افت عملکرد، حجم بالاتر تراکنش‌ها و کاربران را مدیریت کند. بنابراین باید از ارائه‌دهنده بپرسید که آیا امکان افزودن کاربران جدید بدون هزینه‌های سنگین وجود دارد؟ آیا ماژولهای متنوعی برای افزایش کارایی سیستم وجود دارد؟ آیا ظرفیت ذخیره‌سازی دادهها قابل ارتقا است؟ پاسخ مثبت به این سوالات تا حدود زیادی دغدغه مقیاس‌پذیری را برطرف می‌کند.
پشتیبانی و آموزش
برای شرکتهای متوسط وجود پشتیبانی و آموزش کافی اهمیت بالایی دارد. بنابراین از ارائه‌دهنده پرسید که آیا خدمات پشتیبانی ۲۴/۷ یا حداقل در ساعات اداری دارد؟ آیا مستندات، ویدئوهای آموزشی یا دوره‌های آنلاین برای کارکنان وجود دارد؟ وجود این موارد کار شما را در استفاده و آموزش این سرویس ساده می‌کند.
بومی‌سازی و انطباق با قوانین ایران
نرمافزارهای حسابداری (چه آنلاین و چه آفلاین) باید با استانداردهای حسابداری ایران، قوانین مالیاتی و گزارش‌دهی به سامانههای رسمی (مانند
سامانه ابری مودیان مالیاتی (سام‌یار)) سازگار باشد. بنابراین مطمئن شوید که سیستم امکان اتصال یا خروجی‌گیری با فرمت‌های مورد نیاز سازمان امور مالیاتی را دارد.
امنیت دادهها
حفاظت از داده‌های مالی و حسابداری حیاتی است. یک سرویس حسابداری ابری حرفه‌ای در این زمینه از رمزنگاری در انتقال و ذخیره‌سازی دادهها استفاده می‌کند. قابلیت پشتیبان‌گیری خودکار از دادهها و استفاده از دیتاسنترهای داخلی نیز از سایر موارد مهم در این زمینه هستند.
هزینه و مدل پرداخت
سرویسهای ابری اغلب بهصورت اشتراک ماهانه و سالانه ارائه می‌شوند. بنابراین بررسی کنید که کدام مدل متناسب با شرایط شرکت شما است. همچنین مطمئن شوید که تعرفه‌ها شفاف و بدون هزینه پنهان هستند. وجود پلن‌های متنوع نیز کار شما را در انتخاب گزینه مناسب‌تر و به‌صرفه‌تر راحت‌تر می‌کند.
گام سوم: آمادهسازی دادهها برای انتقال
پس از انتخاب سرویس مناسب برای راه اندازی حسابداری ابری، آماده و تمیز کردن داده‌های موجود از اهمیت بالایی برخوردار است. در واقع کیفیت دادهها نقش مهمی در عملکرد بهینه این سیستم دارند؛ و ورود داده‌های بی‌کیفیت به بهترین سیستم‌ها هم نتیجه‌ای جز خطاهای مالی، دوباره کاری، بی‌اعتمادی و حتی مشکلات قانونی نخواهد داشت. در این مرحله، استفاده از ابزارهایی مانند دریافت و پرداخت ابری رایسا می‌تواند به سامان‌دهی تراکنش‌های بانکی، مدیریت جریان وجوه نقد و آمادهسازی داده‌های مالی برای انتقال به سیستم حسابداری ابری کمک کند.
معیارهای کلیدی انتخاب
معیارهای کلیدی انتخاب
مقیاس‌پذیری
به زبان ساده این سرویس باید بتواند با رشد شرکت، بدون افت عملکرد، حجم بالاتر تراکنش‌ها و کاربران را مدیریت کند. بنابراین باید از ارائه‌دهنده بپرسید که آیا امکان افزودن کاربران جدید بدون هزینه‌های سنگین وجود دارد؟ آیا ماژولهای متنوعی برای افزایش کارایی سیستم وجود دارد؟ آیا ظرفیت ذخیره‌سازی دادهها قابل ارتقا است؟ پاسخ مثبت به این سوالات تا حدود زیادی دغدغه مقیاس‌پذیری را برطرف می‌کند.
پشتیبانی و آموزش
برای شرکتهای متوسط وجود پشتیبانی و آموزش کافی اهمیت بالایی دارد. بنابراین از ارائه‌دهنده پرسید که آیا خدمات پشتیبانی ۲۴/۷ یا حداقل در ساعات اداری دارد؟ آیا مستندات، ویدئوهای آموزشی یا دوره‌های آنلاین برای کارکنان وجود دارد؟ وجود این موارد کار شما را در استفاده و آموزش این سرویس ساده می‌کند.
بومی‌سازی و انطباق با قوانین ایران
نرمافزارهای حسابداری (چه آنلاین و چه آفلاین) باید با استانداردهای حسابداری ایران، قوانین مالیاتی و گزارش‌دهی به سامانههای رسمی (مانند
سامانه ابری مودیان مالیاتی (سام‌یار)) سازگار باشد. بنابراین مطمئن شوید که سیستم امکان اتصال یا خروجی‌گیری با فرمت‌های مورد نیاز سازمان امور مالیاتی را دارد.
امنیت دادهها
حفاظت از داده‌های مالی و حسابداری حیاتی است. یک سرویس حسابداری ابری حرفه‌ای در این زمینه از رمزنگاری در انتقال و ذخیره‌سازی دادهها استفاده می‌کند. قابلیت پشتیبان‌گیری خودکار از دادهها و استفاده از دیتاسنترهای داخلی نیز از سایر موارد مهم در این زمینه هستند.
هزینه و مدل پرداخت
سرویسهای ابری اغلب بهصورت اشتراک ماهانه و سالانه ارائه می‌شوند. بنابراین بررسی کنید که کدام مدل متناسب با شرایط شرکت شما است. همچنین مطمئن شوید که تعرفه‌ها شفاف و بدون هزینه پنهان هستند. وجود پلن‌های متنوع نیز کار شما را در انتخاب گزینه مناسب‌تر و به‌صرفه‌تر راحت‌تر می‌کند.
گام چهارم: راه اندازی آزمایشی
اجرای آزمایشی یا پایلوت نقش مهمی در کاهش ریسک و افزایش احتمال موفقیت راه اندازی حسابداری ابری دارد. منظور از اجرای آزمایشی استفاده از سرویس حسابداری ابری در یک بخش محدود و شناسایی نقاط ضعف، خطاها و نیازهای واقعی کاربران از قبل از راه اندازی کامل آن در سازمان است.
⚡ معیارهای کلیدی انتخاب
معیارهای کلیدی انتخاب
مقیاس‌پذیری
به زبان ساده این سرویس باید بتواند با رشد شرکت، بدون افت عملکرد، حجم بالاتر تراکنش‌ها و کاربران را مدیریت کند. بنابراین باید از ارائه‌دهنده بپرسید که آیا امکان افزودن کاربران جدید بدون هزینه‌های سنگین وجود دارد؟ آیا ماژولهای متنوعی برای افزایش کارایی سیستم وجود دارد؟ آیا ظرفیت ذخیره‌سازی دادهها قابل ارتقا است؟ پاسخ مثبت به این سوالات تا حدود زیادی دغدغه مقیاس‌پذیری را برطرف می‌کند.
پشتیبانی و آموزش
برای شرکتهای متوسط وجود پشتیبانی و آموزش کافی اهمیت بالایی دارد. بنابراین از ارائه‌دهنده پرسید که آیا خدمات پشتیبانی ۲۴/۷ یا حداقل در ساعات اداری دارد؟ آیا مستندات، ویدئوهای آموزشی یا دوره‌های آنلاین برای کارکنان وجود دارد؟ وجود این موارد کار شما را در استفاده و آموزش این سرویس ساده می‌کند.
بومی‌سازی و انطباق با قوانین ایران
نرمافزارهای حسابداری (چه آنلاین و چه آفلاین) باید با استانداردهای حسابداری ایران، قوانین مالیاتی و گزارش‌دهی به سامانههای رسمی (مانند
سامانه ابری مودیان مالیاتی (سام‌یار)) سازگار باشد. بنابراین مطمئن شوید که سیستم امکان اتصال یا خروجی‌گیری با فرمت‌های مورد نیاز سازمان امور مالیاتی را دارد.
امنیت دادهها
حفاظت از داده‌های مالی و حسابداری حیاتی است. یک سرویس حسابداری ابری حرفه‌ای در این زمینه از رمزنگاری در انتقال و ذخیره‌سازی دادهها استفاده می‌کند. قابلیت پشتیبان‌گیری خودکار از دادهها و استفاده از دیتاسنترهای داخلی نیز از سایر موارد مهم در این زمینه هستند.
هزینه و مدل پرداخت
سرویسهای ابری اغلب بهصورت اشتراک ماهانه و سالانه ارائه می‌شوند. بنابراین بررسی کنید که کدام مدل متناسب با شرایط شرکت شما است. همچنین مطمئن شوید که تعرفه‌ها شفاف و بدون هزینه پنهان هستند. وجود پلن‌های متنوع نیز کار شما را در انتخاب گزینه مناسب‌تر و به‌صرفه‌تر راحت‌تر می‌کند.
گام پنجم: استقرار نهایی و پایش عملکرد
با به پایان رسیدن موفقیت‌آمیز دوره آزمایشی، نوبت به راه اندازی نهایی حسابداری ابری در کل شرکت می‌رسد. برنامه‌ریزی دقیق، آموزش گسترده و تعریف شاخص‌های پایش، از مهم‌ترین نکات در این مرحله است. در نظر گرفتن این موارد کمک می‌کند تا سیستم جدید به درستی عمل کرده و منافع مورد انتظار سازمان محقق شود.
🌤️ گام‌های کلیدی در راهاندازی نهایی
گام‌های کلیدی در راه اندازی نهایی
برنامه‌ریزی زمان‌بندی استقرار
- انتخاب بازه زمانی مناسب (مثلا پایان یک دوره مالی یا زمانی که فشار کاری کمتر است.)
- اطلاع‌رسانی به همه واحدها درباره تاریخ شروع استفاده از سیستم جدید
انتقال کامل دادهها
- وارد کردن همه داده‌های نهایی
- تایید صحت دادهها با مقایسه گزارش‌های سرویس جدید با قدیمی
آموزش گسترده کاربران
- برگزاری کارگاه‌ها یا وبینارهای آموزشی برای تمامی کارکنان مالی و مدیران مرتبط
- تهیه دستورالعمل‌های داخلی و راهنمای سریع استفاده از سرویس
پشتیبانی و رفع اشکال اولیه
- حضور تیم پروژه و پشتیبان سرویس برای پاسخ‌گویی سریع به مشکلات کاربران
- ثبت و دسته‌بندی خطاها و مشکلات در هفته‌های اول
تعریف و پایش شاخص‌های کلیدی عملکرد
- زمان لازم برای صدور گزارش مالی
- تعداد خطاهای ثبت اسناد
- هزینه‌های مرتبط شرکت نسبت به قبل
- سطح رضایت کاربران
در این مرحله، استفاده از نرم‌افزار حسابداری مالی و کنترل بودجه کمک می‌کند تا تحلیل هزینه‌ها، کنترل بودجه و پایش عملکرد مالی بهصورت دقیق و لحظه‌ای انجام شود و تصمیم‌گیری مدیران بر اساس داده‌های واقعی صورت گیرد.
حتما بخوانید: مزایا و معایب حسابداری ابری
راه اندازی حسابداری ابری در شرکتهای متوسط
راه اندازی حسابداری ابری در یک شرکت با سایز متوسط، نه‌تنها یک تغییر نرم‌افزاری بلکه یک تحول سازمانی است. تجربه شرکتهای متوسط نشان داده که با این مسیر میتوان به مزایای متعددی دست یافت. به‌ویژه در بازار ایران که نوسانات اقتصادی، تغییرات متعدد و چالش‌های خاص خود را دارد؛ انتخاب یک سیستم حسابداری ابری بومی عامل مهمی در موفقیت محسوب می‌شود.
اگر شما هم قصد دارید در سازمان‌تان این مسیر را آغاز کنید؛ برای دریافت مشاوره رایگان و مشاهده دموی نرم‌افزار حسابداری ابری ما، کافی است روی دکمه‌های زیر کلیک کنید.
سوالات متداول
آیا حسابداری ابری برای شرکتهای متوسط از نظر امنیت دادهها قابل اعتماد است؟
بله. سرویسهای معتبر حسابداری ابری از رمزنگاری پیشرفته، احراز هویت چندمرحلهای و بکآپ خودکار برای حفاظت از اطلاعات استفاده میکنند. همچنین انتخاب سرویسدهندهای با دیتاسنتر داخلی و گواهینامههای امنیتی معتبر اهمیت بالایی دارد.
چقدر زمان برای راهاندازی کامل حسابداری ابری لازم است؟
مدت زمان پیادهسازی به حجم دادهها، پیچیدگی فرآیندهای مالی و میزان آمادگی تیم بستگی دارد. معمولاً برای شرکتهای متوسط، بین ۲ تا ۴ هفته زمان نیاز است تا مراحل آمادهسازی داده، آزمایش و استقرار نهایی تکمیل شود.
آیا میتوان حسابداری ابری را با سایر نرمافزارهای سازمانی یکپارچه کرد؟
بله. بسیاری از نرمافزارهای حسابداری ابری امکان اتصال به سامانههای منابع انسانی، CRM، مالیاتی و مدیریت پروژه را از طریق API یا ماژولهای یکپارچهسازی فراهم میکنند تا تبادل داده بهصورت خودکار انجام شود.
