حسابداری ابری برای کسب و کارهای کوچک از اهمیت بالایی برخوردار است. با این حال اغلب این کسب و کارها همچنان از ابزارهای قدیمی برای مدیریت مالی کسب و کارشان استفاده می‌کنند. احتمالا شما هم در این زمینه با چالش‌هایی روبه‌رو هستید. در عمل همین ابزارهای قدیمی، مانند ثبت حسابداری در دفاتر فیزیکی یا استفاده از نرم افزارهای حسابداری قدیمی، مانع رشد کسب و کار شما می‌شوند. مدیریت مالی به خودی خود امری پیچیده و زمان‌بر است. این موضوع به‌خصوص در کسب و کارهای کوچک و درگیر با محدودیت منابع انسانی و مالی، سخت‌تر هم میشود.
روش‌های قدیمی حسابداری برای دنیای امروز طراحی نشده‌اند؛ دنیایی که سرعت، شفافیت و دسترسی آنلاین سه نیاز حیاتی هر کسب‌وکاری با هر ابعادی محسوب میشود. اینجاست که حسابداری ابری و استفاده از نرمافزارهای مالی ابری برای کسبوکارهای کوچک به‌عنوان یک راهکار مدرن مطرح میشود.
پیش از این مقاله، به پرسش حسابداری ابری چیست در یک پست مفصل پاسخ داده‌ایم. در این مقاله می‌خواهیم اهمیت، ضرورت و مزایای این شیوه حسابداری را برای کسب و کارهای کوچک بررسی کنیم.
در حسابداری سنتی معمولا همه دادهها بهصورت دستی وارد میشود. استفاده از دفاتر کاغذی یا فایل‌های اکسل، نوعی از وارد کردن دستی اطلاعات است. همین موضوع نیاز به بررسی مکرر اسناد را ایجاد میکند. به همین راحتی در کسب و کار کوچکی که با محدودیت منابع روبه‌رو است؛ ساعت‌های زیادی صرف انجام این کارها میشود. کارهایی که معمولا ارزش افزوده خاصی ایجاد نمی‌کنند.
مثلا به این فکر کنید که در چنین سیستمی باید یک فاکتور ساده در چند جای مختلف ثبت شود. در نهایت نیز احتمال خطا بالاست. این تکرارهای خسته‌کننده باعث میشود تمرکز شما از رشد کسب و کار برداشته شود؛ و صرفا به سالم و به‌روز نگه داشتن فرآیندهای مالی محدود شوید.
در روش‌های سنتی حسابداری، تصویر کاملی از وضعیت مالی شرکت خود ندارید. در این روش‌ها معمولا دادهها در پوشه‌ها، فایل‌ها و کامپیوترهای مختلف پراکنده هستند. در نتیجه تهیه یک گزارش شفاف نیازمند صرف وقت زیادی برای جمع‌آوری اطلاعات است.
همین مسئله باعث میشود تا دسترسی به گزارش‌ها در زمان مناسب معمولا ممکن نباشد. بنابراین اگر بخواهید درباره مسائلی مثل قیمت‌گذاری، سرمایه‌گذاری یا حتی پرداخت حقوق تصمیم بگیرید؛ اغلب با داده‌های قدیمی یا ناقص مواجه هستید. برای یک کسب و کار کوچک که هر تصمیم مالی می‌تواند سرنوشت‌ساز باشد؛ تصمیمگیری بر اساس اطلاعات قدیمی یا نادقیق یک خطر جدی است.
در نگاه اول ممکن است روش‌های سنتی حسابداری، حتی مدل‌های مبتنی بر نصب نرم‌افزار روی سیستم عامل، مقرون‌به‌صرفه‌تر به نظر برسد. اما تجربه ثابت کرده در میان‌مدت، هزینههای ایجاد شده در مقایسه با حسابداری ابری برای کسبوکارهای کوچک بسیار بیشتر است. این مسئله از آنجا ناشی میشود که حسابداری ابری این فرصت را فراهم کرده که بر اساس مدل پرداخت در سرویس‌های ابری، در هر زمان و با توجه به نیازهای کسب‌وکارتان، از خدمات نرم‌افزار حسابداری مدنظر استفاده کنید. از سویی، در مقایسه حسابداری ابری و نصبی می‌بینیم که حذف هزینه‌هایی مانند تهیه زیرساخت، حفظ امنیت، پشتیبانی فنی و به‌روزرسانی‌های مداوم، موجب به‌صرفه‌تر بودن روش ابری میشود. برای یک کسبوکار کوچک که منابع محدودی دارد، این هزینههای پنهان می‌تواند سرعت رشد را به‌شدت کاهش دهد و انتخاب مدل سنتی را به یک ریسک بلندمدت تبدیل کند.
حسابداری ابری برای کسب و کارهای کوچک فرصتی را فراهم میکند تا محدودیت‌های مالی خود را کاهش دهند. در واقع به لطف فناوری‌های ابری، این شرکت‌ها به مزایایی دست می‌یابند که پیش از این، به واسطه صرف هزینههای بسیار، تنها در اختیار کسب و کارهای بزرگ بود.
به عنوان یک صاحب استارتاپ، قطعا خوب می‌دانید که مسیر رشد هموار نیست. استارتاپها معمولا در سال‌های اولیه فعالیت خود با چالش‌های زیادی روبه‌رو هستند؛ که بخش مهمی از آنها مرتبط با مدیریت مالی کسب و کار است. چالش‌هایی مثل جذب سرمایه، مدیریت جریان نقدی، پاسخ‌گویی به شتاب‌دهنده‌ها، سرمایه‌گذاران و نهادهای مالی و… از جمله این موارد است.
در این شرایط استفاده از حسابداری ابری برای کسب و کارهای کوچک عاملی تعیین‌کننده است. عاملی که به شما کمک میکند نه‌تنها زنده بمانید؛ بلکه مسیر رشد را سریع‌تر و مطمئن‌تر طی کنید.
سرمایه‌گذاری در استارتاپها ذاتا به معنای پذیرش ریسک بالای شکست است. به همین دلیل از سرمایه‌گذاران در این حوزه با عناوینی مثل سرمایه‌گذاران خطرپذیر و فرشتگان سرمایه‌گذار یاد میشود. در چنین شرایط دشواری، سرمایه‌گذار به شفافیت مالی اهمیتی زیادی می‌دهد. آنها به دنبال صورت‌های مالی دقیق و قابل اعتماد هستند. بنابراین اگر نتوانید در کوتاه‌ترین زمان، گزارشهای مالی منسجم و معتبری ارائه دهید؛ به‌سادگی شانس جذب سرمایه را از دست خواهید داد.
حسابداری ابری با متمرکز کردن همه داده‌های مالی و ارائه گزارشهای استاندارد، این شفافیت را برای شما فراهم میکند. در نتیجه تنها با چند کلیک می‌توانید گزارشهای مورد نظر سرمایه‌گذار را ارائه دهید. این شفافیت نه‌تنها اعتماد آنها را جلب میکند؛ بلکه اعتبار برند شما را در دنیای سرمایه‌گذاران افزایش می‌دهد.
ضعف در مدیریت جریان نقدی از جمله دلایل مالی متداول در شکست خوردن استارتاپها است. به عنوان مثال گاهی یک استارتاپ در ظاهر فروش خوبی دارد؛ اما کنترل مناسبی روی ورود و خروج پول ندارد. در این شرایط به احتمال زیاد خیلی زود با بحران مالی مواجه خواهد شد.
حسابداری ابری نظارت بر جریان نقدی را بهصورت لحظهای فراهم میکند. مثلا می‌توانید ببینید چه میزان وجه در حال ورود است؛ چه بدهی‌هایی دارید؛ و چه زمانی باید هزینههای بزرگ را پرداخت کنید. این ویژگی کمک میکند تا پش از وقوع بحران برای آن راه‌حل پیدا کنید. در حسابداری کسب و کارهای کوچک، همین قابلیت می‌تواند مرز بین بقا و شکست باشد.
بسیاری از استارتاپها در یک شتاب‌دهنده فعالیت می‌کنند. همچنین بسیاری از آنها موفق به جذب سرمایه شده‌اند. در این شرایط یکی از مسئولیت‌های مهم استارتاپ، گزارش‌دهی مالی است. در واقع سرمایه‌گذاران استارتاپ شما می‌خواهند بدانند که سرمایه آنها به شکل خرج شده و بازده آن چقدر بوده است.
حسابداری ابری در این زمینه یعنی شما همیشه آماده ارائه مستندات مالی هستید. این آمادگی نه‌تنها همکاری با شتاب‌دهنده را تسهیل میکند؛ بلکه احتمال جذب سرمایه‌های جدید را نیز افزایش می‌دهد.
بسیاری از استارتاپها دارای دفتر مرکزی نیستند؛ و اعضای تیم از راه دور با یک‌دیگر همکاری می‌کنند. در این شرایط مدیریت مالی کسب و کار با یک ابزار آنلاین، مزایای فراوانی ایجاد میکند. کارکنان شما میتوانند از هرجایی و تنها به واسطه اتصال اینترنت، به سیستم مدیریت مالی دسترسی داشته باشند. همچنین همه اطلاعات در یک پایگاه داده مشترک ثبت و ضبط میشود. در نتیجه امکان کار مشترک روی دادهها نیز به بهترین شکل ممکن فراهم است.
حسابداری ابری دیگر یک انتخاب لوکس برای کسبوکارهای کوچک نیست؛ بلکه به یک نیاز راهبردی تبدیل شده است. مرور محدودیت‌های حسابداری سنتی نشان می‌دهد که سرعت پایین، هزینههای پنهان و نبود دید جامع مالی، مانع اصلی رشد کسبوکارهای کوچک و استارتاپها است. در مقابل، حسابداری ابری با گزارشهای لحظهای، یکپارچگی با ابزارهای دیجیتال، قابلیت کار از راه دور و امکان ارتقای مرحله‌ای به این شرکت‌ها کمک میکند تا با حداقل هزینه، به امکاناتی دست یابند که پیش‌تر فقط در اختیار سازمان‌های بزرگ بود.
انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری ابری مناسب، به‌معنای چابکی در واکنش به تغییرات بازار، شفافیت مالی برای جذب سرمایه‌گذار و آمادگی برای فناوری‌های آینده است. با این تصمیم، کسبوکار کوچک شما می‌تواند نه‌تنها از بحران‌های مالی جان سالم به در ببرد، بلکه با سرعتی بیشتر در مسیر رشد و رقابت با بازیگران بزرگ بازار حرکت کند.
زیرا با ارائه گزارشهای لحظهای، کاهش هزینههای زیرساختی و امکان دسترسی آنلاین، مدیریت مالی را ساده و شفاف میکند و سرعت تصمیمگیری را بالا میبرد.
در حسابداری سنتی دادهها روی یک سیستم یا سرور محلی ذخیره میشود، اما حسابداری ابری اطلاعات را روی سرورهای امن آنلاین نگه میدارد که دسترسی سریع، بهروزرسانی خودکار و حذف هزینههای پشتیبانی را فراهم میکند.
بله، استارتاپها به شفافیت مالی، گزارشهای دقیق و مدیریت جریان نقدی لحظهای نیاز دارند. حسابداری ابری این امکانات را با هزینه کمتر در اختیارشان میگذارد و فرآیند جذب سرمایه را تسهیل میکند.
با حذف نیاز به سرورهای گران، کاهش هزینه نگهداری، بهروزرسانی خودکار و مدل پرداخت اشتراکی، هزینههای اولیه و پنهان سازمان به طور چشمگیری کاهش مییابد.
بله، اعضای تیم میتوانند از هر مکان و دستگاهی با اتصال اینترنت وارد سیستم شوند، دادهها بهصورت آنی همگام میشود و امکان همکاری همزمان فراهم است.
آنچه در این مقاله میخوانید
سوالی دارید از ما بپرسید
تلفن: ۸۴۳۶۳۰۰۰-۰۲۱
خیابان خالد اسلامبولی (وزرا) خیابان هجدهم شماره ۳۰
خیابان ولیعصر نرسیده به توانیر خیابان لنکران شماره ۵
۰۲۱−۸۴۳۶۳۰۰۰
info[@]rayvarz.com
