مقایسه حسابداری ابری و نصبی | کدام انتخاب برای کسب‌وکار شما بهتر است؟
احتمالا کسب‌وکار شما هم مثل اغلب کسب‌وکارها از نرم افزار حسابداری نصب شده روی یک یا چند رایانه محلی استفاده می‌کند. در نتیجه ممکن است با این پرسش روبه‌رو باشید که روی همین سیستم باقی بمانیم یا به سیستم حسابداری ابری مهاجرت کنیم. قبلا در یک مقاله مفصل با عنوان حسابداری ابری چیست، به معرفی این سیستم پرداختیم. اما در این نوشته می‌خواهیم یک مقایسه رودررو میان حسابداری ابری و نصبی داشته باشیم. بنابراین تلاش می‌کنیم علاوه بر بررسی سازوکار هریک از این مدل‌ها، مثال‌هایی ملموس از تجارب واقعی را با شما در میان بگذاریم. این مقاله به شما کمک می‌کند تا گزینه مناسب و همگام با اندازه، بودجه و سرعت رشدِ سازمان خود را انتخاب کنید.
حسابداری نصبی یا سنتی؛ میراثی ارزشمند اما پرچالش
بیایید سازوکار، مزایا و محدودیت‌های حسابداری بر اساس نرم افزارهای قابل نصب روی سیستم عامل را بررسی کنیم. به‌طور خلاصه این مدل حسابداری، میراثی ارزشمند است که با دیجیتال کردن امور حسابداری، انقلابی در مدیریت مالی و حسابداری کسب‌وکارها ایجاد کرد. با این حال امروزه محدودیت‌های این مدل، مقایسه حسابداری ابری و نصبی را به رقابتی سخت تبدیل کرده است.
تعریف و سازوکار نرم افزارهای حسابداری سنتی
منظور از حسابداری سنتی همان روشی است که طی چند دهه گذشته، رویکرد اصلی مدیریت مالی اغلب کسب‌وکارهای کوچک، متوسط و بزرگ بوده است. در این مدل، نرم افزار حسابداری روی یک یا چند رایانه در داخل سازمان نصب می‌شود. ویژگی اصلی چنین رویکردی ذخیره شدن اطلاعاتی مثل سندهای ثبت شده، گزارش‌ها، صورت‌های مالی و…، در فضای ذخیره‌سازی همان رایانه‌ها است.
البته در سازمان‌های بزرگ معمولا از یک سرور محلی برای ذخیره‌سازی متمرکز اطلاعات استفاده می‌شود. در این شرایط مدیران و حسابداران شرکت، از طریق شبکه داخلی به نرم افزار دسترسی دارند. این در حالی است که در کسب‌وکارهای خرد هم معمولا دفتر و قلم و فایل‌های اکسل، پشتیبان رویکرد سنتی هستند.
به‌طور کلی اساس کار این مدل، وابستگی کامل به زیرساخت سخت‌افزاری و نرم افزاری، در محل شرکت است.
مزایای اصلی حسابداری با نرم افزارهای نصبی
مزایا
مزایای اصلی حسابداری با نرم افزارهای نصبی وقتی درباره مزایای حسابداری با نرم افزارهای نصبی صحبت می‌کنیم؛ به مزایای آن در مقایسه با حسابداری ابری اشاره داریم. اولین مزیت در این زمینه نیز حس کنترل و مالکیت کامل بر داده‌های مالی است. اگرچه این مزیت بیشتر یک احساس است؛ اما می‌تواند در تصمیم‌گیری نهایی برای انتخاب گزینه مناسب‌تر موثر باشد. در واقع مدیران و حسابداران سنتی معمولا علاقه دارند که داده‌ها و اطلاعات مالی را در سیستم‌های ذخیره‌سازی شخصی و در داخل سازمان خود نگهداری کنند. از سویی عادت به رابط کاربری خاص و آشنای نرم افزارهای حسابداری مبتنی بر سیستم عامل، یکی دیگر از این مزایا در مقایسه حسابداری ابری و نصبی است. در واقع برای بسیاری از حسابداران، کار با نرم افزارهای سنتی آسان‌تر است؛ چرا که سال‌ها تجربه استفاده از آنها را دارند و نیاز چندانی به آموزش مجدد احساس نمی‌شود. وابسته نبودن به اتصال اینترنت هم مزیت دیگری است که برای نرم افزارهای نصبی باید قائل بود. البته در دنیای امروز قطع شبکه اینترنت اتفاق متداولی نیست. به‌خصوص که این سرویس‌ها اغلب روی اینترنت داخلی فعال هستند؛ و بسیار کم دچار اختلال می‌شوند.
تمرکز: کنترل داده‌ها • آشنایی رابط • عدم وابستگی به اینترنت
محدودیت‌ها و چالش‌ها
چالش
محدودیت‌ها و چالش‌ها در کنار این مزایا، حسابداری سنتی با محدودیت‌های مهمی روبه‌رو است. نخستین چالش، هزینه‌های اولیه و هزینه‌های نگهداری زیرساخت آن است. خرید رایانه‌ها، سرورهای داخلی، تجهیزات شبکه و همچنین لایسنس نرم افزار، احتمالا بار مالی قابل توجهی به سازمان شما تحمیل می‌کند. دسترسی محدود و نبود امکان همکاری هم‌زمان، چالش دیگری است که در مقایسه حسابداری ابری و نصبی باید به آن توجه کنید. در نرم افزارهای نصبی حسابداری، اگر چند کاربر روی یک پروژه کار کنند؛ پیچیدگی کار، احتمال رخ دادن خطا، دوباره‌کاری و تضاد اطلاعات بسیار بیشتر است. ریسک‌های امنیتی و پشتیبان‌گیری مشکل دیگر نرم افزارهای نصبی یا سنتی است. اغلب سازمان‌ها امکان اجرای استانداردهای حرفه‌ای امنیتی، مثل رمزنگاری داده‌ها یا پشتیبان‌گیری منظم در فضاهای ذخیره‌سازی جداگانه را ندارند. در نتیجه در این مدل، داده‌های مالی در برابر تهدیداتی چون خرابی سخت‌افزار، حوادث غیرمترقبه یا حملات سایبری بسیار آسیب‌پذیر هستند.
تمرکز: هزینه زیرساخت • دسترسی محدود • ریسک امنیتی و پشتیبان‌گیری
حسابداری ابری؛ نسل جدید مدیریت مالی
نرم افزارهای حسابداری ابری شباهت زیادی به نرم افزارهای حسابداری قابل نصب روی سیستم عامل دارند. در واقع تنها تفاوت، آنلاین بودن نرم افزارهای حسابداری ابری است. اما این تفاوت کوچک مزایای بزرگی ایجاد کرده است. به هر حال قابل انکار نیست که مانند سایر حوزه‌های نرم افزاری، آینده نرم افزارهای حسابداری نیز در سرویس‌های ابری رقم می‌خورد.
تعریف و سازوکار حسابداری ابری
حسابداری ابری به‌عنوان یک سرویس آنلاین (SaaS)، تحول بزرگی در شیوه مدیریت مالی کسب‌وکارها ایجاد کرده است. در این مدل، نرم افزار حسابداری به‌جای نصب روی یک رایانه یا سرور داخلی، روی سرورهای ابری ارائه‌دهنده خدمات اجرا می‌شود. بنابراین شما و همکاران‌تان از طریق مرورگر به این نرم افزار متصل می‌شوید. در واقع نصب و اجرای نرم افزار حسابداری ابری روی یک سرور متصل به اینترنت، انجام می‌شود. همچنین در این روش یک نرم افزار مرکزی وجود دارد. بنابراین انجام بروزرسانی‌ها توسط خدمات دهنده انجام شده و در لحظه همه کاربران به نسخه جدید دسترسی دارند.
مزایای کلیدی حسابداری ابری
با توجه به سازوکار نرم افزارهای ابری، باید دسترس‌پذیری بالا را مهم‌ترین مزیت حسابداری ابری دانست. این ویژگی اجازه می‌دهد که افراد مختلف، از مکان‌های مختلف و با هر دستگاه متصل به اینترنت، به سیستم حسابداری سازمان خود دسترسی داشته باشند. این ویژگی برای شرکت‌های دارای چند شعبه یا تیم‌های دورکار، یک مزیت رقابتی بزرگ است.
برخلاف تصور رایج، ذخیره‌سازی اطلاعات روی سرورهای ابری نه‌تنها خطرناک‌تر از ذخیره‌سازی محلی نیست؛ بلکه در بسیاری موارد امن‌تر است. مراکز داده حرفه‌ای از رمزنگاری پیشرفته، احراز هویت چندمرحله‌ای و پشتیبان‌گیری مداوم استفاده می‌کنند؛ چیزی که برای بسیاری از سازمان‌های کوچک و متوسط در محیط سنتی تقریبا دست‌نیافتنی است. بنابراین می‌توان امنیت بالاتر برای اطلاعات مالی را مزیت دیگر حسابداری ابری دانست.
در نرم افزارهای ابری حسابداری، یک پایگاه داده مشترک وجود دارد. بنابراین هر تغییری در این پایگاه داده، ثبت شده و برای همه افراد دارای دسترسی نمایش داده می‌شود. این ویژگی امکان همکاری تیمی آنلاین و در لحظه را در مدیریت امور مالی و حسابداری سازمان شما ممکن می‌کند.
در نهایت نرم افزارهای حسابداری آنلاین، معمولا از مزایای مدل کسب‌وکار سرویس‌های ابری نیز بهره می‌برند. در این رویکرد به جای خرید یکباره همه امکان و ویژگی‌های نرم افزار، حق استفاده از آن را به صورت دوره‌ای دریافت کرده و از طرفی بر اساس شرایط کسب‌وکار خود، ویژگی‌های مورد نیاز را با افزودن ماژول‌های مختلف دریافت می‌کنید. این مدل موجب می‌شود در هر زمان تنها بر اساس نیازهای واقعی خود هزینه کرده و به مرور و با گسترش یا تغییر نیازهای کسب‌وکارتان، نوع اشتراک خود را تغییر دهید.
چالش‌های احتمالی استفاده از حسابداری ابری
یکی از چالش‌های بزرگ حسابداری ابری برای کسب‌وکارهای بسیار بزرگ، نبود انعطاف‌پذیری لازم برای توسعه ویژگی‌های اختصاصی است. در حالی که بسیاری از سازمان‌های بزرگ نیازمند ویژگی‌های خاص کسب‌وکار خود هستند؛ در سیستم‌های ابری، معمولا ویژگی‌ها و امکاناتی توسعه داده می‌شود که به کار گروه بزرگی از مشتریان بیاید. با این حال در نظر بگیرید که مدیریت امور مالی و حسابداری اغلب قریب به اتفاق کسب‌وکارها، با همان ویژگی‌های پیش‌فرض انجام شده و نیازی به ویژگی‌های اختصاصی ندارند.
محدودیت دیگر سرویس‌های ابری وابستگی به اتصال اینترنت است. این وابستگی اگرچه موجب مزایای بسیاری شده، اما ریسک در دسترس نبود سرویس در زمان قطع اینترنت را ایجاد کرده است. البته در این شرایط اطلاعات مالی کسب‌وکار شما در امنیت کامل به سر می‌برد. همچنین اغلب این سرویس‌ها روی سرورهای ملی قرار دارند. بنابراین احتمال قطع شدن آنها بسیار کم است.
مقایسه حسابداری سنتی و ابری
اگرچه تا اینجای مقاله و با بررسی جداگانه این دو سیستم، تا حدود زیادی سوالات موجود در این زمینه پاسخ داده شد. اما در این بخش می‌خواهیم به شکل مستقیم و خلاصه به مقایسه حسابداری ابری و نصبی بپردازیم.
- هزینه‌ها و مدل اقتصادی: حسابداری ابری موجب کاهش هزینه‌ها و همچنین امکان مدیریت بهتر آن بر اساس نیازهای کسب‌وکار در هر زمان می‌شود.
- امنیت و نگهداری داده‌ها: امنیت در حسابداری ابری بسیار بیشتر است. با این حال احساس مالکیت بر داده‌ها در حسابداری سنتی بیشتر است.
- دسترسی: دسترسی در حسابداری ابری از هرکجا و تنها با اتصال به اینترنت ممکن است. در حسابداری سنتی دسترسی تنها به‌صورت محلی وجود دارد.
- مقیاس‌پذیری: برعکس نرم افزارهای سنتی، نرم افزارهای حسابداری ابری مدل ارائه مقیاس‌پذیر و منعطف دارند. یعنی بر اساس نیاز می‌توان امکانات مورد استفاده را کاهش یا افزایش داد.
تجربه کسب‌وکارها در مهاجرت از سنتی به ابری
در این بخش تجارب جالبی از مهاجرت کسب‌وکارها از نرم افزارهای نصبی به ابری را مرور می‌کنیم. مرور این تجارب می‌تواند دیدگاه روشن‌تری نسبت به ارزشمندی این تغییر ایجاد کند.
روایت یک کسب‌وکار کوچک
یک فروشگاه لوازم خانگی در تهران، سال‌ها از نرم افزار حسابداری نصب‌شده روی رایانه فروشگاه استفاده می‌کرد. صاحب فروشگاه همیشه نگران از دست رفتن اطلاعات بود. چون چند مرتبه هارد سیستم دچار خرابی شده بود. حتی یک بار بخشی از داده‌های مالی از بین رفت. همچنین هزینه حفظ سلامت سخت‌افزار و سیستم عامل رایانه، به‌روزرسانی نرم افزار حسابداری و اعزام کارشناس پشتیبانی، هر بار رقم قابل توجهی بود. پس از مهاجرت به حسابداری ابری این فروشگاه توانست هزینه‌های زیرساخت و نگهداری را به حداقل برساند. صاحب فروشگاه با گوشی موبایل خود در هر زمان موجودی کالا و وضعیت فروش را می‌بیند؛ و دیگر نیازی به نگرانی بابت پشتیبان‌گیری ندارد. در عمل نرم افزار ابری برای او به ابزاری ساده و مطمئن برای مدیریت روزانه امور مالی کسب‌وکارش تبدیل شد.
روایت یک سازمان بزرگ
یک شرکت پخش مواد غذایی با چندین شعبه در شهرهای مختلف، سال‌ها از سرور مرکزی و نرم افزارهای سنتی حسابداری استفاده می‌کرد. مشکل اصلی آنها، نبود هماهنگی لحظه‌ای بین شعب بود. مثلا وقتی یک شعبه فاکتور جدید ثبت می‌کرد؛ این اطلاعات با تاخیر زیاد به دفتر مرکزی می‌رسید. در نتیجه تصمیم‌گیری‌های مالی همیشه با چند روز فاصله انجام می‌شد. بعد از مهاجرت به نرم افزار حسابداری ابری، همه شعب به‌صورت هم‌زمان به داده‌های مالی دسترسی پیدا کردند. در نتیجه مدیران شرکت توانستند در لحظه گزارش فروش روزانه را ببینند؛ و حتی در حین سفر کاری، با لپ‌تاپ یا موبایل وضعیت مالی شرکت را بررسی کنند. این تغییر موجب سرعت بالاتر در تصمیم‌گیری، کاهش خطاهای انسانی و هماهنگی بهتر میان واحدهای مختلف شد.
نکاتی برای تجربه بهتر استفاده از حسابداری ابری
مهاجرت به حسابداری ابری تنها یک تغییر نرم افزاری نیست. بلکه یک تغییر فرهنگی و سازمانی است. بنابراین برای موفقیت در این فرآیند باید به چند نکته توجه کرد:
- آموزش کاربران: کارکنان باید با مزایا و نحوه‌ی استفاده از نرم افزار ابری آشنا شوند؛ تا مقاومت در برابر تغییر کاهش یابد.
- انتخاب ارائه‌دهنده مناسب: همه سرویس‌های ابری کیفیت و پشتیبانی یکسانی ندارند. بررسی اعتبار و سوابق ارائه‌دهنده و همچنین امنیت، پشتیبانی و مقیاس‌پذیری سرویس انتخابی، بسیار مهم است.
- مدیریت انتقال داده‌ها: مهاجرت موفق نیازمند برنامه‌ریزی دقیق برای انتقال امن و کامل داده‌های قبلی به بستر ابری است.
- شروع مرحله‌ای: بسیاری از شرکت‌ها ابتدا بخشی از فرآیندها را به حسابداری ابری منتقل کرده و پس از اطمینان از کارکرد درست آنها، این روند را ادامه می‌دهند.
کدام گزینه برای شما مناسب‌تر است؟
معمولا هدف از مقایسه حسابداری ابری و نصبی انتخاب یکی از آنهاست. با این حال این تصمیمی نیست که صرفا با تکیه بر «روندهای فناوری روز» یا «عادات گذشته» گرفته شود. این انتخاب باید بر اساس ابعاد کسب‌وکار، بودجه، نیازهای عملیاتی و سطح بلوغ دیجیتال سازمان انجام شود. بیایید با نگاهی دقیق‌تر معیارهای انتخاب را بررسی کنیم.
اندازه و ماهیت کسب‌وکار
معمولا کسب‌وکارهای کوچک و متوسط مشتری اصلی راه‌کارهای ابری هستند. چرا که سادگی، هزینه کم و مزایای متعدد برای آنها بسیار جذاب است. در مقابل کسب‌وکارهای بزرگ با نیازهای خاص و یا سازمان‌هایی با محدودیت‌ها و قوانین سخت‌گیرانه داخلی، همچنان به نرم افزارهای حسابداری سنتی متمایل هستند.
بودجه و مدل هزینه‌ای
شرکت‌های با بودجه محدود معمولا مشتریان دیگر سرویس‌های حسابداری ابری هستند. آنها نمی‌خواهند از همان ابتدای کار متحمل هزینه‌های سنگین سخت‌افزار و لایسنس شوند. به‌خصوص که پرداخت‌های ماهانه یا سالانه در سرویس‌های ابری به آنها اجازه می‌دهد هزینه‌ها را پیش‌بینی‌پذیرتر کنند. در مقابل اگر سازمان شما سرمایه اولیه کافی دارد؛ ممکن است حسابداری سنتی در بلندمدت به‌صرفه‌تر باشد.
نیاز به دسترسی و همکاری
اگر کسب‌وکار شما دارای شعب متعدد یا کارمندان دورکار است؛ حسابداری ابری می‌تواند تفاوت‌های جدی در مدیریت امور مالی آن ایجاد کند. چرا که دسترسی لحظه‌ای و همکاری هم‌زمان، یکی از مهم‌ترین مزیت‌های آن است. در مقابل اگر شرکت شما یک دفتر کوچک دارد و همه کارکنان در همان محل حضور دارند؛ روش سنتی همچنان می‌تواند کارآمد باشد.
سرعت رشد و مقیاس‌پذیری
کسب‌وکارهای با سرعت رشد بالا، مثل استارتاپ‌ها یا سازمان‌های در حال توسعه، نیازمند یک سیستم مالی و حسابداری انعطاف‌پذیر و مقیاس‌پذیر هستند. در این حالت نیز در مقایسه حسابداری ابری و نصبی، برتری با مدل ابری است. زیرا به شما اجازه می‌دهد امکانات مختلف را متناسب با رشد سازمان افزایش دهید. در حالی که در مدل سنتی، چنین تغییری نیازمند خرید تجهیزات جدید، ارتقای سرورها و صرف زمان برای نصب و راه‌اندازی مجدد است.
چک‌لیست تصمیم‌گیری
برای ساده‌تر شدن انتخاب، به سوالات زیر پاسخ دهید:
- آیا می‌خواهید بدون هزینه‌های سنگین اولیه، حسابداری را آغاز کنید؟
- آیا تیم شما پراکنده و نیازمند دسترسی از راه دور است؟
- آیا رشد سریع کسب‌وکار در برنامه‌ی شما قرار دارد؟
- آیا امنیت داده‌ها برای‌تان مهم است و توانایی ایجاد زیرساخت حرفه‌ای داخلی ندارید؟
- آیا ترجیح می‌دهید هزینه‌ها به‌صورت ماهانه یا سالانه مدیریت شوند؟
اگر پاسخ بیشتر این سوالات مثبت است؛ حسابداری ابری مناسب‌ترین گزینه برای شماست. اما اگر بیشتر پاسخ‌ها منفی هستند؛ نرم افزارهای حسابداری سنتی همچنان می‌توانند انتخابی کارآمد باشند.
امروزه دیگر حسابداری تنها یک ابزار برای ثبت اعداد و ترازنامه‌ها نیست. بلکه بخشی حیاتی برای اخذ تصمیمات استراتژیک کسب‌وکار به شمار می‌آید. مقایسه حسابداری ابری و نصبی نشان داد که هرکدام مزایا و چالش‌های خاص خود را دارند. با این حال مسیر آینده به سوی حسابداری ابری روشن است. فراموش نکنید کسب‌وکاری که امروز ابزارهای مالی سریع‌تر و هوشمندتر را به‌کار می‌گیرد؛ فردا تصمیمات دقیق‌تر و سریع‌تری خواهد گرفت. شاید امروز بهترین زمان برای شروع این تغییر باشد. پس از خودتان بپرسید: آیا وقت آن نرسیده که حسابداری کسب‌وکارتان هم مثل سایر بخش‌ها، به‌روز و چابک شود؟
