قابلیت‌های مالی، گزارش‌دهی و سهولت کاربری از فاکتورهای مهمی است که مدیران مالی معمولا در انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری ابری در نظر می‌گیرند. با این حال پیش‌نیاز استفاده مناسب از این امکانات و بهره‌گیری کامل از حسابداری ابری، توجه به زیرساخت و رعایت الزامات فنی حسابداری ابری است. البته که حسابداری ابری در این زمینه پیش‌نیازهای بسیار کمتری را در مقایسه با نرم‌افزارهای حسابداری مبتنی بر سیستم عامل طلب می‌کنند. با این حال این مزیت از ضرورت وجود آنها نمی‌کاهد.
پایداری شبکه، امنیت اطلاعات، توان سخت‌افزاری سیستم‌ها و حتی نحوه پشتیبانی واحد آی تی از تیم مالی، همه از عواملی هستند که بر کیفیت و تداوم استفاده از سیستم حسابداری ابری تاثیر می‌گذارند. در این مقاله در ادامه مقالات مرتبط با استقرار حسابداری ابری، به بررسی این الزامات پرداخته‌ایم.
برخلاف نرم‌افزارهای سنتی، حسابداری ابری وابستگی زیادی به سخت‌افزارهای گران‌قیمت یا نصب محلی ندارد. با این حال برای عملکرد پایدار و بدون وقفه، رعایت حداقل الزامات فنی ضروری است. این الزامات علاوه بر بهبود تجربه کاربری، امنیت، سرعت پردازش و دقت گزارش‌های مالی را نیز افزایش می‌دهد.
در حالت معمول نرم‌افزار حسابداری ابری از طریق مرورگر وب اجرا می‌شود. بنابراین نیازی به نصب ندارد. بنابراین برای دستیابی به عملکرد مطلوب در اختیار داشتن سخت‌افزاری با قابلیت استفاده از مرورگر را به شکلی پایدار و سریع کفایت می‌کند.
در این زمینه به‌طور خلاصه لیست زیر را در نظر داشته باشید:
در زمینه نرم‌افزاری نیز در اختیار داشتن سیستم‌هایی که استفاده از سرویس‌های ابری و مبتنی بر مرورگر را تسهیل کنند؛ مهم‌ترین نکته برای داشتن یک تجربه کاربری خوب در فراهم کردن الزامات فنی حسابداری ابری است.
در این زمینه به‌طور خلاصه لیست زیر را در نظر داشته باشید:
دسترسی به اینترنت پیش‌نیاز اساسی برای استفاده از سرویس‌های ابری است. شما احتمالا با سخت‌افزار ضعیف‌تر هم می‌توانید از مزایای حسابداری ابری بهره ببرید؛ اما بدون دسترسی مناسب به اینترنت، عملا به سرویس خود دسترسی نخواهید داشت. بنابراین اطمینان از کیفیت مناسب ارتباط اینترنتی از اهمیت بالایی برخوردار است.
در این زمینه سه ویژگی پایداری، سرعت و امنیت را باید در نظر داشته باشید.
اگرچه سرعت در اتصال موضوع مهمی است؛ اما پایداری از اهمیت بالایی برخوردار است. این مسئله به‌خصوص برای سرویس‌های ابری مبتنی بر داده‌های متنی مثل حسابداری پررنگ‌تر است. در واقع این سرویس‌ها به تبادل مداوم داده بین کاربر و سرور نیاز دارد؛ در نتیجه نوسان در اتصال می‌تواند تجربه کاربری کارکنان شما را تحت تاثیر قرار دهد.
در این زمینه و به‌خصوص برای سازمان‌هایی با حجم تراکنش بالا، استفاده از دو خط اینترنت متفاوت می‌تواند روش خوبی برای حفظ اتصال پایدار و کاهش نوسان آن باشد.
همچنین در شبکه داخلی سازمان‌ها، توزیع اینترنت باید به گونه‌ای تنظیم شود که ترافیک مربوط به نرم‌افزارهای حیاتی مانند حسابداری، اولویت بالاتری نسبت به سایر فعالیت‌ها (مثل استریم ویدیو) داشته باشد.
سرعت اینترنت عامل دیگری است که می‌تواند تجربه استفاده از سرویس‌های ابری را بهبود دهد. البته در حسابداری ابری همان‌طور که گفته شد؛ مصرف ترافیک لحظه‌ای پایین است. بنابراین به پهنای باند بالا نیاز نیست. در مقابل داشتن نرخ تاخیر پایین (Low Latency) ویژگی مثبتی است که می‌تواند استفاده از سرویس را تسهیل کند.
وقتی تمام داده‌های مالی شما از طریق اینترنت تبادل می‌شود؛ رعایت اصول امنیت شبکه حیاتی است.
البته بخش مهمی از مسئولیت حفظ امنیت یک سیستم ابری بر عهده ارائه‌دهنده سیستم است. به عنوان مثال استفاده از پروتکل HTTPS با به کار بردن گواهینامه SSL از جمله این موارد است.
در سمت دیگر ماجرا سازمان‌های بزرگ استفاده‌کننده از سرویس‌های ابری هم باید فایروال سازمانی را طوری پیکربندی کنند که در عین حفاظت، مانع عملکرد عادی نرم‌افزار نشود.
از سویی ثبت و پایش لاگ‌های شبکه (Network Logs) به شناسایی فعالیت‌های مشکوک کمک می‌کند.
یکی از الزامات فنی حسابداری ابری در سازمان‌های متوسط و بزرگ، فراهم کردن ارتباط این سیستم با سایر نرم‌افزارهای سازمانی است. سیستم‌هایی مثل منابع انسانی، انبار، فروش، تدارکات یا مدیریت پروژه، همگی به‌نوعی با داده‌های مالی در ارتباط هستند. بنابراین نرم‌افزار حسابداری ابری باید به‌صورت روان و ایمن با این سامانه‌ها تبادل داده کند.
نقش زیرساخت‌های آی تی در یکپارچگی نرم‌افزارهای سازمانی
یکپارچگی در میان سیستم‌های مختلف سازمانی از اهداف بسیار مهم است. سیستم‌های حسابداری نیز در این زمینه نقش مهمی ایفا می‌کنند. به‌عنوان مثال اطلاعات فاکتورهای فروش از سیستم فروش آنلاین، باید به‌صورت خودکار در حسابداری ثبت شود. یا هزینه‌های حقوق و مزایا از نرم‌افزار منابع انسانی باید بدون دخالت دست وارد سیستم مالی شود. همچنین داده‌های انبار و خرید باید هم‌زمان با حساب‌های پرداختنی هماهنگ باشند.
در غیاب یک سیستم یکپارچه، فرآیند ثبت و هماهنگی داده‌ها در نرم‌افزارهای مختلف سازمان، به‌صورت دستی انجام می‌شود. کاری که علاوه بر زمان‌بر بودن، معمولا با چالش دقت و روزآمدی روبه‌رو است.
ایجاد یکپارچگی و اتصال با هدف تبادل داده، می‌تواند به شکل‌های گوناگونی انجام شود. انتخاب گزینه مناسب نیز بر اساس نیاز، ساختار و تنوع استفاده از سیستم‌های مختلف در سازمان انجام می‌شود.
به‌طور کلی سه راه‌کار زیر را در این زمینه می‌تواند در نظر گرفت:
پس از برآورده شدن الزامات فنی حسابداری و در صورت انتخاب سرویس مناسب، مسئله تعامل میان تیم مالی و واحد فناوری اطلاعات پررنگ می‌شود. چراکه تیم آی تی در واقع حلقه اتصال میان کاربران مالی و بستر فنی را ایجاد می‌کند. این نقش که اگر به‌درستی ایفا نشود؛ حتی بهترین نرم‌افزارها هم به بهره‌وری واقعی نمی‌رسند.
در نهایت حسابداری ابری فقط یک ابزار آنلاین نیست؛ بلکه یک زیرساخت دیجیتال است. زیرساختی که تمام فرآیندهای مالی سازمان را بر پایه فناوری مدرن بازتعریف می‌کند. موفقیت در این مسیر زمانی حاصل می‌شود که الزامات فنی حسابداری ابری به‌صورت دقیق و هدفمند رعایت شوند.
اگر مایلید درباره حسابداری ابری بیشتر بدانید؛ پیشنهاد می‌کنیم از مشاوره تخصصی رایورز استفاده کنید. همین حالا می‌توانید برای دریافت مشاوره یا مشاهده دموی نرم‌افزار حسابداری ابری ما اقدام کنید.
آنچه در این مقاله میخوانید
سوالی دارید از ما بپرسید
تلفن: ۸۴۳۶۳۰۰۰-۰۲۱
خیابان خالد اسلامبولی (وزرا) خیابان هجدهم شماره ۳۰
خیابان ولیعصر نرسیده به توانیر خیابان لنکران شماره ۵
۰۲۱−۸۴۳۶۳۰۰۰
info[@]rayvarz.com
