کنار گذاشتن نرم‌افزارهای قدیمی حسابداری و مهاجرت به حسابداری ابری انتخابی فناورانه و تصمیمی استراتژیک است. انتخابی که می‌تواند تغییرات مثبت بزرگی در مدیریت مالی کسب‌وکار شما ایجاد کند. در واقع مزایایی همچون دسترسی لحظه‌ای به داده‌ها، کاهش هزینه‌های زیرساخت و افزایش امنیت اطلاعات، مدیران را متقاعد می‌کند که این مسیر ارزش پیمودن دارد. با این حال باید چالش‌های مهاجرت به حسابداری ابری را هم مدنظر داشت. چالش‌هایی که در صورت مدیریت نادرست، می‌تواند در همان مراحل اولیه موجب مشکلاتی مانند انتقال دشوار داده‌ها، ناسازگاری فرآیندهای داخلی یا حتی مقاومت کارکنان در برابر تغییر شود.
در این مقاله به بررسی موانع اصلی مهاجرت از نرم‌افزارهای سنتی به حسابداری ابری می‌پردازیم. همچنین راهکارهایی عملی برای مدیریت این تغییر ارائه می‌کنیم. تا سازمان‌ها بتوانند با اطمینان و کمترین ریسک، به دنیای نوین حسابداری و مدیریت مالی وارد شوند.
تغییر از یک نرم‌افزار قدیمی به یک سیستم ابری، در نگاه اول یک به‌روزرسانی فنی برای استفاده از ابزاری جدید و بهتر به‌نظر می‌رسد. این دیدگاه اشتباه نیست؛ اما فرآیند این تغییر بسیار عمیق‌تر از این مرحله است. به‌طور خلاصه در این تغییر احتمالا شیوه تفکر سازمان درباره داده‌های مالی، ساختار فرآیندها و حتی نقش‌های کارکنان دستخوش تحول می‌شود.
به عنوان مثال نرم‌افزارهای حسابداری ویندوزی، سال‌هاست که در سازمان‌ها مورد استفاده بوده و به همین دلیل کارکنان با روندها و روش کار آن کاملا آشنا هستند. این در حالی است که سیستم‌های حسابداری ابری محیطی پویا، متصل و مبتنی بر همکاری فراهم می‌کنند. سیستمی که اگرچه در اصول مالی و حسابداری با نرم‌افزارهای قدیمی مشابه است؛ اما با منطق قدیمی کارهای دستی یا فرآیندهای ایزوله تفاوت دارد.
از سوی دیگر در بعد فنیِ انتقال نیز چالش‌هایی وجود دارد. انتقال تعداد بسیار زیادی از رکوردهای مالی، داده‌های تاریخی و مستندات حسابداری در محیط‌های مختلف، ممکن است با خطا، از دست رفتن اطلاعات یا عدم سازگاری ساختاری مواجه شود. بنابراین بهخصوص در مورد سازمان‌هایی با سوابق مالی انبوه قبلی، مهاجرت به حسابداری ابری صرفا نصب نرم‌افزار جدید نیست. بلکه یک پروژه تحول دیجیتال تمام‌عیار است؛ که به برنامه‌ریزی دقیق، همراهی مدیریت و آموزش کاربران برای تغییر سیستم فکری و عملیاتی سازمان نیاز دارد. موفقیت در این مسیر نیازمند درک عمیق از زیرساخت داده‌ها، فرآیندهای مالی موجود و آمادگی فرهنگی کارکنان است.
این مشکل در یک سازمان تازه تاسیس پررنگ نیست؛ اما در سازمان‌های بزرگ، اغلب یکی از چالش‌های مهاجرت به حسابداری ابری محسوب می‌شود. بسیاری از این سازمان‌ها در ابتدا تخمین صحیحی از حجم واقعی و تنوع داده‌های خود ندارند. به عنوان مثال اطلاعات مالی ممکن است در قالب‌های مختلف، فایل‌های پراکنده یا حتی در سیستم‌های جانبی، مثل اکسل یا نرم‌افزارهای انبار و حقوق و دستمزد ذخیره شده باشند. چنین تنوعی فرآیند انتقال را پیچیده‌تر می‌کند. در این بخش به بررسی دقیق‌تر این مشکلات پرداخته‌ایم.
داده‌های حسابداری در سازمان‌های سنتی معمولا از منابع مختلفی استخراج می‌شوند. بنابراین ممکن است با فرمت‌های ناسازگار در سیستم جدید وارد شوند. مثلا کدینگ حساب‌ها یا طبقه‌بندی مراکز هزینه در نرم‌افزار قبلی ممکن است با ساختار حسابداری ابری هم‌خوانی نداشته باشد.
خطای انسانی یا ضعف در ابزارهای انتقال، می‌تواند موجب از دست رفتن و یا نقص در مسیر انتقال داده شود. طبیعتا از بین رفتن حتی بخش کوچکی از سوابق تراکنش‌ها یا اسناد مالی هم می‌تواند در سیستم تطبیق اطلاعات و گزارش‌دهی چالش ایجاد کند.
نرم‌افزارهای ابری معمولا از ساختار استانداردتری پیروی می‌کنند. بنابراین اگر داده‌های گذشته با این استانداردها مطابقت نداشته باشند؛ باید پیش از انتقال، پالایش و استانداردسازی شوند. این فرآیند معمولا سخت، زمان‌بر و البته ضروری است.
داده‌های مالی سازمان از حساس‌ترین دارایی‌های اطلاعاتی هستند. اگر مهاجرت به حسابداری ابری بدون کنترل‌های امنیتی مناسب انجام شود؛ احتمال نشت اطلاعات یا دسترسی غیرمجاز وجود دارد. این موضوع مخصوصا در سازمان‌های بدون سیاست امنیت داده مدون خطرناک است.
در زمینه امنیت سرویس‌های حسابداری ابری، مطالعه مقاله چگونه داده‌های مالی در فضای ابری محافظت می‌شوند؟ را توصیه می‌کنیم.
در بسیاری از کسب‌وکارهای قدیمی داده‌های مالی به‌درستی مستندسازی نشده‌اند. در نتیجه هنگام مهاجرت مشخص نیست که چه داده‌هایی باید منتقل شوند و چه مواردی باید آرشیو یا حذف گردند.
یکی از پیچیدگی‌ها و چالش‌های مهاجرت به حسابداری ابری، ناسازگاری میان فرآیندهای سنتی سازمان و الگوی کاری متناسب با نرم‌افزار جدید است. وقتی کاری مثل فرآیندهای مالی، در طول سال‌ها بر اساس محدودیت‌ها یا قابلیت‌های نرم‌افزار قبلی طراحی شده است؛ تغییر آن در زمان کوتاه سخت است. در واقع این فرآیندها به مرور زمان به بخشی از عادات سازمانی تبدیل شده‌اند.
به عنوان مثال در نرم‌افزارهای قدیمی، ثبت و بستن حساب‌ها اغلب به‌صورت دستی و مرحله‌به‌مرحله انجام می‌شود. در حالی که در حسابداری ابری این فرآیندها می‌توانند خودکار و لحظه‌ای باشند.
همچنین در برخی سازمان‌ها گزارش‌های مالی به‌صورت آفلاین تهیه می‌شوند. در حالی که محیط ابری، گزارش‌دهی بلادرنگ (Real-time) را امکان‌پذیر می‌کند.
البته هیچ‌یک از اینها مشکل‌زا نیست. مسئله آنجایی شکل می‌گیرد که برخی مدیران به‌جای همگام شدن با حسابداری ابری، تلاش می‌کنند این فناوری نوین را با فرآیندهای قدیمی خود تطبیق داده و محدود کنند. این رویکرد باعث می‌شود مزایای واقعی حسابداری ابری، مثل اتوماسیون، یکپارچگی داده‌ها و چابکی در تصمیم‌گیری از بین برود. در واقع سازمان ظاهرا سیستم جدیدی دارد؛ اما هنوز به همان شیوه قدیمی کار می‌کند.
پروژه‌های تحول دیجیتال در کنار چالش‌های فنی، با چالش‌هایی مهم در زمینه منابع انسانی نیز روبه‌رو هستند. مهم‌ترین چالش در این زمینه هم مقاومت کارکنان در برابر تغییر است.
تغییراتی مثل مهاجرت به حسابداری ابری، برای بسیاری از کارکنان به‌صورت آگاهانه یا ناآگاهانه، تهدیدی برای امنیت شغلی، روتین کاری و ارزشمندی تسلط آنها به ابزار فعلی محسوب می‌شود. در چنین شرایطی مقاومت در برابر تغییر امری طبیعی و اجتناب‌ناپذیر است.
مقاومت کارکنان در برابر تغییر معمولا به شکل‌های زیر بروز می‌کند:
البته توجه داشته باشید که این مقاومت لزوما به معنای مخالف نیست. بلکه چنین رفتارهایی معمولا به دلیل عدم آگاهی و ترس از ناشناخته‌هاست. به زبان ساده اگر کارکنان ضرورت، چرایی و مزایای تغییر (حتی برای خودشان) را درک نکنند؛ به آن صرفا به عنوان یک دستور تحمیلی نگاه می‌کنند.
سازمان‌هایی که بعد انسانی تغییر را جدی می‌گیرند؛ معمولا در مسیر مهاجرت به فناوری‌های نو، با موانع بسیار کمتری روبه‌رو می‌شوند.
هزینه استفاده از حسابداری ابری در مقایسه با نرم‌افزارهای قدیمی به‌صرفه‌تر است. با این وجود در ابتدای راه‌اندازی حسابداری ابری، باید به موضوع هزینه‌های پنهان نیز توجه ویژه‌ای داشت. در واقع یکی از چالش‌های مهاجرت به حسابداری ابری هزینه‌های پنهان اولیه آن برای سازمان است. هزینه‌هایی که اگر از ابتدا شناسایی و مدیریت نشوند؛ می‌توانند پروژه را از نظر مالی و زمانی با شکست مواجه کنند.
در ادامه مهم‌ترین نمونه‌های این هزینه‌های پنهان را مرور می‌کنیم:
وقتی ابزارهای انجام کاری تغییر می‌کند؛ حتی در صورت وجود آموزش مناسب، همچنان تا مدتی بهره‌وری پایین‌تر خواهد بود. البته این وضعیت معمولا زمان زیادی طول نمی‌کشد. با این حال بهخصوص در سازمان‌های بزرگ، می‌تواند روی خروجی تیم مالی تاثیرگذار باشد.
پیش از این اشاره شد که داده‌های قبلی را باید پاک‌سازی و ساختاردهی مجدد نمود. اگر این مرحله به درستی انجام نشود؛ می‌تواند هزینه‌هایی ایجاد کند. همچنین انجام صحیح این مرحله برای بسیاری از کسب‌وکارها، بهخصوص کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، نیازمند استفاده از مشاور یا نیروی متخصص بیرونی است. موضوعی که می‌تواند هزینه خاص خود را داشته باشد.
در بسیاری از سازمان‌ها برای اطمینان از صحت داده‌ها، مدتی هر دو سیستم (قدیمی و جدید) به‌صورت موازی کار می‌کنند. این دوره گذار موجب افزایش موقت هزینه‌های پشتیبانی، نگهداری و حتی نیروی انسانی می‌شود.
هر پروژه تحول دیجیتال، بخشی از انرژی سازمان را صرف مدیریت تنش‌ها، جلسات هماهنگی و حل اختلافات بین تیم‌ها می‌کند. این هزینه نامشهود اما واقعی است؛ و در ارزیابی کلی نباید نادیده گرفته شود.
مطرح کردن این موارد با هدف درک این مسئله بود که هزینه‌های مهاجرت به حسابداری ابری را فراتر از قیمت سرویس و خدمات فنی در نظر بگیرید. شناسایی این هزینه‌های پنهان پیش از ورود به این مسیر، موجب اطمینان و پایداری بیشتر در استقرار حسابداری ابری می‌شود.
وجود یک نقشه راه با گام‌های مشخص و شفاف، ضامن عبور موفقیت‌آمیز سازمان شما از این مسیر است. در این بخش یک مدل شش مرحله‌ای را به عنوان چارچوب مهاجرت از حسابداری سنتی به حسابداری ابری پیشنهاد داده‌ایم.
راهکارهای عبور از چالش‌های مهاجرت به حسابداری ابری
شناخت دقیق از وضعیت موجود، اولین گام در موفقیت است. اینکه در حال حاضر از چه نرم‌افزارهایی استفاده می‌شود؛ داده‌ها در چه قالبی و چگونه ذخیره می‌شود؛ و چه فرآیندهایی باید حفظ یا اصلاح شود؛ پایه‌ای مناسب برای تصمیم‌گیری دقیق‌تر و شناسایی ریسک‌های مسیر است.
انتخاب سرویس ابری مناسب نباید تنها بر اساس قیمت یا ظاهر رابط کاربری آن انجام شود. مواردی مانند امنیت داده‌ها، امکان یکپارچگی با سیستم‌های دیگر، مقیاس‌پذیر بودن و انطباق با قوانین و مقررات مالی و اداری ایران، از دیگر موارد مورد توجه است. این مرحله از این نظر مهم است که یک انتخاب نادرست می‌تواند موجب شکست کل پروژه شود.
در این گام داده‌های مالی باید پاک‌سازی، استانداردسازی، دسته‌بندی و آماده انتقال شوند. توصیه می‌شود پیش از انتقال نهایی، نمونه‌ای از داده‌ها به صورت آزمایشی منتقل و صحت آن بررسی شود. این کار احتمال خطا را در انتقال نهایی به حداقل می‌رساند.
حسابداری ابری می‌تواند در تغییر شیوه انجام امور مالی به شما کمک کند. در این گام می‌توانید فرآیندهای قدیمی و ناسازگار با حسابداری ابری را بهبود دهید. هدف از این مرحله آماده کردن سازمان برای استفاده از امکانات و مزایای حسابداری ابری، مانند اتوماسیون و گزارش‌دهی بلادرنگ است.
آموزش را به شکل فرآیندی مستمر نگاه کنید. البته در شروع مسیر مهاجرت به حسابداری ابری، قاعدتا باید برنامه‌های جدی‌تری مثل برگزاری کارگاه‌های آموزشی، پشتیبانی از کارکنان، پاسخ‌گویی به سوالات و ارتباط موثر با آنها را در برنامه داشته باشید.
در سازمان‌های متوسط و بزرگ، به‌جای مهاجرت ناگهانی، سیستم ابری را به‌صورت مرحله‌ای و در بخش‌های محدودتر سازمان اجرا کنید. در هر مرحله عملکرد، دقت داده‌ها و رضایت کاربران را ارزیابی کنید. سپس دامنه استفاده را به مرور به کل سازمان گسترش دهید. این روش ریسک‌های احتمالی را کاهش می‌دهد؛ و فرصتی برای یادگیری سازمانی ایجاد می‌کند.
اگر سازمان شما نیز در فکر مهاجرت به حسابداری ابری است؛ پیشنهاد می‌کنیم پیش از هر اقدامی با ما مشورت کنید. مشاوره تخصصی و مشاهده نسخه دموی نرم‌افزار حسابداری ابری ما به شما کمک می‌کند تا مسیر مهاجرت را با اطمینان، آگاهی و حداقل ریسک آغاز کنید.
آنچه در این مقاله میخوانید
سوالی دارید از ما بپرسید
تلفن: ۸۴۳۶۳۰۰۰-۰۲۱
خیابان خالد اسلامبولی (وزرا) خیابان هجدهم شماره ۳۰
خیابان ولیعصر نرسیده به توانیر خیابان لنکران شماره ۵
۰۲۱−۸۴۳۶۳۰۰۰
info[@]rayvarz.com
