چگونه حسابداری ابری دسترسی آنی به اطلاعات مالی را ممکن می‌کند؟

دسترسی آنی به اطلاعات مالی ضرورتی تعیین‌کننده برای بقای کسب‌وکار است. ثبت و مشاهده مانده‌های واقعی، جریان‌های دریافتی و پرداختی و انواع تراکنش‌ها به‌صورت آنی، فرصت انجام اصلاحات لازم، جلوگیری از خطاهای احتمالی و بهینه‌سازی نقدینگی را فراهم می‌کند. دسترسی آنی به این اطلاعات در بستر حسابداری ابری، تصمیم‌گیری‌های مالی را سریع‌تر، دقیق‌تر و قابل اتکاتر کرده و موجب تحول در مدیریت فرآیندهای مالی کسب‌وکار شما می‌شود. در این مقاله به بررسی این مفهوم، روش دستیابی به آن و مزایای آن می‌پردازیم.

مفهوم دسترسی آنی در حسابداری ابری

منظور از دسترسی آنی (Real-time Access)، امکانی فراتر از قابلیت مشاهده گزارش‌ها به‌صورت آنلاین و از راه دور است. در واقع این مفهوم به امکان مشاهده و واکنش نسبت به داده‌های مالی با کمترین تاخیر اشاره می‌کند. به عبارت دیگری منظور از دسترسی آنی، دسترسی به اطلاعاتی است که به‌صورت پیوسته به‌روزرسانی می‌شود.
یعنی در چنین سیستمی دیگر خبری از تجمیع اطلاعات به‌صورت دوره‌ای نیست؛ بلکه هر داده‌های در لحظه ثبت در سیستم، اثر خود را بر نسخه تجمیع شده می‌گذارد. مثلا اگر امروز پرداختی از مشتری انجام یا هزینه‌ای ثبت شد؛ بلافاصله و بدون تاخیر در داشبورد مالی شما قابل مشاهده باشد.
البته مفهوم دسترسی آنی یک مفهوم نسبی است. به این معنی که به هر حال فرآیندهایی مثل تطبیق حساب‌های بانکی یا گزارش‌های تجمیعی مالیاتی، همچنان نیازمند مراحلی از پردازش یا کنترل‌هایی دوره‌ای هستند. در نتیجه آنی بودن، یک طیف است که بر اساس میزان پیچیدگی داده‌ها، در یک سمت آن تراکنش‌های ساده مثل ثبت پرداخت مشتری و صدور فاکتور دیجیتال، و در سر دیگر آن مواردی مثل گزارش‌های پیچیده و نیازمند کنترل انسانی یا پردازش دسته‌ای قرار دارند.

 فناوری‌ها و سازوکارهای ایجاد دسترسی آن به اطلاعات مالی

فناوری‌های گوناگونی در یک نرم‌افزار حسابداری ابری به‌کار گرفته می‌شوند؛ تا امکان دسترسی آنی به اطلاعات مالی را فراهم کنند. در واقع وجود همین زیرساخت‌های فنی است که جریان بی‌وقفه اطلاعات را ممکن می‌کند. در این بخش به بررسی مهم‌ترین فناوری‌ها در این زمینه می‌پردازیم.

یکپارچگی با سایر سیستم‌ها

آنی بودن در یک سیستم حسابداری تنها وقتی معنی دارد که با سایر سیستم‌های سازمان در ارتباط باشد. فناوری API در ایجاد این اتصال نقش اساسی ایفا می‌کند. این فناوری امکان اتصال نرم‌افزار حسابداری به POS فروشگاهی، سیستم CRM برای ثبت فروش و قراردادها، نرم‌افزارهای مدیریت هزینه، نرم‌افزارهای مدیریت انبار، نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد یا حتی سرویس‌های پرداخت آنلاین را فراهم می‌کند. به زبان ساده هر تراکنشی که در این سیستم‌ها اتفاق بیفتد؛ از طریق اتصال API، بلافاصله در سیستم حسابداری ابری منعکس می‌شود.

پردازش رویداد‌محور

دسترسی آنی به اطلاعات مالی در حسابداری ابری موضوعی فراتر از صرفا آنلاین بودن این اطلاعات است. در مدل‌های سنتی نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین، داده‌ها به‌صورت دسته‌ای پردازش می‌شدند. به زبان ساده، تراکنش‌های جمع‌آوری شده و دوره‌های زمانی مشخص (معمولا ساعتی یا روزانه)، در سیستم ثبت می‌شدند. در مدل پردازش آنی که به آن پردازش رویدادمحور (Event-driven) نیز گفته می‌شود؛ هر تراکنش در لحظه وقوع، در قالب یک رویداد مستقل پردازش و ذخیره می‌شود. در واقع وجود همین ویژگی است که امکان دسترسی آنی به اطلاعات مالی را در سیستم‌های حسابداری ابری ممکن می‌کند.

قوانین شناسایی تراکنش

در هر لحظه که داده‌ای وارد سیستم می‌شود؛ برای کاربردی بودن باید هم‌زمان در دسته و طبقه مناسب قرار بگیرد. برای دستیابی به این هدف نرم‌افزارهای حسابداری ابری دارای قوانین از پیش تعریف‌شده هستند. در واقع این قوانین هستند که مشخص می‌کنند هر پرداختی با توجه به ویزگی‌های خاص خود (مثلا منبع پرداخت)، با چه عنوانی و در چه دسته‌ای قرار گیرد. حتی پیش‌بینی می‌شود در آینده نرم‌افزارهای حسابداری ابری، توسط سیستم‌های یادگیری ماشین قادر به شناسایی الگوهای تراکنشی باشند. به هر حال نتیجه تعریف قوانین شناسایی تراکنش، دسترسی آنی به اطلاعات ساختارمند و آماده تحلیل است.

هشدارها و اعلان‌های لحظه‌ای

اطلاع‌رسانی فوری یکی از مزایای مهم دسترسی آنی به اطلاعات است. یک سیستم حسابداری ابری پیشرفته معمولا می‌تواند با ارسال اعلان‌ها و هشدارهای خودکار، جلوی بسیاری از مشکلات را بگیرند. مثلا تصور کنید که وقتی مانده حساب شما به کمتر از میزان معینی رسید؛ یا وقتی هزینه غیرمعمولی ثبت می‌شود؛ سیستم به شما هشدار دهد.

شش کاربرد کلیدی دسترسی آنی به اطلاعات در حسابداری ابری

فناوری وقتی ارزشمند است که در عمل نیز کارایی خود را نشان دهد. دسترسی فوری به اطلاعات مالی هم از این قاعده مستثنی نیست. بنابراین باید بتواند مثال‌هایی واقعی از حل مشکلات موجود در سرویس‌های قدیمی را ارائه دهد. بر همین اساس در این بخش شش کاربرد کلیدی این ویژگی را در مدیریت امور مالی کسب‌وکارها بررسی کرده‌ایم.

نگاهی به شش کاربرد کلیدی دسترسی آنی به اطلاعات در حسابداری ابری

پایش نقدینگی و جریان وجوه نقد

معمولا سلامت مالی شرکت‌‎ها ارتباط مستقیمی با جریان نقدی آنها دارد. دسترسی آنی در این زمینه کمک می‌کند تا در هر لحظه بدانید که میزان نقدینگی موجود در حساب‌ها چقدر است؛ دریافتی‌های پیش رو چگونه است؛ و چه مواردی برای پرداخت وجود دارد. این اطلاعات کمک می‌کند تا پیش از وقوع مشکلات مرتبط با نقدینگی، اقدامات پیش‌گیرانه لازم را انجام دهید.

 کشف سریع خطاها و موارد مشکوک

در سیستم سنتی حسابداری، اگر تراکنشی با رقمی غیرعادی ثبت شود؛ معمولا تا زمان وقوع مشکل توجه کسی را جلب نمی‌کند. در سیستم‌های ابری، هشدارهای لحظه‌ای می‌توانند مدیران مالی را از وقوع چنین تراکنش‌هایی مطلع کنند. کاهش ریسک تقلب، کاهش خطاهای انسانی و واکنش سریع و به‌موقع به تهدیدهای مرتبط، از مزایای این ویژگی هستند.

مدیریت چرخه دریافت و پرداخت

با اتصال لحظه‌ای سیستم‌های حسابداری ابری با سیستم‌های پرداخت، می‌توان فرآیند مدیریت صورت‌حساب‌ها را بهینه کرد. به عنوان مثال در این مسیر با صدور فاکتور، سیستم وضعیت را بررسی می‌کند. سپس در صورت پرداخت نشدن در زمان مقرر، یک یادآوری خودکار برای مشتری ارسال می‌شود. همچنین رصد تعهدات پرداختی به‌صورت لحظه‌ای از دیگر مزایای این ویژگی است؛ که احتمال کسری نقدینگی و مسائل ناشی از آن را کاهش می‌دهد.

تصمیم‌گیری درباره قیمت‌گذاری و تخفیف‌ها

تصور کنید تیم فروش در حال بررسی ارائه تخفیف به یک مشتری مهم است. در این شرایط تنها بررسی گزارش‌های هفتگی و ماهانه کافی نیست. چراکه امکان ارزیابی اثر تخفیف بر سودآوری سخت می‌شود. این در حالی است که دسترسی آنی به اطلاعات مالی در این زمینه می‌تواند تاثیر مستقیم این تصمیم را روی حاشیه سود و جریان نقدی به‌راحتی مشخص کند. به زبان ساده این ویژگی به تیم فروش کمک می‌کند تا در مذاکرات خود از داده‌های واقعی استفاده کند.

 پشتیبانی تیم‌های عملیاتی و فروش

نیاز به دسترسی آنی به اطلاعات مالی فقط برای مدیران مالی نیست. تیم‌هایی مثل عملیات و فروش هم برای داشتن کارایی بیشتر، باید به اطلاعاتی مثل وضعیت موجودی، مانده اعتبارات مشتری و شرایط پرداخت، در لحظه دسترسی داشته باشند. این اطلاعات کمک می‌کند تا تعاملات آنها با مشتریان موثرتر و سریع‌تر باشد. بنابراین علاوه بر بهبود کارایی داخلی، به بهبود تجربه مشتری کمک می‌کند.

آمادگی برای حسابرسی یا بازرسی

یکی از پرچالش‌ترین کارهای مالی در هر سازمانی، فرآیند حسابرسی است. وجود دسترسی آنی باعث ارائه اسناد و داده‌های همیشه به‌روز و آماده می‌شود. در نتیجه به‌جای صرف هفته‌ها وقت برای جمع‌آوری و تطبیق اطلاعات، می‌توان در کوتاه‌ترین زمان داده‌های قابل استناد را به مراجع قانونی ارائه داد.

ریسک‌ها و محدودیت‌های دسترسی آنی به اطلاعات مالی

دسترسی سریع و در لحظه به اطلاعات مالی مزایای مهمی دارد. با این حال همین ویژگی گاهی کسب‌وکار شما را با چالش‌هایی روبه‌رو می‌کند. چالش‌هایی که معمولا ناشی از نبود شناخت از اثرات این فناوری است. در ادامه به بررسی این چالش‌ها پرداخته‌ایم.

همگام‌سازی و مغایرت داده‌ها

همان‌طور که گفته شد؛ آنی بودن اطلاعات در یک سیستم حسابداری ابری، نسبی بوده و روی یک طیف قرار دارد. مثلا وقتی پرداختی در سیستم بانکی ثبت می‌شود؛ ممکن است چند دقیقه تا چند ساعت طول بکشد تا در نرم‌افزار حسابداری هم ثبت شود. اگر این مغایرت‌های موقتی به‌درستی مدیریت نشود؛ می‌تواند اعتماد کاربران به میزان آنی بودن اطلاعات را کاهش دهد.

هزینه‌های پیاده‌سازی و نگهداری

فناوری‌های ایجاد جریان داده‌های لحظه‌ای، لزوما تنها در نرم‌افزار حسابداری ابری قرار ندارند. بلکه باید سایر نرم‌افزارهای سازمانی نیز واجد این ویژگی بوده و بتوانند از طریق اتصال‌های API به یکدیگر متصل شوند. اجرای این یکپارچگی نیازمند صرف هزینه اولیه است. همچنین این یکپارچگی با به‌رورسانی و تغییرات در هر نرم‌افزار، ممکن است نیازمند تغییر و اصلاح باشد. بنابراین بهتر است پیش از ورود به دنیای ابری با هدف دسترسی آنی به اطلاعات مالی، این هزینه‌ها را در نظر بگیرید.

وابستگی به کیفیت داده‌های ورودی

ورودی نامناسب، خروجی نامناسب تولید می‌کند. در واقع در چنین سیستم‌هایی اگر داده‌های ورودی از سیستم‌های دیگر دقیق، به‌موقع و کامل نباشند؛ خروجی مناسبی به دست نمی‌آید. بنابراین کیفیت و صحت داده‌ها همچنان پایه‌ای‌ترین چالش باقی می‌ماند.

فشار روانی و بار اطلاعاتی بر تیم‌ها

اگرچه دسترسی آنی به اطلاعات ارزشمند است؛ اما اگر مسیر و میزان این دسترسی برای افراد سازمان مدیریت نشود؛ می‌تواند با ارائه حجم عظیمی از داده‌ها، هشدارها، اعلان‌ها و…، تمرکز کاربران را مختل کرده و فشار روانی زیادی به آنها وارد کند. بنابراین طراحی فیلترها، تنظیم دسترسی‌ها و تعیین آستانه‌های مناسب برای اعلان‌ها و هشدارها، بخشی حیاتی از موفقیت این پروژه است.

توصیه و پیشنهاد نهایی

حسابداری ابری با فراهم کردن مقدمات دسترسی آنی به اطلاعات مالی، امکان ارائه گزارش‌های هوشمند را فراهم می‌کند. این فناوری به سازمان شما کمک می‌کند همیشه یک گام جلوتر باشید. چه در مدیریت منابع مالی، چه در شفاف‌سازی برای ذی‌نفعان، و چه در چابک‌سازی استراتژی‌های کسب‌وکار.
اگر هنوز سازمان شما به سمت این تغییر گام برنداشته است؛ شاید زمان آن رسیده که به‌جای اتکا به داده‌های دیروز، بر پایه واقعیت‌های امروز حرکت کنید. حسابداری ابری، همان ابزاری است که می‌تواند آینده مالی کسب‌وکار شما را شفاف‌تر، سریع‌تر و مطمئن‌تر کند.

مقالات مرتبط

• 
  حسابداری ابری چیست و چرا برای کسب‌وکارها مهم است؟
• 
  مزایای حسابداری ابری و معایب آن برای شرکت‌های کوچک و متوسط
• 
  مقایسه حسابداری ابری و نصبی | کدام انتخاب برای کسب‌وکار شما بهتر است؟