هر سازمانی در مرحله‌ای از عمر خود، به نقطه‌ای می‌رسد که افزایش حجم اطلاعات، مکاتبات و کارهای تکراری، موجب از کنترل خارج شدن امور می‌شود. گم شدن نامه‌ها در مسیر تایید، جابه‌جایی فرم‌های چاپی بین واحدهای مختلف، صرف زمان برای دریافت امضای تایید، بایگانی و پیگیری‌های مختلف، همگی می‌توانند وقت زیادی از افراد سازمان بگیرد؛ در حالی که ارزش افزوده‌ای نیز به نتیجه نهایی کار اضافه نمی‌کنند.
در این میان استفاده از ابزارهای مدرن و متکی بر دنیای دیجیتال راه حل نهایی بسیاری از مسائل سازمانی است. ابزارهای اتوماسیون اداری نیز به عنوان ملموس‌ترین و موثرترین گام در به‌کارگیری این ابزارهای مدرن، از اولین راهکارهای قابل استفاده است. سیستمی که بسیاری از کارهای تکراری و زمان‌بر را به دوش فناوری می‌سپارد؛ تا نیروی انسانی بر فعالیت‌های مهم‌تر تمرکز کند.
بسیاری از افراد اتوماسیون اداری را ابزاری برای ثبت و ارجاع نامه‌ها می‌دانند. اگرچه این ویژگی بسیار مهم بوده و موجب شفافیت و سرعت در ارتباطات داخلی می‌شود؛ اما تنها نیمی از امکاناتی است که چنین سیستم‌هایی در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد. نیم دیگر ماجرا، جایگزینی تصمیم‌گیری با داده‌های واقعی به جای حدس و گمان است. بنابراین می‌توان گفت اتوماسیون اداری، حتی عاملی برای تغییر روش انجام کارها و بهبود فرهنگ سازمانی است.
در این مقاله با مفهوم اتوماسیون اداری، تحولات حاصل از آن و روش پیاده‌سازی صحیح آن صحبت می‌کنیم. اگر شما هم در جست‌وجوی راهی برای بهبود بهره‌وری سازمان خود و رهایی از آشفتگی اداری هستید؛ این راهنما نقطه شروع درستی است.
در نگاه اول اتوماسیون اداری یک نرم‌افزار است؛ که سیستم ثبت نامه‌ها، بایگانی اسناد و ارسال ارجاعات را ممکن می‌کند. ولی مهم است که بدانید نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری بر اساس یک رویکرد مدیریتی مشخص طراحی شده‌اند. رویکردی که جریان حرکت اطلاعات را درون سازمان‌ها بازطراحی می‌کنند.
رویکرد اتوماسیون اداری در پی این است که کارهای تکراری، زمان‌بر و وابسته به کاغذ را تا حد ممکن به شکل خودکار و در یک فضای دیجیتال انجام دهد. این کار از طریق تبدیل داده‌های کاغذی به اطلاعات دیجیتال و تعریف گردش‌کارهای هوشمند انجام می‌شود. شفافیت، سرعت و قابلیت پیگیری نیز مهم‌ترین مزایای این رویکرد است.
گاهی سیستم اتوماسیون اداری با سایر نرم‌افزارها و سیستم‌های سازمانی اشتباه گرفته می‌شود. در حالی که این سیستم معمولا نقطه اتصال سیستم‌های دیگر به یکدیگر است. از این نظر اتوماسیون اداری مسئول مدیریت جریان کار اداری بین انسان‌ها، واحدها و مدیران تصمیم‌گیرنده است. کارهایی که در گذشته به صورت فیزیکی و کاغذی انجام می‌شد؛ امروزه به صورت دیجیتال انجام می‌شود.
بنابراین اتوماسیون اداری بستری برای نظم‌بخشی و شفافیت در سازمان است. وقتی بدانید هر درخواست در چه مرحله‌ای است؛ توسط چه کسانی بررسی شده؛ نتیجه آن چه بوده و…، پیگیری کارهای اداری فراتر از پرس‌وجو کردن خواهد بود؛ و بسیاری از مواقع با بررسی داشبورد سیستم به نتیجه دلخواه می‌رسید.
در دل اتوماسیون اداری، مجموعه به هم پیوسته‌ای از اجزا و ماژول‌ها وجود دارد. مجموعه‌ای که در همکاری با هم، جریان یکپارچه اطلاعات را در سازمان ایجاد می‌کنند. هر جز از این سیستم می‌تواند انجام امور را در بخشی از سازمان نرم‌تر و کارآمدتر کند.
در ادامه با مهم‌ترین اجزای اتوماسیون اداری آشنا می‌شویم:
یکی از ویژگی‌های متداول سیستم‌های اتوماسیون اداری، مدیریت اسناد است. این ویژگی مسئول مدیریت انبوهی از اسناد مختلف و مرتب کردن آنها بر اساس نوع، موضوع، تاریخ یا ارتباط سازمانی است. در واقع این ویژگی امکان تهیه یک بایگانی آنلاین و منظم از اسناد سازمانی را فراهم می‌کند. نکته متداول دیگر درباره مدیریت اسناد در اتوماسیون اداری، قابلیت تعریف سطح دسترسی به اسناد است؛ تا هر فردی تنها به بخشی از اسناد مرتبط دسترسی داشته باشد.
در مجموع در رویکرد اتوماسیون اداری، مدیریت اسناد ابزاری مهم برای رهایی از آشفتگی میان انبوهی از داده‌های به‌هم ریخته است.
هسته مرکزی سیستم‌های اتوماسیون اداری همین بخش است. در این بخش ارتباطات سازمانی در بستر دیجیتال شکل می‌گیرد. به‌صورت اولیه امکان ارسال پیام‌های شخصی و گروهی، ارجاع موارد مختلف، پاسخ‌گویی به پیام‌ها، اطلاع‌رسانی به افراد دیگر و موارد مشابه، در این ویژگی ارائه شده است. همین ویژگی ساده امکان مدیریت گردش مکاتبات و ارجاعات و به نوعی مسیر انجام کارها در سازمان را نظم بخشیده و به دلیل دیجیتالی شدن سرعت می‌دهد. همچنین حفظ آرشیوی از این مکاتبات، مزیت دیگری است که پیگیری امور را ساده‌تر می‌کند.
در برخی سیستم‌ها این بخش شامل تهیه قالب‌هایی برای گردش کارهای مشخص نیز می‌شود. به عنوان مثال مسیر حرکت یک نامه، فرم یا درخواست، افرادی که باید نظر داده یا رد و تایید کنند و… از پیش تعریف می‌شود.
برخی سرویس‌های اتوماسیون اداری امکان طراحی فرم‌ها و فرآیندهای ساده را نیز مهیا می‌کنند. فرم‌هایی مثل درخواست خرید، مرخصی، تدارکات، ماموریت و…، مثال‌هایی از این موارد است. نکته ویژه این است که در این سرویس‌ها معمولا امکان طراحی فرم‌ها بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی وجود دارد.
طراحی فرآیند نیز می‌تواند بخش دیگری از سرویس ارائه شده در یک سیستم اتوماسیون اداری باشد. با این حال معمولا برای طراحی فرآیندهای پیچیده و پرجزئیات، بهتر است به سراغ سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) رفت. این سیستم‌ها معمولا قابلیت یکپارچه شدن با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری را دارند.
یک سیستم اتوماسیون اداری کامل می‌تواند با ارائه گزارش‌های مبتنی بر داده، مسیر تصمیم‌گیری و مدیریت امور را برای مدیران سازمان ساده‌تر کند. مواردی مثل بررسی تعداد مکاتبات، میانگین زمان تایید یک درخواست، تاخیرهای رخ داده در هر واحد و… در چنین سیستمی قابل بررسی و علت‌یابی است.
یکی از عوامل مهم موفقیت کسب‌وکارها در دنیای امروز، توانایی تصمیم‌گیری سریع، هماهنگی درون‌سازمانی و ایجاد شفافیت اطلاعاتی است. اتوماسیون اداری در این رقابت می‌تواند با حذف کاغذبازی و ابهام در مسیر انجام امور، به هرچه چابک‌تر بودن سازمان کمک کند.
در ادامه مزایای اتوماسیون اداری در این زمینه را مرور می‌کنیم.
اتوماسیون اداری از اتلاف وقت جلوگیری می‌کند. در واقع این سیستم با ویژگی‌هایی مثل ارسال خودکار اعلان‌ها و تعریف گردش کارهای مشخص، به انجام کارها با ریتمی قابل پیش‌بینی، با کمترین وقفه و سریع‌تر از حالت کاغذی کمک می‌کند. به زبان ساده این سیستم کمک می‌کند تا یک درخواست ساده در مسیر ارجاع و امضا و… کمتر متوقف شود.
با وجود اتوماسیون اداری می‌توانید مصرف کاغذ، تجهیزات چاپ و جابه‌جایی‌های فیزیکی درون‌سازمانی را به حداقل برسانید. هزینه این موارد اگرچه احتمالا در دوره‌های کوتاه ماهانه چشم‌گیر نباشد؛ اما در بلندمدت می‌تواند رقم قابل توجهی شود. از سویی حذف این کارهای تکراری و سرعت بیشتر سرویس‌های دیجیتال، کمک می‌کند تا منابع انسانی وقت کمتری را صرف کارهای با ارزش افزوده کم کنند.
ثبت دقیق روند انجام یک کار، تاریخ‌ها، افراد مسئول و…، در نهایت موجب افزایش شفافیت می‌شود. بنابراین همه افراد می‌دانند که کارها دقیقا در چه مرحله‌ای قرار دارد. حذف دوباره‌کاری و بهبود پاسخ‌گویی در سطوح مختلف سازمان، نتیجه این مزیت است.
اتوماسیون اداری ابزاری عالی برای بهبود ارتباط واحدهای سازمانی با یکدیگر است. این ابزار ارتباط بین واحدها را با ویژگی‌های اصلی خود مثل سیستم ارسال و پیگیری پیام و گردش‌کارهای مشخص بهبود می‌دهد. نتیجه این ارتباط هماهنگی بیشتر واحدهای سازمانی با هم و کاهش اختلاف دیدگاه، تاخیر یا اشتباه در انتقال پیام است.
امروزه روش‌هایی مثل دورکاری یا کار هیبریدی (ترکیبی از دورکاری و کار حضوری) در سازمان‌های بزرگ بسیار متداول و مورد استفاده است. در چنین سیستمی نیز وجود یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری کامل مانند یک حلقه اتصال میان افراد با فاصله جغرافیایی زیاد کار می‌کند. در واقع اغلب سیستم‌های اتوماسیون مدرن، امروزه به شکل آنلاین نیز در دسترس هستند؛ بنابراین تنها اتصال به اینترنت می‌تواند امکان استفاده از آن را برای همه افراد سازمان در هر جایی فراهم کند.
اتوماسیون اداری می‌تواند با ایجاد شفافیت و نظم در کارها و واقعی کردن ارزیابی‌های عملکرد، اثر مثبتی بر فرهنگ سازمانی داشته باشد. به عبارتی وجود چنین سیستمی این اعتماد را در کارکنان ایجاد می‌کند که کار درست می‌تواند پاداشی واقعی داشته باشد.
اتوماسیون اداری می‌تواند اولین قدم در ایجاد تحول دیجیتال در کسب‌وکار شما باشد. با این حال هر سیستمی در مسیر پیاده‌سازی با چالش‌هایی روبه‌رو است. چالش‌هایی که اگر به درستی مدیریت نشوند؛ می‌توانند اثربخشی اتوماسیون اداری را کاهش داده و مزایای آن را کمرنگ کنند.
در این بخش چالش‌های متداول پیش روی پیاده‌سازی اتوماسیون اداری را مرور می‌کنیم.
معمولا اولین مانع در پیاده‌سازی هر سیستم دیجیتالی در سازمان‌ها، منابع انسانی هستند. در واقع اگر بتوانید از این چالش به سلامت عبور کنید؛ عبور از سایر چالش‌ها پیچیدگی بسیار کمتری خواهد داشت. به‌طور کلی کارکنان سازمان شما به دلایلی مثل پیچیدگی‌های سیستم جدید، عادت کردن به روش‌های قبلی، ترس از دست دادن مزیت فردی و… ممکن است در پذیرش سیستمی مثل اتوماسیون اداری مقاومت نشان دهند.
بر همین اساس داشتن تدبیر مناسب و در نظر گرفتن راهکارهایی مثل آموزش، ارتباط شفاف و ایجاد درک مشترک از دغدغه‌های مدیران و کارکنان سازمان، می‌تواند به کاهش این مقاومت کمک کند.
اتوماسیون اداری یک نرم‌افزار است. این نرم‌افزار صرفا می‌تواند امور اداری و کاغذی شما را دیجیتال کند. بنابراین اگر فرآیندهای کاری شما روی کاغذ مشکل داشته باشد؛ این سیستم تنها می‌تواند فرآیند مشکل‌دار سنتی را دیجیتال کند. بنابراین وجود نرم‌افزار به‌خودی خود به حل مشکلات کمک نمی‌کند. در نتیجه باید در کنار استفاده از نرم‌افزار، به بهبود روابط اداری، فرآیندها و گلوگاه‌های ایجاد مشکل نیز بپردازید.
یکپارچه‌سازی داده‌های تولید شده در سیستم‌های نرم‌افزاری مختلف (مثل CRM و ERP) با سیستم اتوماسیون اداری دغدغه بسیار مهمی برای سازمان‌ها است. بنابراین اتوماسیون اداری باید بتواند با سایر سیستم‌ها سازمانی به شکلی صحیح و کامل تبادل داده کند. چراکه اگر کار تبادل داده همچنان به شکل دستی انجام شود؛ به نوعی چرخه ناکارآمدی تکرار شده است. بنابراین در انتخاب سیستم‌های اتوماسیون توجه به قابلیت اتصال برای ایجاد جریان بی‌وقفه اطلاعات بسیار ضروری است.
پیاده‌سازی اتوماسیون اداری یک پروژه موقت نیست. البته پیاده‌سازی فنی آن زمان زیادی از سازمان شما صرف نمی‌کند. با این حال ترویج و تنظیم روش استفاده از آن در سازمان، فرآیندی تدریجی و تقریبا دائمی است؛ که معمولا نیازمند انجام دائمی مراحل بهبود، بازبینی و توسعه است. بنابراین سازمان‌های دارای برنامه بلندمدت در استفاده از این ابزارها، بسیار بیشتر از مزایای آن بهره‌مند می‌شوند.
اتوماسیون اداری معمولا نخستین گام در ایجاد تحول دیجیتال است. با این حال ایجاد تحول در این مسیر تنها با نصب نرم‌افزار ممکن نیست. در واقع یک پیاده‌سازی کامل و موفق در این زمینه، نیازمند داشتن درکی صحیح از فرآیندها و همچنین جلب مشارکت کارکنان و ایجاد تعهد در مدیران است.
بنابراین در ابتدای این مسیر در کنار انتخاب سیستم اتوماسیون اداری مناسب، باید بتوانید هدفی درست داشته باشید؛ فرآیندها را مستندسازی کنید؛ کارکنان را در مسیر تغییر همراه کنید؛ در مقیاس کوچک آغاز کنید؛ و آینده‌نگر باشید.
اتوماسیون اداری سازمان شما را هوشمندتر نمی‌کند؛ بلکه فرصت می‌دهد تا شما هوشمندانه‌تر عمل کنید.
آنچه در این مقاله میخوانید
سوالی دارید از ما بپرسید
تلفن: ۸۴۳۶۳۰۰۰-۰۲۱
خیابان خالد اسلامبولی (وزرا) خیابان هجدهم شماره ۳۰
خیابان ولیعصر نرسیده به توانیر خیابان لنکران شماره ۵
۰۲۱−۸۴۳۶۳۰۰۰
info[@]rayvarz.com
