در مسیر استقرار حسابداری ابری بسیاری از سازمان‌ها به‌سرعت به سراغ انتخاب نرم‌افزار، بررسی قیمت‌ها یا مقایسه امکانات می‌روند. در حالی که موارد اساسی دیگری نیز وجود دارد که نباید نادیده گرفته شود. پیش از هر تصمیم مبتنی بر تغییر فناوری، لازم است بدانیم چه چیزی را می‌خواهیم حل کنیم؛ چه محدودیت‌هایی داریم؛ و چه انتظاری از راه‌حل جدید داریم. پاسخ به سوالات قبل از اجرای حسابداری ابری مثل طراحی نقشه راه پیش از سفر است. نقشه‌ای که مسیر، موانع و مقصد را مشخص می‌کند؛ و احتمال خطا و اتلاف منابع را به حداقل می‌رساند.
بر همین اساس در این مقاله به ده سوال کلیدی درباره استفاده و راه‌اندازی حسابداری ابری پاسخ می‌دهیم. این سوال‌ها نه‌تنها به انتخاب بهتر نرم‌افزار و ارائه‌دهنده کمک می‌کنند؛ بلکه به شما دیدی روشن از آمادگی سازمان برای تحول دیجیتال در حوزه مالی می‌دهند.
قبل از تصمیم‌گیری و اقدام عملی، مشخص کردن دلایل تغییر به حسابداری ابری از اهمیت بالایی برخوردار است.
گاهی هدف کاهش هزینه‌های عملیاتی است. گاهی سازمان‌ها به دنبال شفافیت مالی و گزارش‌دهی سریع‌تر هستند. تمرکز روی تطابق با الزامات قانونی و استانداردهای حسابداری و هماهنگی با سایر نرم‌افزارهای سازمانی نیز می‌تواند از جمله اهداف استفاده از حسابداری ابری باشد.
نکته کلیدی اینکه اهداف تعیین شده باید مشخص، قابل اندازه‌گیری و اولویت‌بندی شده باشند. به‌طور کلی وجود اهداف روشن کمک می‌کند سرویسی متناسب با نیازهای سازمان انتخاب شود؛ و از تمرکز روی ویژگی‌های غیرضروری جلوگیری شود.
سازمان‌ها گاهی فرآیندهای مالی خاص خود را دارند. از حسابداری بدهکار و بستانکار گرفته تا بودجه‌بندی، خزانه‌داری و مدیریت دارایی‌ها. بنابراین شناسایی دقیق فرآیندهایی که باید تحت پوشش قرار بگیرند؛ به جلوگیری از انتخاب نرم‌افزار ناهماهنگ کمک می‌کند. برای یافتن پاسخ این سوال فرآیندهای اصلی و فرعی سازمان خود را تفکیک کنید. همچنین ابتدا به شناسایی فرآیندهایی بپردازید که نیاز به سفارشی‌سازی دارند.
هزینه استقرار حسابداری ابری تنها شامل خرید نرم‌افزار نیست. در واقع بر اساس ابعاد سازمان، ممکن است مواردی مثل آموزش کارکنان، انتقال داده‌ها و پشتیبانی و نگهداری از داده‌ها نیز نیازمند تخصیص بودجه باشند. در نظر داشته باشید که بودجه باید واقع‌بینانه و متناسب با اهداف و انتظارات سازمان تعیین شود.
در این زمینه پیش از هرچیز هزینه‌های پنهان مرتبط با سفارشی‌سازی یا افزایش کاربران سرویس را پیش‌بینی کنید. همچنین مقایسه هزینه‌ها با مزایای بلندمدت، امکان تصمیم‌گیری منطقی‌تر را فراهم می‌کند.
برای پیشبرد سازمان‌یافته پروژه استقرار حسابداری ابری بهتر است فردی را مسئول مشخص این مسئله کنید. وجود این فرد موجب کاهش ابهامات و افزایش سرعت بهره‌برداری از مزایای حسابداری ابری می‌شود.
فرد یا تیم انتخاب شده برای مدیریت پروژه انتقال، باید علاوه بر دانش مالی، با حوزه فناوری اطلاعات نیز تا حد خوبی آشنا باشد. چراکه مسئول پروژه در واقع نقش رابط بین مدیران، کارکنان و ارائه‌دهنده نرم‌افزار را ایفا می‌کند.
در این زمینه تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها از ابتدا بسیار مهم است. همین‌طور تعریف چارچوب زمانی و نقاط کنترل برای پیشبرد کار، به قابل ارزیابی شدن پیشرفت پروژه کمک می‌کند.
انتقال داده‌ها از سیستم‌های قبلی حسابداری به نرم افزار حسابداری ابری یکی از چالش‌های اصلی در این زمینه است. در این مرحله باید مشخص شود چه داده‌هایی نیاز به انتقال دارند. همچنین داده‌ها در چه قالبی منتقل خواهند شد.نکته دیگر این که پاک‌سازی و استانداردسازی داده‌ها قبل از انتقال، احتمال خطاها را کاهش می‌دهد.
توصیه اکید می‌شود پیش از آغاز مراحل اجرایی انتقال، از داده‌ها نسخه پشتیبان تهیه شود. از سویی تهیه برنامه زمان‌بندی و همچنین تست انتقال برای هر بخش داده، ریسک شکست را کاهش می‌دهد.
از آنجا که حسابداری ابری با اطلاعات مالی حساس سر و کار دارد؛ حفظ امنیت داده‌ها و رعایت محرمانگی آنها از اولویت بالایی برخوردار است. بنابراین بررسی سطح رمزنگاری، کنترل دسترسی و سیاست‌های امنیتی ارائه‌دهنده ضروری است. همچنین در این زمینه قوانین داخلی و الزامات قانونی (مانند مالیات و حسابرسی) هم باید رعایت شود.
بررسی گواهینامه‌های امنیتی ارائه‌دهنده نرم‌افزار و همچنین ایجاد سیاست داخلی برای مدیریت دسترسی کاربران به داده‌ها، از جمله موارد قابل انجام در این زمینه است.
تغییر سیستم حسابداری بدون برنامه مدون برای آموزش کارکنان احتمال ناموفق بودن پروژه را افزایش می‌دهد. بنابراین باید مشخص شود چه کسانی نیاز به آموزش دارند؛ و چه سطحی از مهارت لازم است.
آموزش می‌تواند حضوری، آنلاین یا ترکیبی باشد. همچنین باید متناسب با نیاز، مسئولیت و سطح کاربران طراحی شود.
طراحی برنامه آموزش به شکل مرحله‌ای و در سطوح مختلف از مقدماتی تا پیشرفته، همچنین ایجاد مستندات و راهنماهای داخلی برای پشتیبانی روزمره کارکنان، از جمله فعالیت‌های مهم در این زمینه است.
سیستم حسابداری ابری انتخاب شده باید با قوانین و مقررات کشور، به‌خصوص در حوزه مالیاتی هم‌خوانی داشته باشد. بنابراین بررسی سازگاری نرم‌افزار با استانداردهای حسابداری، مالیات و گزارش‌دهی الزامی است.
در این زمینه مشورت با یک حسابدار یا مشاور قانونی پیش از انتخاب نرم‌افزار کمک‌کننده خواهد بود. همچنین بررسی قابلیت تولید گزارش‌های قانونی و مالیاتی از سیستم نیز اهمیت بالایی دارد.
پشتیبانی فنی ارائه‌دهنده برای سرویس حسابداری ابری نقش مهمی در موفقیت پروژه دارد. وجود ترکیب مناسبی از پشتیبانی مورد نیاز، شامل آنلاین، تلفنی، حضوری یا ترکیبی، اولین اولویت خواهد بود. همچنین زمان پاسخ‌دهی تیم پشتیبانی و شرایط دسترسی به به‌روزرسانی‌ها نیز باید روشن باشد.
در نظر داشته باشید که سطح پشتیبانی باید با حجم داده و پیچیدگی فرآیندهای سازمان شما هم‌خوانی داشته باشد. از سویی داشتن یک نقطه تماس مشخص در شرکت ارائه‌دهنده، فرآیند حل مشکلات را سریع‌تر می‌کند.
یک سیستم حسابداری ابری حرفه‌ای باید نیازهای آتی سازمان را هم پوشش دهد. بنابراین بررسی قابلیت ارتقا، افزودن ماژول‌های جدید و یکپارچگی با سایر سیستم‌ها ضروری است. فراموش نکنید نرم‌افزاری که مقیاس‌پذیر نباشد؛ بعد از چند سال به هزینه و دردسر تبدیل می‌شود.
بنابراین مطمئن شوید ارائه‌دهنده، به‌روزرسانی‌های منظم و طولانی‌مدت ارائه می‌دهد. همچنین بررسی امکان یکپارچه‌سازی با سیستم‌هایی مثل CRM، انبار و سایر نرم‌افزارهای سازمان بسیار مهم است.
پاسخ به این سوالات کلیدی پیش از اجرای حسابداری ابری، مانند داشتن نقشه راه برای یک سفر مهم است. این پاسخ‌ها مسیر استقرار را روشن می‌کنند؛ از اتلاف زمان و منابع جلوگیری می‌کنند؛ ریسک شکست پروژه را کاهش می‌دهند؛ و اطمینان می‌دهند که نرم‌افزار انتخاب‌شده با اهداف، فرآیندها و نیازهای سازمان هم‌خوانی دارد.
اگر همچنان در زمینه مهاجرت به حسابداری ابری یا انتخاب گزینه مناسب برای کسب‌وکار خود دچار تردید هستید؛ کارشناسان رایورز آماده انتقال تجربیات خود به شما هستند.
آنچه در این مقاله میخوانید
سوالی دارید از ما بپرسید
تلفن: ۸۴۳۶۳۰۰۰-۰۲۱
خیابان خالد اسلامبولی (وزرا) خیابان هجدهم شماره ۳۰
خیابان ولیعصر نرسیده به توانیر خیابان لنکران شماره ۵
۰۲۱−۸۴۳۶۳۰۰۰
info[@]rayvarz.com
