اجزای سیستم حسابداری ابری چیست و هرکدام چه نقشی دارند؟
معماری اجزای سیستم حسابداری ابری تنها به ظاهر کاربرپسند یا امکان دسترسی آنلاین محدود نمی‌شود. بلکه در درون این نرم افزارها، لایه‌ها و بخش‌های مختلفی در هماهنگی با هم قرار دارند؛ تا امکان مدیریت آنلاین و یکپارچه امور مالی و حسابداری کسب و کار شما را فراهم کنند. پیش از این در یک مقاله مفصل، به‌طور عمومی به بررسی مفهوم و ویژگی‌های حسابداری ابری پرداختیم. در این مقاله می‌خواهیم معماری یک سیستم حسابداری ابری را بر اساس لایه‌ها و ماژولهای مختلف بررسی کنیم. همچنین نگاهی به اجزای سیستمهای حسابداری ابری در آینده خواهید داشت.
معماری کلی یک سیستم حسابداری ابری
📱 لایه اپلیکیشن
این لایه معرف بخش کاربردی نرم افزارهای حسابداری ابری است. در واقع شما به عنوان کاربر با این بخش در ارتباط هستید. لایه اپلیکیشن در بر گیرنده مجموعه‌ای از ماژول‌ها و ابزارها است؛ که مدیریت عملیات روزانه حسابداری را ممکن می‌کند. البته هر سیستمی به فراخور نیاز، سبک طراحی و بازار هدف، ممکن است ماژولهای متفاوتی داشته باشد. با این حال این ماژول‌ها در انجام اموری مثل ثبت سند و دفتر کل، مدیریت دریافت و پرداخت، انبارداری، حقوق و دستمزد، اموال، فروش، پرداخت و گزارشهای مدیریتی مورد استفاده هستند.
همچنین هر ماژول به‌گونه‌ای طراحی شده است که یک نیاز مشخص را پاسخ دهد. برای مثال، ماژول «فروش» به شما اجازه می‌دهد فاکتور صادر کنید؛ وضعیت پرداخت مشتریان را پیگیری نمایید و گزارش فروش دوره‌ای تهیه کنید. ماژول «حقوق و دستمزد» محاسبه حقوق کارکنان، بیمه و مالیات را ساده می‌کند.
در یک نرم افزار استاندارد، اجزای سیستم حسابداری ابری با یکدیگر هماهنگ هستند. بنابراین ورود دادهها در یک بخش، موجب به‌روزرسانی سایر بخش‌ها نیز میشود. جلوگیری از دوباره‌کاری و بروز خطا و ایجاد تصویری دقیقتر و در لحظه، از جمله مزایای این هماهنگی است.
💾 لایه داده
دادهها، یعنی اعداد و اطلاعات، مهم‌ترین دارایی هر سیستم حسابداری هستند. بنابراین باید ثبت و نگهداری از آنها به شکلی دقیق، امن و همیشه در دسترس باشد. این کار در لایه داده انجام میشود.
اولین بخش از لایه داده، پایگاه داده (Data center) است. جایی که تمام اطلاعات مالی کسب و کار شما در آنجا ذخیره میشود. ظرفیت و تکنولوژی مناسب برای ذخیره حجم زیادی از دادهها و همین‌طور امکان بازیابی سریع دادهها و دسترسی در لحظه به آنها، از مهم‌ترین ویژگی‌های یک پایگاه داده خوب است.
بخش دیگری از لایه داده به امکان کنترل دسترسی به بخش‌های مختلف مرتبط میشود. یعنی بتوان به کاربران مختلف نقش‌های گوناگون با دسترسی مناسب ارائه کرد. این لایه تنظیم می‌کند تا هر کاربر، متناسب با وظایفش، تنها به بخش‌هایی از اطلاعات مالی کسب و کار شما دسترسی داشته باشد.
یکی دیگر از بخش‌های لایه داده که میتواند در سازمان‌های پیچیده بسیار کاربردی باشد؛ قابلیت ثبت تغییرات است. یعنی هر تغییر روی دادهها، توسط کدام کاربر و در چه زمانی انجام شده است.
🔒 لایه امنیت
امنیت حسابداری ابری سومین لایه و حساس‌ترین بخش از اجزای سیستم حسابداری ابری است. در واقع دادههای مالی احتمالا از مهم‌ترین دارایی‌های هر سازمانی است. بنابراین حتی کوچک‌ترین ضعف‌های امنیتی هم میتواند ناامیدکننده باشد. لایه امنیت با همین هدف طراحی شده است.
در لایه امنیت انتقال و ذخیره‌سازی دادهها به صورت رمزنگاری شده انجام میشود. بنابراین حتی اگر دادهها در مسیر انتقال نشت کنند؛ بدون کلید رمزگشایی، غیرقابل استفاده خواهند بود.
با این حال یک سرویس ابری حرفه‌ای به این ویژگی بسنده نمی‌کند. استفاده از احراز هویت چند مرحله‌ای یکی دیگر از تدابیر سرویسهای حرفه‌ای برای ایجاد سد امنیتی قوی‌تر است. در این روش برای ورود به سیستم علاوه بر نام کاربری و رمز عبور، باید کد موقت تایید را نیز وارد کنید. این کد یکبار مصرف بوده و از طریق پیامک ارسال شده یا توسط اپلیکیشن‌های رمزساز ساخته میشود.
🔗 لایه اتصالپذیری
سیستمهای حسابداری برای رسیدن به بهره‌وری کامل و بالاترین سطح عملکرد، باید با سایر سیستمهای مورد استفاده در سازمان شما هماهنگ شوند. احتمالا شما هم از برخی سرویسهای دیگر مثل CRM، ERP، سامانههای دولتی مثل مودیان مالیاتی، فروشگاه‌های آنلاین و… استفاده می‌کنید. لایه اتصالپذیری امکان اتصال سیستم حسابداری را با این اکوسیستم‌ها فراهم می‌کند.
برای ایجاد این اتصال، رابط‌های برنامه‌نویسی کاربردی (API) نقش اصلی را بر عهده دارند. آنها انتقال خودکار و در لحظه دادهها را بین سیستم حسابداری و سایر سیستم‌ها فراهم می‌کنند. مثلا می‌توانند اطلاعات مالیاتی مرتبط را به سامان‌های مالیاتی دولتی ارسال کنند. به این ترتیب، شما مجبور نیستید دادهها را دوباره بهصورت دستی در پلتفرم‌های مختلف وارد کنید. در نتیجه خطا و اتلاف زمان به حداقل می‌رسد.
ماژولهای اصلی در یک نرم افزار حسابداری ابری
ماژولهای بخش مهمی از اجزای سیستم حسابداری ابری هستند. در واقع ویژگی‌های ایجاد شده توسط ماژول‌ها، امکان انجام عملیات روزمره مالی را فراهم می‌کند. در این سیستم هر ماژول کار مشخصی را انجام می‌دهد؛ اما همه ماژول‌ها در ارتباط با هم فعالیت می‌کنند.
- ماژول حسابداری مالی: این بخش ستون فقرات هر سیستم حسابداری ابری است. این ماژول شامل دفتر کل، دفاتر روزنامه، ثبت اسناد، تهیه صورت‌های مالی و… است.
- ماژول فروش: ماژول فروش به شما کمک می‌کند فرآیند صدور و مدیریت فاکتورها را بهصورت دیجیتال و یکپارچه انجام دهید.
- ماژول دریافت و پرداخت: در هر سازمانی مدیریت جریان نقدینگی اهمیت حیاتی دارد. ماژول دریافت و پرداخت دقیقا برای همین هدف طراحی شده است.
- ماژول انبارداری: ماژول انبارداری وظیفه دارد ورود و خروج کالا، موجودی لحظهای، قیمت‌گذاری و گزارشهای مربوط به انبار را ثبت و مدیریت کند.
- ماژول حقوق و دستمزد: این بخش محاسبه حقوق کارکنان، بیمه، مالیات و سایر مزایا را بهصورت خودکار انجام می‌دهد.
- ماژول اموال: این بخش به شما کمک می‌کند ارزش و وضعیت دارایی‌های سازمان (مانند ساختمان‌ها، ماشین‌آلات، تجهیزات و…) را ردیابی کنید.
آینده اجزای سیستمهای حسابداری ابری
نرم افزارهای آینده، به‌خصوص نرم افزارهای ابری، قطعا در آینده نه‌چندان دور، دارای امکانات و ویژگی‌های تازه‌ای خواهند شد. در این زمینه سرویسهای ابری به دلیل ذات فناورانه خود، شانس بیشتری برای بهره بردن از این امکانات خواهند داشت. مزایای حسابداری ابری و معایب آن نیز در این روند تکامل نقش مهمی دارند و آشنایی با این مزایا و چالش‌ها میتواند مسیر تصمیمگیری کسب‌وکارها را روشن‌تر کند. بر همین اساس در ادامه بررسی اجزای سیستم حسابداری ابری نگاهی به تغییرات آینده خواهیم داشت.
گرایش به یکپارچگی با اکوسیستم نرم افزارهای سازمانی
یکی از تغییرات تدریجی پیش رو گرایش سیستمهای حسابداری به یکپارچگی بیشتر با سایر نرم افزارهای سازمانی است. البته این یکپارچگی در حال حاضر نیز از ویژگی‌های مهم است. اما در آینده به یک ضرورت تبدیل خواهد شد.
افزایش یکپارچگی، میتواند علاوه بر ساده کردن ورود دادهها، تصمیم‌گیری‌های مدیریتی را نیز بهینه کند. مثلا وقتی دادههای فروش و انبار بهصورت لحظهای به ماژول حسابداری منتقل شوند؛ مدیران می‌توانند سریعتر درباره خرید یا تولید تصمیمگیری کنند.
استفاده گسترده‌تر از هوش مصنوعی
قابل حدس است که هوش مصنوعی تا چه میزان میتواند در نرم افزارهای مالی تغییرات انقلابی ایجاد کند. در واقع هوش مصنوعی نرم افزارهای حسابداری را از ابزاری برای ثبت و پردازش دادهها، به ابزاری برای تحلیل داده و ارائه پیشنهادهای مالی هوشمند تبدیل می‌کند.
مثلا این سیستم‌ها می‌توانند الگوهای هزینهای سازمان را شناسایی کنند؛ برای تخلفات و خطاهای احتمالی هشدار دهند؛ و حتی جریان نقدینگی در ماه‌های آینده را پیشبینی کنند. در واقع این داشبوردها دادههای پراکنده را در قالب نمودارها، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و گزارشهای قابل فهم به مدیران ارائه می‌کنند. یعنی به‌جای آنکه مدیران مالی ساعت‌ها وقت صرف جمع‌آوری و تحلیل دادهها کنند؛ سیستم ابری در چند ثانیه یک تصویر شفاف از وضعیت مالی سازمان ارائه می‌دهد.
سوالات متداول
آیا میتوان از سیستم حسابداری ابری بدون نصب نرمافزار استفاده کرد؟
بله، نرمافزارهای حسابداری ابری از طریق مرورگر یا اپلیکیشن تحت وب در دسترس هستند و نیازی به نصب روی سیستمهای محلی ندارند. فقط با اتصال اینترنت میتوانید به دادههای مالی دسترسی داشته باشید.
چطور میتوان ماژولهای موردنیاز را در یک سیستم ابری انتخاب یا اضافه کرد؟
اکثر سرویسهای ابری به صورت ماژولار ارائه میشوند. شما میتوانید ابتدا فقط ماژولهای ضروری مثل حسابداری مالی یا فروش را فعال کنید و در صورت رشد کسبوکار ماژولهای جدید مانند انبارداری یا حقوق و دستمزد را اضافه نمایید.
اگر اینترنت قطع شود آیا دادههای حسابداری از دست میرود؟
خیر، اطلاعات روی سرورهای امن ذخیره میشود و در صورت قطع اینترنت فقط دسترسی موقت شما محدود میشود. پس از اتصال مجدد، میتوانید به آخرین نسخه دادهها دسترسی داشته باشید بدون اینکه اطلاعات از بین برود.
آیا امکان یکپارچهسازی سیستم حسابداری ابری با نرمافزارهای فروشگاه آنلاین یا ERP وجود دارد؟
بله، لایه اتصالپذیری با استفاده از API به سیستمهای دیگر متصل میشود. به این ترتیب سفارشات فروشگاه آنلاین، دادههای CRM یا اطلاعات سامانههای دولتی بهصورت خودکار به حسابداری منتقل میشود.
چه مزایایی استفاده از هوش مصنوعی در حسابداری ابری برای مدیران مالی دارد؟
هوش مصنوعی میتواند الگوهای هزینهای را شناسایی کند، خطاها یا تخلفات احتمالی را هشدار دهد، جریان نقدینگی آینده را پیشبینی کند و گزارشهای تحلیلی لحظهای در اختیار مدیران قرار دهد تا تصمیمگیری سریعتر و دقیقتر انجام شود.
