انتخاب صحیح و خرید نرم افزار اتوماسیون اداری که در عمل نیازهای سازمان شما را پوشش دهد؛ تنها با مقایسه فهرستی از ویژگی‌های آن محصول امکان‌پذیر نیست. فراموش نکنید که خرید نرم افزارهای سازمانی فراتر از یک محصول، انتخاب یک راهکار است. راهکاری که به عنوان مثال باید به کارمندان کمک کند تا فرآیند انجام کاری را ساده کرده، هزینه‌ای را کنترل کرده یا ریسک‌هایی را کاهش دهند. بر این اساس انتخاب یک سیستم اتوماسیون اداری بهینه، باید فراتر از بررسی ویژگی‌های استاندارد، بر اساس تجربه واقعی و قابلیت اجرایی آن محصول باشد.
در این مقاله بررسی می‌کنیم که چه سوالاتی را از ارائه‌کننده محصول بپرسید؛ چگونه نیازهای واقعی سازمان خود را مشخص کنید؛ چطور معیارهای مشخصی را بر اساس این نیازها تعیین کنید؛ و در نهایت چطور یک نرم افزاری مناسب را برای سازمان خود انتخاب کنید.
همین‌طور اگر فرصت مطالعه عمیق این مقاله را ندارید؛ به چک‌لیست خلاصه ارائه شده در انتهای مقاله مراجعه کنید. این چک لیست منبع خوبی برای پرسیدن سوالات ضروری در جلسه دمو محصول است.
پیش از بررسی ویژگی‌ها و قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری باید به سراغ سوالات مهم‌تری بروید. اینکه این نرم افزار قرار است توسط چه کسانی استفاده شده و باید چه مسائلی را حل کند. به عبارت دیگر قبل از انتخاب محصول، نیاز دقیق سازمان خود را مشخص کنید. همچنین در این نیازسنجی فرهنگ کاری سازمان را در نظر داشته باشید.
تجربه نشان داده که معمولا خریداران نرم افزار اتوماسیون اداری در یکی از الگوهای رایج (پرسونا) زیر قرار می‌گیرند. البته معمولا سازمان شما دقیقا در یک پرسونای کاملا مشابه نیست؛ با این حال بررسی موارد زیر می‌تواند در درک شرایط واقعی سازمان به شما کمک کند.
نیاز محوری این سازمان‌ها مواردی مثل کنترل، انطباق، بایگانی مطمئن و ردیابی مکاتبات است.
ویژگی‌های نرم افزاری مورد توجه در این زمینه نیز سطح دسترسی دقیق، گزارش‌های حسابرسی، پشتیبانی از امضای دیجیتال و فرآیندهای چندمرحله‌ای است.
بنابراین اگر شما چنین سازمانی هستید باید هنگام خرید نرم افزار اتوماسیون اداری مطمئن شوید که این سیستم می‌تواند فرآیندها را بدون نیاز به کدنویسی جدید و در چارچوب سیاست‌های رسمی پیاده کند.
نیاز محوری این سازمان‌ها مواردی مثل افزایش بهره‌وری، کاهش وابستگی به کاغذ و هماهنگی بین تیم‌ها است.
بر همین اساس ویژگی‌های نرم افزاری مورد توجه آنها مواردی مثل رابط کاربری ساده، استقرار سریع و یکپارچگی با ابزارهای موجود خواهد بود.
اگر شما مسئول انتخاب اتوماسیون اداری برای چنین سازمانی هستید؛ باید مطمئن شوید که تیم‌تان واقعا از سیستم استفاده کرده و آن را بعد از چند هفته کنار نمی‌گذارد.
در چنین سازمان‌هایی مواردی مثل همکاری آنلاین، دسترسی امن از راه دور و اتصال به سامانه‌های دیگر (ERP، CRM، سامانه ارسال پیام) به عنوان نیازهای محوری مورد توجه است.
نتیجه این نیازها در قالب ویژگی‌های نرم افزاری همچون API باز، معماری ابری، نسخه موبایل و موارد مشابه خودنمایی می‌کند.
اگر به دنبال خرید اتوماسیون اداری برای چنین سازمانی هستید؛ باید مطمئن شوید که سیستم انتخابی انعطاف کافی برای ادامه کار در صورت تغییر سایر ابزارهای فعلی را دارد.
در نهایت شناخت دقیق ویژگی‌های هر سازمان باعث می‌شود هنگام بررسی نرم افزارها، از وسوسه «بیشترین امکانات با کمترین قیمت» فاصله بگیرید؛ و به تناسب محصول با فرهنگ سازمان و کاربردی بودن آن بیشتر فکر کنید.
نه فقط در مورد خرید نرم افزار اتوماسیون اداری، بلکه در مورد اغلب سیستم‌های سازمانی، انتخاب محصول بر اساس احساس، پیشنهاد همکاران یا ظاهر رابط کاربری، از بزرگ‌ترین و البته متداول‌ترین اشتباهات خریداران است. این در حالی است که یک خرید خوب، بر اساس تصمیمی داده‌محور ایجاد می‌شود. به این معنا که انتخاب شما باید بر اساس اولویت‌های واقعی و قابل اندازه‌گیری سازمان‌تان باشد.
خرید نرم افزار اتوماسیون اداری بر اساس امتیازدهی به معیارها
یکی از روش‌های خوب انجام این کار، طراحی ماتریس نیازها است. ابزاری ساده اما موثر که کمک می‌کند تا نیازها و خواسته‌ها را به عدد بیان کرده و میان آنها تعادل ایجاد کنید.
در ادامه روش گام به گام طراحی ماتریس نیازها را مرور می‌کنیم.
در جدول زیر شش معیار کلیدی مطرح شده که معمولا در تمام سازمان‌ها اهمیت دارند. البته میزان اهمیت آنها از سازمانی به سازمان دیگر می‌تواند متفاوت باشد. بنابراین می‌توانید وزن پیشنهادی به هر معیار را با توجه به شرایط سازمان خود تغییر دهید.
| معیار | توضیح کوتاه | وزن (%) |
|---|---|---|
| امنیت و انطباق | نحوه کنترل دسترسی، رمزنگاری، ثبت لاگ و انطباق با سیاست‌های سازمان | 20 |
| یکپارچگی با سایر سیستم‌ها | امکان اتصال به ایمیل، حسابداری، HR، CRM و دیگر ابزارهای روزمره | 15 |
| تجربه کاربری و موبایل | سهولت استفاده، نسخه موبایل و پذیرش کاربران | 15 |
| گزارش‌گیری و داشبورد | توانایی تولید گزارش‌های مدیریتی و شاخص‌های عملکرد | 15 |
| هزینه کل مالکیت | مجموع هزینه‌های لایسنس، استقرار، پشتیبانی و آموزش در بازه سه‌ساله | 20 |
| پشتیبانی و تداوم سرویس | کیفیت پاسخ‌گویی و برنامه توسعه نرم افزار | 15 |
در گام دوم به هر نرم افزار، در هریک از معیارهای مشخص شده، امتیازی بین ۰ (بسیار ضعیف) تا ۵ (عالی) دهید. این امتیاز میزان کیفیت نرم افزار را در آن معیار مشخص می‌کند. سپس امتیاز هر معیار را در وزن مربوط به آن ضرب کنید. در پایان اعداد به دست آماده را جمع کرده تا امتیاز نهایی نرم افزار مدنظر مشخص شود.
مثال:
عدد به دست آمده در گام قبلی می‌تواند در تصمیم اولیه شما موثر باشد. با این حال این اعداد به تنهایی انتخاب نهایی را مشخص نمی‌کنند. به عنوان مثال اگر نمره امنیت و پشتیبانی بیش از حد پایین باشد؛ هیچ نمره بالایی در بخش‌های دیگر مثل طراحی رابط کاربری یا هزینه مالکیت، نمی‌تواند آن را جبران کند.
از سویی تجربه ثابت کرده که سیستم‌هایی با امتیاز متوازن در بخش‌های مختلف معمولا گزینه‌های قابل اعتمادتری هستند.
دغدغه‌ها، نیازها و نگرانی‌های تیم‌های مختلف یک سازمان در مورد نرم افزار اتوماسیون اداری معمولا متفاوت است. بنابراین برگزاری یک جلسه مشترک میان مدیران تیم‌هایی مثل فناوری اطلاعات، اداری، مالی، منابع انسانی و…، برای اخذ یک تصمیم تیمی می‌تواند مفید باشد. در واقع نتیجه چنین جلسه‌ای تصمیمی مشترک و قابل دفاع خواهد بود.
قبلا در مقاله «اتوماسیون اداری چیست؟» با جزئیات کافی درباره ویژگی‌های این محصولات صحبت کرده‌ایم. با این حال می‌خواهیم در این مقاله هم به‌طور خلاصه مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزار اتوماسیون اداری را مرور کنیم. اما پیش از ورود به این لیست، فراموش نکنید که مهم‌تر از وجود یک ویژگی یا قابلیت در نرم افزار، نحوه عملکرد آن است. بر همین اساس در معرفی هر ویژگی به مرور سوالاتی می‌پردازیم که هنگام خرید نرم افزار اتوماسیون اداری می‌توانید از ارائه‌دهنده بپرسید.
اغلب سیستم‌های اتوماسیون اداری از این ویژگی پشتیبانی می‌کنند. با این حال یک سیستم طراحی فرآیند خوب نیازمند جزئیات کافی است. بنابراین اگر به این ویژگی نیاز دارید؛ پرسیدن سوالات زیر را در نظر داشته باشید.
در بسیاری از سازمان‌ها اتوماسیون اداری تنها سیستم مورد استفاده نیست. در واقع یک سازمان به مجموعه‌ای از سیستم‌ها نیاز دارد؛ و در این شرایط امکان اتصال و تبادل داده میان این سیستم‌ها اهمیت بالایی پیدا می‌کند. در مورد این ویژگی هم پرسیدن سوالات زیر را در نظر داشته باشید.
مهم‌ترین ویژگی اتوماسیون اداری یعنی مدیریت اسناد و بایگانی را فراموش نکنید. این ویژگی فراتر از ابزاری برای ثبت و ذخیره اسناد، باید کنترل‌کننده جریان اسناد باشد. پرسش‌های مهم در مورد این ویژگی شامل موارد زیر است.
امنیت اگرچه در ظاهر یک ویژگی کاربردی نیست؛ اما ضعف در این ویژگی می‌تواند حتی خرید بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را منتفی کند. امنیت فقط رمز عبور قوی نیست؛ بلکه ترکیبی از سطح دسترسی، ردیابی و انطباق با سیاست‌های سازمانی است. بنابراین در این زمینه با پرسیدن سوالات زیر به دنبال پاسخ مطلوب باشید.
بهترین نرم افزارها هم اگر قابلیت استفاده ساده و راحت توسط کاربران را نداشته باشند؛ بی‌ارزش می‌شوند. بنابراین مهم است که نرم افزار اتوماسیون اداری انتخاب شده بتواند ویژگی‌هایش را در قالب یک رابط کاربری قابل درک و ساده ارائه دهد. پرسیدن سوالات زیر در این زمینه می‌تواند راهگشا باشد.
فراموش نکنید که پذیرش سیستم از سمت کاربران، تعیین‌کننده موفقیت چنین پروژه‌ای است. تجربه نیز ثابت کرده که سیستم‌های ساده‌تر با کارایی متوسط معمولا موفق‌تر از نرم افزارهای کامل اما با کاربری پیچیده هستند.
احتمالا تا اینجای مقاله به انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری مدنظر خود بسیار نزدیک شده‌اید. با این حال انتخاب نرم افزار نیمی از مسیر موفقیت استقرار اتوماسیون اداری در یک سازمان است. بنابراین پس از این شما وارد چالش پیاده‌سازی و پذیرش واقعی آن در سازمان خواهید شد. چالشی که معمولا از گام اول پیچیده است. چراکه این پروژه‌ها معمولا با شور و شوق بالا شروع شده و بعد از مدتی رها می‌شوند. این مسئله نیز اغلب ناشی از بی‌توجهی به طراحی فرآیند مناسب برای پیاده‌سازی سیستم در سازمان است.
آشنایی با سناریوهای پیاده‌سازی و ریسک‌های واقعی نرم افزار اتوماسیون اداری
در ادامه سه رویکرد متداول برای پیاده‌سازی نرم افزارهای سازمانی را بررسی می‌کنیم. هریک از این مدل‌ها برای سازمان مشخصی مناسب هستند. بنابراین می‌توانید با توجه به وضعیت سازمان خود، یکی از گزینه‌های مناسب یا نسخه‌ای ترکیبی را انتخاب کنید.
نکته کلیدی در این رویکرد، اجرای نرم افزار در یکی از واحدهای مستعد به صورت نمونه و توسعه تدریجی آن به سایر واحدها است.
مزایایی مثل هزینه و ریسک پایین‌تر، یادگیری تدریجی سازمان و امکان اصلاح تنظیمات پیش از گسترش کامل سیستم این رویکرد را مفید کرده است.
از سویی نیاز به صبر مدیریتی و برنامه‌ریزی منظم برای فازهای بعدی، و احتمال ایجاد دوگانگی موقت بین روش‌های سنتی و جدید از چالش‌هایی است که باید در نظر بگیرید.
به‌طور خلاصه این رویکرد در سازمان‌های بزرگ و دولتی که فرآیندهای رسمی و مقاومت کارکنان بالاست؛ می‌تواند انتخابی مناسب باشد.
رویکرد مناسب دیگر اجرای سیستم اتوماسیون اداری با تمرکز بر چند ویژگی اصلی است. مثلا ثبت و گردش نامه‌ها یکی از انتخاب‌های خوب در این زمینه است که هم یادگیری سادهای دارد؛ هم ارزش افزوده بالایی در سازمان ایجاد می‌کند.
دستیابی سریع به نتایج قابل لمس، افزایش انگیزه و پذیرش کاربران و امکان باز طراحی سریع فرآیندها بر اساس بازخورد اولیه از مزایای این رویکرد است.
البته نیاز به تیمی تصمیم‌گیر و سریع در داخل سازمان و احتمال تغییرات مکرر در نسخه‌های بعدی نیز چالش‌هایی است که در این رویکرد باید مدیریت شود.
این رویکرد برای شرکت‌های خصوصی منعطف و روبه‌رشد با اندازه متوسط معمولا گزینه مناسبی است.
در این روش با خرید نرم افزار اتوماسیون اداری، سیستم قدیمی به‌طور کامل متوقف شده و همه فعالیت‌ها در سیستم جدید اجرا خواهد شد.
مزیت اصلی این روش همین جایگزینی کامل سیستم‌های قدیمی با اتوماسیون جدید در یک تاریخ مشخص است. همچنین مزایایی مثل حذف سریع روش‌های سنتی و مرز مشخص بین قبل و بعد فعال شدن سیستم را نیز باید در نظر داشته باشید.
با این حال این روش نیاز به آموزش و پشتیبانی سنگین و مداوم دارد. از سویی احتمال بروز خطا و افت بهره‌وری در هفته‌های اول وجود دارد. نیاز جدی به تست‌های پیش از راه‌اندازی نیز از چالش‌های دیگری است که باید به آن توجه داشته باشید.
معمولا این روش برای کسب‌وکارهای کوچک و شرکت‌های فاقد سیستم منسجم فعلی مفید است.
در نهایت نیز در نظر بگیرید که هیچ نسخه ثابتی در این زمینه وجود ندارد؛ و همه چیز را نیازها و شرایط سازمان شما مشخص می‌کند. همچنین بدانید که هدف پروژه، راه‌اندازی، استقرار نرم افزار، یادگیری سازمان و انطباق با فرآیندها است.
بعید نیست که با وجود همه بررسی‌ها، همچنان احساس کنید که همه نرم افزارها شبیه به هم هستند. به عبارتی همه آنها در ظاهر رابط کاربری زیبا، پشتیبانی مناسب، پیاده‌سازی آسان و قابلیت‌های متعدد دارند. بنابراین در این نقطه باید تفاوت‌های اصلی را در قرارداده خرید و تعهدات ارائه‌دهنده جستجو کنید.
برای انجام این کار طراحی یک فرم ارزیابی و جدول امتیازدهی به تامین‌کننده‌ها، امکان اخد تصمیم صحیح و قابل دفاع را فراهم می‌کند.
| دسته | معیار | چرا مهم است؟ | نکته |
|---|---|---|---|
| فنی و عملکردی | پایداری و سرعت سیستم | هر ثانیه تاخیر در ثبت یا ارجاع، در مقیاس بزرگ تبدیل به اتلاف قابل‌توجه زمان می‌شود. | در دمو، عملکرد سیستم را با داده واقعی آزمایش کنید. |
| پشتیبانی | زمان پاسخ‌گویی، نحوه گزارش خطا، کانال‌های ارتباطی | مهم‌ترین عامل در رضایت بلندمدت | در قرارداد عدد مشخص بنویسید (مثلا پاسخ در کمتر از یک روز کاری). |
| مستندسازی و آموزش | میزان آموزش حضوری یا آنلاین، وجود دفترچه راهنما | تضمین پایداری پروژه در غیاب افراد کلیدی | آموزش نقش‌محور برای کاربران غیر‌فنی حیاتی است. |
| انعطاف‌پذیری و توسعه‌پذیری | امکان افزودن ماژول یا تغییر فرآیند | تغییرات سازمانی حتمی است. | سوال کنید: تغییر فرآیند به چه میزان هزینه و زمان نیاز دارد؟ |
| مالکیت داده و خروج اطلاعات | فرمت خروج، قابلیت مهاجرت به سیستم دیگر | اگر زمانی خواستید نرم افزار را عوض کنید؛ داده‌ها متعلق به شما هستند یا خیر؟ | در قرارداد بند شرایط خروج را اضافه کنید. |
| شفافیت هزینه‌ها | هزینه لایسنس، پشتیبانی، آپدیت، آموزش، کاربران اضافه | هزینه واقعی در طول زمان تعیین‌کننده است. | تخمین هزینه سه‌ساله را مبنا قرار دهید. |
در ادامه به هر تامین‌کننده بر اساس مقیاس ۰ تا ۵، به معیارهای مختلف امتیاز دهید. سپس با وزن‌دهی (مثلا ۳۰٪ فنی، ۳۰٪ پشتیبانی، ۲۰٪ هزینه، ۲۰٪ انعطاف‌پذیری) امتیاز نهایی را مشخص کنید.
چالش‌های متداول در سرویس‌های نرم افزاری بیش از آنکه مرتبط با مشکلات نرم افزاری باشد؛ به وجود ابهام در قرارداد ارتباط دارد. بنابراین پیش از امضای قرارداد خرید نرم افزار اتوماسیون اداری، مهم است که وجود و کیفیت موارد زیر را در آن بررسی کنید.
در نهایت اگر تامین‌کننده از گنجاندن این بندهای شفاف در قرارداد طفره می‌رود؛ احتمالا نشانه‌ای از محدودیت در پشتیبانی واقعی است. در نظر بگیرید که یک قرارداد خوب یعنی پیشگیری از اختلاف، نه نشانه بی‌اعتمادی طرفین.
ارائه و فروش نرم افزارهای سازمانی معمولا با برگزاری جلسات دموی نرم افزار انجام می‌شود. آنچه در جلسات دمو ارائه می‌شود هم معمولا بخش محدود و کنترل شده و به عبارتی درخشان نرم افزار است. در واقع ترکیبی از محیط نرم افزاری تمیز، داده‌های آزمایشی بدون خطا و کاربر مسلط به سیستم (که دقیقا می‌داند کجا کلیک کند.) موجب ارائه‌ای بی‌نقص در روز دمو خواهد شد.
بر همین اساس مهم است که فرصتی برای سنجش عملی نرم افزار در محیط واقعی، با داده‌های واقعی و کاربران نهایی ایجاد کنید. در نتیجه اجرای آزمایشی یا پایلوت بخش مهمی از فرآیند خرید است.
اجرای آزمایشی نرم افزار در محیط واقعی کمک می‌کند که سازگاری آن با شیوه کار سازمان خود را بسنجید. در واقع این آزمون باید بتواند به سوالات زیر پاسخ دهد:
در اجرای آزمایشی باید در عمل به سراغ سناریوهای واقعی بروید. این سناریوها خروجی فرآیندهای فعلی سازمان شما خواهد بود. به عنوان مثال می‌توان سناریوهای زیر را نمونه‌های متداولی در اغلب سازمان‌ها دانست.
در پایان دوره‌ی آزمایشی (معمولا حدود دو تا چهار هفته)، شاخص‌های زیر را اندازه بگیرید:
| شاخص | هدف | مثال از سنجش |
|---|---|---|
| زمان متوسط انجام فرآیند | نشان‌دهنده بهره‌وری واقعی | گردش یک نامه از ثبت تا بایگانی ≤ ۲ ساعت |
| نرخ خطا یا بازگشت فرآیند | میزان پیچیدگی یا ابهام سیستم | کمتر از ۱۰٪ ارجاع اشتباه |
| پذیرش کاربران | میزان استقبال کارمندان | حداقل ۷۰٪ کاربران فعال در هفته دوم |
| میزان نیاز به پشتیبانی | نشان‌دهنده سهولت کاربری | کمتر از ۲ درخواست پشتیبانی به‌ازای هر ۱۰ کاربر |
| پایداری سیستم | ارزیابی فنی | بدون قطعی یا خطای جدی در طول پایلوت |
مهم است که کاربران بتوانند تجربه خود را در استفاده از نرم افزار ثبت کنند. بنابراین طراحی فرم‌های کوتاه برای امتیازدهی عددی (مثلا از 1 تا 5) به ویژگی‌های مختلف (مثلا راحتی کار) از جمله ابزارهای ضروری است.
دسته‌بندی کردن مشکلات و پیشنهادات به موارد فنی، آموزشی و فرآیندی نیز در این زمینه می‌تواند موثر باشد. همچنین برگزاری جلسه مشترک با تامین‌کننده نرم افزار برای مرور موارد و حل آنها مهم است.
تا اینجا به شناخت نیازها، ارزیابی فنی و طراحی دوره آزمایشی پرداختیم. با این حال برای موفقیت، پس از اخذ تصمیم درست، نیازمند اجرای درست و مدیریت تغییر در سازمان هستیم. بسیاری از پروژه‌های مشابه به دلیل بد بودن نرم افزار شکست نمی‌خورند؛ بلکه فرآیند پیاده‌سازی و پذیرش در سازمان به شکلی حرفه‌ای مدیریت نمی‌شود.
بر همین اساس در این بخش می‌خواهیم مسیری حرفه‌ای و گام‌به‌گام را برای تجربه یک پیاده‌سازی یا استقرار خوب ارائه دهیم.
در مرحله انتخاب نهایی و خرید نرم افزار اتوماسیون اداری بهتر است تیم تصمیم‌گیرنده شامل مجموعه‌ای از افراد موثر و مرتبط باشد.
در بسیاری از سازمان‌ها این گروه شامل افراد زیر هستند:
این تنوع دیدگاه‌ها باعث می‌شود نرم افزار اتوماسیون اداری نه فقط از نظر فنی، بلکه از نظر فرهنگی و رفتاری نیز با سازمان هماهنگ شود.
در نهایت ثبت تصمیم به شکل مستند و شامل موارد زیر توصیه می‌شود:
در مرحله اجرایی باید برنامه درستی برای استقرار نرم افزار داشته باشید. یک پیاده‌سازی خوب شامل مراحل جدول زیر است:
| فاز | هدف | خروجی مورد انتظار |
|---|---|---|
| ۱. آماده‌سازی | جمع‌آوری داده‌ها، پاک‌سازی اطلاعات، تعیین کاربران کلیدی | لیست فرآیندها و کاربران نهایی |
| ۲. نصب و تنظیم اولیه | پیکربندی گردش کار، دسترسی‌ها و ساختار سازمانی | نسخه اولیه آماده تست |
| ۳. تست کاربری | سنجش سیستم توسط کاربران واقعی | لیست اشکالات و اصلاحات |
| ۴. آموزش و راه‌اندازی تدریجی | آموزش کاربران نهایی و آغاز استفاده محدود | نسخه عملیاتی پایدار |
| ۵. بهینه‌سازی و بازبینی | بررسی عملکرد پس از دو هفته تا دو ماه | گزارش بهره‌وری و اصلاح نهایی |
در اغلب موارد چالش پیاده‌سازی سیستم اتوماسیون اداری در یک سازمان، بیشتر از مسائل مرتبط با فناوری، به سیستم رفتاری نیروی انسانی مرتبط است. در واقع مقاومت در برابر تغییر امری ذاتی، عادی و طبیعی‌ترین واکنش افراد سازمان است. بنابراین این رویکرد مدیران مجموعه به مدیریت تغییر است که موجب حل مسئله و پذیرش رویکرد جدید در کاربران می‌شود.
سه اقدام ساده اما موثر در این زمینه:
برای اطمینان از اینکه خرید نرم افزار اتوماسیون اداری در سازمان شما نتیجه داده، پس از ۱ الی ۳ ماه، شاخص‌های زیر را بسنجید:
| شاخص | مثال هدف مطلوب | روش اندازه‌گیری |
|---|---|---|
| زمان متوسط گردش نامه | کاهش حداقل ۲۵٪ | مقایسه قبل و بعد از استقرار |
| درصد کاربران فعال | بالای ۸۰٪ | گزارش ورود به سیستم |
| نرخ خطا در ارجاع | کمتر از ۵٪ | بازخورد دبیرخانه |
| رضایت کاربران | میانگین ۴ از ۵ | پرسش‌نامه کوتاه آنلاین |
| هزینه‌های جانبی | عدم افزایش محسوس | بررسی صورتحساب‌ها و زمان صرف‌شده |
خرید نرم افزار اتوماسیون اداری تنها درباره انتخاب بهترین محصول نیست؛ بلکه درباره تجربه واقعی کاربران، سازگاری با فرآیندهای سازمان و مدیریت هوشمند ریسک‌ها و هزینه‌ها است. بنابراین تنها با استفاده از یک رویکرد مرحله‌ای و حرفه‌ای، احتمال موفقیت پروژه به حداکثر می‌رسد؛ و سرمایه‌گذاری سازمان به نتیجه ملموس و پایدار تبدیل می‌شود.
آنچه در این مقاله میخوانید
سوالی دارید از ما بپرسید
تلفن: ۸۴۳۶۳۰۰۰-۰۲۱
خیابان خالد اسلامبولی (وزرا) خیابان هجدهم شماره ۳۰
خیابان ولیعصر نرسیده به توانیر خیابان لنکران شماره ۵
۰۲۱−۸۴۳۶۳۰۰۰
info[@]rayvarz.com
