مدیران مالی و صاحبان کسبوکار همیشه به دنبال راه‌هایی برای مدیریت کارآمدتر منابع خود هستند. در این زمینه روش‌های سنتی حسابداری سال‌ها انتخاب اصلی سازمان‌ها بودند؛ اما امروزه پاسخگوی نیازهای جدید نیستند. در این شرایط است که حسابداری ابری به‌عنوان راه‌حلی مدرن، کلید تحول در فرآیندهای مالی شرکت خواهد بود. این فناوری در کنار کاهش هزینهها و امکان دسترسی لحظه‌ای به اطلاعات مالی، به اتوماسیون فرآیندها و گزارش‌دهی دقیق مالی کمک میکند. در این مقاله بررسی می‌کنیم که چرا اکنون بهترین زمان برای مهاجرت به حسابداری ابری است؛ و این تغییر چگونه موجب تحول در فرآیندهای مالی شرکت شما میشود.
در شرایط فعلی، تغییرات گسترده و سریع در بازار، تغییرات در قوانین و حتی نوسانات ارزی، به‌راحتی موجب دگرگون شدن تصمیمات مالی میشود. در این وضعیت مدیران مالی دیگر نمی‌توانند چند روز را برای جمع‌آوری داده و تهیه گزارش صبر کنند؛ چرا که حتی یک تاخیر کوتاه میتواند ارزشمندی و حتی درستی یک تصمیم را تحت شعاع قرار دهد. به عبارت دیگر در این شرایط سرعت در اخذ تصمیمات مالی به یک ضرورت تبدیل شده است.
فناوری به کار رفته در حسابداری ابری و مزایای ایجاد شده مبتنی بر آن، یکی از ابزارهای مهم در رسیدن به سرعت مناسب در اخذ تصمیمات مالی است. قابلیت‌هایی مثل دسترسی بلادرنگ به آخرین گزارش‌های مالی، تصمیم‌گیری‌های مالی را دقیقتر و به‌موقع‌تر میکند؛ و ریسک اشتباهات ناشی از اطلاعات قدیمی را کاهش میدهد. حسابداری ابری دیگر فقط یک گزینه مدرن نیست؛ بلکه یک الزام استراتژیک برای کسب‌وکارهایی است که در بازار پرتلاطم امروز، به دنبال تحول در فرآیندهای مالی شرکت خود هستند.
در دیدگاه فنی، حسابداری ابری بر اساس زیرساخت‌های ابری و فناوری‌هایی مانند مجازی‌سازی و دیتابیس‌های مقیاس‌پذیر بنا شده است. وجود چنین زیرساخت‌هایی اجازه میدهد تا یک نرم افزار حسابداری ابری، بدون نیاز به نصب محلی، برای هزاران کاربر به‌طور هم‌زمان اجرا شود. نتیجه این رویکرد، کاهش چشمگیر هزینه‌های نگهداری به ازای هر کاربر و افزایش انعطاف‌پذیری است. نرم افزارهای ابری معمولا در دو مدل اصلی SaaS و PaaS ارائه می‌شنود؛ که در ادامه به بررسی آنها پرداخته‌ایم.
ارائه نرم افزار به‌عنوان یک خدمت یا Software as a Service که به اختصار SaaS نامیده میشود؛ رایج‌ترین مدل ارائه نرم افزارهای ابری، از جمله نرم افزارهای حسابداری آنلاین است.
مهم‌ترین مشخصه‌های این مدل:
به‌طور خلاصه کاربر فقط وارد حساب کاربری میشود؛ و بدون هیچ پیچیدگی و کار فنی، همه قابلیت‌ها را در اختیار دارد. به همین دلیل این مدل برای اکثر شرکت‌های کوچک و متوسط مناسب است. چون نیاز به تیم فنی یا سرمایه‌گذاری بزرگ ندارد.
ارائه بستر نرم افزار آنلاین به‌عنوان یک خدمت یا Platform as a Service که به اختصار PaaS نامیده میشود؛ دارای سطحی پایین‌تر و انعطاف‌پذیرتر از SaaS است.
مهم‌ترین مشخصه‌های این مدل:
به‌عنوان مثال یک هلدینگ بزرگ ممکن است روی بستر PaaS، یک نسخه سفارشی‌شده از نرم افزار حسابداری را پیاده‌سازی کند. با این هدف که سیستم مذکور با سیستمهای ERP، حقوق و دستمزد و CRM آن شرکت یکپارچه شود.
به‌طور خلاصه SaaS مانند یک خانه آماده برای سکونت است. در حالی که PaaS مثل زمینی مجهز به زیرساخت‌های لازم است؛ تا شما بتوانید خانه را دقیقا مطابق با نیازهای خود روی آن بسازید.
مدیران حسابداری معمولا با حجم بالایی از ثبت اسناد مالی روبه‌رو هستند. از ثبت پرداخت‌ها و دریافت‌ها گرفته تا ثبت فاکتورهای خرید و فروش. انجام دستی چنین فرآیندهایی در کنار اتلاف وقت، موجب بروز خطاهای انسانی میشود. وجود قابلیت اتوماسیون تراکنش‌ها در سرویس‌های ابری حسابداری، امکان خودکار کردن بخش مهمی از این فرآیندها را فراهم میکند.
مثال‌هایی از کاربرد این قابلیت:
این ویژگی کمک میکند تا تیم مالی فرصت بیشتری برای انجام فعالیت‌هایی مثل تحلیل و کنترل هزینهها داشته باشد؛ و این به معنای واکنش سریع‌تر و بهتر به شرایط بازار است.
قوانین مالیاتی و استانداردهای حسابداری، پایه و اساس روش کار نرم افزارهای حسابداری هستند. این در حالی است که این قوانین معمولا سالانه دستخوش تغییراتی می‌شوند. این تغییرات نیز ضرورت به‌روزآوری نرم افزارهای حسابداری برای تطبیق با تغییرات را ایجاد میکند. از سویی مدیران مالی نیز با اطلاعات خود را در این زمینه به‌روز کنند.
در نرم افزارهای ابری امکان به‌روزرسانی نرم افزار توسط توسعه‌دهنده، به صورت متعدد و در بازه‌های زمانی کوتاه وجود دارد. از سویی کاربر نهایی در هر لحظه مستقیما از آخرین نسخه به‌روز شده استفاده میکند. بر همین اساس مدیریت امور مالی و حسابداری همیشه مطابق با آخرین قوانین و استانداردها انجام میشود. این ویژگی نه‌تنها اعتماد مدیران را افزایش میدهد؛ بلکه هزینه‌های ناشی از جریمه‌های مالیاتی یا مغایرت‌های حسابرسی را به حداقل می‌رساند.
بستن حساب‌ها در پایان سال مالی یا پایان ماه، معمولا کاری پرزحمت و پرتنش است. انجام وظایفی مثل جمع‌آوری اسناد، رفع مغایرت‌ها و تهیه صورت‌های مالی، معمولا زمان زیادی از مدیران حسابداری می‌گیرد.
حسابداری ابری با داشتن مزایای زیر این روند را هم متحول میکند:
وجود این مزایا کمک میکند تا بستن حساب‌ها از کاری معمولا چند روزه، به کاری چند ساعته تبدیل شود.
علاوه بر سه محور اصلی بالا، حسابداری ابری مزایای متعدد دیگری نیز دارد. از آنجا که در مقاله مزایا و معایب حسابداری ابری به این موارد پرداخته‌ایم؛ در این بخش تنها به اختصار آنها را مرور می‌کنیم.
این مزایا در کنار هم سیستمهای حسابداری ابری را نه‌تنها به یک نرم افزار آنلاین، بلکه به بستری برای تحول در فرآیندهای مالی شرکت‌ها تبدیل میکند.
حسابداری ابری نشان داده که میتواند موجب تحول در فرآیندهای مالی شرکت‌ها شود. اما پرسش مهم اینجاست: آیا وقت آن نرسیده که شرکت شما هم از مزایای این سیستم استفاده کند؟
برای پاسخ به این پرسش، بهتر است چند سوال کلیدی از خود بپرسید:
اگر پاسخ شما به بیش از دو سوال بالا مثبت است؛ وقت آن رسیده که جدی‌تر به استفاده از حسابداری ابری فکر کنید.
اتوماسیون تراکنش‌ها و گزارش‌دهی بلادرنگ، زمان بستن دوره‌های مالی را از چند هفته به چند روز یا حتی چند ساعت کاهش میدهد.
ثبت خودکار تراکنش‌ها، کنترل‌های داخلی و هشدارهای نرم افزاری، اشتباهات ناشی از ورود دستی اطلاعات را تا حدود زیادی کاهش میدهد.
هزینه استفاده از سرویس‌های ابری بهصورت اشتراک ماهانه یا سالانه است. بنابراین سرمایه‌گذاری اولیه کمی نیاز دارد. همچنین در بلندمدت، صرفه‌جویی در نگهداری سرور و کاهش خطاهای انسانی، موجب به‌صرفه‌تر شدن این سیستم‌ها میشود.
بله. اکثر ارائه‌دهندگان نرم افزارهای ابری نسخه دمو یا آزمایشی ارائه می‌دهند؛ تا قبل از خرید، عملکرد و قابلیت‌های سرویس را بررسی کنید.
آنچه در این مقاله میخوانید
سوالی دارید از ما بپرسید
تلفن: ۸۴۳۶۳۰۰۰-۰۲۱
خیابان خالد اسلامبولی (وزرا) خیابان هجدهم شماره ۳۰
خیابان ولیعصر نرسیده به توانیر خیابان لنکران شماره ۵
۰۲۱−۸۴۳۶۳۰۰۰
info[@]rayvarz.com
